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职业教育论文-用Word和Excel制作家长通知书.doc

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职业教育论文-用Word和Excel制作家长通知书.doc

职业教育论文-用Word和Excel制作家长通知书【摘要】我校每学期期末的学生成绩统计、给学生家长填写通知书,这些繁杂、重复工作给教务处增加了许多工作量。本人经过一段时间摸索,利用Excel函数功能以及Word邮件合并功能,很好地解决了我校成绩统计的各种问题,现把使用的方法介绍给大家。【关键词】WordExcel数据源函数邮件合并一、建立学生数据源1.启动Excel2003,建立学生成绩表(如下图1),并另存在D盘,命名为“机电五班学生成绩表”。2.用SUM函数统计学生的总分。如:单击J2单元格;输入公式“=SUM(C2:I2)”,然后单击“√”确定;鼠标指向J2单元格右下角控制点成“+”字形后,按住鼠标左键拖放直至J11单元格。3.用AVERAGE函数计算学生的平均成绩。如:单击K2单元格;输入公式“=AVERAGE(C2:I3)”,然后单击“√”确定;鼠标指向K2单元格右下角控制点成“+”字形后,按住鼠标左键拖放至K11单元格。4.根据平均分用IF函数定出学生成绩优、良、中、及格、不及格。如:单击L2单元格;输入公式“IF(K260”)”然后单击“√”确定;鼠标指向M2单元格右下角制点成“+”字形后,按住鼠标右键拖放至M11单元格。二、创建合并主文档1.启动Word2003,建立文档(如下图)1.从“工具”菜单中依次选择“信函和邮件”→“邮件合并”。2.在邮件合并工具栏任务窗格的“选择文档类型”下方,单击以选择“信函”。3.单击“下一步:正在启动文档”。4.在“选择开始文档”下,单击以选择“使用当前文档”。5.单击“下一步:选取收件人”。6.在“使用现有列表”下,单击“浏览”。三、打开数据源1.选择D盘中“机电五班学生成绩表.xls”文件,单击打开,然后会再弹出一个“选择表格”的窗口,要求指定使用哪个工作簿,因为在一个工作簿中有三张工作表,选择“Sheet1$”,直接点击确定,完成数据源设置。2.在“邮件合并收件人”对话框中,单击“确定”。3.单击“下一步:撰写信函”。四、插入合并域1.把光标插入点设置在建立的Word文档插入数据的地方(这里要插入学号,就把光标放到学号后面的表格中)。2.在“撰写信函”下,单击“其他项目…”。3.选择“字号”,单击“插入”。4.重复以上操作,分别将所有的合并域插入相应的位置。(如下图)5.单击“下一步:预览信函”。五、完成合并打

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