人力资源管理论文-关于企业实施电子化人力资源管理的剖析.doc

人力资源管理论文-关于企业实施电子化人力资源管理的剖析摘要电子化人力资源管理是网络时代企业人力资源管理的必然选择，它的实施能够对企业管理产生重要意义。本文着重介绍了企业实施电子化人力资源管理的策略要点。关键词电子化人力资源管理信息技术内部网策略电子化人力资源管理，即electronichumanresourcemanagement，简称e-HR，是通过信息技术实现的企业人力资源管理的完整解决方案，是基于先进的软件和高速、大容量的硬件基础上的新的人力资源管理模式，它通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务、内外业务协同以及服务共享，达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式以及提升企业人才管理的战略地位等目的。电子化人力资源管理是网络时代人力资源管理发展的必然方向，代表着未来人力资源发展的趋势，因而，对企业实施电子化人力资源管理的相关问题的探讨就具有重要意义。一、企业实施e-HR的必然性和可行性企业实施e-HR的必然性可以从企业所面对的经营环境、人力资源管理部门的角色转化、员工的需求这三方面去考察。1.对当今的企业来说它们所面临的是网络盛行、信息快速传递的经营环境。网络时代的到来为企业管理，包括人力资源管理，带来了巨大的挑战。企业只有不断利用网络技术进行管理创新，才能获得持续发展的不竭动力。由于企业的竞争越来越聚焦于人才的竞争，因而，人力资源管理的创新就尤为重要。网络时代的人力资源管理的创新，从技术手段的角度来说，就是利用网络技术e化传统的人力资源管理模式，实施电子化人力资源管理。2.对于企业内部的人力资源管理部门来说由于企业经营环境的转变，要求人力资源管理更为高效、提供更多价值增值以及更好地服务于企业的整体战略实现。因而人力资源管理的角色也会发生重大改变，人力资源管理部门的角色定位已经由原来的行政事务执行者转化为企业的战略经营伙伴。顺应这种角色转变，人力资源部门势必要更多地从机械性的、重复性的人力资源行政事务性工作中解放出来，将这些事务通过信息化手段加以自动处理，这样，人力资源管理者才能集中精力于重要的战略性项目。3.对于企业内部员工来说采用e-HR也是他们的现实需要。现代企业的员工大部分都是知识型员工，他们具有较高的独立自主性，希望在工作中有更大的自由度和决定权，因而要求有更灵活自由的工作环境和个性化的工作方式。e-HR一方面能够根据员工个人的需求和特长进行工作安排、学习、培训和激励，让员工实施自我管理成为可能，另一方面还可以授权员工进行自助服务、信息共享，让他们享有更多的知情权和参与权。至于企业实施e-HR可行性，一般认为，e-HR的实现主要需要具备两个方面的条件：一是企业自身人力资源管理水平的高度，二是企业信息化手段的实现程度。从前者来看，“以人为本”的理念在许多企业中获得了认同和肯定，多数企业也基本上由传统的人事管理步入了现代的人力资源管理，人力资源管理水平不断得到提高，人力资源管理的流程日益规范；从后者来看，企业信息化建设有了一定的发展，Internet（互联网）和Intranet（企业内部网）的普及使移动办公、员工自助服务和及时有效的信息沟通成为现实。越来越多的企业建立起了自己的网站，还有不少企业开展了电子商务，实现了B2B、B2C。除了上述两点，我们还看到，市场上的电子化人力资源管理软件产品日益增多，诸如SAP人力资源管理方案、Oracle人力资源管理系统、金蝶K3人力资源管理系统、PowerHRPSuite人力资源管理解决方案6.4版、用友E-HR管理解决方案等，多种多样的产品与服务为企业实施e-HR提供了很大的选择空间。总而言之，在企业信息化建设不断深入和完善的基础上，为了提高企业的人力资源管理水平，实现管理的规范化、系统化、科学化和人性化，促进企业人力资源管理向战略性方向转变，e-HR的实施就是必然选择。它通过利用各种IT手段和技术，比如互联网、呼叫中心、考勤机、多媒体、各种终端设备等，实现企业内部信息互动，从而将人力资源管理价值链上不同的角色联系起来。e-HR作为一个综合性的人力资源相关信息的管理系统，在竞争日趋激烈和市场变化无常的今天越来越受到各企业的重视。二、企业实施e-HR所发挥的重要作用e-HR中的“e”既是指electronic(电子化)，更是意味着efficiency，即高效率的人力资源管理。提高效率是e-HR的根本目的，电子化是实现这一目的的手段或技术平台。具体说来，e-HR较之于传统的人力资源管理方式，其意义和作用体现在如下几个方面：1.提高人力资源管理效率，降低管理成本人力资源管理业务流程包括员工招聘、人员培训、薪酬福利、绩效考核、激励、沟通、退职、退休等大量事务性、程序性工作，都可以借助信息技术的应用，通过授权员工进行自助服务、外协及服务共享等实现，这就大大节省了时间，显著提高了效率。