如何做好单位办公室内务工作交流材料

如何做好单位办公室内务工作交流材料单位办公室内务工作是承上启下、沟通内外、协调左右的枢纽。其主要职能可以概括为“谋事和办事”。“谋事”体现为出主意、提方案、搜集信息、调查研究等。“办事”是指办文、办会、接待等。其主要特点是千头万绪，琐碎而繁杂，但并不是无章可循，而是具有一定的特点和规律。主要体现在：一是从属性。办公室的工作要始终遵循为领导服务、为机关服务、为干部群众服务的基本指导思想。二是政治性。办公室的工作是体现、执行、贯彻领导意图的工作。三是事务性。具体到接打电话、收发文件、筹办会议、外事接待等等，琐碎且重要。四是应急性。临时接到紧急交办的任务马上就要处理等。如何把握其特点、履行其职能、干好其工作，我认为需要做到以下几点。一、以规范负责的态度处理好公文的收、传、印、发单位办公室内务对处理公文的主要职责是“收、传、印、发”。简单地说就是印制印发和收到登记传阅的文件都要合理规范。（一）印发文件要规范漂亮。俗话说：“人靠衣装，佛靠金装”。规范好自己单位的公文格式，把好文件的出口关，事关本单位的形象和权威。文件的内容如何撰写主要是拟稿人和拟稿科室来把关，但如何把文件装潢得更规范，更漂亮，这是办公室内务的职责。如果文件第一眼看上去规范整齐干净，就会让人心情愉悦，有如沐春风的感觉。（二）签收文件要规范合理。在签收的文件中，根据公文制度，把握原则，把握重点，按照相关规范要求进行签收、登记。收文办理的“签收”、“登记”环节，也就是给公文上户口、发身份证的过程，单位的收文编号，就是单位公文身份证号，便于公文的检索和管理存档。收文办理的“初审”也是办公室内务的职责。初审工作，虽然面对的是一份公文，或一个普通的报文干部，但实际面对的是一级组织，一个单位，因此，要维护机关形象，一些原则问题，不能含糊，客气中体现原则性。机关办公室内务人员要进一步增强政治意识、大局意识和规矩意识，更好地为审计事业保驾护航。（三）传阅文件要规范严谨。一是机要件的保密性。单位一般可以收到秘密和机密两种级别的密件，专夹传阅，当日收回，当时清点，不能遗漏。二是承办件的时效性。收文后以最快的速度传领导和承办科室阅知阅办，不能拖延。三是重要件的跟踪性。上级单位对工作上指导性的文件、领导批示件、重要热点新闻件等要跟踪传阅，随时掌握文件的去向。四是地师级、县团级文件不要扩大传阅知悉范围，严格按照文件规定的范围传阅。地师级文件仅供局副局及以上级别领导传阅，县团级文件仅供局副处及以上级别领导传阅。二、以“铁杵磨针”的精神加强公文写作能力公文写作是每一个机关干部的必修课。作为机关办公室内务人员可以划分两种层次来要求：模仿秀和真人版。第一个层次对于不是专门从事文字工作的办公室内务职员来说，公文写作要做好“模仿秀”。模仿也是学习的一种形式，就是根据文稿中心主题，把同类文体的范文找出来，照猫画虎搭架子，利用“他人骨架”，借鉴“他山之石”，结合自身工作实际，添枝加叶，得出自己的观点和看法，生产出一篇自己的文章。它可以是一场突击赛。第二个层次领导的智囊和专门从事文字工作的办公室内务职员需要是真人版的写作高手，提高写作能力是责无旁贷的职责所在，它是机关工作事项得到正常、高效运转的可靠保证。它不是一场突击赛，而是拼耐力的马拉松，“敏学、善思、联想、勤练”才能把写作知识转化为写作能力。一步步从“豆腐块”式的小练笔，到勤学苦练成为“大手笔”。“字字看来皆是血，十年辛苦不寻常”。写作能力的提高，非一日之功，必须下“铁杵磨针”的苦功，不断地积累经验，探索写作技巧。无论是讲话报告、汇报材料，还是通讯报道、信息稿件，都把它当作一次练笔的好机会，用心细心耐心地写好，逐步锻炼成为领导身边的智囊。无数领导的政治生涯都是从一支笔开始的，“梅花香自苦寒来”，干好和混好的人生以后会相差得很远。三、以严谨的职业态度做好机关保密工作审计工作涉及到党和国家政治、经济、科技、文化教育等各个领域，很多审计事项会涉及到国家秘密、行业秘密、商业秘密和公民个人信息，工作中稍有不慎一旦泄露，都可能损害党和国家、人民群众利益，给审计事业造成难以弥补的损失。保密就是保国家安全，保家庭幸福，保个人前途。帮助单位领导和涉密人员增强保密意识，是机关办公室内务的重要职责所在。一是对工作中形成的涉密文档以及采集的被审计单位的业务、财务数据要依法确定密级及保密期限，实行专人专柜保存管理。对计算机、移动存储等审计办公设备的操作、软硬件的管理、网络安全的维护等方面要制定具体的规定，对涉密文件的制作、传递、借阅、复印、销毁等各个环节都要明确工作程序和管理责任。二是采集被审计单位的财务、业务等电子数据要使用专用的移动储存设备，明确保密等级，指定专人管理，加强审计现场涉密载体制作、收发、传递、使用、复制、保存、维修和销毁等环节的防护措施。三是计算机要设置开机、AO、OA密码。正确使用业务 U盘，对 U盘内拷贝的资料用过后及时删除，以防 U盘丢失造成信息外泄。在传递业务资料时，多用内网、腾讯通等设施，妥善保管数据储存设备，内网机与外网机绝对分开，所有业务处理必须在内网上，做好AO系统中审计项目的备份工作。四、以公私分明的操守做好资产管理工作办公室内务人员要认真管、积极管、主动管管好单位的资产，并对单位资产结构和现状定期检查分析，盘活存量资产，防止积压闲置，做到物尽其用。一是实现资产从“入口”配置到“出口”处置的全过程管理。资产种类数量、存放地点、使用人要相互对应，程序到位，责任到人到物。二是做好资产管理使用人员离任时资产核查、移交和监交手续，人走账清，防止资产流失。三是单位资产管理是所有权和使用权相分离的原则，使用人员是资产的直接责任人。使用人员要增强爱护公物的意识，提高资产的使用效率。资产的爱护程度直接影响到资产的维修成本和使用寿命。观察身边的人是否讲道德有品行，有多大的格局，从单位资产的维护使用、办公用品的使用等等这样的日常行为中可以体现的。五、以服务协调为宗旨保障机关和谐有序运转做好机关“四服务”是单位办公室内务的职责之一，即为领导服务，为机关服务，为职工服务，为单位退休干部服务。“靠谱懂事”是办公内务人员做人办事的基本要求。一是要以“身在卒位，心为将谋”的心境为领导服好务。不要根据自己的时间、状态、需求安排工作，而是根据领导的需要发挥参谋的作用，有超前服务和事后服务的意识，不要做“马后炮”。二是说接地气的话，做接地气的事，待人真诚坦率，为人诚实守信，