生活垃圾焚烧发电项目工程项目档案管理实施细则

XX市生活垃圾焚烧发电项目工程项目档案管理实施细则1/0（版本号/修订号）前言IVV1目的12适用范围13编制依据14定义与术语25基础管理36管理要求461管理内容462建立管理网络463管理流程47职责及分工571项目公司职责572工程公司项目部职责573监理职责674施工单位职责775设计单位的职责776调试单位职责78项目文件形成要求及上报份数881文件形成要求882工程文件编码983施工单位所报技术文件份数99项目文件收集991项目文件的收集范围992项目文件的收集时间1093项目文件的收集份数1094项目文件的质量要求1010项目文件编制11101项目文件编制要求11102竣工图编制要求1111项目文件的整理12111项目文件整理的基本要求12112分类的原则、类目设置及分类表13113组卷原则及组卷方法14114案卷和卷内文件的排列14115项目文件的编目17116案卷及文件的装订19117纸张、卷皮、卷内表格规格和制成材料1912特殊载体档案收集与整理要求19121录音、录像档案19122照片档案19123电子文件的归档20124实物档案2113竣工文件的验收21131竣工文件审查要求21132竣工文件审查程序22133竣工文件检查程序2214档案工作突发事件应急准备23141应急准备23142预警预防行动23143处置区域23144抢救档案的顺序2315工程档案管理考核办法23151考核程序23152考核办法2416记录25记录1设计变更执行反馈汇总表25记录2单位工程设备、材料出厂试验报告及质量证明材料登记表25记录3归档电子文件移交、接收检验登记表25记录4竣工文件审查签字页25记录5竣工档案审核整改单25记录6竣工档案移交签证表25记录7单位工程总结（模板）25记录8单位工程统计一览表2517附录25附录A建设单位项目档案分类、各参建单位主要项目文件归档范围及保存单位期限划分表25附录B项目文档管理制度25附录C项目文档编码管理要求25前言为实现XX市生活垃圾焚烧发电项目工程“达标投产并通过3A等级评定、争创国家优质工程奖”的质量总目标，确保实现工程档案的规范性、完整性、及时性、准确性、系统性、真实性，特制定本细则。本细则由XX电力工程有限公司工程管理分公司XXXX电站项目部提出、起草和归口。本细则主要起草人版本号编制人审核人批准人XX版签字/日期签字/日期签字/日期1目的本细则规定了在工程文件收集、整理、归档及档案移交过程中，对各类文件的归档时间、范围、保管期限、整理、编目和案卷质量的要求，统一了工程档案编制及整理的标准。确保本工程档案符合达标投产及创优考核标准。2适用范围本细则适用于XX市生活垃圾焚烧发电项目工程文件编制、工程档案整理、移交和竣工验收。工程各参建单位均应遵照本细则执行。3编制依据下列文件对本细则的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修订单）适用于本文件。DA/T282002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范GB/T118222008科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T382008电子文件归档光盘技术要求和应用规范GB/T188942002电子文件归档与管理规范GB/T1060932009技术制图复制图的折叠方法GB/T118212002照片档案管理规范DL/T2412012火电建设项目文件收集及档案整理规范DL/T52292005电力工程竣工图文件编制规定DL/T5210系列火电施工质量检验及评定标准DL/T5190系列电力建设工程施工及验收技术规范DL/T52772012火电达标投产验收规程XX规章2012年第44号中国电力投资集团公司火电工程达标投产考核实施办法2008年第60号关于施行中国电力投资集团公司档案管理制度的通知2008年第64号中国电力投资集团公司重大建设项目档案验收管理制度XX市生活垃圾焚烧发电项目工程工程建设管理委托合同CPIPECEM21203002015建设管理项目文档管理规定4定义与术语41项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中开成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工和项目竣工验收文件等。42项目档案是指检定、整理并归档的项目文件41。43工程准备阶段文件工程项目在立项、审批、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。44施工文件工程项目在土建和水工施工、设备安装、系统调试等施工过程中形成的文件。45监理文件监理公司在工程设计、施工、调试等过程中履行监理职能所形成的文件。46竣工验收文件工程项目在竣工验收、移交生产活动中形成的文件。