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电子表格在审计工作中的应用研究.doc

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电子表格在审计工作中的应用研究.doc

电子表格在审计工作中的应用研究当前无论是财政预算审计、工程决算审计还是审计调查工作。都会大量用到电子表格,这些表格不但会提高审计工作的效率,还能使得被审计事项能更加清晰的反映。表格现在已经不是简单的运用在审前调查和审计实施阶段,更多的出现在审计报告中,使得报告直观,便于报告使用者的理解。一、设计使用电子表格应把握以下几点原则(一)表格的设计要符合审计项目实施方案的要求。审计项目实施方案规定了整个审计项目实施的依据和总体要求,所以表格的设计就要紧贴审计项目实施方案的内容和要求进行。(二)表格的设计要简约实用。对于审计项目实施方案中规定的审计或审计调查的内容,表格设计一定要做到简约实用,对需要的数据项目进行采集,而有些不需要的数据项目尽量不要涉及,能使用二维表格完成的就不要使用三维表格,这样做既方便了表格填报者理解表格内容,也对表格回收后的统计工作带来极大便利。(三)表格数据项目的勾稽关系要合理。表格的设计最重要的一个方面就是其表内和表间的勾稽关系,在设计表格之初就应该充分考虑到表格需要的数据项目之间是否存在数理逻辑关系,在设计表格时要将这些关系在表格中体现或在表格附注中标明,这样既方便了表格填报者理解和正确填写表格,也为审计人员判断表格数据的合理性提供了重要依据。(四)表格设计要使用合适的计量单位,便于汇总。表格采集的数据项目不是单纯的数字,而是代表了一定的实际意义,例如货币数量、产量、工程量等,规范这些数据就要求我们选取合适的计量单位,根据审前调查和审计项目实施方案的要求,选取适当的计量单位会使得取得的数据更加有效,便于汇总。二、使用设计电子表格的步骤(一)明确项目数据需求。这是设计表格的第一步,也是最重要的一步。如果在开始时没有正确地了解审计项目实施方案中对项目数据的需求,无论设计出怎样完善的表格,工作都是徒劳的。然而要弄清所需的项目数据绝非想象中那么简单。这个过程需要对审计项目实施方案和审前调查取得的资料内容进行深入分析,找到全部审计过程需要的项目数据,明确项目数据是要决定想用电子表格来做什么,并应清楚要利用这些项目数据需要得到什么结果。确定项目数据需求的结果并形成相关的书面材料,重点要将项目数据内容进行具体描述。(二)确定表格的结构。在确定了项目数据需求之后,就应对项目数据间的数理关系进行深入分析。其中会出现简单的加、减、乘、除、乘方等数学关系运算,这些关系决定了表格结构,一般情况下,表格多以二维表格出现,在一套表格中。项目数据关系不但在表内会有所体现,在表格与表格之间也会有所体现。在选择合适的表格结构时要注意选择适当结构来解决问题。表格的行数、列数均由所需项目数据决定。我们在实际工作中一般会选择MicrosoftExcel进行表格设计,在具体设计表格之初应决定工作簿中应包括哪些工作表、工作表之间的关系与联接,并明确工作表名称等具体信息。(三)表格的编写。选定好表格结构后就开始在计算机上进行表格的编写工作。编写工作可与确定表格结构同时进行,但是不能省略上一步,这是为了防止在表格编写过程中因为设计的缺陷造成的编写反复甚至编写错误等。表格的编写标题及项目名称要注意简单明确,方便填报者理解填报内容实现填报目标。(四)测试分析表格。表格设计完成并不能说明表格就能符合我们审计工作的需要,我们还要利用现有数据或者测试,用数据对表格进行数据测试、逻辑分析。通过分析观察表格设计的完善程度,表内、表间数理逻辑关系是否正确,选择的项目数据是否合理,数据计量单位是否统一,有无缺项漏项等情况。测试过程中重点观察由表内、表间数理逻辑生成的数据有无异常,这样才能判断表格是否使用了正确的公式。如果测试结果有问题,就需要我们回到前几步进行分析,不断完善表格。反复上述步骤直到表格完善,能达到审计工作需要的目的,这样做虽然会花费大量时间,但是会对未来具体实施审计工作带来极大方便。通过上述四个步骤,一套实用的电子表格就建立完成了。但是这并不意味这套表格就能帮助我们反映被审计单位或者填报单位的全部情况,在实际应用中,我们会不断发现我们所编制的表格存在这样那样的不足,这些不足一般是由审计项目实施方案不够完善,审前调查不够充分、审计项目自身有了新的变化和情况等具体问题造成的,当有这些情况发生时,我们要及时对表格进行修改,使表格适应新的需要,为审计工作提供便利。经历了上述步骤,我们的表格就可以拿来采集审计数据,分析审计内容了为了使我们编制的表格更好的发挥作用,我们还要对被审计单位或者表格填报者进行必要的说明。让被审计单位或表格填报者充分理解表格内容也是我们使用表格的一个重要方面,这样表格上反映的数据真实性才会提高,误差率才会降低。审计工作中,经常使用电子表格来完成一些日常工作,但更多的可能是使用电子表格为审计报告服务,这也是计算机审计的一个重要体现。在我省应大力提倡电子表格在审计中的运用,提高审计工作效率,完善审计工作内容,使得电子表格不但出现在审计实施过程中,更多的出现在审计报告中,使得这一直观、便捷的审计工作得到更加有效的运用。

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