政府机构电子文件管理能力评估与实证研究

1内 容 摘 要在这个互联网高速展开时代，政府部门管理系统也广泛应用互联网，随着越来越多电子文件和电子档案的形成，政府部门机构中电子文件管理能力和管理系统已经成为现在电子档案管理的重要问题。虽然有些机构在应用电子文件管理系统已经接近成熟，但是还有大部分政府部门在电子管理系统和能力方面存在很多漏洞，以及电子文件管理系统不成熟、管理不全面等诸多问题。本文从对电子文件管理系统主题的背景、目的、意义入手，在探索国内外的研究现状的基础上。了解现阶段政府机构电子文件管理能力所具备的管理水平，及发展所具有的优势和劣势，构建政府机构电子文件的管理体系，对政府部门的电子文件管理进行评估，为今后电子文件的管理提供参考。关 键 词电子文件；管理评估；指标体系；实证研究2政府机构电子文件管理能力评估与实证研究1 概述1.1 研究背景近些年来，由于互联网时代的飞速发展，使得一系列各种电子文件的大量产生，在政府部门、企业事业单位都广泛被应用，在大量电子文件生成的前提下促使了电子文件管理任务的一直展开，社会信息的重要局部组合部分形成了电子文件。在目前来看，电子文件管理系统逐渐进入我们的生活并广泛应用起来，使得国家和一些地区档案部门不得不深刻的研究讨论电子文件管理系统，来完善现有电子文件管理系统。通过对电子文件管理进行调研，发现并认识到政府机构电子文件管理能力好与坏，使之成为今后电子文件管理能力展开的重要实践依据，更好地疏导实际发展。不管是从管理措施、设定制度、建立系统、还是从人员本质等方面对企业事业单位、重大的项目管理、党政机关等单位都要对其电子文件管理能力进行实践评估。一些比较发达的国家，例如在目前已经实现了较为成熟的文件管理评估体系，如加拿大、英国还有澳大利亚等国家，在国内学者的研究中，还是比较欠缺。所以，需要进一步来完善。1.2 研究目的和意义（1）研究目的3经过对电子文件的管理研究，发现问题并分析解决，完善管理体系，加强电子文件管理工作以后的发展和进步完善，以此推进政府电子文件管理工作的改革与创新，使政府机构电子文件管理系统更加完善。（2）研究意义 理论意义：从理论上构建机构电子文件管理模型进行发展评价，以更好的保障电子文件完好、牢靠及持久可用来构建一个相对科学、合理的评估体系。 实际意义：在对 20 多家河南省机关政府进行实际研究和讨论的过程中，构建的指标管理体系来评估省级机关电子文件管理水平，通过研讨发现不足，来明确发展方向，更好地开展电子文件管理工作，在日常生活中，提升电子文件管理水平。1.3 国内外研究现状1.3.1 国内研究现状近些年来，国内电子文件管理的研究和讨论一直在持续的进行，例如国内的学术专著的比例有了较大的进步，在百度、独秀学术搜寻、国内著述、搜狐等各大学术网站搜索相关词“电子文件”能够找到相干的中文图书共 30 多种，所以表明电子文件研讨的话题一直持续进行。在一些网站，例中国期刊、万方数据中等以题名进行检索。例如以“电子文件管理”为题名进行检索，共 600 篇文献，其中期刊论文4就占大部分，而硕士论文、报纸等就只有几十篇；在以“电子文件”进行检索，大概有 3000 多篇，而期刊就占了 2500 多篇；在以“电子文件系统”进行检索，共有不到 200 篇，但是期刊论文又占 100 多篇，而硕博论文报纸仅占 20 篇左右；以“电子文件管理风险”为题名进行检索，共有 80 多篇，期刊论文占了 50 多篇；所以在国内的档案学术界针对电子文件的评估相对甚少。在具体的研究方面，朝乐门在基于 CMMI 组织机构电子文件管理能力成熟度模型研究中，由 CMMI 框架构建形成了电子文件管理能力等系列形成模型体系 1。而杨安蓬在略论军队电子文件管理评估体系的构建通过对五个一级指标：管理、设计、实施、安全、流程和多个二级指标来对电子文件管理进行真实、可靠、完整和可用 2。还有吴秀云在电子文件管理中从系统管理自身、电子文件管理系统的开发、电子文件管理系统的应用这三个方面，来得出其成本、可操作性、安全性等一系列的电子文件管理评价指标 3。1.3.2 国外研究现状在一些发达国家加拿大、英国、瑞士、澳大利亚等都展开了电子文件管理评价任务，然而在不同的国家和国家不同部门开发了好多个文件管理评估工具，来完成最低功能要求，完成各部门机构文件年度评估。英国国家档案馆以信息自由法案颁布的文件管理行为准则，指导本国所需评估工具是否符合该项法规，所以英国每年都要上交年度自5评估报告结果，以明确本国档案馆电子文件管理的信息和所需完善部分。Ora 介绍了欧洲中央银行电子文件管理系统中构建方法，其中包括已经选好的工作专业人员、专业培训和将电子文件及档案结合等。Kin对非洲国家做了相应的研究，得出撒哈拉沙漠以南的非洲地区电子文件管理能力极其欠缺的结论等。通过对国内外文献的内容分析，了解到电子文件和电子文件管理是大家一直所关注的且有很多文献相关连，并且很多发达国家都对机构文件管理工作能力进行有效评价。