如何主持工程会议

如何主持工程会议 深圳市中天装饰工程有限公司 张安 2011 年 5 月 13 日 工程 会议是合同的延续 。 在某些时候，会议 甚至 可以 修改合同 的 内容，显示出高于合同的执行力量 ，而且这种力量主要掌握在项目管理人员手里 ，用得好的话可以起到很大的作用 。 从这个角度来说，如果 项目管理人员不注重工地会议，是一件非常荒唐的事情。 可以说，凡是不注重工地会议的项目，几乎没有称得上成功的。 但是 另一方面 ，很多人认为开会是一件无聊的事情，认为开会 是浪费时间，很少有人乐意参加开会。问题出在哪里呢？ 主要是会议质量差 。 究其原因，有两大类： 会议质量差的原因 1. 会议的仪式不够严肃，损伤了会议效果，主要表现为： 不能准时开始和结束。 会议时间太长，中间又没有合理的休息时间。 对迟到早退者没有处罚措施。 发言没有准备，对信口开河的人也没有惩戒。 电话铃声、走动、场外噪音等干扰。 宣布会议结果时非常随意，很难引起人重视。 发放会议纪要时拖拖拉拉，或者纪要内容有错误。 2. 会议的实质不够有效，更进一步地损伤了会议效果。主要表现为： 没有主题； 议而不决； 决而不行。 很多人容易认同第 2 项原因，但是对第 1项所说的仪式性不以为然，认为只要内容好，仪式方面的事情问题不大。对此，我坚决不同意。仪式性是会议成功的基本保障，会议的内容再 好，没有仪式严肃性的保障就很难成功。举个例子：天安门广场的升旗仪式 非常严肃，许多 中国 人在 现场 观看的时候甚至 会 泪流满面 ，我的父亲接近 80 岁的时候还跑到天安门广场，凌晨四点起开始排长队看升旗 。 升 旗这个动作，如果去掉仪式的话就非常简单，谁都可以办到。但是解放军仪仗队为此训练了无数遍，在广场上走多少步，每步多少厘米，手臂抬多 高，视线的角度等等，无一不是反复训练的结果，最终展现出了摄人心魄 的国家 威严。这就是仪式的作用 。 所以说，开会不仅要有内容，还要非常注意会议的主持方法，这样才能提升会议效果。我 本人 在担任项目经理期间，头两个工程的参建 单位分别 超过 80 家和 180 家。在一整套会议规则的指导下，会议效果一直相当不错， 极大地保证了项目的顺利实施， 当时甚至有 政府官员组织其他 单位 过来观摩 。今天 做个 总结 ， 希望对大家有所帮助 。 需要说明的是，这里描述的主持会议方法，是以监理公司 总监 的角度来写的， 中间也穿插了一般会议的主持要点 。 此外，还 应该注意到，工程会议分为 工程例 会 （如每周例会） 和专题会议 （如某个质量问题的 专题 研讨会 ） ， 项目负责人一般没有足够的时间参加所有的专题会议，但是必须指导其他人如何主持会议， 并列席一些会议， 否则会 大大影响工作效率。 一、 宣布会议规则 和一般人想象不同的是： 会议规则必须在还没有开始开会之前就 系 统地交底 ； 必须在每个合作单位进场的第一时间就要进行 交底； 必须由项目经理亲自主持交底。 必须反复地、经常行地交底。 下面的内容来自 15 年前的交底文件： 除非特别改动，本工程例会时间为 每周五上午 9： 00，地点在我司现场办公室。从收到本联系单起，到书面请求并许可为止，贵司应派工程负责人及其他合适人员准时参加例会，未经项目部负责人许可不得迟到、早退或缺席。违反者，每迟到或早退一次罚款 200 元人民币，每缺席一次罚款 500 元人民币。有关罚款将从粮单或设计费中扣除。并且规定，迟到者对到会前所有会议内容无条件确认，早退者对离会后所有会议内容无条件确认，缺席者对全部会议内容无条件确认。本项目部只需按规定发放例会纪要，而无须另行通知传达。其他会议要求与此类同。 请贵司谨慎遵守会议纪律。