47设备文件工程主设备和重要辅助设备在订货、出厂、到货、开箱和检验等过程中产生的文件。48竣工图工程竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。49归档文件分类根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的分类。410归档文件整理将归档纸质文件以件或卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。411归档办理完毕的文件经系统整理交档案室保存的过程。412项目档案移交项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向项目公司单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。413单位名称的简称XX市中电环保发电有限公司（以下简称“项目公司”）；XX电力工程有限公司工程管理分公司XXXX环保电站项目部（以下简称“工程公司项目部”）；上海斯耐迪监理工程咨询有限公司XX项目监理部（以下简称“项目监理部”）。5基础管理51实行项目法人负责制，明确分管领导和项目档案管理体制和工作程序。确保档案管理与项目建设同步进行。做到“三纳入”、“四参加”、“五同步”。511“三纳入”纳入工程建设项目各项规章制度、工作计划及流程；纳入工程建设参建各方项目日常管理；纳入工程建设项目的岗位责任制、经济责任制。512“四参加”参加设备、材料技术协议的洽商；参加设备开箱验收或引进项目接收；参加建设项目的验收及评价；参加建设项目工法、专利、科技成果、QC成果、“四新”成果的积累、开发。513“五同步”下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查工程进度与检查文件材料积累同步；工程验收、评价与文件材料归档同步；科技成果等评审与文件材料归档同步；项目移交生产与项目文件材料完成归档同步。52基础设施建设、设备配置具备档案安全保管、保护和现代化管理的条件，配置必要的设备。521参建单位应配备器具计算机、扫描仪（具备连续扫描功能）、照相机（800万以上像速）、激光打印机、装订机、切纸刀等522案卷装具卷盒材料为牛皮纸板双裱压制；外形尺寸为310MM220MM；厚度分别为20MM、30MM、40MM、50MM四种规格。6管理要求61管理内容工程公司项目部负责对本项目工程文件管理的具体策划，包括目标的确定，管理网络、制度、措施的建立及落实。62建立管理网络621配合项目公司组建“项目文档管理领导小组”，项目主管领导担任组长，各参建方指派一名负责人参加该领导小组。领导小组下设工作小组,组员包括项目公司、工程公司项目部资料主管、各参建方资料主管及相关技术人员,具体负责工程文件管理工作。622各参建单位组建本单位“工程档案管理领导小组”，由各单位项目总工程师任组长，全面负责工程档案的形成管理及移交。623工程公司项目部负责编制项目档案管理实施细则，经工程公司项目部、项目公司逐级评审通过后执行。624工程公司项目部负责组织本项目贯彻国家有关部门颁发的档案管理规定及项目档案管理实施细则的实施。625工程公司项目部负责制定对各参建方的考核制度及控制措施，并把工程文件的收集、整理和归档工作纳入与各参建单位的合同管理，纳入各部门和有关人员工作责任制。626工程公司项目部负责项目公司及供方工程建设管理软件“PAP”中“工程资料管理”软件应用的培训、业务指导及监督检查工作。627工程公司项目部负责对本项目各参建方的工程文件的形成、收集、整理、审查、验收、案卷装订、归档移交等管理工作进行技术交底。628项目监理部应对各参建单位的竣工档案完整性、准确性、真实性进行审核；并应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。6210工程公司项目部和项目监理部配合项目公司进行工程档案专项验收、机组达标及创优考核验收。6211工程公司项目部组织各参建方对工程项目文档办理移交签证工作。63管理流程项目公司工程公司项目部项目监理部施工单位7职责及分工71项目公司职责711组建“工程档案管理领导小组”，由项目公司总经理担任组长，全面负责工程档案的形成管理及移交。712负责前期文件、设计基础文件、施工图、工程管理过程性文件（如征地文件等）的收集整理及其归档工作。派遣档案管理人员12人协助工程公司做好设备文件的收集整理及归档工作。713负责合同、协议、招投标文件的收集整理归档工作。714负责考核期（电厂运行阶段）运行资料（包括企业技术标准、系统图等必备图纸、操作票、工作票、运行日志等运行台帐、培训教材、考核期的生产记录、考核期的事故分析、处理记录及结论）的收集整理及归档工作。715负责最终移交时提供统一的档案盒。72工程公司项目部职责721认真履行管理范围内档案工作的统一组织和管理的职能，负责对本工程档案工作的组织、指导、监督、检查和验收工作。722负责制定项目档案管理实施细则，采用统一的档案管理软件，进行项目文档管理。