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文档简介

XXXX煤业公司1XXXX煤业公司物资供应部管理办法及岗位责任制(试行)XXXX煤业公司2二一三年元月一日XXXX煤业公司物资供应管理办法(试行)总则为了加强和规范XXXX煤业公司物资供应管理工作,落实计划与采购、监督与检查、指导与协调、服务与管理职能,实现物资供应管理工作的制度化、规范化、标准化、信息化目标。特制定物资供应管理办法。第1章物资供应部职责1、物资供应部职责1、负责制定物资采购计划、物资保管、出入库管理制度和各岗位职责;2、负责物资计划员、采购员、保管员及档案管理员的监督与管理;3、负责物资采购计划的制定;4、负责物资采购的询价、议价、比质、比价;5、负责采购合同的签订,及时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作;6、建立采购物资明细台帐,定期与财务部对帐。7、负责管辖范围内的卫生、安全工作。8、做好各项档案的管理工作,如采购合同、各种审批文件及公司下发的相关文件;XXXX煤业公司3二、物资采购遵守的原则1、未经审批的物资一律不得采购;2、应优先使用库存物资;3、建立合格供应商名录,及时掌握市场信息,拓宽供货渠道;4、在采购过程中,严格执行同类产品比质量,同样质量比价格,同样价格比服务的原则,择优确定采购单位;5、采购物资时,应尽量通过银行结算,减少现金结算;6、对于先试用的物资,必须由使用部门出具试验报告,并由有关领导审批后,方可采购。第二章物资采购管理三、使用部门要按程序申报物资采购计划,在每月的20日前向物资供应部报下月的采购计划,然后由物资供应部汇总后统一购置。四、使用部门必须有超前意识,用料计划编报需做到“及时、准确、全面”。符合实际,不得粗估冒算、不得多报、漏报,少报,尤其是专用料、特殊料必须严格核实材质、规格型号及数量,由此造成的损失由申报单位负责;同时,物资供应部有权拒绝采购型号不完整物资。五、实行按月上报采购计划。物资供应部编制采购计划时,要从实际工作出发,避免盲目编写物资采购计划,避免超储、杜绝积压。六、物资采购时必须严格按照公司规定及采购计划进行采购,做到不错订、不漏订,及时准确地做好物资货源的落实工作。签订物资采购合同时,要严格执行合同法和公司合同管理制度,合同中要明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经XXXX煤业公司4办人经济责任以及其它需要明确的事项。一般情况下,按照公司标准合同文本签订合同。七、物资采购时,如设计院出具的原材料出现短缺断货现象,物资供应部应征求使用单位意见,使用单位提出代用品,并签字确认后方可采购。八、物资供应部因特殊原因未能及时完成的采购任务,应及时报总经理说明原因,拟定补救措施。第三章物资验收入库管理九、物资到库后,物资供应部通知使用单位进行到货物资的质量及数量的验收工作。十、验收中的不合格物资,由物资供应部及时与供应商进行沟通,进行退、换货处理。十一、验收合格的物资,由使用单位及时领取,保管员打印验收单、出库单,并对物资办理验收、出库手续。货票不同行的,等发票到后,再由保管员补办手续。十二、物资入库后,物资供应部尽快到财务部办理相关手续。第四章物资出库管理十三、材料要按照“先进先出”的原则发放。十四、急用材料经领用人员在2个工作日内补办材料、配件签报表交计划员。十五、如有借用材料,归还时需填写归还日期,由保管员验收入库。第五章仓库盘点十六、保管员对库存物资每月进行一次盘点,年末全面清点、填报XXXX煤业公司5年度盘点报表。十七、保管员对仓库相关原始单据要留底分月装订并保存完整,包括预算内/外材料申购单、入库单、出库单、物资领用单、仓库进销存台账等,以便备查。十八、对不能及时处理的材料,应统一放置于仓库的待处理材料隔离区内。