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电大办公室实务考试小抄.doc

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电大办公室实务考试小抄.doc

办公室管理复习提要第一章办公室实务概述一、办公室的含义办公室,一个常用的很普通的名词,却有着多种含义1.广义的泛指一切办公场所,区别于用于教学的教室,用于生产的车间,或是医疗室、实验室等等。2.狭义的是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬如教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。3,特指的党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。级别高的又称“办公厅”。如中共中央办公厅、上海市人民政府办公厅,中级的或基层的称办公室,江苏省昆山市人民政府办公室、三星公司办公室等。4.专指的某种专门的独立的工作机构。如国务院台湾事务办公室、上海市浦东新区征兵办公室。二、办公室事务管理特征服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性三、我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容。1.我国文秘工作主要包括文书撰写;文书制作;文书处理;档案管理;会议组织;调查研究;信息资料;信访工作;接待工作;协调工作;督查工作;日程安排;日常事务;办公事铃删;其他临时交办的事项。2.国际文秘人员工作主要包括以速记记下上司交待的事项;执行上司留在录音机中的吩咐;档案管理;阅读并分类信件;以电话往来维持和外界的良好公共关系;替上司定约会并做好记录;按上司的口头或书面指示完成信函;在权限内按自己的意思发出信函;接待状访宾客;替上司接洽外界人士;自动处理例行的事务;为上司安排旅行或考察;替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话等;准备好公司要公开的资料;替上司收集演讲或报告的资料;协助上司准备书面的财务报告、研究报告等;整理并组织好粗略的资料;替上司保管私人的、财务的或其他的记录;协助上司中报所得税及退税;督导一般职员或速记员;安排会议事务,并做会议记录或纲要复印资料。3.我国外资企业与合资企业办公室实务内容办公室环境的布置和整理;通讯事务、电话、信函和邮件处理;执行上司交办事项;照料上司身边的琐事;接待宾客和员工的来访;记录上司指令及会谈、会议内容;打印文稿及表格;收集及整理各种信息;保管办公室设备及用品;外出办事,如银行、邮局、税务所等。、四、办公室环境布髓目的创造舒适而又工作效率高的环境;塑造组织形象;建立挡驾制度;有利于保密工作。第二章文员实务一、文员的工作顺序计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤。二、“优先顺序”处理工作第一阶段,先将自己想做的工作以重要程度为

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