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人力资源管理论文-现代商务秘书素质要求及培养.doc

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人力资源管理论文-现代商务秘书素质要求及培养.doc

人力资源管理论文现代商务秘书素质要求及培养摘要商务秘书具有一般秘书的共性,但也具有本身的特点。商务秘书的素质能力包括学习能力、创新能力、应变能力、数据处理能力、经济管理能力、团队合作等。可以从四个方面对商务秘书的素质能力进行培养。关键词商务秘书素质培养随着社会发展,秘书职业分工的细化,出现了不同行业的专门秘书。不同的秘书有其共性,但也有其特性。本文将从商务秘书的涵义入手,分析商务秘书的能力素质要求及培养模式。一、商务秘书涵义1.国内外秘书学界关于秘书的定义1秘书,在我国主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。2秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手,主要职责是协助决策,承办业务,摘好行政工作。3秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。4秘书应是主管人员的一位特殊的助手,她他掌握办公室工作的技巧,能在没有上司过问的情况下表现出自己的贵任感,以实际行动显示出主动性和正确的判断力,并在给予的权力范围内做出决定。5秘书是指具有熟练的办公室工作能力,不需上级教促即能主动负贵,积极进取、干练果断,能在授权范围内做出正确决定的经理助手。2.尽管定义不尽相同,但一般都包括以下涵义1秘书是组织中为领导者协助管理的助手,即秘书的辅助功能。2秘书是组织中具有有限权限的管理者,即秘书的执行功能。3秘书必须具有一定文书处理、办公技巧,即秘书的专业性。商务秘书是指在工商企业中从事秘书工作的专业秘书。由于工商企业是以利润最大化为目标的,性质上与国家机关单位、行政、党团不同。商务秘书面临的环境有其自身特点,因此对商务秘书的素质要求也有自身的特点,例如商务秘书更强调平等合作,商务秘书面临更多的商业数据处理等。二、商务秘书的素质要求与其他行业秘书比较,商务秘书处于商业环境之中,商业环境具有多样性、营利性、易变性和时代性等特点,这对其能力素质提出了更高的要求。要想成为一名合格的商务秘书必需具备良好的心理素质和创新能力、较高的学习应变能力、良好的知识结构、快速处理信息能力、较强的合作能力和人际交往能力。1.良好的心理素质和创新能力。商业创新是企业生存和发展的关键。人是否具有创新意识、创新能力,是决定企业能否实现经营理念创新、科技创新、管理创新的前提。商务秘书必须时刻保持求新创新的精神状态,在固有模式中努力出新招、创新意,如将繁琐的办文程序简化,以多媒体手段管理文档等,就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新。经济创新的丰富内涵和企业工作的快节奏,以及秘书工作服务性协调性强的特点,要求企业秘书必须具备良好的心理素质。2.较强的学习应变能力。商业环境是易变的,新情况时有出现、新知识层出不穷,商务秘书应具有超强的学习能力以适应新的情况。这种学习能力具有以下特点一是强调自主学习二是强调持久的、终身的学习三是强调工作学习化,学习工作化四是强调双环学习五是强调学会学习六是强调学后有新行为七是强调组织学习。商务秘书要对各种巨大变革的突发事件具有应变能力,以适应商业环境的多变性。3.良好的知识结构。商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求,从而对其知识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种结构来看,必须要具有文、工、商、农和行政、技术、管理、公关等方面的专业人才从秘书知识要求来看,必须要具有法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等知识。我国加人世贸组织后,对我国各行各业人员的英语水平要求大大提高。商务秘书都要掌握英语,这是全球多边贸易的基本要求。4.较高的信息处理能力。商务秘书要加工处理各种商务信息,要对商务数据进行迅速处理为领导提供帮助。这要求商务秘书能熟练应用各种工具、方法提高处理信息能力。例如,随着电子商务的飞速发展及外国跨国公司的大量涌人,企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决,无纸办公、无纸贸易将成为现实。同时,每一个办公室中的秘书面临的都是与领导等同的网络信息资源。5.合作精神和人际交往能力。商业活动本质是平等的自愿基础上的交易,需要参与方的合作才能实现。商务秘书应具有合作精神,结成创新团队进行工作。社会分工越来越细,经济、社会交往的范围越来越大。信息获取、经济运作、科学研究以至生活质量的提高都离不开与他人的交往。学会合作也是商务秘书的一项重要能力素质。商务秘书的职业特点,使商务秘书处于各种矛盾、各种关系的中心,特别要求秘书注意建立良好的人际关系,是自己融入组织环境之中。三、商务秘书的素质培养为了培养商务秘书必需的基本素质能力,应着重从以下几方面入手1.实施信息培训制度。必须制定并实施严格的信息素质培训制度,强调针对性、实用性和先进性,加大对商务秘书进行职业素质培训的力度,增强各种应用、处理信息的能力。2.进行自我教育,更新知识。没有知识的更新,很难实现工作的创新,一方面组织单位要为秘书的自学和脱产深造创造条件,努力扩大秘书的知识面,使他们不仅熟悉本专业的基本知识,将现代管理理念运用到实践中,运用现代管理方法和现代化管理技术开展管理和辅助管理。3.培育创新思维。秘书工作同其他工作一样,也有创新问题,无创新就无发展,无创新思维就无创新工作。秘书人员要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上,充分发挥自己的主观能动性,积极开动脑筋,对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。4.加强业务培训,提高工作水平。业务培训有岗前培训、参加管理研讨班、经验交流等多种形式,目的都是通过理论学习、经验交流,提高秘书的工作能力。参考文献1杨蓓蕾现代秘书工作引导M.上海同济大学出版社.2007年2陆瑜芳秘书学概论M.上海复旦大学出版社.2005年

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