物资供应部绩效考核办法总则为规范供应部各项管理工作,建立激励和约束机制,准确衡量各科室工作成果,全面评价员工工作表现和岗位业绩,及时纠正工作偏差,进一步激发员工的工作积极性和创造性,充分体现“多劳多得,按劳取酬”的原则,及时保证各类物资的供应,特制定本考核办法。一、目的1、完善XXXX煤业公司绩效管理体系。2、实现职责权利的有机结合。3、建立完善的人员岗位规范考核制度。二、基本原则1、客观公正、实事求是的原则。考核的目的、因素、条件和标准公开,实事求是、客观公正地对被考核人进行评价。2、注重工作实绩原则。在对被考核人进行全面考核的基础上,以采购计划完成情况和履行职责情况等工作实绩考核为主。XXXX煤业公司63、实时考核与定期考核、抽查考核相结合,及时反馈原则。考核责任人要将考核结果及时与被考核人进行反馈、面谈确认。4、全面考核、及时兑现原则。在全面考核的基础上,及时兑现、及时强化,促进部门与员工长期、协调发展。5、循序渐进的原则。职能部门考核通过考评过程的结果反馈,考评标准和考评方法的复核逐步健全完善。三、适用范围本文件适用于物资供应部全体职工。四、考核周期实行月度、季度、半年度考核与年终考核相结合的方式。五、考核指标及标准(1)定量指标(80分)项次考核项目指标定义考核周期评分标准考核依据或备注1、采购计划完成率当期采购实际完成数量或金额/当期物料需求计划数量或金额或当期实际采购数量或金额/当期计划采购数量或金额当期实际采购数量或金额/当期实际需要使用的数量或金额月/季/年度当期抽查测算,采购计划完成率低于100,每降低一个百分点,减一分,完成加一分检测采购计划的完成情况2、采购合格(符合合同要求或采购计划要求)率合格货物批次/采购批次抽检合格产品总数或量/抽检产品总数或量或数量及资量有问题的物资总额或数量/采购总金额或数量(逆指标)月/季/年度采购合格率高于95,加一分,反之,减一分。合格率低于90,评定为不合格3、不良品、不合格品、异常品发现及处理及时有效规定时间内处理不良品不合格品异常品件数量或金额月/季/年度造成生产事故,每出现一次,根据公司的规章制度国家法律等追责,按事故等级评定,特重大事故,评定为不合格。未资量事故处理的及时性有效性、异常到货物料处理的及时性和有效性(可否维修、更换、退XXXX煤业公司7造成生产事故,能及时维修、更换、退货,退款、减价未造成公司损失,出现五次减一分,不能退货、退款,不论能够消化、转卖、处理废品与否,按直接金额损失加间接金额损失,每损失1000元减一分。虽进行了处理,但处理不及时的,出现一次减2分。造成呆料,一次减5分,四次以上,评为不合格。款、退货、减价、替代转用、转卖、做废品处置、呆料)4、采购成本降低率或采购成本降低目标达成率(部分采购物资适用)(上期采购成本本期采购成本)/上期采购成本采购成本降低目标达成率成本实际降低率/成本目标降低率考核指标需剔除通货膨胀等影响因素季度、年度实现了采购成本的降低,每降低一个百分点,加五分;增加一个百分点减五分。或依据采购成本降低目标达成率,70以上,每增加一个百分点,加一分,每降低一个百分点,减一分保证物料资量、性能和最有性价比的情况下,检测采购部门降低采购成本的效果谈判,议价能力,合理利用票据、利息、息差、汇率等,采用准确的价格条件合理筹划税务计划,充分利用国家税收优惠政策,合理利用国内和国际上的结算规则等。选择合理的采购时机利用金融保险等工具对冲或规避降低采购风险5、采购资金使用情况或资金占用比率、应付账款周转期间一定周期内采购资金付款数/采购物资的总额当月付款总额/当月采购总额(应付账款应付票据)/收货净额预付款额/应到物资总额月/季/年度该项不进入分值计算,仅作为供应部采购资金占用和周转的背景资料检测采购供应部门的采购资金使用情况合理利用调配资金,提高资金的营运情况6、费用或损失控制、收入或利得获得因采购失当、失误、过失、错误发生的额外费用、损失或因采购技术、技巧发生的额外收入、利得/采购金额月/季/年度出现费用或损失,每一个千分点,减一分;出现收入或利得,每一个百分点,加一分。