会议期间，请不要喧哗，不要私下议论。请关闭手提电话，并将 BP机开至振动状 态。请按会议主持人要求按顺序发言，其他人发言时请不要打断。如有违反，有可能招致当面斥责。 对于会议纪要或其他经有关方面共同讨论形成的结论性文件，贵司在收到文件后应予核对，如有疑惑或异议，应于收文后三个工作日内以书面形式进行反馈。如果未在此时间内反馈，我司认为贵司已确认纪要内容。 上述规则一旦宣布，你必须反 复强调，决不轻易妥协。你只要妥协一次，就会有第二次，第三次，直到 你的会议 权威丧失干净。 这是管理的一般原则： 长期 坚持才能养成习惯。 请大家千万不要小看这里面的难度。 二、 会议准备 即便是最日常的会议，都应该进行充足的准备。如果一个会 议无需进行准备，那只能说明 一件事情： 这个会议没啥必要，可以取消 。 会议准备 一般应包括以下内容： 1. 会议主持人。 必须提前指定。 2. 会议主题。清晰地描述主题，确认每 项内容是必要的， 凡是不必要上会讨论 的，应该删除。会议主题应该经过会议主持人的认可，并通知与会者。当然，有时候一些会议 内容是不方便告诉所有与会者的，例如要针对某个公司进行炮轰 。工程例会的内 容一般类似，可以在交底时写进去，今后不再重复。 3. 会议时间。 工程例会的时间一旦确 定， 就要尽量提前通知，而且不能 朝令夕改。必须改的话，也应当以正式文件的形式进行通知 。 其他 的非例会形式的会议，召 开时间应当提前确定， 一般是在主持工程例会的时候确认这个时间。 临时召开会议是令人反感的， 应当尽量避免。 会议选定的时间应该征询大多数单位的意见，避免产生太多的冲突。 一般工程例会最好控制在 120 分钟内， 这是相当困难的目标，必须经常长时间的练习才能达到。 4. 会议程序。发言顺序、议题安排、 每个内容的持续时间，都应该提前确定，接近时间控制点时应该进行 提醒。 5. 开会场所 。即使是再熟悉不过的例会，也必须明确会议地点，会务工作人员必须提前确认会场处于良好的状态，包括场地大小、座位安排（包括集中讨论以及分组讨论）、 音响效果、投影设备、交通路线、隔音情况、饮水设施、记录工具 、空调通风、灯光照明 ，等等。 6. 参会人员。会议时间应当尽量提前通知，并确认收到 。即便是工程例会，总是有一些 不太自觉的 人会忘记， 最好还是提前 提醒，因为有人迟到、缺席的话，会 对会议 的 仪式性的极大伤害，应该努力避免。 7. 会议记录。应当事前 指定会议记录人。 至少有 90%的人不具备会议记录能力，主要 是 因为 他们对会议内容掌握不够，或者逻辑水平、文字能力 不足 。 如果事前指定记录人的话，他们会提前研究会议内容，记录的水平会因此而提高。 8. 提交书面 发言稿。正式的会议开始前都应该提 交书面的发言稿，有的还经过审核 。工会例会要求提交书面发言稿是非常重要的，原因如下： 很多人工作远没有想象的那么认真，或者 发言 水平不高。 很多人不知道自己的发言速度，发言稿可以控制其发言 时间。经验上，语速快的人大概每秒 6 个字，慢的人大概 3 个字 甚至更少 。 不过工程例会一般不应该照本宣科 ， 而是根据发言稿简要发言，以严格地控制会议时间。 会议记录人可以通过会议发言稿熟悉发言内容。 最重要的是，会议主持人可以通过阅读发言稿 了解发言单位的问 题，防止出现始料不及的问题。 9. 会前沟通。开会前就最重要的一些情况进行沟通是非常必要的，主要目的是： 千万不要认为你已经掌握了所有情况，这会让你犯错，会令你难堪。 不同的话应该由谁来说，这是很有技巧的 。比如：如果宣布一项罚款， 最好由主管工程师先宣布，这是他份 内的工作，也可以避免形成当面冲突 。 