2 政府机构电子文件管理能力评估体系构建2.1 构建原则（1）目的性原则和科学性原则目的性原则是指在构建目标体系中的目的。构建体系为了真实的评价电子文件目前的管理水平，发现问题，并针对改善。科学性原则是在构建体系中的合理性，确定有价值的科学方法，选取关键条件，把影响电子文件管理的各个因素明确分类，便于更好的来构建电子文件管理体系。（2）相比性原则和应用性原则在同一条件下，对机构电子文件管理进行评估，不同的机构类型做同样的调查，更有利于完成机构电子文件管理体系构建，相对比较，6发现问题，择优弃差，使机构电子文件管理体系更加完善。实用性原则，是指在实际部门的具体应用，具体问题具体分析，针对解决，简便高效率的来完善评估体系。2.2 构建方法本文构建评估体系的过程中，运用没有规则的方法，以调查数据判断并计算的方式进行评估研究。不用太多规则的判断，只需要判断给出适当评分。由于目前电子文件管理仍处初步探索阶段，所以在整个体系判断评分的过程中，侧重指标体系的构建，所以主要使用无规则方法来评判给出结果。在指标数据的设置上，采用定性与定量相结合的方法。本文结合使用了德尔菲法和层次分析法，先运用德尔菲法作为判断指标的侧重点，然后以层次分析法确定每个分类的数据，保证评分判断结果的相对科学性以及真实性。2.3 构建过程电子文件管理从流程角度也就是电子文件整个存在周期的各个不同的环节来描述，也从人员、设备、技术等各个方面来管理电子文件。系统中将“流程管理”归为“系统能力”是由于电子文件管理之前有相关活动，如电子文件的分类、设置、存储等多项业务内容。而机构、人员、系统、设备、规章制度等则是剩下的电子文件管理内容。72.4 体系构建2.4.1 基于问卷的初步指标体系构建调查问卷主要是一种沟通的方式，也可以更方便和快捷的来完成所需的研究结论，可以真实的了解现在政府机构电子文件管理能力的状况，发现其中的问题与不足之处，给予相应的解决办法。通过第一章对国内外政府机构电子文件管理能力研究及现状的调查，得出的大概研究思路和重点为基础，做出相应的调查问卷，此调查问卷调查主要是在电子领域及相关的电子文件管理系统上，与相关的工作人员及领域内人士做的调查，首先确定指标体系框架，分层次分类进行研究，使结构体系更加的清晰，为下一步的调查研究做铺垫。第一轮调查，主要在电子文件管理相关领域，与相关工作人员讨论相关指标体系的整体结构，并以访谈的形式进行调查，更加真实的了解整体的结构与现阶段情况，构建出的最初的体系架构如图 2-1 所示，并据此设计出二轮调查问卷。机构电子文件管理能力评估指标体系系统管理能力组织管理能力流程管理类型管理规范遵从安全保障归档鉴定保管利用服务迁移移交8图 2-1 初步构建的指标体系初步指标体系的意见汇总：重新梳理了电子文件管理的流程、将“类型管理”分别分类、逐级进行分类和管理，按照系统规则合理分类、把合理性的要求具体到每一项指标，具体分类，避免重复。2.4.2 构建指标体系以第一次的调查分析为基础，确立了第二次的调查问卷，使各项指标更加清晰的展现，层次更加分明，整个政府机构电子文件管理体系更加完善，对影响电子文件管理能力的因素更加明确。根据第二次的调查，构建如图 2-2 所示的体系。机构电子文件管理体系系统能力人员 规章设备安保配置流程捕获组织方案鉴定统计存储利用保管期限元数据类型安全保障措施管理机构管理人员管理系统组织能力存储设备 管理制度业务规则工作规章9图 2-2 机构电子文件管理能力评估指标框架图由图 2-2 可知，系统能力和组织能力为机构电子文件管理能力评价指标体系的一级指标，同时还分成六个二级指标：流程管理、配置、安保、机构人员、系统设施、规则和十八个三级指标：捕获、分类、鉴定、统计管理、存储保管、检索利用、计划、保存、元数据、文件类型、安保、管理、人员、文件、保存、工作制度、管理制度、业务规范。3 政府机构电子文件管理能力实证研究现阶段国内缺乏一个完善的电子文件管理评估系统，只是从简单的规范、技术、安全等方面对电子文件管理进行评估与实证研究。并且在此评估与实证研究的过程中对建设都有着高标准的要求，为此后的电子文件管理提供有价值依据。3.1 实证样本选择与现状分析3.1.1 样本选择本次研究共选取了 20 多家单位作为样本，得出具体数据，分析电10子文件管理的整体情况，清楚当前存在的问题，如表 3-1 所示。表 3-1 样本列表序号 单位 序号 单位a 国家统计局河南调查总队 n 河南省发改委b 河南省地震局 o 河南省民政厅c 河南省民族宗教事务委员会 p 河南省海洋与渔业局d 河南省供销合作社联合社 q 河南省水利厅e 河南省人民政府经济合作交流办公室 r 河南省财政厅f 河南省档案局 s 河南省审计厅g 河南省气象局 t 河南省地方税务局h 河南省林业厅 u 河南省商务厅i 河南省农业厅 v 河南省工商局j 河南省新闻出版广电局 w 河南省国资委k 河南省体育局 x 河南省粮食局l 河南省交通运输厅 y 河南省科技厅m 河南省安全生产监督管理局 z