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人力资源管理论文-浅谈如何运用工作说明书【摘要】文章描述了工作说明书在XM公司人力资源开发与管理体系中的应用，特别是在公司的人才招聘、员工培训、工作绩效考评的应用，我们可以从实际的应用中看到工作说明书合理应用明显使员工的满意度明显增加，工作主动性和积极性提高，离职率下降，组织的工作效率有较明显的提高。【关键词】工作说明书招聘培训绩效考核XM公司是浙江兰溪市一家生产、销售铝合金百叶窗材料及铝合金百叶窗成品的有限责任公司。其前身是一家制作布窗帘的个体户。公司成立于1993年，所有权属于一对夫妇，丈夫任董事长分管生产，妻子任总经理分管销售。公司所有权与经营权完全统一，是典型的家族企业。XM公司一直在窗帘行业发展，1996年通过对窗帘市场前景的准确预测，公司转产铝合金百叶窗销售并顺利发展。公司的组织结构以及工种（职位）也一直很简单。公司的一切事务不分大小都由总经理夫妇直接决策。现在随着其市场份额的快速增长，公司规模在迅速扩大，仅凭老板个人来管理整个公司已是力不从心了。由于管理不到位而造成的损失也日益显著，长期合作的客户对公司产品服务的投诉也逐渐增多。员工对公司的抱怨也以各种形式不断发生，导致工作质量与效率的下降，员工流失率不断上升，招聘成本上升等等问题反复发生，且有不断加剧的迹象。面对这样严峻的形势，MX人力资源部开始着手进行人力资源管理的变革，人力资源管理中的基础工作是工作的分析和设计。运用此次工作分析和设计的成果-工作说明书，对XM公司组织结构以及人力资源开发与管理体系进行了调整、完善。在一定程度上解决了XM公司目前人力资源开发与管理方面存在的几个突出问题。一、工作说明书在招聘中的应用工作说明书所提供的信息包括工作的主要任务，以及具备的人才条件。根据公司的人力资源规划、公司各部门的需求以及工作分析的结果来确定所需要的人员配备及组织内已有的人力资源状况。如果某岗位出现空缺，根据公司的激励制度首先考虑内部招聘，如果内部有合适人选依据工作说明书和内部招聘程序进行内部人力资源调配工作。如果不能从内部招聘，则要根据空缺岗位的工作说明书要求进行外部招聘工作。根据公司制度由部门主管提出招聘申请报人力资源部，人力资源部根据公司人力资源规划和定员定岗标准确认是否需要招聘，如果需要报总经理审批。为了激励内部员工，可以根据工作说明书的岗位晋升路线图优先考虑内部招聘；如需外部招聘，根据招聘的岗位和人员素质要求确定招聘渠道。此外，还可以根据工作说明书中的工作内容、任职条件等确定面试内容，在面试过程中，让面试者进行初次述职，一方面可以考察其对本岗位的认识，另一方面可以考察其工作经历的真实性。招聘预算，则需要考虑招聘人数、招聘渠道等，这项内容难以完全依靠工作说明书来进行判定。招聘时间则需要根据最迟到岗时间的要求来考虑。根据工作说明书制定的招聘流程如图1所示，对招聘渠道进行了调整，面试人员、面试内容等都进行了合理安排，招聘效率明显提高。但在对因组织结构调整出现的新管理职位进行招聘时，效果不明显。因为他们普遍对中小家族企业的信誉尚缺乏信任。为了吸引这类人才，公司需要在其他制度方面进行改革，如集权与分权程度，高层次人才激励手段，信誉保障等。二、工作说明书在培训中的应用设计组织的培训计划和人才开发计划都需要运用工作分析与设计所获得的信息，工作分析与设计以及作为结果的工作说明书显示出了工作本身要求雇员具备哪些技能，从而自然也就能够了解雇员的培训需求，根据培训需求制定培训计划，才有可能使培训具有针对性、及时性和有效性。具体操作如下：根据工作说明书中的职位知识、技能与员工实际工作绩效进行对照，分析绩效落差原因，如果原因是因为工作说明书的原因，则需要对其进行修改，如果是员工原因，则需要分析原因出此哪一方面，从而确定是否可以通过培训消除绩效落差以及培训的目的、内容、方式等。