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企业研究论文-企业档案管理实践的创新 .doc

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企业研究论文-企业档案管理实践的创新 .doc

企业研究论文企业档案管理实践的创新摘要在企业大力实施信息化建设的背景下,文件与档案管理迎来了巨大的创新机遇和空间。为此,从工作平台、流程、管理、制度和服务等五个方面,探讨了档案工作者如何适应信息时代新的节拍,在管理实践活动中,探索新的管理领域和方法,提炼新的管理理念,从而创新文件与档案管理之路。关键词企业文件档案管理党的十五届四中全会、五中全会及十六大都提出,要加快国民经济和社会的信息化建设,以信息化带动工业化,促进社会生产力实现跨越式发展的战略方针。2002年,中央发出大力加强企业管理信息化建设的要求,并提出具体工作目标,旨在推动企业管理信息化建设的健康发展,提高企业管理水平和市场竞争力。在企业大力实施信息化建设的大背景下,文件与档案管理实践1工作平台创新信息化时代,企业为提高自身在国际上的竞争力,根据企业的职能,加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统,体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后,借助于软件编程和数据库管理技术,重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。以办公自动化系统为例,它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大参与应用岗位人员众多处理流程繁琐多变数据库功能强大信息传递迅速,易于交流信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时,办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台a快捷通信。通过电子邮件系统,建立机构内部通信,信息交流快捷流畅,并与Internet邮件互通。b协同办公。将机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的扁平式管理,提高机构各级领导或部门协同工作的效率。c公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等,均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式,实现无纸化办公。d信息服务。系统地利用机构积累的信息资源,为机构提供改进创新能力和快速响应能力的手段,以提高生产效率。更重要的是,信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、表单定22.1文档一体化流程概述在纸质文件时代,由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制,文件与档案管理更多地关注具体的业务活动,管理活动就如一个一个的串行节点,前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程,是影响工作效率的重要因素。而信息化时代,创建文档一体1]的过程,它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来,而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台[1]。文档一体化流程正是依托信息管理系统,对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。在信息管理系统中,业务流程和信息流程是不可分割的,文件是机构运转中最重要的信息流,同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时,也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时,必然也满足了文件与档案管理的要求。因此,建立信息管理系统的过程,是将这两个流程有机地融合在一起的过程,即在文件流程中体现业务流程的要求,或把业务流程要求嵌入文件流程,以实现以下目标a减少流程的中间环节b建立并行、平行工作流程c建立跳转、分流工作流程d建立循环工作流程e建立交叉、条件等工作流程。在信息系统中建立以上新的工作流程后,我们可将工作环节视为流程中的一个节点,对任一工作任务项,可以任一节点为起点,以辐射、闭环、分支等形式,同时发送给多个对象进行处理。流程重组的目的是提高流程中任务处理的并行程度与合作程度,从而提高业务工作效率,实现协同办公的目标,改善文件工作质量。笔者所在的企业,在办公自动化系统、合同管理系统、电力工程技术报告管理等系统,成功地将行政办公、合同管理、电力工程领域的业务流程和文档一体化工作流程同时嵌入信息管理系统,实现了业务工作流的文件从生成、流转到归档全过程管理,以及档案后续管理的目标。另外,企业的其他主营业务流,在建立信息系统过程中,纷纷到档案部门咨询信息数据管理方面的要求,并采纳档案部门的建议和意见,在系统设计阶段,即将有关文件档案管理、电子文件管2.2文档一体化流程的创新点信息系统中文档一体化流程的创建过程,是一个将系统、协调和前端控制的思想贯穿于设计、运行的过程,这本身就充满着创新的内涵,在流程创建过程中,主要通过以下内容体现创2.2.1文件管理阶段a面向普通用户、业务管理人员、系统管理人员,提供多层面的、不同任务项的工作流程及操作平台。b形成文件质量监督、保证体系。通过痕迹保留、收文单、发文单、元数据信息监控等形式,保证文件质量。在请示与批复、收文与转发文之间,处理同一项目或任务时产生的系列文件之间,建立文件关联关系。c形成文件流转监控机制。通过对文件督办、催办的监控,对文件的办理状态进行跟踪和监控,对未填写办理意见等办理信息的文件,不流转至下个节点。d形成文件归档机制。在信息系统中处理的任一项目或任务,是以文档的形式出现的,归档均作为这些文档的最终处理环节。2.2.2档案管理阶段a建立现代信息服务理念。面向普通用户,提供方便的档案信息利用平台,工作流程中更多体现的是简约、方便、直观,提供能直接满足用户需求的信息,而不在信息中带有过多的档案管理特性。b建立现代信息整理理念。面向文件档案管理人员,提供档案信息整理工作平台,工作流程中体现的重点是要符合档案的规范管理要求。按档案管理要求和方式,对归档的信息数据进行整理,并且能及时切换视窗,使工作人员掌握和了解给用户提供的信息是否直观、齐全、准确的要求。c建立档案信息安全机制。对信息利用安全,要建立层次分明、角色明确的信息利用机制,并建立权限设置的流程。该流程包含两层含义一是行政管理流程,一是权限分层工作流程。对信息保管安全,要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制,并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具,利用工具,确保信息的保管安全。流程的创新,使工作平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实,它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容,对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。