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人力资源管理论文-企业文秘人员培训方法研究 .doc

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人力资源管理论文-企业文秘人员培训方法研究 .doc

人力资源管理论文企业文秘人员培训方法研究【摘要】文章力图对于企业文秘人员的培训方式进行不断地完善,研究注重于实践的全方面、多层次的培训方式。例如角色扮演法,文件筐法,拓展训练,心理素质培训等,使文秘人员的素质符合新时代的要求。【关键词】文件筐拓展训练角色扮演心理素质一、现代文秘人员的定义及应具备的素质文秘学产生于20世纪80年代初,国际文秘联合会曾为文秘人员职业做出如下准确的定义文秘人员应是上司的一位特殊助手,他们掌握有关办公室的技巧,能在没有上司的情况下表现出自己的责任感,以实际行动显示出主动性和判断能力,并且在所给予的权力范围内做出决定。1相对于传统的文秘人员的概念,现代文秘人员是指综合运用自身智慧和现代工具,直接为领导、主管提供辅助管理、决策和综合服务,由事务服务型向管理助理型转变的,以脑力劳动为主的工作人员。二、文秘人员实务的特点(一)文秘人员实务的特点文秘人员实务的特点包括事务性、综合性和技术性三个方面。1.事务性。文秘人员实务的事务性是组织内部非特定职能的管理,是为职能活动的有效展开奠定基础,为提供服务创造条件的辅助性、技术性的活动。2.综合性。文秘人员实务的综合性是指其管理对象广泛,管理活动内容庞杂居于组织活动的中枢地位,需要综合处理多种关系,综合解决多种问题。3.技术性。办公室管理是行政管理中自然属性较强的部分,突出的表现就是其具有技术性。这种技术性主要指办公室管理需要遵循特定的技术规律,需要从事各种管理活动的人掌握特定的技术知识和方法技巧。三、企业文秘人员培训内容与培训方法(一)针对事物性的特点而进行的培训1.公文筐培训。就是对特定职位通常是目标岗位的管理人员在日常工作中经常遇到的各类典型事务进行编辑、加工、并设计成若干种公文让培训对象处理,由此评价其在将要面对的典型职业环境中获取有关资料、妥善处理各类信息、准确做出管理决策、有效进行协调和控制的工作能力,找出不足的地方,对受训者进行培训指导,加以强化。在针对文秘人员的培训中,公文筐测评在假定情境下实施。从以下两个角度对文秘人员进行测查,一为技能角度,主要考察受训者的计划、预测、决策和沟通能力。另为业务角度。公文筐的材料涉及财务、人事、行政、市场等多方面业务,它要求文秘人员具有对多方面业务的整体运作能力。提供给受训文秘人员的信息包括涉及文件管理、人事备忘录、收集的各种信息、政府的法令公文、客户关系、会议安排等十几份甚至更多的材料。这些材料是放在公文筐中的,要求文秘人员以管理者的身份,模拟真实工作中的程序,在规定条件下,对各类公文材料进行处理,形成公文处理报告,借以评估其计划、组织、预测、决策和沟通能力。2.拓展训练法。文秘人员总是工作在办公室,高度专注于繁冗地工作当中,缺少团队训练的机会,团队意识不强。通过拓展训练,可以让他们进行沟通、协调、适应且能完成任务实现目标。通常有以下几个环节团队热身,在培训开始时,团队热身活动将有助于加深学员之间的相互了解,消除紧张,建立团队,以便轻松愉悦的投入到各项培训活动中去个人项目,本着心理挑战最大、体能冒险最小的原则设计,每项活动对受训者的心理承受力都是一次极大的考验团队项目,团队项目以改善受训者的合作意识和受训集体的团队精神为目标,通过复杂而艰巨的活动项目,促进学员之间的相互信任、理解、默契和配合。文秘人员将培训的收获迁移到工作中去,感受到团体协作的力量,激发自己的潜能、培养团队精神与合作默契,在工作中形成团队意识,不仅使大家相互信任、相互帮助,也为各部门之间的相互沟通与协调构建了良好的基础,能够提升文秘人员的工作效力。(二)针对综合性的特点而进行的培训1.