e-HR降低管理成本是显而易见的。e-HR可以通过减少人力资源工作的操作成本、减少行政性人力资源管理人员、减少通讯费用等达到降低企业动作成本的目的。(1)e-HR是企业信息化的组成部分，能使企业实现无纸化办公，在办公用品等开支方面的减少是确定无疑的；(2)e-HR可以成功地通过软件和网络来完成一些原本需要大量人手来做的行政性工作，使企业减少行政性管理人员的费用开支；(3)对于一些网络及分支机构分布较广的企业，尤其是跨国公司来说，e-HR通过网络实现人力资源管理，可以大大减少通讯费用。当然，这些可以直接节约的成本还有不少，都可以通过e-HR实施，较快地实现。统计数字表明，在美国，公司实施e-HR，平均每位员工投入的成本是35美元，但在第一年就可以收到可观的回报，员工的电话询问也减少了75%。2.加强公司内部信息沟通以及与外部业务伙伴的联系e-HR通过Intranet使人力资源管理的触角成功地延伸到了每一位员工的身边，使人力资源的信息传递畅通有效。传统的沟通网络一般是按照组织结构自上而下或自下而上的逐级传递的，传输速度较慢，而且信息容易衰减或失真。而e-HR的实施，使相关信息和资料可以在管理高层和基层员工之间直接传递，起到了实时、准确地沟通的效果。此外，企业与外部业务伙伴也可以借助网络实现在人才、技术、知识等方面的资源共享，有效提高适应市场的能力。3.适应员工自主发展的需要，提高员工满意度e-HR可以通过WebSite进行系统操作，把人力资源管理的所有工作通过内部网（Intranet）加以实现，并要求与企业的Intranet无缝链接，使企业上至管理者、下至每个员工都可以通过公司的Intranet进入人力资源管理系统，直接查找有关自己的考勤、薪资、培训记录等信息，实现在线报销、在线申请休假、查看职位空缺、在线学习等工作，这极大满足了员工个性化和自主管理的需求，提高了员工的满意度，增强企业凝聚力。4.为战略性人力资源管理的实现提供保障从战略价值的角度，可以将人力资源管理活动分为事务性活动、传统性活动和变革性活动三个层次。事务性活动诸如计算薪资考勤、收集简历、人事信息处理等，完成这些工作要耗费大量时间和精力，创造的价值却十分有限，因而只具有较低的战略价值；传统性活动主要是指绩效管理、培训、招募、甄选、报酬以及雇员关系等，它们构成了人力资源管理职能的核心，具有中等战略价值；变革性活动包括知识管理、管理开发、文化变革、战略调整以及战略更新等，决定了企业的长期发展能力和适应性，因此对于企业来说是战略价值最高的。上述实线图反映的是传统人力资源管理中三个层次的活动的分配比例：事务性活动所占比例最大，变革性活动所占比例最小。它表明人力资源管理者的大部分时间都花在处理事务性活动上而无暇顾及具有最高战略价值的活动。虚线图反映的是实施e-HR后人力资源管理三个层次的活动所占比例有了根本性的改变：变革性活动所占比例最大，而事务性活动的比例最小。这是由于凭借电子化的人力资源管理系统，事务性活动均能纳入信息化的流程从而最大限度地将人力资源管理者从这些工作中解脱出来，致力于更富战略意义、创造更多效益的工作。所以，e-HR的实施可以减少企业传统的行政事务处理，调整组织结构，增加人力资源部门战略管理角色的份量。三、e-HR的主要功能模块1.电子化招聘（e-Recruiting）电子化招聘是e-HR中发展最为迅速的一项功能。如果企业中出现了空缺职位，部门经理即可在线输入职位招聘申请，同时系统会自动将其职位说明书中的任职条件、主要职责等要求从人事数据库中提取出来，以便修改和确认。职位招聘申请提交并审批通过后，系统立即在网上发布招聘信息，使招募工作及时进行。如果需要，可以先直接进入e-HR管理系统的内部人才储备库挑选合适的候选人，优先录用。招聘信息在网上发布之后，应聘者在网上输入的求职信息直接转入e-HR管理系统的应聘者数据库，同时与招聘相关的管理工作的整个过程都会在网络上完成，包括确定候选人、面试考官、面试时间和地点、面试试题、面试评价表等，并通过网络进行互动式管理。应聘者一经录用后，他的基本资料便会从e-HR管理系统中的应聘者数据库直接转入公司员工信息库。这是一种完全数字化的招聘方式。2.电子化培训（e-Training）传统的培训是让员工集中在某一地点统一接受培训，与这种把员工送到信息面前的传统培训方式不同，电子化培训是把信息送到员工面前。员工可以在网上查看关于培训课程的最新信息，这些课程可以通过名称、日期、地区等路径取得。当员工选中了一个课程，他能够查看关于该课程的另外一些信息，如培训人数要求、课程大纲、地点、条件、日程安排、费用等。员工也可以查看自己培训的历史记录，需要的时候可以删除。