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从电子办公到信息化管理.doc

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从电子办公到信息化管理.doc

从电子办公到信息化管理一、档案信息电子化管理1、电子化的认识所谓档案电子化,就是以档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。有以下几个特点:1.1、电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;1.2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;1.3、电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;1.4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。2、电子化的现状2.1、档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。2.2、档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。2.3、标准化、规范化工作有待提高。2.4、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。2.5、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。3、电子化对档案工作的影响3.1、传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。3.2、电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面信息和数据可以根据需要不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限。此外,由于电子文件信息载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。4、档案信息电子化的发展趋势办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内

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