723负责设计文件的统一接收、登录、发放工作。724负责工程管理性文件（包括来往文件、会议纪要）、工程未完项目资料、设备文件的收集整理归档工作并向项目公司进行移交。725负责最终汇总、编制工程竣工档案移交总清册，并向项目公司进行移交。726负责质量监督资料的归档工作。727负责竣工文件编制的组织工作，按照国家对工程档案及竣工文件质量和数量的要求，结合机组达标创优要求，以单台机组为基础在该台机组通过（7224）小时试运行后45天内含竣工图向项目公司移交本合同范围内完整的竣工文件，具体份数参见合同规定。项目公司及项目公司代表有权对工程公司项目部的竣工文件编制情况进行检查并提出整改意见。728双方同意所有从对方接收到的标明为“保密资料”字样的资料进行保密，不经对方同意，不得将该资料转发或披露给任何与本项目无关的第三方。73监理职责731负责监理依据性文件（监理规划细则、监理实施细则等）、监理工作文件（监理工作联系单、会议纪要、暂停令、月报、通知等）的形成、收集、整理、自检、组卷、装订、归档。并在机组通过（7224）小时试运行后45天内移交合同范围内完整的竣工文件经工程公司项目部提交项目公司。732负责对施工单位文件的接收、审核、处理、传递工作。733负责对竣工图的审核工作。734负责对施工承包商、设计单位、设备代保管单位的竣工资料的完整性、准确性、真实性进行监督、检查工作，直至达到竣工移交标准。735负责监督、检查施工单位不符合项整改及封闭情况。74施工单位职责741按火电建设项目文件收集及归档整理规范DL/T2412012分类要求编制单位工程竣工档案。建立单位工程总清册，并在机组通过（7224）小时试运行后45天内移交合同范围内完整的竣工文件经工程公司项目部提交项目公司。742在单位工程竣工验收时，各单位应先对本单位已编制好的竣工文件进行严格的内部自查,合格后提交项目监理部进行审核工作,监理预审合格后,工程公司项目部和项目公司各专业技术人员及档案人员共同进行复核审查,合格后按照本规定及国家有关档案管理的要求整理、装订、编目、装盒，编制移交清册，并将所有的竣工文件录入PAP竣工资料管理模块中，同时提交二套相对应的电子版档案移交项目公司。做到工程文件与工程竣工验收同步完成。743每台机组移交前，及时整理完整准确的设计变更单和与设计变更有关的工程联系单、图纸会审纪要等有关编制竣工图的依据。在机组通过（7224）小时试运行后15个工作日内提交工程公司项目，由工程公司项目部组织有关单位审核，汇总后移交设计单位进行竣工图编制工作。744负责本单位施工过程中的资质类文件。75设计单位的职责751负责按工程建设要求，及时提供工程设计文件并编制施工图及总清册。752负责三套设计变更单原件的整理及归档。753负责对汇总的设计变更文件进行最终审核，保证其完整、准确，按合同和GB/T106093技术制图复制图的折叠方法以及本细则的整理要求，编制竣工图，按A4幅面（297210MM），图面朝里，图标外露的规格折叠。每页图纸均应加盖“竣工图章”（式样符合DL/T52292005要求）。在机组通过（7224）小时试运行后45天内，向工程公司项目部提交两台机组竣工图，由工程公司项目部整理归档后向项目公司移交。754负责编制设计工作总结，并提交工程公司项目部。755负责编制竣工图总目录及清册76调试单位职责761负责调试大纲及调试计划的收集、整理、立卷工作。762负责调试工程联系单的收集、整理、立卷工作。763负责调试使用的仪器汇总报验、特殊调试人员资质报验的收集、整理、立卷工作。764负责调试试验强条执行检查记录的收集、整理、立卷工作765负责分系统调试方案、措施报审文件、条件检查确认表试运签证、调试报告、调试记录、调试质量验收文件的收集、整理、立卷工作。766负责整套启动调试方案、措施报审文件、条件检查确认表、调试记录与报告、整套启动签证、报告及整套启动调试质量验收文件的收集、整理、立卷工作。767负责编制调试总结及调试单位组织会议的会议纪要。768在机组通过（7224）小时试运行后45天内移交合同范围内完整的竣工文件（份数根据合同规定）经工程公司项目部提交项目公司。8项目文件形成要求及上报份数81文件形成要求811报送的文件字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备，日期要求填写规范，采用8位数，如“2014年05月22日”或“20140522”，采用碳素笔，不得用红色、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔和铅笔。签字意见一定明确，不允许出现“正在联系”等不明确意见。812表格纸张要求规格为A4（210297）70G以上打印纸，文件幅面为A4规格，文件装订边距一般要求上边距为25CM，左边距为25CM，下边距为2CM，右边距为2CM，页脚1CM，标题字体统一为三号黑体，报审表内容字体为宋体五号，单位工程、检验批报表中内容为五号或小五号。如表格内容较多可适当下调字号，页脚字体为宋体小五。