7、到货及时(率)及时到货数量或金额/应到货总数量或金额准时到货批次/总采购批次采购物资到货不影响生产或施工月/季/年度到货不及时,低于95,每降低一个百分点减1分,如果因到货不及时,造成停工断料,影响工时,按实际损失和间接损失,每500元减一分XXXX煤业公司88、库存控制无效库存发现采购不按需求计划订料、错误采购等造成呆库、呆料,给公司造成损失如果实现了退款、退货、替代转用、转卖、做废品处置,按每损失500元,减一分。出现了呆料呆库,每出现一次减10分,出现两次以上为不合格。控制无计划的物资采购和消费9、消耗库存对由于订单暂停,取消,未及时变更,或工程改用,等原因造成的物料库存异常的物料及时发现分析进行消化,代用。能及时退款退货,出现一起,加两分。10、入账付款未能及时准确入账或付款,或入账付款出现错误原始票据丢失每出现一次,减一分。11、公司的采购制度、合同管理制度、采购流程、遵守未按规定制度或流程采购,每出现一次,减一分。12、因工作问题受到客户投诉,经查情况属实每出现一次,减五分XXXX煤业公司9(2)定性指标(20分)项次考核项目指标定义考核周期评分标准考核依据或备注1、安全工作特重大事故,包括生产交通火灾、人员非意外伤亡等年度每出现一次,减一分全年未出现,加一分2、思想政治工作、精神文明建设员工工作中出现群体性事件、严重肢体冲突、经济刑事犯罪年度每出现一次,减二分全年未出现,加一分3、遵守各项管理制度,做好日常管理基础管理部门建设团队建设信息泄露出现问题,能切实有效正确的追责年度不能追责,成为糊涂账,全年未出现,加一分根据国家相关法律法规,公司的规章制度,工作纪律财经纪律部门团队建设主要考核部门的团结协作精神,凝聚力培训传帮带及队伍建设4、费用控制各项费用不超标,据实报销费用不得虚构费用事实或以假发票进行报销年度不能解释原因的费用或不合理的费用,每发现一次,减一分出现虚假报销,每发现一次,减5分全年未出现超标,加一分5、隐瞒、瞒报、虚报或主观故意、过失帮助他人隐瞒、瞒报、虚报工作中出现的错误、失误、失职、渎职等问题年度发现一次,减一分XXXX煤业公司10物资供应部仓库管理制度10目的对物资供应部仓库物资的储存、维护、进、出库进行有效的控制。20范围适用于物资供应部的仓库管理。30职责31负责对仓库管理进行监督检查。32负责对仓库盘点、账务监督。33保管员负责对仓库物品的进、出管理和帐、物的盘点与记录,并按规定对仓库进行管理。40方法和过程控制41物资入库411保管员和物资使用部门的指定检验人员应对物资进行验收,使用部门检验人员对物资的质量负检验责任,保管员对经检验合格的物资数量进行核实,开出验货单,由检验人员签字确认后,按指定位置摆放整齐。412保管员应验收入库物质登记到明细账。413对急用物资可先使用后补办手续,但使用部门须在2个工作日内办理出入库手续,保管员及时入帐和销帐。XXXX煤业公司1142仓库管理要求421保管员根据物资的性能、品种、型号、用途、重量、包装等特点以及易挥发、易受潮等特性和仓库条件,分库、分区摆放并做好区域标识。4211待处理物资包括回收再利用品、边角料及队组遗留下来的物品等。4212不合格物资包括检验发现的物资、报废物资等。4213危险品包括易燃易爆物品及带毒性物品,以及强酸强碱等强腐蚀性化学品。危险品应分区隔离摆放、分类分项进行保管,并设置明显的标识。422所有物资应摆放整齐、分类标识,方便领取,包装标识一律向外。423应根据仓库内物资特性,配备相应的温度计、湿度计等监测工具,设定上下限值,保持仓库环境的温度、湿度适当,环境清洁。424仓库内应具有相应的防火、防潮、防盗、防挥发等措施。4241应按规定配备灭火器材,消防设施应功能正常。4242存放危险品的仓库须装防爆灯。4243乙炔瓶和氧气瓶必须隔离5米存放。43材料出库431材料的出库必须凭验收单,经直属领导批准后方可到仓库领用,项目清楚,手续齐全。如有不符,保管员有权拒绝发放材料。432材料要按照“先进先出”的原则发放。未使用完,不得发新料。433急用材料经领用人员在2个工作日内填写材料、配件签报表交保管员,并由保管员销账。