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语言文化论文-试论外贸英语信函的文体风格.doc

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语言文化论文-试论外贸英语信函的文体风格.doc

语言文化论文试论外贸英语信函的文体风格【摘要】文章根据作者讲授外贸函电的经历,探讨了外贸函电的文体特点。外贸函电应准确,简明,扼要。礼貌和体谅也是商务信函书写的重要原则。同时应用主动句,少用被动句,信要写的自然,避免使用陈旧的语言。【关键词】英语信函;文体特点;礼貌体谅;主动语态外贸英语信函作为外贸英语的一个重要组成部分,受其行业特点的影响,具有其特有的文体风格。在外贸业务中,每笔交易的达成,多与买卖双方的共同努力,相互协作密不可分。同时,为了搁置各自利益,买卖双方存在激烈的竞争。这种竞争中要有合作,合作中竞争的行业特点必然给外贸英语信函赋予鲜明的行业特点。外贸英语最显著的文体风格之一是用语礼貌。礼貌的用语会给买卖双方的合作创造一个良好的氛围。友好的气氛是顺利进行业务交往的前提,即使交易不成,也会起到“买卖不成人情在”的效果,为以后再次交往打下良好的基础。一、措词用语礼貌客气言语是表达情感的重要手段。礼貌客气的措词用语首先就在买卖双方之间创造一个友好的气氛。1.对对方的一切友好表示,如询盘、报盘、订货等不管接受与否多要表示感谢WETHANKYOUFORYOURLETTEROFOCT27ANDSHOULDLIKETODISCUSSTHEPOSSIBILITYOFEXPANDINGTHETRADEWITHYOU感谢你方10月27日来函,并希望同你方讨论扩大贸易合作的可能性。WEAREPLEASEDTORECEIVEYOURINQUIRYOFJANUARY10THANDENCLOSEOURILLUSTRATEDCATALOGANDPRICELISTGIVINGTHEDETAILSYOUASKFOR很高兴受到你方1月10日的询价。根据你方要求,现寄上带插图的目录及明细价格单。WETHANKFORYOURQUOTATIONOFMARCH3RDANDTHESAMPLESOFSOCKSSENTTOUS谨对3月3日的报价及寄来的袜子样品表示感谢。2.提供令人满意信息时,要用语客气WEHAVETHEPLEASURETOINFORMYOUTHATTHESHIPMENTPERSS“NANFANG”HASGONEFORWARDANDHOPETHATITWILLARRIVEATTHEDESTINATIONINPERFECTCONDITION欣告你方“南方”轮已顺利装载,希望到达目的港时货物良好。MUCHTOOURDELIGHT,OURMANUFACTURERSAREPREPAREDTOREARRANGETHEIRPRODUCTIONFORYOU令我十分高兴的是,厂家为您重新安排生产。3.提供令人不满意的信息或向对方表示不满时,更要注意措辞PLEASEACCEPTOURAPOLOGIESFORBEINGUNABLETOENTERTAINYOURCOUNTEROFFER不能考虑你方还盘,甚歉。MUCHTOOURREGRET,THEL/CFORYOURORDERNO105HASNOTREACHEDUSUPTONOW令我非常遗憾的是,贵方105号订单直至目前尚未到达我处。ITISREGRETTABLETOSEEANORDERDROPPEDOWNINGTONOAGREEMENTONPRICE;HOWEVER,WEWISHTORECOMMENDYOUANOTHERQUALITYATALOWERPRICEFORYOURCONSIDERATION很遗憾,因为无法就价格达成协议,失去了一个订单。但我们仍建议你们考虑较低价格的另一品级。4.向对方提出要求,也要讲究礼貌客气YOUREARLYREPLYTOOURREQUESTWILLBEHIGHLYAPPRECIATED如蒙早日答复我方要求,我将不胜感激。WELOOKFORWARDWITHKEENINTERESTTOYOURPUNCTUALSHIPMENT我殷切希望贵方准时交货。二、避免消极否定的语气1.尽量避免使用具有否定含义的词语THESHIPMENTWILLNOTARRIVEINBOSTONUNTILTHEENDOFAUGUST这句话强调了装载的货不能早来这样一个不祥的事实,如反过来用积极肯定的语气表达,效果就不同了,看了令人鼓舞。THESHIPMENTWILLARRIVEINBOSTONATTHEENDOFAUGUST再看下面这个句子YOURORDERCANNOTBEFILLEDUNLESSYOUREQUESTAMINIMUMQUANTITYOF1,200PIECES这句话不仅强调了什么不能做,而且还有指责对方的口气,不易为人所接受。最好改为YOURORDERCANBEFILLEDIFYOUREQUESTAMINIMUMQUANTITYOF1,200PIECES再如WEAREHOLDINGBACKYOURSHIPMENTUNTILWERECEIVEYOURPAYMENT应改为WEWILLFORWARDYOURORDERTOYOUASSOONASPAYMENTISRECEIVED2.防止“冷漠”和“不必要条件”YOURCARWILLBEPICKEDUPONTUESDAYATNOON本句并无语意毛病,但如采用较积极说法,效果则更好。