文秘人员心理培训,首先要为文秘人员从业者的性格与从事该职业应具备的心理素质进行一次准确定位,文秘人员的职业性格及其应具备的心理素质包括正直、善良、热忱、温和、豁达、坚毅、缜密、内敛、面对各种状况时稳定的心理素质。文秘人员心理培训是针对文秘人员工作的性格特征,针对文秘人员在工作中容易出现的心理紧张、挫折感、不公平感,被误解、责备而产生的不良心态,以及应对各种状况所需的心理素质进行有效的培训活动。文秘人员心理培训的具体方法有以下几种(1)心理暗示法。暗示是用含蓄、间接的手段、方式和方法对人的心理和行为产生影响,从而使人按一定的方式去行动或接受一定的意见,使其思想、行为与自己的意愿相符合。文秘人员的工作涉及面广,充分体现着企业文化形象及公司的基本素质。在培训中,多种形式的暗示对文秘员工的心理与行为施加影响,促使其心理与行为朝着目标方向发展同时使其学会积极的自我暗示,消除工作出现问题时产生的消极情绪。(2)游戏训练法。游戏训练法是现代企业培训过程中常用的一种方法,是寓教于乐的有效方式。文秘人员工作压力大,心理承受力要求高,在培训时采用游戏的方式,不仅可以松弛文秘人员的神经,给他们创造良好的培训环境,而且可以展现文秘人员的真实心理状态,加深受训人员的印象,达到事半功倍的效果。该方法要求游戏的设计与选择应符合训练目标,以达到训练目的为准培训师要扮演游戏组织者、协助者、旁观者的角色,洞察受训者的行为心理,游戏结束时要引导受训者分享交流体验,并得出经验或结论。2.礼仪修养的培训。文秘人员工作是外向型的,日常公务活动中要接触各个层次的人物。文秘人员的言行举止,举手投足都作为一种潜在的信息传递给对方。良好的礼仪表现可以为本单位或企业树立良好的形象。反之,则带来负面效应。针对这方面的具体培训方法可以表现在以下几个方面(1)老资历的文秘人员帮带,形成一对一的实际教授,使接受培训的文秘人员更快、更直接地了解到实际工作的操作规范,所需要的礼仪举止。可以采取课堂讲授配合远程视频讲授的方法,通过邀请专业礼仪人士来公司进行定期的讲座,定期组织远程视频学习,不断加深学习程度,强化学习效果。(2)角色扮演法。角色扮演是一种情景模拟活动。所谓情景模拟就是指根据被试者可能担任的职务,编制一套与该职务实际工作内容相似的测试项目,将受训文秘人员安排在模拟的、逼真的工作环境中,要求其处理可能出现的各种问题。在日常工作中,文秘人员有其特定的工作角色。面对不同的情况要有不同的礼仪对待。角色扮演活动比较集中,适合培训专门技能,因此,文秘人员礼仪培训,通过角色扮演培训可以达到很好的效果。(三)针对技术员性的特点进行的培训行为示范培训为文秘人员进行行为示范培训,首先由培训者提供需要培训的技术的关键行为其次演示技术中的关键行为,让参训的文秘人员进行观摩再次是参训的文秘人员讨论并演练最后是培训者指出参训文秘人员的问题并加以改正。这种培训方法表现为一个不断的循环往复的过程,直到参训文秘人员完全掌握培训的技术,达到要求。每期培训都会包括所学技术关键行为的理论基础的讲解,现场培训师的示范及一盘关于示范演示的录像带。所有形式的示范演示都是根据受训者在实际工作环境中将会遇到的事情以及需要的技术支持来设计的。在实践过程中,培训师还要向受训者提供反馈,让参训的文秘人员做到理解应用所培训的技术。【参考文献】1廖金泽.秘书训练课程M.海天出版社,2003,(1).2赵锁龙.管理秘书实务M.中国人民出版社,2005,(7).3廖金泽.高级秘书手册M.海天出版社,2003,(2).4徐庆文裴春霞.培训与开发M.山东人民出版社,2004,(6).5劳埃德拜厄斯莱斯利鲁.人力资源管理M.人民邮电出版社,2006,(2).6王维强.秘书的礼仪基础与修养J.辽宁公安司法管理干部学院学报,2005,(4).7吴文艳.谈谈秘书的心理培训J.秘书,2004,(7).

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