XXXX煤业公司12归还时需填写归还日期,由保管员验收入库。44仓库盘点441保管员对库存物资每月进行一次盘点,年末全面清点,报年度盘点库存报表。442保管员对仓库相关纸资单据要留底并保存完整,包括预算内/外材料申购单、入库单、出库单、物资领用单、仓库进销存台账等,以便备查。仓库管理流程图根据物资申购单采购,原则上采购数量不能大于申购数量,且不能超过总金额,无申购的物品不能采购入仓保管员和物资使用部门指定人员共同验货,对合格物资开入库单并签字确认,按指定位置摆放整齐物资要分类分区摆放并做好区域标识,如办公用品,工程物资、清洁用品、危险品等库内管理定期检查,维护仓库清洁、安全入库管理XXXX煤业公司13领用人必须凭物资领用单经部门负责人批准后方可到仓库领取物资按照“先进先出”的原则发放,急用物资须在一个工作日内补单交保管员销账周期性采购的物资均实行以旧换新制度,旧物资每月由相关部门主管监督清点后,保管员统一处理出库管理保管员每月对仓库进行盘点并于25日前做好仓库进销存台账经主管领导签名后报财务审核,保证账物相符。仓库盘点仓库管理规范及具体操作细则图例一、各项目仓库要统一设立材料库存卡,根据仓库情况分类摆放,库存卡填写物品名称、单位、日期等,不可随意更改入库,领用物品及时登记,如图二、仓库须配有灭器等消防器材,严禁吸烟等标识应张贴在仓库明显位置工具类劳保类XXXX煤业公司14三、相关单据要按要求填写规范,实际采购物资时要根据物资申购单进行采购,原则上当月采购的物品要当月进帐,规范填写,如图1、物资领用单填写时注意单价及金额不用填写,其他均按要求规范填写,不可随意涂改;2、领用物品较少时剩余空白处以“/”标注;3、填写入库单时应注意物资申购单序号根据预算内或预算外物资申购单序号进行填写;填写完毕后经采购或部门指定检验人员、保管员共同签名后方可;填写时单据不可随意涂改。物资供应部仓库管理6S环境管理整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全一、目的XXXX煤业公司15保证仓库环境的清洁、明亮、安全,减少工作中的失误。二、目标通过6S(即整理、整顿、清扫、清洁、安全、素养)管理,实现仓库布局的合理分布。“6S”之间彼此关联,整理、整顿、清扫是具体内容;清洁是指将上面的3S实施的做法制度化、规范化,并贯彻执行及维持结果;素养是指培养每位员工养成良好的习惯,并遵守规则做事,开展6S容易,但长时间的维持必须靠素养的提升;安全是基础,要尊重生命,杜绝违章。三、范围设备区、电缆区、工具区、原辅材料区、其他区四、责任1库管员负责个人责任区域内的日常6S管理。2仓库主管负责对仓库6S的管理情况进行督促,检查。五、工作内容1整理现场的检查、区分必需与非必需品、随时清理非必需品、非必须品的处理、定期循环整理。通过整理能及时发现库中的呆、滞料,及区中的非必要品,并能及时的进行呆、滞料的申报及非必须品的清理。2整顿要把需要的物品加以定量、定位。通过整顿,能合理的布置不同物料的库位,以便需要时能在最快速的情况下取到可用之物,从而达到大幅度提高工作效率的目的。XXXX煤业公司163清扫保管员根据个人责任分担区的划分,每日早800815分进行彻底清扫,清扫要及时、彻底。定期保养、及时的维修异常的搬运工具。清扫主要集中以下几个方面31清扫从地面到工作区到货架。32定期对仓库的搬运工具、量具进行保养,如有异常时及时通报有关部门进行维修。33及时发现污染源,切断污染途径,彻底解决污染问题。仓库主管将不定期对每日的清扫情况进行检查。4清洁经过整理、整顿、清扫后,应认真进行维护,保持完美和最佳状态。清洁的地方包括过道、仓库货位、货架、运输工具、文件等。通过对前三项的坚持和深入能够创造一个良好的工作环境,对提高工作效率和改善整体的绩效是很有帮助的。5安全仓库是公司物资存储的重要场所,在日常工作中除正常工作接触的相关人员外,要杜绝其它闲散人员在仓库中逗留,仓库中的电器要严格按照使用规范进行操作,不准私自乱接电器设备,每次从储藏柜中取出物品后应及时上锁。