表格边框线条粗15磅，表格内线条粗05磅。813工程施工技术文件用表要求严格套用国家或行业标准规范表式。814验评表中所填的工程编号，应与施工单位所报“施工验收范围划分表”一致。815填写要求意图和意见表达应实事求是、内容具体、用语规范；词义搭配准确；语句完整、通顺、字迹清楚；签署的各级人员应具有相应资格，签署程序符合规定；处理文件一般应在1个工作日内处理完毕并返回，最长不得超过3个工作日。签署日期格式为XXXX（年）XX（月）XX（日）。用于记录的专业施工与验收表格式文件，应符合现行电力行业标准的格式，没有填写内容的空白格应划线“/”或加盖“以下空白”章，以示闭环。816各方产生的文件，若文件上有主送单位，则由产生文件方直接将文件送到主送单位资料室，由主送单位资料室负责该资料的流转，并在各方签字完成后负责发放给相关签字方。施工单位报送程序，除有主送单位的除外，其它技术文件一律先送项目监理部资料室，由监理单位登记并进行文件流转。施工单位应将处理完毕的技术文件及时进行扫描（带印章文件应彩扫为PDF格式文件），并将电子版保存备查并同步进行PAP归档。817工程联系单可分三种情况，第一，主送监理单位，直接报送监理单位。第二，事项需要工程公司项目部解决，先报监理，再报工程公司项目部。第三，事项需要项目公司（需设备厂家、设计工代）解决，先报监理、工程公司项目部，再报项目公司，需要相应增加（设备或设计签字栏），增加签字栏应在工程公司项目部后、项目公司栏前。注因工程联系单表式是“PAP”自动生成，若报送单位栏数不足，可自动填加，页数控制在一页之内；若填报出现“空栏”，应写明“以下空白”。工程联系单签署意见应明确，流转时间最多不能超过三个工作日。工程联系单流转完毕后，由施工单位进行闭环确认。施工单位资料员每周末需对项目公司报未返回的联系单清查，以避免联系单丢失。施工单位要对每份工程联系单格式及编号进行把关，不允许出现专业或编号错误的联系单，如有联系单作废应将编号及时补上，以免出现断号。818图纸发放流转施工图纸的发放，由项目公司资料室接收、清点后发放给工程公司资料室，由工程公司资料室统一登记后签发。工程公司资料室按确定的图纸发放范围、图纸分发的份数发给相关单位，由各方指定专职资料人员接收并办理签字手续，负责图纸的保管、使用和归还（图纸发放份数工程公司3套、监理公司2套、施工单位6套）。82工程文件编码详见附录17C项目文件编码管理要求83施工单位所报技术文件份数施工单位报审文件的份数应根据上报文件实际流转需要考虑，如项目公司1份（需项目公司签批文件）工程公司项目部1份（需工程公司项目部签批文件）项目监理部1份竣工后移交项目公司2份施工单位自留1份（如涉及到设计工代的可适当增加）。9项目文件收集项目文件的收集、编制与整理作为各参建单位档案管理部门的日常工作，对于项目档案业务工作来说，文件的收集、编制与整理是业务流程中最重要的基础环节，对于文件转化为档案的过程来说，文件收集是整理的基础，文件编制是整理的前奏，而整理是文件转化为档案最重要的环节。91项目文件的收集范围911建设单位在项目建设中形成的所有文字、图表及音像等各种载体形成的文件为收集对象，将具有保存价值的文件纳入归档范围。912供方单位主要项目文件归档范围及归档责任单位见“附录17A”。92项目文件的收集时间921项目文件应与项目建设同步收集。922前期阶段、施工准备阶段、竣工验收阶段、生产准备阶段等项目管理性文件，可在文件办理完毕或阶段性工作完成后及时收集，并录入“PAP”工程建设管理软件竣工资料管理模块。923设备、仪器及物资文件，在开箱验收后及时收集登记，并录入“PAP”工程建设管理软件竣工资料管理模块。924施工、调试单位形成的各专业项目文件，责任单位在施工过程中做好记录，单位工程验收后及时收集，整理并录入“PAP”工程建设管理软件竣工资料管理模块。925监理和设计等单位形成的项目文件，应在工作完成后及时收集，并录入“PAP”工程建设管理软件竣工资料管理模块。93项目文件的收集份数931本项目文件收集份数按各参建单位合同执行。932设计单位编制的施工图，归档份数为一份。933设计单位编制的竣工图，归档的份数为三份（单台机组），一套正本，两套副本（具体份数由合同规定）。934电子文件应存储在脱机载体上（即DVD光盘），按电子档案的归档要求应一式三份，一份封存、一份异地保管、一份提供利用。94项目文件的质量要求941项目文件齐全、完整、准确、系统、签章手续完备；其内容真实、可靠，与工程实际相符合。942项目归档文件应为原件。因故无原件归档的合法性、依据性、凭据性等永久保存的文件，提供单位应在复制件上注明原件在何处并加盖公章。943项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，其载体、书写及制成材料应符合GB/T11822规定。944由分包单位形成的文件，发包单位负责审核并签字；有劳务分包形成的文件，发包单位应对形成文件承担全部的质量责任并签字确认，否则视为无效文件。