包括会议主持人在内，每个人都要准备几个重点发言内容， 避免泛泛而谈，而且必须根据会议进程动态调整。一般来说，能力较差的人发言质量明显较低，而且不擅长根据会场情况不断调整。 作为会议主持人，你要巧妙地进行提醒 ，促进其提高发言水平 ，必要时 还要提前训练 。 三、 主持会议 1. 会务组至少提前 15 分钟到场，确认会场准备到位。与会 人员至少提前 5 分钟到场。一般来说，开会时选择合适的时间进场是具有一定的外交技巧的。太迟的话你无法得到最佳座位， 用于观察整个会场；太早的话有可能 等待会议对手太长时间，给对方太大 的面子。最 合适的方法是：会务组要充分发挥组织作用，在合适的时间通知已经到达 的 负责 人正式进场。 2. 快速阅读 与会单位 提交 的书面发言稿，温习 上一期会议纪要的内容。 3. 按照固定的顺序进行点 名。一个小技巧：上一期会议纪要 根据单位发言 顺序 进行排序， 根据这个顺序点名， 这样不容易出现错漏。 对迟到缺席的单位进行记录，根据规则宣布处罚。 4. 再次强调会议纪律：手机关成振动，会议期间不允许接听电话 ，不允许提前离场 （工程例会因为内容多， 相互影响因素多， 不允许离开会场），早退要处罚，会场不允许交头接耳开小会。这些规则可以写成标准文稿提前投影在屏幕上，以节省会议时间。 5. 宣布会议开始。这个 很重要 ，一定要清晰大声地宣布： “ 现在会议正式开始。 ” 6. 按照相对固定的顺序发言。 这是一件有 技巧的事情。 绝对避免主持人先发言，宣布一些所谓重要的事情，结果 自取其辱 。 总包单位先发言。让总包单位先发言有很多好处，一是可以让其总体概括现场进展， 提出对 其他单位的要求；二是其他小分包单位后发言时，可以提出对总包的意见 。如果让小分包先发言的话，总包会进行反击。 分包单位发言。通常是按照进场施工的顺序，或者合理的 逻辑 顺序。 监理工程师发言。 甲方工程师发言。 甲方负责人发言。 补充发言。有些人发言时不够认真，出现了遗漏，这种 情况下不允许插话，要等 到其他人发言完毕之后再插话。最少也得等 某个发言人发言完毕再说。 主持人发言。最后发言毫无疑问凸显了这个位置的中心地位。 7. 主持人 的 发言技巧 所有单位 发言时，主持人都应该进行快速笔录， 之后 空一行，快速简要地写出 可能的 解决方案。这个方案很可能因为后来的发言而改变，主持人此时头脑必须十分清醒，反应速度 要 很快。 要学会用不同的符号表 示问题的解决思路，比如五角星表示重要，箭头表示另外的地方有答案，等等。笔记本 可以折叠成两列，每列里面再用尺子画出三列， 注意记录内容不要占据左右列位置 ，这样更加容易找到所需内容， 如下表所示： 发言人 问题 备注 发言人 问题 备注 所有人发言完毕，主持人首先宣布几件事情，一般是对上一周重大事件的处理通报，以及下一星期的重要安排。 如果你有足够的权威，这个时候应该是所有 的人开始拿起笔来记录。 接下来， 主持人 根据 发言 顺序回答所有单位的问题。毫无疑问，这是最考验工作能力的地方。大多数 问题 会在各个单位发言期间得到解决，你 只 需要明确 宣布 结论 ；剩余的问题 需要大家讨论。如果一件事情明显比较重要，但是 并 不是和所有的单位相关，为了避免浪费时间， 这个时候应该宣布组织一次专题会议单独讨论。专题会议的时间，很可能是在会后立刻进行，或者是在另外某个时间 进行 。这里有个技巧， 为 防止自 己宣布的时间表被忘记，可以 在笔记本上 迅速画一个简要的表格， 如下所示： 星期 上午 下午 星期一（月日） 9： 00，一栋首层， 门槛石防水交底会， 小张 星期二（月日） 14： 00 安全联合检查 ，小李 在会议结束前，