每日交班、下班前要认真检查需要关闭的电器是否关闭,仓门是否上锁,保管员要对所管理库房的防火、防盗负责。6素养要把日常的整理、整顿、清扫、清洁形成一种习惯,从而产生一种责任感,使6S的工作长时间的坚持下去。六、基本标识标识颜色定义样例名颜色标示含义标示范围XXXX煤业公司17称红色各种禁止标志;消防设备标志;机械的停止按钮、刹车及停车装置的操纵手柄;机器转动部件的裸露部分;指示器上各种表头的极限位置的刻度等消防设备、危险品区、不合格品区、封存区黄色各种警告标志;道路交通标志和标线;警戒标记,如危险机器和坑池周围的警戒线等通道线、表格固定区域绿色各种提示标志;工作区内的安全通道、行人和车辆的通行标志等;消防疏散通道和其他安全防护设备标志完成品区、物料存放区、蓝色表示指令,要求人们必须遵守的规定临时材料区、暂存区、工具暂存区、待检测区、复检区、待检物料存放区黑色各种废弃物标志;垃圾箱、垃圾存放区、报废物料存放区XXXX煤业公司18灰色各种线品密封标志;现场内的电源线、网线及其他相关需捆束线等地面布线及时贴青绿表示提示说明区域标识物资供应部采购流程图月度计划汇总表负责人(审核、签字)否完结使用单位或计划员物资计划员材料规格、价格确认采购物资物资仓库是是否物资采购流程图解、计划员填写月度计划汇总表;、将月度计划汇总表交负责人审核,签字;、审核通过后,进行采购;未通过的,采购完结;、根据已签月度计划汇总表查询物资价格,进行采购;、采购后,进行验收;、验收合格入库后,办理相关手续。XXXX煤业公司19具体票据归属月度计划汇总表为一式二联,一联计划员,二联使用单位;验收单为一式四联,一联存根,二联财务部,三联保管员记账,四联送货单位。物资供应部领用流程图使用单位仓库管理员出库单仓库材料帐无部门负责人(审核、签字)否完结是有领取物资领用人申请采购物资领用流程图解、由保管员打印出库单;、将出库单交分管领导审核,签字;、审核通过后,物资供应部主管签字,交保管员;未通过的,领用完结;、保管员根据已签出库单查询仓库材料,是否有库存;、仓库中没有库存,进行物资采购申请;、仓库中有,将物资发放,并登记在库。物资供应部负责人签字XXXX煤业公司20具体票据归属保管员开具出库单,一联存根,二联财务部,三联保管员入账,四联使用单位。物资供应部部长岗位职责1负责全部的行政领导工作,对全部人员的工作进行全面安排、布置、检查和指导实施和落实。2、审查材料领用计划,安排对全矿生产所用材料的供应。随时掌握生产所需要材料的供应有关信息。3、积极配合矿领导完成矿长交给的各项工作。4、经常组织并带头学习各种业务知识和国家的法律法规等。5、组织部门人员参加各种活动。6、负责对全部人员及库房的安全。7、组织制定各种制度、岗位责任制。XXXX煤业公司21材料会计岗位职责1、按时上下班、不迟到、不早退、坚守工作岗位,不擅离职守。2、负责材料的记账,对账,查账,管账和清帐工作。3、每月月底前将入库单据全部记录后交于财务,并在月初5号前完成上月记账工作。4、按时提供有关材料出入库,月底库存及差异等有关数据,做到准确无误。5、掌握材料库存限额,发现问题及时汇报。6、负责办理材料的划价及材料出入库赁证保管事宜。材料计划员岗位职责1、自觉遵守XXXX煤业的规章制度及物资部内部管理规定。2、严格执行“物资管理制度”规定,理顺与施工单位、代办单位的分管界限。3、掌握材料合同执行情况,了解存在问题,并提出改进性意见。4、负责材料入库管理工作,将主管提交“材料入库单”中第一联留底备查,其余联按要求送交各相关部门。5、负责材料出库,将主管提交的“材料出库单”中第一联留底备查,其余各联按要求送交相关部门。6、参加材料招议标会议,并做好记录及资料整理工作。7、完成部长交办的其他临时性工作。XXXX煤业公司22材料采购员岗位职责1、采购员必须按下达的采购计划进行

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