945案卷档号分配准备归档的文件材料，以参建各方的合同、协议及本项目已批准的单位工程划分表为基准，参照“附录17A”所列的分类号顺序，分配本工程各参建方档案分类号和案卷号。10项目文件编制项目文件编制是项目档案整理工作特有的一道工作程序，其特殊性是由项目文件成套性及动态管理的特点所决定的。项目文件编制是根据文件管理、文件整理和文件利用的需求开展的一项工作。101项目文件编制要求1011参建单位应按照DA/T28规定编制竣工文件，监理单位负责审查。1012需整改闭环或回复的项目文件，执行单位应在完工后按质量要求编制相对应的闭环文件。1013设计更改文件，施工单位应按专业编制设计变更执行反馈汇总表,见记录1。1014对单位工程中按专业集中整理的设计更改文件、设备与原材料质量证明文件、计量器具文件，立卷单位应按DL/T2412012规定填写登记表，在表中应填写文件所在卷册的档号，建立索引。土建专业单位工程设备、材料出厂试验报告及质量证明登记表，见记录2。1015原材料质量证明文件，应分门别类按原材料的品种、型号等特征及原材料管理台账编制原材料跟踪记录。1016非纸质载体文件归档时，应有整理单位编制文件说明与载体一起移交，并应在备考表填写互见号。102竣工图编制要求1021竣工图应齐全、完整，修改到位，签章手续完备，并应与项目竣工验收时实际情况相符。1022设计单位应按DL/T5229规定编制全套竣工图。1023竣工图应加盖竣工图章。竣工图章应按DL/T5229规定执行。1024项目监理部应对设计单位编织的竣工图进行审查，并在竣工图卷册目录上加盖竣工图审查章。竣工图审查章见图1。图1竣工图审查章1025竣工图应按GB/T106093规定折叠，图纸折叠图幅向里，图标栏应外露。11项目文件的整理文件整理是按一定原则，对文件进行条理化、系统化整理的过程，是文件转化为档案的重要环节。项目文件整理工作主要包括系统整理和科学编目两部分，系统整理包括对文件的分类和排列，以真实反映电力建设项目活动的真实情况，保存文件自检的有机联系为原则；科学编目包括编制档号、案卷目录、卷内目录、备考表等，将经过系统整理的文件固化和编制检索工具。编目揭示了归档文件和案卷的内容和构成。111项目文件整理的基本要求1111项目文件应由文件形成单位整理、归档、立卷。由多个单位分包的单位（单项）工程，应由分包单位对各自承建范围形成的文件进行整理，由发包单位汇总整理。1112项目文件整理，应根据档案对文件形成的查考与凭证价值确定保管期限。保管期限分为永久与定期两种。永久保存文件。凡是证明项目建设合法性、反应工程质量和竣工验收的依据性文件以及对文件保管单位今后工作有长远利用价值的文件，应列为永久保管。定期保存文件。凡是反应项目建设活动且在一定时期内对文件保管单位有参考利用价值的项目文件，应列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年两档。1113项目文件保存单位及保管期限划分见“附录17A”。1114项目文件整理，卷内文件不得有重复，共用时应在备考表中说明。112分类的原则、类目设置及分类表1121分类原则（1）火电建设项目档案分类应以火电建设项目全部归档文件为对象，依据参建各方在项目建设中的职能，按文件的来源结合档案形成阶段、专业性质、特点，应保持项目档案的成套与系统以及档案的形成规律和有机联系。（2）分类应具有概括性和包容性，具有相对的稳定性和扩充性。1122类目设置及档号标识（1）分类表类目应按参建单位的不同职能，文件的来源和形成阶段，分专业性质、特点按下列要求设置A）一级类目设置6大类为电力生产类、7大类为科学技术研究类、8大类为建设项目类、9大类为设备仪器类。B）二级及以下类目设置6大类电力生产类按生产职能部门，文件性质设置；7大类科学技术研究类应按科技成果性质或立项课题设置；8大类项目建设类应按专业、系统、设备台件设置。9大类设备仪器类应按专业、系统、设备台件设置。（2）档号由项目代号（或年度）、分类号和案卷流水号三组代号构成，分类用09阿拉伯数字标识。三组代号之间用“”分隔；不同级类目之间，直接连接。档号标识见下图。（3）本工程公用部分00，1号机组01，2号机组02。113组卷原则及组卷方法1131组卷原则（1）组卷应按文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，合理组卷。组卷要求可参考“附录17A”。（2）组卷应根据卷内文件的内容和按文件的多少组成一卷或多卷。卷内文件内容应相对的独立完整。（3）独立成册、成套的项目文件，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷。1132组卷方法（1）项目前期文件、项目管理文件、竣工验收文件及生产准备文件，应按阶段、问题、来源组卷。（2）设计文件应分阶段、专业按卷册号组卷，设计更改文件应按专业、时间组卷。（3）施工文件，应按单位工程组卷。（4）调试文件，应按阶段、专业组卷。（5）质量监督中心站形成的文件，应按阶段组卷；现场质量监督站形成的文件，应按专业组卷。