当一个员工报名参加培训后，有关该课程的信息和费用情况会通过邮件自动传送到他的部门经理的手中。经理有权否决。如经理无反馈则视为同意。在线培训结束后，培训效果的评价同样是通过网络来实现的。3.电子化考评（e-Evaluating）电子化考评可利用信息系统对员工的工作成果、学习效果进行记录；主管可以随时看到来自各地的下属定期递交的工作报告，进行指导和监督；员工的工作进展介绍和述职均可以通过网络实现。与此同时，企业管理者可以通过电子化考评系统中实时录入的资料不断发现并改进企业管理中存在的问题，绩效考评中的主观因素的影响将大大降低，考评将更加客观。4.电子化薪资（e-Salary）电子化薪资可以通过网络实现薪资的计算、统计、发放和查询。在薪资的计算方面，可将各项社会统筹保险和个人所得税的计算和管理按照政府要求设置，直接输出工资报表、工资单、银行转账文件、税表。员工可以借助自助查询功能，了解自己本月薪资福利明细、历史薪资福利明细情况。5.电子化沟通（e-Communicating）它是借助企业内部网络资源实现信息快速、直接、广泛的传播和思想、感情的交流、融合。电子化沟通的形式很多，例如可以在企业内部网上建立员工的个人主页，可以开设BBS论坛、聊天室、建议区、公告栏以及企业各管理层的邮箱等。借助这些渠道，员工就可以将电子邮件发送到总经理的公共邮箱中并得到总经理的回复；员工也可以在内部网的BBS上向公司提出意见、建议，以期引起公司上下对一些重要问题的讨论和关注；还可以在网上求助，请求他人对自己在工作、学习、生活中的实际问题给予帮助。四、企业成功实施e-HR的策略1.企业决策者重视并正视e-HR的作用成功实施e-HR首先要求企业决策人员要对人力资源管理工作高度重视。因为对于人力资源的投入往往是长期效应，其效益短期内无法体现，如果得不到高层决策人员的支持是不可能得到有效的资源来e化企业的人力资源管理的。而且，e-HR的实施不可避免地会使原有的业务流程发生变化，同时也会影响到人员岗位和职责的变化，甚至引起组织结构的调整。决策者对此应该有充分的思想准备。意识到实施e-HR所会带来的变革。重视e-HR并不意味着主观夸大e-HR的作用。有的企业管理者错误地认为e-HR是万能的，企业只要实施了e-HR就可以一劳永逸了，这是e-HR万能论的观点。但事实并非如此，并不是有了一套先进的电子化人力资源管理系统后所有的管理问题就迎刃而解了。事实上，管理软件之所以有价值，是在于它能将优秀的管理思想和方法通过数字化信息系统与企业自身实际情况相结合从而提升企业的经营水平，但它本身只是一个管理的辅助工具，它所能体现出的效用跟企业的经营管理水平密不可分。2.加强支撑环境的建设e-HR是基于先进的软件、硬件和网络技术基础上的电子化人力资源管理系统。电脑硬件、网络、WEB建站和数据库等都是e-HR实施的支撑环境，它们的性能和水平将直接影响到e-HR能否顺利的实施。随着科技发展，音频压缩与视频压缩技术、呼叫中心、人工智能等许多先进技术也被纷纷运用到e-HR中来，使e-HR可实现的功能更为强大。为了保障e-HR的良好性能，支撑环境的建设不容忽视。3.选择合适的e-HR产品和服务供应商纵观市场，e-HR产品供应商中较为知名的有国外的SAP、Peoplesoft，国内的有以金蝶为代表的企业资源规划厂商，他们把人力资源系统作为企业整体信息化的一部分来重点发展；以及专门从事人力资源管理的北京益康、朗新软件和深圳的硕旺等。可以说，各厂商在产品战略和市场定位上各有侧重，如何去选择一个有效的e-HR系统，必须遵循企业不同的需求及规划。总体而言，国外厂商SAP、Peoplesoft比较适用于跨国公司人力资源管理；国内厂商如金益康在中国人事信息管理方面标准化程度较高；而金蝶的K3人力资源管理系统在整体规划，与其它应用系统的集成、人性化设计、基于Net开发等方面占据优势。4.培育一批既懂网络技术又懂管理的人力资源从业者实施e-HR对人力资源管理人员的能力，特别是应用信息技术的能力提出了更高的要求。但多数企业的人力资源管理人员通常只掌握了办公软件的操作能力和上网获取信息的能力。既懂人力资源管理又具有较高信息技术应用能力的人力资源管理人员匮乏。这无疑会阻碍企业e-HR的实施。5.通过培训改变员工传统观念和提升应用能力e-HR在实施过程中必然会遇到来自企业内部人员的反对，原因包括：一是信息透明造成的领导层部分人员既得利益损失；二是管理变革导致的管理者职位变迁；三是技能欠缺带来员工层对未来失去岗位的恐惧。总之，能力的缺失和利己的私心使得一些员工消极地寻找各种借口不愿推动企业的e-HR进程。所以，企业需要通过培训转变员工对e-HR的误解，变抵制为欢迎，还要加大对员工办公自动化应用水平的培训力度，提升员工的信息意识和信息技能。随着e-HR系统的实施应用，员工会越来越尝试到e-HR给他们带来的便利，自然会成为e-HR的支持者。