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语言文化论文-试论外贸英语信函的文体风格.doc

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语言文化论文-试论外贸英语信函的文体风格.doc

语言文化论文试论外贸英语信函的文体风格【摘要】文章根据作者讲授外贸函电的经历,探讨了外贸函电的文体特点。外贸函电应准确,简明,扼要。礼貌和体谅也是商务信函书写的重要原则。同时应用主动句,少用被动句,信要写的自然,避免使用陈旧的语言。【关键词】英语信函文体特点礼貌体谅主动语态外贸英语信函作为外贸英语的一个重要组成部分,受其行业特点的影响,具有其特有的文体风格。在外贸业务中,每笔交易的达成,多与买卖双方的共同努力,相互协作密不可分。同时,为了搁置各自利益,买卖双方存在激烈的竞争。这种竞争中要有合作,合作中竞争的行业特点必然给外贸英语信函赋予鲜明的行业特点。外贸英语最显著的文体风格之一是用语礼貌。礼貌的用语会给买卖双方的合作创造一个良好的氛围。友好的气氛是顺利进行业务交往的前提,即使交易不成,也会起到买卖不成人情在的效果,为以后再次交往打下良好的基础。一、措词用语礼貌客气言语是表达情感的重要手段。礼貌客气的措词用语首先就在买卖双方之间创造一个友好的气氛。1.对对方的一切友好表示,如询盘、报盘、订货等不管接受与否多要表示感谢WethankyouforyourletterofOct.27andshouldliketodiscussthepossibilityofexpandingthetradewithyou.感谢你方10月27日来函,并希望同你方讨论扩大贸易合作的可能性。WearepleasedtoreceiveyourinquiryofJanuary10thandencloseourillustratedcatalogandpricelistgivingthedetailsyouaskfor.很高兴受到你方1月10日的询价。根据你方要求,现寄上带插图的目录及明细价格单。WethankforyourquotationofMarch3rdandthesamplesofsockssenttous.谨对3月3日的报价及寄来的袜子样品表示感谢。2.提供令人满意信息时,要用语客气WehavethepleasuretoinformyouthattheshipmentperS.SNanFanghasgoneforwardandhopethatitwillarriveatthedestinationinperfectcondition.欣告你方南方轮已顺利装载,希望到达目的港时货物良好。Muchtoourdelight,ourmanufacturersarepreparedtorearrangetheirproductionforyou.令我十分高兴的是,厂家为您重新安排生产。3.提供令人不满意的信息或向对方表示不满时,更要注意措辞Pleaseacceptourapologiesforbeingunabletoentertainyourcounteroffer.不能考虑你方还盘,甚歉。Muchtoourregret,theL/CforyourorderNo105hasnotreachedusuptonow.令我非常遗憾的是,贵方105号订单直至目前尚未到达我处。Itisregrettabletoseeanorderdroppedowningtonoagreementonpricehowever,wewishtorecommendyouanotherqualityatalowerpriceforyourconsideration.很遗憾,因为无法就价格达成协议,失去了一个订单。但我们仍建议你们考虑较低价格的另一品级。4.向对方提出要求,也要讲究礼貌客气Yourearlyreplytoourrequestwillbehighlyappreciated.如蒙早日答复我方要求,我将不胜感激。Welookforwardwithkeeninteresttoyourpunctualshipment.我殷切希望贵方准时交货。二、避免消极否定的语气1.尽量避免使用具有否定含义的词语TheshipmentwillnotarriveinBostonuntiltheendofAugust.这句话强调了装载的货不能早来这样一个不祥的事实,如反过来用积极肯定的语气表达,效果就不同了,看了令人鼓舞。TheshipmentwillarriveinBostonattheendofAugust.再看下面这个句子Yourordercannotbefilledunlessyourequestaminimumquantityof1,200pieces.这句话不仅强调了什么不能做,而且还有指责对方的口气,不易为人所接受。最好改为Yourordercanbefilledifyourequestaminimumquantityof1,200pieces.再如Weareholdingbackyourshipmentuntilwereceiveyourpayment.应改为Wewillforwardyourordertoyouassoonaspaymentisreceived.2.防止冷漠和不必要条件YourcarwillbepickeduponTuesdayatnoon.