3管理创新信息化时代,计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素,都会造成计算机系统的破坏,导致存储数据被破坏或完全丢失。因此,在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理3.1信息管理通过采用设置防火墙等技术手段,在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患,保证系统运行安全同时,还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理,确保信息运转流畅、安全可靠。流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理,这是系统安全稳定运行的重要环节,也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证,因此,文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。在信息时代,文件信息管理除文件内容之外,更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程,将文件处理过程的具体工作环节、内容,纳入工作流程,并对产生的文件信息实施统一管理。例如在机构发文流程中,预先设置相对固定的发文格式,但随着机构管理的变化,文件格式也要不断调整,并且有增加、删节等变更的需求,具有动态变化特性,那么这种变化的文件信息需要纳入管理范围。概括地说文件信息管理,是确保文件内容从产生到脱离流程的全过程管理,是针对发文的痕迹保留、文号等信息的管理对收文督办、监控等行为的管理。3.2信息工作人员管理信息时代,文件与档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集,其中包括企业的核心数据信息。因此,加强对信息工作人员的管理,建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍[2],是非常现实和必要的。具体做法主要有a建立并提供管理政策,明确职责,各尽其责b策划并提供应急措施、保护方案,定期进行信息安全检查,提高人员对安全事故的应急反应c经常对相关人员进行安全教育和宣传d经常开展业务培训,提高人员综合素质,尽量避免误操作等安全隐患e建立严格的权限管理机制f规范信息数据的转移、加工程序,提出数据校验模型,加强人员的管理。对管理职责的划分,应从多方面考虑a面向普通用户,提供文件起草、办理、流转、查询的通道。b面向文件管理人员,提供文件督办、催办手段。c面向档案管理人员,提供文件归档及其考核、电子文件整理和保管、信息服务手段。d面向系统管理人员,建立流程跟踪、流程监控、流程日志机制,提供操作平台提供机构、人员、权限、流程节点、流向及变更的设置手段。4制度创新如何保证信息系统在应用过程中,能适应不同阶段、不同性质用户的需求,以发挥其最大效能如何规范地应用、开发信息系统,以获得最好的效果,靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代,文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑,企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面,组织信息部门、业务部门,共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。笔者所在企业,在办公自动化系统的应用各阶段,已建立或正在建立的制度有aOAK部门、信息管理部门的职责分工信息系统的身份确认、用户权限管理、用户信息变更管理信息工作人员的管理等。b电子公文管理办法。内容有电子文件办理流程指南、电子公章使用管理、电子文件发送程序和发文信息管理、电子文件归档程序及管理等。cOAK系统电子文件管理细则。主要针对归档前的电子文件,要按要求填写元数据格式的内容。d文书档案归档文件整理细则。对归档后的电子文件的整理进行定义,并梳理出整理工作流程。e信息系统运行维护管理办法。f信息系统运行安全管理办法。g信息应用系统业务培训管理办法和程序。针对信息系统的正确、规范操作而设立。5服务创新信息化时代,文件与档案工作的服务方式、内容,与传统档案利用服务相比,发生了巨大的变化,提供了前所未有的发展和创新空间。创新之首,即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用,形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多,对信息服务的要求就越多、越广,因此,档案工作人员首先要树立信息服务的理念。信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感,要经常动脑筋、想办法去收集信息,调查了解系统用户潜在的需求,有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式,有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工,并转化、制作成信息产品,提供服务。在信息服务方式上,一方面要充分考虑用户对信息利用的需求,提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统,在功能模块设计时,对文件与档案管理的业务工作考虑得多,功能全面。但用户在利用信息时,往往只是希望查找文件本身,他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此,有必要为用户建立专门的信息利用平台,将信息过滤掉一些档案管理属性,使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台,突出了用户的权益,保护了用户信息利用的效果,使用户在共享信息的同时,体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨,缩短了用户与档案工作的距离另一方面,在对信息需求充分调查的基础上,建立专题,收集、筛选、深层加工相关信息,以先进技术为依托,将专题信息制作成光盘,形成信息产品,为企业领导和业务部门提供信息服务第三是为有远程信息利用需求的用户,提供跨越空间、时间的信息服务。业务部门在建立信息系统之后,面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们,成为建设者们必须考虑的问题,而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门。因此,为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案,是一种更高层次、更高水平的信息服务。6结束语信息化时代带给了我们太多的机遇。文件与档案工作者必须主动掌握时代的节拍,在文件与档案管理实践活动中,积极探索新的管理方法,升华管理理念,摆脱困惑,使文件档案工作与企业的发展和创新保持同步,使个人的努力与企业提供的资源形成合力,不断提升档案管理工参考文献[1]冯惠玲.拓展职能夹缝时代档案职业的生存之策[A].21世纪的社会记忆中国首届档案学博士论坛论文集[C].北京中国人民大学出版社,2001.105112.[2]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京中国人民档案出版社,2001.

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