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酒店客房管理信息系统需求分析报告.doc

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酒店客房管理信息系统需求分析报告.doc

酒店客房信息管理系统需求分析报告目录一、引言二、需求问题描述1、用户需求2、用户功能需求3、系统功能需求4、系统非功能需求三、系统开发目标四、管理业务调查1、组织结构调查2、管理功能图3、业务流程分析五、数据流程调查六、数据字典一、引言随着市场经济的发展,消费者消费意识的提高,酒店行业的竞争越来越激烈。为了提高办事效率,增加、保证酒店的销售额,树立酒店的良好形象,运用科学的管理方法非常必要,为此开发酒店客房管理系统,更好的满足各方面的需求。二、需求问题描述1、用户需求用户希望通过使用酒店客房管理系统得到所需信息,达到提高管理水平的目的,希望新系统具有以下功能(1)使用计算机快速处理日常的业务及相关数据,实现实时查询各种入住信息。(2)可以实时的录入住宿单、换房单和退宿单等的情况。(3)可以实时查询客房信息、客人账单信息等的具体情况。(4)可以建立客户的资料,方便日后建立良好的客户关系。(5)数据的安全性不同用户有对数据查看,修改等处理不同的权限。(6)打印退宿报表、结帐报表等报表。2、用户功能需求(1)密码设置每个用户均有自己的密码,可以防止非本系统人员进入本系统又因每个用户的权限不一致,故可防止用户越权操作。(2)权限设置设置每个用户的权限,使各用户在自己的操作范围内工作,不得超出自己的操作范围。只有系统管理员才能进行权限设置。(3)数据输入可以进行酒店各种原始数据的输入。(4)数据查询要求可以分别按房间编号,房间类型等进行数据查询。(5)数据输出根据需要打印退宿报表、结帐报表等报表(6)其它要求可以修改用户密码,有系统的帮助文件。3、系统功能需求(1)预订功能需求其主要目的是提高酒店的开房率,为客人预留房间,并提供良好的预订服务。其功能需求包括预订查询,可用房确认,预订记录建立,预订确认,预订记录维护等(2)接待功能需求其主要目的是以最快的速度为客人开房。其功能需求包括宾客登记、可用房确认、修改宾客信息、删除宾客信息和查询宾客信息等(3)结账功能需求其功能需求包括客人结账、打印报表和客人挂账等(4)换房功能需求其主要目的是满足客人换房的需要。其主要功能是查询客房,换房登记,换房确认等(5)客房管理功能需求其主要目的是对客房的信息化管理,提高客房管理的精度和准确度,同时减轻酒店客房中心员工的工作负担,从而提高客房管理的效率和服务质量。其主要功能是房态维护,费用记录和客人查询等4、系统非功能性需求(1)低成本(2)方便二次开发,适应酒店的个性化需求。(3)简单易用,可维护性强。(4)适合酒店现场的使用环境和条件三、系统开发目标1、建立一套功能完整、高效、安全、稳定的酒店前台管理信息系统。2、系统能够对员工日常操作进行快速、安全地反映。3、实现对顾客信息,预订、入住、换房、退房、房态设置等信息的方便迅速录入、查询及管理,了解酒店日常业务的相关信息。4、界面简洁、操作方便、简单易学,用户不需要有太多的专业知识。四、管理业务调查1、组织结构调查该酒店其组织架构是直线职能制,最顶层是总经理,总经理下的科室有营销部,财务部,人力资源部,客房部,前厅部,安保部营销部负责对酒店的宣传销售、市场开拓,酒店形象树立,酒店客户关系发展及酒店文化建设财务部负责酒店的资金管理、成本控制、日常的会计审核、会计出纳等人力资源部扶着酒店职员的招聘,调度,培训,考核,管理等客房部负责客房服务、客房卫生及客房设备的管理前厅部负责客人的接待、咨询,投诉及相关前厅服务和信息传递安保部负责酒店员工的安全教育、酒店的安保措施及安全管理,其组织结构图如下2、管理功能图营销部总经理财务部人力资源客房部前厅部安保部销售部公关组成本组会计组出纳组人事组培训组楼层组后勤组PA大堂组总台组礼宾组3、业务流程分析本系统所涉及的主要业务是预订管理,接待管理,换房管理,结账管理和客房管理,各个部分的业务流程具体如下(1)预订管理客户查找是否有合适房间,若有则填写预订登记单,员工审核登记单,若正确无误,则对预订登记,产生预订登记表。(2)接待管理员工查找客户是否提前预订,若有则填写入住登记单,员工审核登记单,若正确无误,则对入住登记,客人入住若没有提前预订,则查找是否有合适房间,若有则填写入住登记单,员工审核登记单,若正确无误,则对入住登记,客人入住客人退宿,员工清点房间,若客人结账,则员工进行接待登记,并填写收据和打印报表给客户。若客人打算挂账,则填写挂账登记单,员工审核登记单,若正确无误,则对挂账登记,产生挂账登记单。(3)换房管理根据客户的需要,员工查找相应类型的房间,若有则填写调房登记单,员工审核登记单,若正确无误,则对修改客房信息表和入住登记表。(4)结账管理客人到前台对挂账进行结账,员工进行结账登记,并并填写收据和打印报表给客户。(5)客房管理接受员工的客房信息单,审核信息单,若正确无误,则对客房信息登记,记录到总帐。业务流程图如下系统流程酒店客房管理信息系统顾客管理客房管理消费管理报表管理系统维护系统信息入住登记退房登记客房入住表用户添加更改密码数据初始化用户查看客房信息表版权信息系统介绍补交押金在房客人表客房状态客房编辑消费入账话费入账客人换房预定房间预订流程订房管理数据源客房预订信息表查询有无空房客房信息表退出订房系统预定房间押金顾客入住顾客信息表无有接待流程预订客房总账接待客房消费电话宾客入住信息会议接待团体入住信息团体成员信息预订单宾客表团体表客房流量表客房表接待报表登记会议登记登记/换/续成员信息查询查询入住更改客房流量结账流程客房表账单结账报表其他消费账单应收款客史资料退房结账总账预付款信息更改房表打印查询挂账费用记账预付款客房中心流程五、数据流程图客房维修客房消费洗衣消费客房清扫物品赔偿客房表客房帐客房报表房帐报表

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