（6）监理文件，应按文种、专业、时间等特征组卷。（7）原材料质量证明文件，应分专业按材料种类、型号组卷。（8）设备文件，应按设备成套性特点，分专业、系统按台件组卷。114案卷和卷内文件的排列1141项目档案案卷应按分类表类目顺序依次排列。卷内文件应按文件的形成规律、时间（阶段）或重要程度排列。1142项目前期、项目管理、项目竣工验收阶段形成的文件，卷内文件应批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；审批文件在前，报审文件在后；文字在前，图纸在后排列。卷内文件的排序管理性文件（1）卷内目录；（2）管理性文件以文种、按专业，依次按时间顺序排序（3）备考表1143单位工程文件，应按单位工程综合管理文件、施工记录及相关试验报告、质量验收文件顺序排列。（1）单位工程管理文件，应按审查签字页、开工审批、施工方案/措施/作业指导书及技术交底、设计更改及材料代用通知单登记表、设备、材料出厂试验报告及质量证明文件登记表、所用计量器具登记表、竣工验收报告依次排列。（2）施工记录，应按施工工序（程序）排列。强制性文件执行记录可排列在相应的施工记录之后。（3）施工质量验收文件，应按单位工程质量验收划分表、单位工程、分部工程、分项工程、检验批质量验收记录排列。质量验收记录的报验单、验收表在前，与之相应的支撑性记录附后。卷内文件的排序施工技术文件按单位工程组卷施工技术文件的排列顺序按照工程工序进行排列，按单位工程组卷。一个单位工程需组几卷的，应保证同一工序文件材料相对集中于一卷，有利于案卷题名简明、准确，便于文件的保管和有效利用。（1）签字页；（2）卷内目录；（3）施工技术文件专业综合（4）施工记录具体内容执行新的分类标准（5）质量验收记录单位工程、分部、分项工程、检验批（6）单位工程质量验评记录；单位工程质量验评的排序应是单位工程质量验评分部工程分项工程检验批，第二个分项工程检验批第三个第二分部工程分项工程检验批第二个分项工程检验批例如某建筑基础垫层混凝土检验批技术文件的排列基础分部工程验评记录（第一个分部）基础强制性条文执行情况基础垫层分项工程验评记录（第一个分部的第一个分项）基础垫层分项工程混凝土垫层检验批验评记录（第一个分项的第一个检验批）基础混凝土垫层混凝土浇筑通知单基础混凝土垫层配合比报告基础混凝土垫层混凝土生产质量控制记录基础混凝土垫层混凝土搅拌记录基础混凝土垫层混凝土浇筑记录基础混凝土垫层混凝土养护记录基础混凝土垫层混凝土抗压强度监理见证取样委托单位及试验报告工序支持性记录直到第一个分项的内容全部排完后，再开始下一个分项，内容同上。直到第一个分部工程的内容全部排列完后，再开始下一个分部。（7）单位工程总结；（8）备考表1144机组调试、试验文件，应分专业按管理文件、调试记录（报告）、调试质量验收文件排列。1145监理文件，应按管理文件、监理日志、监理记录、监理月报、监理会议文件、监理总结顺序排列。卷内文件按问题、时间排列。1146主要工程材料、构配件、原材料质量证明文件，应分专业按材料种类排列。卷内文件按质量跟踪记录，原材料进场报审表、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。1147设计更改文件，应分专业按流水号顺序排列；卷内文件应按设计更改执行情况汇总表，设计更改文件、执行情况记录依次排列。1148竣工图、施工图，应分专业按卷册号顺序排列；卷内文件按图号顺序排列。1149设备文件，应分专业、系统、台件按质量证明文件、开箱验收、设备技术文件及随机图纸、安装调试（测试）和运行记录顺序排列。卷内文件应遵循文字在前，图纸在后的规律排列。卷内文件的排序设备文件（1）卷内目录（2）设备资料以说明书、手册、试验报告、质量证明、产品合格证、保修证、装箱单、图纸的顺序排列。（3）备考表11410按文种单独组卷的文件有标段施工组织总设计、标段施工总结、工程联系单、沉降观测记录、主要工程材料、构配件、设备报审、设备开箱、修补与更换记录、备品、备件、专用工具交接清单、工程竣工结算文件、工程竣工移交证书、尾工项目清单、尾工及主要缺陷交接书、移交档案总目录等。115项目文件的编目1151页号编写（1）文件页号应对有效内容的页面编写页号。页号位置，单面的在文件右下角；双面的正面在右下角，反面在左下角；图纸页号应编写在图标栏外右下角。（2）文件页号应按案卷装订的形式分别编写。按卷装订的应从“1”编写连续页号；按件装订的，每份文件从“1”编写页号，件与件之间不能连号。1152卷内目录编制（1）卷内目录应排列在案卷之首，不编写页号。（2）卷内目录编制要求如下序号用阿拉伯数字表示，应依次标准文件在卷内排列的顺序，各案卷之间序号不连续。文件编号应填写文件的文号或编号、图样的图号等。责任者应填写文件形成单位的全称或规范的简称。合同文件应填写主要责任方；报验文件宜填写报验责任单位。文件题名应填写文件标题的全称。对按单位工程整理的，每份文件题名前宜填写单位工程名称；对文件标题不明确、不准确、不完整的，应由立卷人根据文件内容重新拟写或补充。