本句并无语意毛病,但如采用较积极说法,效果则更好。YourcarwillbewaitingforyouonTuesdayatnoon.下面再看不必要条件措词的不足之处。a.Ifyousendusacheckfor1,200rightaway,youwillbeabletob.Bysendusacheckfor1,200rightaway,youwillbeabletoa句中含有对方可能不会寄交支票来的言外之意。把if至于句首,则更强调了条件限制。而b句虽表达同样意思,却无上述否定可能性的言外之意。3.要采取对方立场作为一个交际者,面临的最大挑战是如何使对方感到自己的重要性受到尊重。对方会原谅你的无意疏忽或模棱两可的态度,却受不了你的轻视鄙薄。高明的交际者采取对方的立场,使对方感到自己的重要性受到尊重。他们在书面交际中,推敲词句,尤为注意采取对方的立场。请看下例WehaveaverygoodselectionofwinterclothesinthespringattheHuaLiangClothingStore.上面这句话本身没有什么问题,但写的角度侧重了发信人而不是收信人。如将上述句子改写如下,则效果更佳YoucanchoosefromaverygoodselectionofwinterclothesinthespringattheHuaLiangClothingStore.这个句子强调了有各种各样的冬季服装可供收信人挑选,强调了收信人的利益。同时,用Youcanchoose更显得亲切、直接。在撰写说服性信件时,采取对方立场尤为重要。因为如要说服对方购买一件商品或采取一项行动,对方必然先考虑是否对自己有利。请看下面两例Weadviseyoutoorderatonceasourstockwillsoonbesoldout.Tohaveagoodsupplyofshoes,pleaseorderatonceasourstockwillsoonbesoldout.第一句只表明你的需要,而第二句则把读者的需要和利益考虑进去了。以下两例因考虑了对方的立场,句子得到明显改进(1)WewilldelivertheorderbyFebruary10.YouwillreceiveyourorderbyFebruary10.(2)Wecanallowyouhalfoftheinvoicedamountforpackingifyoureturntheemptycrates.Youcanpayonlyhalfoftheinvoicedamountforpackingifyoureturntheemptycrates.以礼貌客气求合作只是问题的一个方面,问题的另一个方面则是激烈的竞争。常言道Nobargaining,nobusiness.在激烈的竞争和讨价还价中,还必须讲求策略。讲究谋略的手段之一就是巧用委婉模糊表达。因此,委婉模糊的表述也是外贸英语的重要文体之一。所谓委婉模糊表述,就是把有些词汇的有限外延巧妙结合起来,使其内涵的可塑性和外延的模糊性有机地融为一体,隐其真情于字里行间,寓其实于弦外之音,把自己真正的意图用委婉模糊的方法表达出来。常见的方法有以下几种1.迂回表达,声东击西Wehaveconcludedsubstantialbusinesswithmanyotherclientsatalowerpricethanyours.我方已与其他许多客户以低于贵方的价格大量成交。这里并未直接指出对方价格偏高,只是委婉地用其他许多这种言彼指此的迂回方法把自己的态度明确地暗示出来。其他指谁许多是多少单从语义上看很不明确,但是,言者的明朗态度正是寓于这种模糊之中。2.讲究分寸,留有余地Weshallseeourwaycleartomakeshipmentasearlyaspossible.我方将设法尽早交运。设法并非承诺,尽早亦无时限,只是一种意向,既不卑也不亢,这就给自己恰当处理问题留有余地而争取主动。3.措词模糊,亦此亦彼Whatyousaidyesterdayinconnectionwiththequestionofagencyhashadourattention.你昨天所说与代理有关的问题我已予注意。已予注意并没有明确的概念,进可攻同意,退可守拒绝。内涵可塑,需对方揣摩,外延无限,便于回旋。4.笼统委婉,推诿搪塞Wehadbetterputthematterasideforfurtherdiscussionsometimelater.最好把此事留待以后进一步讨论。用留待以后这种回避目前,着眼未来,表面肯定,实际否定的委婉方式,来推托一时难以回答的问题,不仅能照顾对方的感情,还能维护双方的业务关系。总之,在实际对外贸易业务活动中,只要根据其行业特性充分考虑外贸英语信函的文体风格,是会达到预期效果的。【参考文献】1戚云方.外贸英语函电与谈判M.杭州浙江大学出版社,1998.2Holt,R.InternationalBusinessCorrespondenceHandbookM.ForeignLanguageTeachingAndResearchPress,1999.3ShirleyTaylor.ModelBusinessLettersmailsM.PearsonEducationPublications,2004.

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