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社会其它相关论文-企业办公自动化.doc

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社会其它相关论文-企业办公自动化.doc

社会其它相关论文企业办公自动化随着网络技术和软件技术,特别是internet/intranet的出现及其相关技术的迅速发展,带来了全球范围市场竞争的日益加剧,对传统的办公和生活方式产生了巨大的冲击,所有的企业都面临着严峻的挑战,企业内的员工作为一个团队能否及时交流﹑获取各种相关信息,从而高效地协同工作,把握转瞬即逝的机会,将成为在激烈的市场竞争中取胜的关键,面对这样的形势,越来越多的企业打算或正在将计算机网络技术引入到日常经营管理上来,改变过去单纯的手工办公方式,以便在企业内实现信息共享﹑协同工作乃至科学的管理和决策,从而提高效率﹑增强企业的竞争力。一.国内外办公自动化发展的趋势1.传统办公模式传统的办公模式主要以纸介质为主进行大量文件的处理,多指文字处理系统﹑轻印刷系统﹑文档管理系统。这种模式无法实现信息的共享﹑交换﹑传递无法实现单位﹑企业内部的协调难以对非文本的如声频﹑视频﹑图形﹑扫描对象等多媒体信息﹑超文本信息进行有效的处理。同时,传统的电子邮件没有对办公过程中的工作流提供良好的支持,难以根据不同的情况﹑不同的工作状态采取不同的措施,更好的跟踪事务的处理过程。部门之间的交流往往通过电话和传真来实现。信息的交流和共享,以及团队的协同运作等无法完美的实现,极大地限制了工作的效率。2.办公自动化办公自动化是近年来随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称officeautomation,缩写为OA,办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化,而办公自动化则包括网络化的大规模信息处理系统等。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标志。3.网络办公模式网络办公就是采用internet/intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作不仅兼顾个人办公效率的提高,更重要的是可以实现群体协同工作。改变过去复杂﹑低效的手工办公方式,实现迅速﹑全方位的信息采集﹑信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。由于网络的存在,这种交流与协调几乎可以在瞬间完成,并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。4.办公自动化的发展趋势随着三大核心支柱技术网络通讯技术﹑计算机技术和数据库技术的成熟,世界上的OA已进入了新的层次,在新的层次中系统有四个新的特点(1)集成化。软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了无逢集成的开放式系统。(2)智能化。面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动。如汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,帮助决策及处理意外等。(3)多媒体化。包括对数字﹑文字﹑图象﹑声音和动画的综合处理。(4)运用电子数据交换(EDI)。通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。办公自动化的趋势,要求企业使用由综合数据库系统所提供的信息中,针对所需做出决策的课题,构造或选用决策数字模式,结合有关内部和外部的条件,由计算机执行决策程序,作出相应的决策。二.目前企业办公自动化的现状及问题1.目前企业办公自动化的现状近年以Intranet为基础的OA构造出了人与系统和谐的办公环境,实现了内外信息传递、工作日程安排、小组协同工作、工作流应用自动化等等,极大地改变了传统办公室以人工为主的工作方式,提高了管理水平和工作效率,节约了办公空间。据Cisco网络公司介绍,以网络为基础设施的OA系统比没有网络的OA系统提高工作效率50以上。IBM在丹佛的分支机构,公司给销售、市场、技术和行政人员配备了电脑、打印机、Modem等设备,可以在任何地方办公,得以将办公大楼从9层减少成4层美国第二大会计公司安达信公司,实施网络OA后将办公面积减少了一半。这种在任何地方都可以办公的虚拟办公室已经风靡全美。我国的办公自动化建设经历了一个较长的发展阶段,目前企业的办公自动化根据发展程度可以划分为以下四类(1)起步较慢,还停留在使用没有联网的计算机,使用,msoffice系列﹑wps系列应用软件以提高个人办公效率。(2)已经建立了自己的intranet网络,但没有好的应用系统支持协同工作,仍然是个人办公。网络处于闲置状态,企业的投资没有产生应有的效益。(3)已经建立了自己的intranet网络,企业内部员工通过电子邮件交流信息,实现了有限的协同工作,但产生的效益不明显。(4)已经建立了自己的intranet网络使用经二次开发的通用办公自动化系统能较好地支持信息共享和协同工作,与外界联系的信息渠道畅通通过internet发布,宣传企业的产品﹑技术服务intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统,实现科学的管理和决策,增强企业的竞争能力,使企业不断发展壮大。我厂的办公自动化系统经过几年的发展,已经属于第四类。2.企业实现办公自动化面临的问题我国从80年代开始,尤其是进入90年代,办公自动化发展迅猛。随着计算机技术的发展,办公自动化系统从最初的汉字输入﹑问题处理﹑排版编辑﹑查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统,通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。建立企业内部网(intranet),企业外部网extranet,已经成为办公自动化发展的必然趋势。目前,在实现办公自动化的进程中还有以下问题需要注意(1)效率。办公人员大都非计算机专业人员,他们的计算机知识尤其是计算机操作系统及硬件知识的缺乏,导致办公效率的降低,也造成系统管理员工作量的增大,如系统维护及软件升级。计算机技术的发展可谓一日千里,软硬件的升级换代将更加频繁,这就意味着系统后期成本居高不下。(2)安全性。人们对信息的价值有了更深的认识,因而对信息的存储和保密也就更加重视,而今,病毒的破坏﹑黑客的入侵都将对系统信息以致命的打击。3.企业实现办公自动化的要求办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设,并根据领先地位,将有助于保持竞争优势,使企业的发展形成良性循环。办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况,主要是企业的经济实力。按照上述分析,四类企业办公自动化应区别对待1第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入,既要搭建企业intranet网络,又要开发办公自动化系统,需要企业有较强的经济实力才能完成。2对于第二﹑第三类企业,由于企业intranet网络已经存在,只是没有或没有好的办公应用系统,所以只须投入比网络投资少的资金,即可开发通用办公自动化系统,产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少,而产生的经济效益更高。3对于第四类企业,由于其办公自动化基础好,只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。三.怎样实现办公自动化1.实施办公自动化的原则在实施办公自动化的过程中,我们必须遵循以下几项原则(1)实用性原则(2)先进性及成熟性原则(3)可靠性原则(4)开放性及安全性原则(5)标准化原则(6)可扩充性原则(7)可维护性﹑可管理性原则(8)节约性原则2.实施办公自动化的环境人是系统第一因素,即现在的办公室除了传统办公室的角色外,还需要增加部分管理设备的专业技术人员,例如,计算机工程师,设备维护人员等。

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