日期应填写文件流程结束最终责任人（单位）签署盖章的日期。页数（号）应按装订形成分别编写。装订成卷的应填写每份文件起始页号，最后一个文件填写起止页号；案件装订的应按填写每份文件的页数。备注应根据实际情况填写与这条目文件有关需要说明的信息。1153案卷封面编制（1）案卷封面可采取外封面和内封面两种形式，由项目公司统一规定。本工程采用内封面形式。（2）案卷封面编制要求如下案卷题名，应简明、准确的揭示卷内文件的内容。主要包括生产、科研课题，建设项目，设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。项目名称应与核准项目名称保持一致，本工程项目名称“XX市生活垃圾焚烧发电项目工程”。外文归档材料的案卷题名应译成中文。立卷单位，应填写案卷整理单位的全称。起止日期，应填写卷内最早形成文件的日期与最终形成文件的日期。保管期限，应按附录“17A”填写。同一案卷内文件保管期限不同的，应从长。密级，应依据国家有关档案保密规定划分，同一案卷内有文件密级不同的，应从高。档号，由项目代号、分类号、案卷流水号组成。1154备考表编制（1）备考表应填写卷内文件的总件数和总页数以及在组卷和案卷提供利用中需要说明的问题。备考表排列在卷内文件之后，不编写页号。（2）备考表编制如下立卷人及日期，应由案卷整理责任人签名，并填写完成立卷的日期。检查人及日期，应由案卷质量检查人签名，并填写日期。互见号，应填写反映同一内容而载体不同且另行保管的档案档号，同时应注明其载体形式。1155案卷目录编制（1）案卷目录应填写序号、档号、案卷题名、总页数等内容。（2）档号、案卷题名、保管期限的填写应同1143。1156案卷脊背编制（1）案卷脊背应填写档号、案卷题名或关键词、保管期限、正副本等内容。（2）案卷脊背应按本项目统一规定，由立卷单位填写。116案卷及文件的装订1161案卷装订应结实、整齐，采用线装。1162本工程文件可采用整卷装订，也可采用按件装订。按件装订的文件，应在每份文件首页上方空白处加盖档号章，按GB/T11822规定填写。图纸不装订。1163案卷装订应保持卷内文件内容的相对独立与完整，装订厚度应按实际情况确定。1164对有破坏的文件，应先修补后装订；对非标准A4纸文件，宜粘贴或折叠后装订；外文材料应保持原有的装订形式。117纸张、卷皮、卷内表格规格和制成材料1171项目文件用纸应符合档案耐久保存的要求，打印纸张应不低于70克。1172采用白图归档的图纸，应用工程专用纸张打印，不应用复印纸代替。1173卷皮、卷内表格规格和制成材料应符合GB/T11822规定。1174案卷装具宜根据案卷的厚度选择，本工程要求组薄卷，每卷不易超过250页。为保持文件的有机联系也可酌情而定。12特殊载体档案收集与整理要求121录音、录像档案1211编制依据DA/T151995磁性载体档案管理与保护规范。1212录音（录像）档案整理要求由摄录人员整理，每盘标注出盘号、盘内序号，在盘内序号下标注文件的标题，主要包括事由、时间、地点、人物、背景、录音（录像）要素。122照片档案1221编制依据GB/T118212002照片档案管理规定。1222照片档案的收集1收集范围项目重要合同签字仪式。工程开工、工程竣工、上级领导视察、检查、指导工作等重要事件。项目的重要会议和活动。大件吊装、锅炉水压、汽机扣盖、整套启动、移交生产等重要里程碑安装进度实况。主要设备安装结束状态和厂区概貌。重大安全质量事故、设备缺陷等情况。整个项目每个单位工程收集工程照片68张。项目其他重要活动。2收集要求对属于收集与归档范围的照片，应集中管理，任何单位或个人不得据为己有。对反应同内容的若干照片，应选择主要照片归档。底片（或光盘）、照片、说明应齐全。数码照片拍摄后，由责任部门/摄影者用相纸打印或冲印七英寸规格照片，并把文件刻入光盘，制作成电子文件一起归档。3归档分类建设单位按照年度归档，施工单位按照专业、单位工程竣工验收后归档。4照片的装具统一使用印有国家档案局监制字样的“照片档案”相册。5移交份数机组通过（7224）小时试运行后45天内移交照片档案两套（项目公司、工程公司项目部各一套）。123电子文件的归档各单位纸质文件的归档应与电子文件的归档同步进行，即按照纸质归档文件的分类同步录入指定软件中，并挂接对应的电子版文件。1231收集范围记录工程项目从立项、可研、初步设计、审批、招投标、勘探、设计、施工、监理、生产到竣工投产及竣工验收全过程中形成的文字、图表，经鉴定具有参考和利用价值作为档案保存的电子文件。1232归档要求1）必须保证电子文件的真实性、完整性和有效性；2）归档的电子文件与相应的纸质文件应在内容、命名、相关说明描述上保持一致。3）对用扫描仪设备获取的图像电子文件，收集时应转换成通用格式。统一采用PDF格式。4）电子文件以只读光盘、一次写光盘为长期保存介质归档。1233光盘的装具光盘装具为国家统一光盘册。