YOURCARWILLBEWAITINGFORYOUONTUESDAYATNOON下面再看“不必要条件”措词的不足之处。AIFYOUSENDUSACHECKFOR1,200RIGHTAWAY,YOUWILLBEABLETOBBYSENDUSACHECKFOR1,200RIGHTAWAY,YOUWILLBEABLETOA句中含有对方可能不会寄交支票来的言外之意。把“IF”至于句首,则更强调了条件限制。而B句虽表达同样意思,却无上述否定可能性的言外之意。3.要采取对方立场作为一个交际者,面临的最大挑战是如何使对方感到自己的重要性受到尊重。对方会原谅你的无意疏忽或模棱两可的态度,却受不了你的轻视鄙薄。高明的交际者采取对方的立场,使对方感到自己的重要性受到尊重。他们在书面交际中,推敲词句,尤为注意采取对方的立场。请看下例WEHAVEAVERYGOODSELECTIONOFWINTERCLOTHESINTHESPRINGATTHEHUALIANGCLOTHINGSTORE上面这句话本身没有什么问题,但写的角度侧重了发信人而不是收信人。如将上述句子改写如下,则效果更佳YOUCANCHOOSEFROMAVERYGOODSELECTIONOFWINTERCLOTHESINTHESPRINGATTHEHUALIANGCLOTHINGSTORE这个句子强调了有各种各样的冬季服装可供收信人挑选,强调了收信人的利益。同时,用“YOUCANCHOOSE”更显得亲切、直接。在撰写说服性信件时,采取对方立场尤为重要。因为如要说服对方购买一件商品或采取一项行动,对方必然先考虑是否对自己有利。请看下面两例WEADVISEYOUTOORDERATONCEASOURSTOCKWILLSOONBESOLDOUTTOHAVEAGOODSUPPLYOFSHOES,PLEASEORDERATONCEASOURSTOCKWILLSOONBESOLDOUT第一句只表明“你的需要”,而第二句则把读者的需要和利益考虑进去了。以下两例因考虑了对方的立场,句子得到明显改进(1)WEWILLDELIVERTHEORDERBYFEBRUARY10YOUWILLRECEIVEYOURORDERBYFEBRUARY10(2)WECANALLOWYOUHALFOFTHEINVOICEDAMOUNTFORPACKINGIFYOURETURNTHEEMPTYCRATESYOUCANPAYONLYHALFOFTHEINVOICEDAMOUNTFORPACKINGIFYOURETURNTHEEMPTYCRATES以礼貌客气求合作只是问题的一个方面,问题的另一个方面则是激烈的竞争。常言道NOBARGAINING,NOBUSINESS在激烈的竞争和讨价还价中,还必须讲求策略。讲究谋略的手段之一就是巧用委婉模糊表达。因此,委婉模糊的表述也是外贸英语的重要文体之一。所谓委婉模糊表述,就是把有些词汇的有限外延巧妙结合起来,使其内涵的可塑性和外延的模糊性有机地融为一体,隐其真情于字里行间,寓其实于“弦外之音”,把自己真正的意图用委婉模糊的方法表达出来。常见的方法有以下几种1.迂回表达,声东击西WEHAVECONCLUDEDSUBSTANTIALBUSINESSWITHMANYOTHERCLIENTSATALOWERPRICETHANYOURS我方已与其他许多客户以低于贵方的价格大量成交。这里并未直接指出对方价格偏高,只是委婉地用“其他许多”这种言彼指此的迂回方法把自己的态度明确地暗示出来。“其他”指谁“许多”是多少单从语义上看很不明确,但是,言者的明朗态度正是寓于这种模糊之中。2.讲究分寸,留有余地WESHALLSEEOURWAYCLEARTOMAKESHIPMENTASEARLYASPOSSIBLE我方将设法尽早交运。“设法”并非承诺,尽早亦无时限,只是一种意向,既不卑也不亢,这就给自己恰当处理问题留有余地而争取主动。3.措词模糊,亦此亦彼WHATYOUSAIDYESTERDAYINCONNECTIONWITHTHEQUESTIONOFAGENCYHASHADOURATTENTION你昨天所说与代理有关的问题我已予注意。“已予注意”并没有明确的概念,进可攻同意,退可守拒绝。内涵可塑,需对方揣摩,外延无限,便于回旋。4.笼统委婉,推诿搪塞WEHADBETTERPUTTHEMATTERASIDEFORFURTHERDISCUSSIONSOMETIMELATER最好把此事留待以后进一步讨论。用“留待以后”这种回避目前,着眼未来,表面肯定,实际否定的委婉方式,来推托一时难以回答的问题,不仅能照顾对方的感情,还能维护双方的业务关系。总之,在实际对外贸易业务活动中,只要根据其行业特性充分考虑外贸英语信函的文体风格,是会达到预期效果的。【参考文献】1戚云方外贸英语函电与谈判M杭州浙江大学出版社,19982HOLT,RINTERNATIONALBUSINESSCORRESPONDENCEHANDBOOKMFOREIGNLANGUAGETEACHINGANDRESEARCHPRESS,19993SHIRLEYTAYLORMODELBUSINESSLETTERSMAILSMPEARSONEDUCATIONPUBLICATIONS,2004

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