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人力资源管理论文-浅谈岗位说明书在高校人事管理中的作用.doc

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人力资源管理论文-浅谈岗位说明书在高校人事管理中的作用.doc

人力资源管理论文浅谈岗位说明书在高校人事管理中的作用【摘要】岗位说明书具有明确工作职责与权限、工作目标、工作特点、任职人员资格等作用,并能为工作评价、人员招聘、绩效管理、培训与开发等提供依据。普通高等院校应用岗位说明书进行人事管理,必将发挥应有的作用。【关键词】岗位说明书高校人事管理核心作用岗位说明书是组织对其所设岗位的各种要求进行说明的文件。它包括岗位名称,其上、下级关系,任职条件,设置目的,本岗位与学校内外部的沟通关系,本岗位的主要职责范围、责任范围、权利范围,以及考核标准等内容,是人事管理的基础性文件。1岗位说明书在高校人事管理中发挥核心作用1.1基础管理岗位是组织里最小的单元,通过岗位说明书的结构化管理,对学校的最基础层面按照岗位说明书的构成进行疏通、理顺,形成学校管理的基础网络,成为构建整个管理体系的平台,使管理体系从无序到有序,并通过岗位说明书的动态管理,不断地进行创新与提升。它是学校有序、稳定、规范的管理基础,能够有效地增强学校的应变能力、变革能力和抗风险能力。1.2公平管理公平管理是有效管理的特征之一。教职工对公平的期望一方面通过学校对自身的评价与分配,另一方面从学校对他人的评价与分配,并通过与他人的比较来判断学校的分配制度、程序、方法等是否公平。公平管理实现分配公平与程序公平,使教职工有公平感。岗位说明书通过建立结构化的内容,从不同的维度全面、客观的进行岗位评估与教职工职务、职称的评定,建立岗位等级与教职工等级,按照岗位价值与教职工价值公平分配,为制定公平的绩效考评、薪酬分配、招聘选拔等制度提供依据。1.3规范管理岗位说明书中通过明确岗位的职责、权限、任职资格等对岗位与教职工的要求,形成岗位的基本工作规范,使教职工按规则办事、按规则受益,培养自己的职业素养与职业技能。1.4量化管理岗位分析到岗位说明书的结果运用,都有不同的量化管理的方法,使人事的模糊管理从定性向定量发展。通过岗位价值量化评估,可以与薪酬挂钩分配通过建立能力素质评级标准、任职资格等级,可以进行人员评级、人员选拔。岗位分析与统计学等方法的结合,可以提高分析的准确性与精确性。另外,通过建立教职工能力素质模型,应用问卷的方式,采用统计学和心理学相结合的方法,开发成素质测评软件,可以很大的提高人员选拔的效率与准确性。2编制岗位说明书从岗位说明书的作用可以看出,岗位说明书对学校管理,特别是学校的人事管理是十分重要的,它编制成功与否,将对学校人力资源的众多工作产生较大的影响。2.1岗位说明书的编制原则2.1.1目标明确的原则编制岗位说明书前,首先应明确岗位的工作目标是什么,而且是为实现学校最高目标与战略服务的。然后围绕岗位目标来设计岗位职责。缺少目标引导的岗位职责,履行的结果是对学校总目标的达成没有帮助,岗位的设置就没有意义。2.1.2源于现实又高于现实的原则岗位说明书的信息大多数是来源于现实岗位,或是一个新成立组织的前期策划,由此基础上编制的岗位说明书的重要编写原则是既要反映现实情况,又不能拘泥于现实,要有一定的空间感1。2.1.3指导和帮助的原则岗位说明书的价值在于为任职者的工作提供帮助和指导,能为岗位工作目标的达成提供最佳捷径和向导,否则是一纸空文。2.1.4分工和协作的原则岗位是因为分工不同而不同,一项工作或任务的完成往往需要很多个岗位的配合,岗位不是孤立的,岗位之间是分工与协作的关系,统一在学校目标下的价值链上发挥不同的价值和作用。2.2岗位说明书的编制方法岗位说明书具体内容的编写大体可分为几个步骤来进行准备阶段、编写阶段、审核与修订阶段、定稿阶段。2.2.1准备阶段1组建编写小组负责具体编写工作和协调有关事宜。编写小组成员由顾问公司外聘、人事处及其他部门指定的人员组成。对小组成员具体的要求对学校及本部门的中长期目标和工作流程比较了解、有一定的影响力、能公平公正地处理问题、有一定的文字功底。2组建领导小组负责审核编写的结果和解决编写中出现的有关问题,主要由校领导和学校资深的专家组成。3编制部门职能说明书学校必须将自己的战略目标落实到各个部门,系统的界定学校各部门的关键职能,完成学校现有部门的职能定位,明晰各部门的使命、责任、主要工作流程以及关键绩效指标等。将部门拥有的工作业务流程在部门职能中逐一列出,建立了部门职能与学校关键工作流程之间的链接。2.2.2审核与修订阶段部门负责人对岗位说明书的初稿进行初步审核,及时提出审核中发现的问题。编写小组提供岗位说明书的审核技术和办法,负责审核的过程辅导,解决各部门审核中遇到的技术问题,并负责收集审核意见,并修订。2.2.3定稿阶段编写小组将已初步修订的岗位说明书提交学校领导小组。领导小组对所有的岗位说明书进行综合性全面审核,提出审核意见,并将审核中发现的问题与编写小组共同探讨,最终确定修订的办法,经编写小组再修订后,岗位说明书定稿。岗位说明书定稿后,通过一定的程序进行下发执行。3岗位说明书的管理岗位说明书的制定,是经过工作分析,按照岗位说明书的结构模块一块一块完成的。岗位说明书的管理,则是按照岗位说明书的各结构模块构成体系,一个体系的进行监督与管理,将每个体系系统的联系起来,保持内在的关联性。高等学校如何管理岗位说明书呢笔者将从以下三个方面进行探讨。3.1强调动态管理动态管理方式是要求持续改进与管理的方式,对岗位说明书的动态管理,就是对岗位说明书的内容进行持续改进与完善,并始终与学校内、外部环境的变化接轨,保证岗位说明书承载的信息是有效的而非过时的。3.2强化制度管理岗位说明书提供了一套各个模块的使用规范,遵守岗位说明书规范,招聘符合要求,职责不变迁等。每个模块整理出来,都是一套单独的制度体系,岗位系列、职责系列、任职资格系列、权限系列,招聘体系等,对岗位说明书的管理,在每个岗位规范管理的基础上,对全部的岗位模块系列形成制度化管理。岗位的设置与变更需与学校发展战略和办学理念相一致确定岗位设置的基本原则,岗位分析的程序建立岗位变动管理的流程和制度,岗位设置申请、申请内容、审核审批程序、岗位评估定级、编制岗位说明书。3.3强化职业素养教职工按照岗位要求的职责、权限去开展工作,恪守本岗位的职责、权限范围与他人合作,按照组织的职业生涯通道塑造自己,弥补自己的差距等,达到岗位的业绩要求。因此,高等学校通过对岗位说明书的培训来强化教职工的职业素养,达到培养职业化教职工的目的。通过岗位说明书实现教职工的职业化管理。参考文献1张宗虎、张倩华.最新职位说明书设计范本M.北京人民邮电出版社,2006.12陈志勇.岗位说明书的编写J.实务方法.49513吕峥、唐晓斌.让狐狸挑起担子来如何编写岗位说明书.北京中国经济出版社,2004.9

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