根据工作说明书制定的培训程序，XM公司对员工的培训进行了一个科学规划，主要从员工工作态度和工作能力两方面绩效落差的原因进行分析，从而根据分析结果确定培训目的、内容、方式、效果评价。这样既为员工创造了学习机会，促进了员工的发展，提高了员工积极性，也增强了整个组织的效率。目前，由于市场部的员工营销知识与能力普遍偏低，跟不上公司快速发展的步伐，公司正在对市场部的员工进行营销培训。培训的员工初步反映良好，普遍认为对目前工作起到了很好的指导作用。同时公司对新职员工也开展了为期一周的培训，并且有入职指引人负责指导。三、工作说明书在绩效考核中的应用有效的绩效考核对组织工作绩效起着积极的作用。在考核过程中要遵循一定的原则：适当选取考评内容和方法、明确考评标准、考评结果反馈、增加考评的民主度和透明度等。根据工作说明书中的工作职责则制定业绩考核内容、考核标准；职位特点则确定了考评的周期、方法，工作关系决定了参与考评的人员。2006年年终考评是根据新的绩效考评流程开展的。此次考核内容包括业绩考核、能力考核、个性评价。考评人员包括员工自己、部门主管、同事等，一定程度上改变了过去老板一人定论的现象。从而改变了过去老员工拿的多，新员工几乎没份的现象。员工的满意度提高，尤其是那些优秀的新员工。建立在工作说明书基础上的绩效考核才是有效的绩效考核，才会对组织的工作绩效真正起到积极的作用。XM公司绩效考核的积极作用具体表现在：指引员工的行为。员工知道公司对他们的期望是什么，进而自觉把自己的行为引导到合适方向；监督员工行为；做出正确的奖酬决策，真正起到了激励与鞭策的作用；降低了员工的不满度和流失率。四、工作说明书在薪酬设计中的应用在薪酬设计过程中一般要遵循以下五个原则：内部公平性原则、外部竞争性原则、员工激励性原则、经济性原则、合法性原则。为了吸引并留住公司急需的优秀人才，在人才市场上企业的薪酬要有吸引力，尤其要与竞争对手比较。提高企业的薪酬水平固然可以增强竞争和激励。但同时不可避免地造成人力资本上升，从而在一定程度上削弱了企业竞争力，所以要坚持经济性原则。遵守国家、地方关于工资的有关法律这是最基本的原则，必须遵守。通过工作说明书所提供的工作信息进行的工作评价，从而区分影响付薪的工作因素，这样在一定程度上保证了内部公平性。因此工作分析是薪酬设计的基础，但并不是只要有了工作说明书，薪酬问题就全部解决了。在薪酬设计过程中不但要综合考虑以上五个原则，还要结合公司人力资源政策以及现有员工的需求状况。科学合理的薪酬结构将会对人力资源管理起到重要作用。同样它也是企业文化的一种外在体现。工作分析可提供绩效考评的依据，绩效考评过程就是将雇员的实际工作绩效同要求其达到的工作绩效标准进行对比的过程。而雇员应当达到何种绩效标准，以及需要完成哪些特定活动都需要通过工作分析来确定。一般较科学的薪酬设计流程图见图2。因此，首先需要进行工作评估。工作评估是指在一个组织内系统地通过评估每一种工作对于组织的相对货币价值来建立起具有内部公平性的薪酬结构的过程。只有对通过工作分析获取的关于不同工作的信息进行评估才能决定哪些工作值得企业给予比其他工作更高的报酬。在本次工作评估中通过综合考虑本次工作分析的目的、经费预算不高、公司目前的职位数量不多以及各种工作评估方法优缺点等因素，从而最终选择了得分因素法为此次工作评估的方法。具体步骤：成立工作评估小组，小组成员由工作分析专家、总经理、各部门主管、经验丰富的老员工共10人组成。根据公司目前状况以及各职位特点确定评价的关键岗位，以及影响薪酬的主要因素和各因素的重要程度形成工作评价指标及评分标准。根据公司的薪酬政策，由于工厂各岗位主要采用的是记件工资制。此次选定的工作评价主要是针对公司的管理类工作。制定工作评价评分表、工作评价总分表、实施评价、汇总分析、反馈、调整等，最终确定XM公司关键职位等级