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企业销售业务内部控制制度设计

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企业销售业务内部控制制度设计

第六章企业销售业务内部控制制度设计2014/3/302掌握销售业务内部控制制度设计的基本要求熟练掌握销售业务内部控制制度设计的具体方法教学要点返回第一节销售业务内部控制制度设计2014/3/304一、销售业务的内容1.接受订单顾客提出订货的要求可以通过销售人员或其他如传真、信函及向现有的和潜在的顾客发送订货单等方式接受订货,取得顾客订货单。收到顾客的各种形式的订单后,应由销售部门专人负责登记,并审核订单的内容,确定能够如期供货后,编制销货通知单,作为信用、仓库、运输、开票和收款等有关部门履行职责的依据。2.批准赊销赊销批准是由信用管理部门根据管理当局的赊销政策,以及对每个顾客的已授权的信用额度来进行的。信用部门收到销货通知单后,应区分新老顾客进行信用调查。信用部门无论是否批准赊销,都要求在销售单上签署意见,然后再将签署意见后的销售单送回到销售单管理部门。2014/3/305销售业务的内容3.发出商品商品仓库在收到经过批准的销售单后发出商品,并编制连续编号的发货凭证,一般为一式多联的出库单,作为商品出库的依据,用于仓库和财务部门的存货记录,并可据此开具销货发票.4.开具销售发票销售部门或财务部门根据顾客订货单、销售通知单、出库单,经核对无误后开具统一格式的销售发票,列明实际发货的数量、品种、规格、单价、金额和增值税额。销售发票预先连续编号,有专人管理,尤其是增值税专用发票。销售发票一式多联,分别转给顾客、仓库、销售、财务等部门,并保存好存根联备查。2014/3/306销售业务的内容5.记录销售业务财务部门根据销售发票的记账联进行登记,区分赊销和现销,编制转帐凭证或现金、银行存款凭证,据以登记销售账和应收账款明细账或现金、银行存款日记账。根据出库单等随时或定期结转主营业务成本,冲销库存。6.处理货款的收入业务赊销业务的货款收回要记录应收款的减少和现金、银行存款的增加.此外,财务部门应定期编制和寄送应收款对账单,与顾客核对账面记录,如有差异,要及时查明原因并调整.2014/3/3077.处理销售退回与折让业务顾客如果对商品不满意,销售企业一般同意退货,或给予顾客一定的销售折让有时企业为了促销和尽快回收货款也会给顾客一定的现金折扣。对于这类业务,需经过授权部门的办理。财务部门视顾客是否已支付货款入账的实际情况,根据货款通知单正确地记录销售退回和折让、折扣明细帐及相应的应收账款明细账或银行存款的贷方。销售业务的内容2014/3/308二、销售业务内部控制的基本要求1、销售合同、发票和发货单,必须经审核批准方能生效。2、发票和发货单应顺序编号,如有缺号须经批准方可注销。3、要按规定价格销售,未经授权不得改变售价。4、收款时必须对品名、数量、单价、金额进行审核,有销售合同的必须与合同核对。2014/3/309二、销售业务内部控制的基本要求5.废残料的出售必须按一般销售同样处理。在对废残料进行销售时,同样要严格按照一般销售的程序,审查购销合同、发票及发货单等重要凭证,登记其他业务收入明细账、现金或银行存款日记账等相关账户。6.销售退回必须经授权批准后方可办理退款手续。企业的销售过程中经常会发生销售退回,对于销售退回的退款环节的内部控制也应该有严密的制度体系。2014/3/30107.开单、发货、收款必须分工负责。在销售业务中,开单、发货、收款被看作是不相容职务。如果对上述三个职务不进行分离,使得企业销售中的各个重要环节缺乏必要的监督,从而削弱企业的内部控制。8、应收账款明细账应与总账核对相符。企业为了促销、减少存货等目的,常常会采取赊销的方式。当确认收入时,记入应收账款明细账中。二、销售业务内部控制的基本要求2014/3/3011三、销售业务内部控制的具体设计1.现销业务的内部控制设计(1)客户购货时,由销售部门填制一式多联的销货单,注明购货单位、货物名称、规格、数量、单价、金额等,经负责人审核签章后,留一联作为存根,进行业务核算,其余交客户办理货款结算和提货。(2)客户持销货单向财务部门交款。财务部门对销货单认真审核后,办理收取货款的手续,并加盖财务专用章和有关人员的签章,留一张编制记账凭证,其余退给客户。3客户持销货单中的提货联向仓库提货。仓库保管人员对销货单复核,确认已办妥交款手续后,予以发货,并将提货联留下登记仓库台账。2014/3/3012现销业务的内部控制设计流程图销售部门①销货单一式五联)购货单位②门卫⑤财务部门③仓库④G核对F门卫放行G核对D提货④E发货B交款②④C收款后退回②④2014/3/30131、严格订货单制度,强化销售合同的作用凡是赊销的业务,最好采用订货方式,订单确定后列入销售计划,最为日后发货的依据,防止无计划的发出货物。2、建立赊销业务批准制度,赊销业务应经过财务负责人的批准。未经批准,销售部门不得指令仓库发货,以防止因不了解客户信用度而可能造成损失。3、及时登记销售明细账和应收账款明细账在发出货物后,会计部门应对销售部门开具的销货单及相关的合同、订单等进行审查核对,正确无误后编制记账凭证,并及时登记销售和应收账款明细账,以充分发挥账簿的控制作用。4、定期与购货单位核对账目,并按有关规定及时收取货款。对账中发现的问题应及时查明原因处理,收回货款应及时登记应收账款明细账,确保双方账目相符。

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