1234电子文件交接电子文件移交前，移交单位与接收接收单位应对归档载体（光盘）及其技术环境，以及电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，填写归档电子文件移交、接收检验登记表，合格后方可交接。归档电子文件移交、接收检验登记表见记录3。交接双方应按规定填写电子文件登记表和归档电子文件移交、接收检验登记表，一式三份，项目公司、工程公司项目部、各参建单位各存一份。124实物档案1241工程质量相关实物的收集本工程实物档案包括金属探伤底片、吹管靶板。金属探伤底片、吹管靶板由实物形成单位负责收集，在工程竣工后与纸质档案一并移交项目公司。1242工程质量相关实物的整理金属探伤底片的整理与保存应符合DL/T869规定。吹管靶板实物的整理与保存应符合国家、行业相关标准的规定。工程质量相关实物在整理时，应建立与相应施工记录或试验报告的互证关系，填写互见号。13竣工文件的验收131竣工文件审查要求各参建单位在竣工文件收集、编制、整理后，由项目监理部组织工程公司项目部、项目公司、参建单位的档案和有关技术人员根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理归档DA/T282002第79条要求进行审查，经确认后，再进行档案装订。132竣工文件审查程序1321技术方面的审查项目公司、工程公司项目部、项目监理部及各施工单位的专工应对竣工文件进行技术方面审核，核查施工技术文件的表式是否符合电力建设施工质量验收及评价规程的要求，全部记录数据的真实性、准确性，图纸与实物是否相符，检查移交文件的完整性、系统性及文件的手续完备等情况。1322档案方面的审查各单位档案人员应对归档文件书写材料的规范性、耐久性，文件的闭环，档案组卷是否合理符合标准，文件的签字、印章认可手续的完备程度等档案管理方面的要求进行审查。133竣工文件检查程序1331竣工文件的自检，一般以单位工程为单元。施工单位在竣工文件编制之后，应由各编制单位负责档案工作的领导组织本单位的档案人员会同相关技术人员对其编制的竣工文件，严格按照国家、行业以及“达标投产考核标准”等有关规定和要求，对文件的完整、准确情况和案卷质量进行自检，并填写竣工文件审查签字页见记录4，在检查人员签字后，提交项目监理部预检审查；1332项目监理部预检审查竣工文件在编制方自检后，连同竣工文件审查签字页提交项目监理部对文件的完整、准确情况和案卷质量进行预检审查；若不合格提出整改意见，填写竣工档案审核整改单见记录5，退回编制单位限期整改；若合格或者整改闭环后，在竣工文件审查签字页上签字认可。1333工程公司项目部和项目公司审查经施工单位、项目监理部自检和审查合格后，提交工程公司项目部和项目公司审查，发现问题开具竣工档案审核整改单提出整改意见，退回编制单位限期整改；若合格或者整改闭环后，在竣工文件审查签字页上签字认可，施工单位可以装订案卷。1334验收移交施工单位把装订好的案卷经过工程公司项目部和项目公司再次核查装订质量后，然后办理交接手续，填写竣工档案移交签证书见记录6，附本单位立卷的案卷目录，并把竣工档案移交签证书一同报送工程公司项目部，由工程公司项目部移交项目公司。134竣工档案移交签证书一式四份，四方人员核对清册，责任人签字各留一份以备查考。项目公司归档竣工档案移交签证书。14档案工作突发事件应急准备141应急准备档案工作应急处置领导小组应定期研究本单位档案突发事件应急工作，建立和完善应急组织体系，加强应急队伍建设，加强档案安全管理和突发事件有关知识的宣传教育，开展档案安全防护设备、应急救援器材的监督检查工作，防患于未然。142预警预防行动1421档案管理人员要经常对处置区域进行安全检查，重点处置区域每天检查。库区防火防盗监控设施、灭火系统定期维护，使其保持良好状态。1422建立突发事件预警机制。指定专人负责本单位突发事件的日常监测工作，对于监测到的突发事件“苗头”应立即向领导小组报告。1423领导小组接到有关报告后，应及时确定应对方案并通知有关部门，按照应急处置预案，积极做好应急准备。143处置区域1431处置区域各单位档案应急处置区域位于各单位综合档案室。处置区域由档案库房、档案整理室两部分组成。根据其重要程度，划分为重点和一般两个处置区域。1431重点处置区综合档案室（库房），其中包括文书、科技、声像类档案；1432一般处置区整理室。综合档案库房配备常用及备用钥匙，由档案管理人员及各单位综合办公室分别保管。144抢救档案的顺序在抢救档案时，档案管理人员应协助专业救援部门，并按以下顺序和临时安置场所转移和安置（文书档案、科技档案、声像档案）。15工程档案管理考核办法151考核程序1511各单位自查各参建单位依照档案考核标准，对本单位档案工作情况逐项进行自查，形成自查报告，由单位分管领导签字、加盖单位公章后，在规定的时间内一般于每月1日和15日前报送项目监理部。1512专项检查由项目监理部组织，对施工单位的档案管理组织专项检查。1513联合检查由项目公司和工程公司项目部组织，对施工单位的档案管理进行联合检查，分为定期和不定期两种。1514意见反馈检查小组应及时组织向被考核单位反馈考核情况。各参