怎样写好交流汇报材料PPT课件

,如何写好汇报材料,汇报人,2016.07.19,汇报材料是下级向上级领导进行工作汇报时的文稿。汇报得好不好，一是体现着汇报人的素质，二是关系到能否真实地反映汇报主体的实际工作水平，三是有时关系到能否赢得上级领导的支持，四是关系到汇报人的形象和声誉。所以，任何有工作经验的人，都会十分重视这件事。要汇报得好，首先要把汇报材料写好。,前言,汇报材料的特点,1,交流汇报材料的写作过程,如何写好典型经验汇报材料,案例分析,2,3,4,目录,Contents,Part,1,汇报材料的特点,汇报的基调“下对上”,汇报的内容力求“价值反馈”,表现形式重在展现“亮点”,汇报基调是“下对上”,准确把握这一角度和表述基调非常重要，因为，这不仅仅是个尊重上级的姿态问题，更重要的是一种工作态度。领导及上级机关听取汇报的目的，是为了准确掌握下情，指导工作，增强决策的科学性。,下级就应该如实的、全面深刻的提供情况。不然，就可能出现为了图表扬而汇报假情况、为了应付检查汇报表面“亮点”情况的现象。此外，把汇报材料写成单位工作总结，或者写成工作布置，都有可能闹笑话。,交流基调既包含下对上，多用于平级之间,交流材料多用于典型经验交流中，主要是就某一特定工作的经验做法在同一行业、同一专业中做宣传推广，旨在推广经验做法，提升交流单位的知名度和美誉度，并通过以点带面，实现推动整体的工作质量。,汇报内容力求“价值反馈”,上级 “了解情况与决策”下级“落实并汇报反映情况”,从落实中反馈出的高质量的信息，更有利于上级领导修正和完善原来的决策，并不失时机地推出新的决策。上级领导对下级反馈信息的评价，往往不是以数量多为标准，而是选取那些具有重要价值的信息。,表现形式重在展现亮点,汇报材料最关心的一个问题，就是将本单位工作开展情况中的特色和亮点展示在上级领导面前。如何使本单位的工作汇报真正得到上级领导的肯定和认可，必须是基于事实的基础上，对其工作实际情况进行真实的反映，切不可为了追求亮点而胡乱编造。,什么是特色？特色就是个性，就是“人无我有，人有我优，人优我精”的优势。 亮点就是工作闪光点，就是突出的成绩。,Part,2,交流汇报材料的写作过程,准 备,构思谋篇,起 草,修改,定稿,1、准备,（1）研究对象,知己知彼 方能有的放矢,围绕主旨，投其所好,一般来说，汇报交流的主题都是提前就会告知的，要尽可能多的与会议组织者进行沟通，详细了解细节要求及听众组成，按要求准备材料,切忌偏离主题、答非所问或缺漏内容。,1,汇报要研究听众的心理,起草材料之前，首先要研究听汇报的人最关心什么、最重视什么、最想听什么，围绕这样的问题作重点汇报，一般容易引起听众的兴趣。如果汇报中再提出自己的思想观点和经验性的东西来，使听众从中受到一些启发，那就会取得比较理想的效果。,要符合听众的思维特点和语言风格,要通过认真领会上级的预先通知、及时和上级有关工作人员联系，尽可能多地了解情况，力求汇报的思路和语言与其更贴近一些。,2,3,2、把握情况,要力求做到：没有人比你更了解你所要汇报交流的内容！,3、搜集材料,搜集素材有两种方式:一个是要有众多的文本材料;另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。,基本方法,调查研究,广开材源,有备无患,取得第一手现实材料。,积累第二手材料。,储备基础材料。,(二)构思谋篇,布局的方式,一是列书面提纲。提纲是详是略，应根据文稿内容需要和作者的行文习惯而定。 二是打腹稿。虽没布局成文，但中心有个轮廓勾画，短一些、急一些的文稿多采取这种办法。,1、把握好汇报交流材料的结构,标题,标题要反映整个汇报情况的基本内容，不能只写工作汇报。,在工作汇报讲话稿落款处写上汇报人的名字、汇报时间，也可落在标题的下方,文字内容文字内容文字内容文字内容文字内容,包括开头、主体、结尾三部分。,正文,落款,开头：概括全文主旨、即把一段时间内的工作情况包括工作背景、基础、成绩、效果作一个概述。主体：首先对工作情况做说明，指出存在的问题、缺点和教训，分析产生问题的原因，提出今后的设想和努力方向及改进打算。结尾：需要上级帮助解决的事项和问题，请上级领导作指示。,(三) 起 草,2、工作汇报的写作要求,1,要实事求是，事实和材料必须有依据，真实可信；,“真实”是汇报材料的生命，要求人物要真、事迹要真、做法要真、数据要真。一是不能道听途说。不能偏听偏信，将未经核实的“先进事迹”和“经验”写入材料。二是不准张冠李戴。要做到“丁是丁，卯是卯”，既不能将发生在“张三”身上的事迹换到“李四”身上，又不能将甲地发生的事换成乙地发生的事。三是不准人为拔高。就是要“量体裁衣”，不能为追求轰动、示范效应，人为找闪光点、摄亮点。,2,对自己掌握的事实和材料进行归纳、提炼出反映事物本质的东西，找出能指导一般工作的规律；,观点提炼上要唱好三步曲。一是粗略勾勒定调。是否体现工作中的“难、准、好、快、特”，要有一个基调，它决定整个汇报材料写作的脉络走向。二是反复斟酌定性。就是指汇报材料的一、二级观点一定要集思广益、反复推敲，尽可能对仗整齐、贴近实际、表述准确，既不能“哗众取宠”，又不能“滥竽充数”。三是精益求精定型。对表述的语言、选取的事迹、论述的层次一定要反复类比、筛选，做到优中选优，好中求好，追求完美。,3,写出特色，抓住精华，找出典型，认真总结出一定时期的工作特点,要突出工作亮点，挖掘个性东西，并分析透彻。要从具体工作入手，抓住本质，防止表面化的材料堆砌。要向上级提出有见解的建议，上级听汇报的目的，除了解下级工作开展情况外，同时也要为其改进自身工作、更好地指导下级工作汲取经验，因此汇报时要提出对本级和上级工作都要有指导意义的建议，才能让领导有所悟、有所得。,2、工作汇报的写作要求,4,内容要详略结合，条例清晰，简明扼要，篇幅适宜,整个材料如何布局，先写什么、后写什么，强调什么、简约什么，要根据汇报的时间要求和领导意图来合理安排，在各个部分的文字数量上要有相对准确的把握，做到线条单一，层次清晰。谈成绩时要充分，让领导一听就能兴奋起来。说问题时要直接了当，敢于触及矛盾焦点，但个案性的、短期性的问题应少提，避免大小问题一起罗列影响成绩展示效果。汇报打算时，涉及全局性的工作，要提出一些原则性、方向性、思想性的东西；涉及具体问题时，要拿出一些针对性、操作性强的工作措施。,2、工作汇报的写作要求,5,语言要通俗易懂，富有鼓舞性。,首先是运用政策理论时，要用到“点”上，要注意工作的条件、范围和性质，注意运用对解决特定问题和具体事项有指导意义的政策理论。其次是尽量少用或不用概词概数。涉及到具体事项和对象的性质、数量时，应尽量少用“部分”、“有的”、“一定范围”、“某种程度”、“另一角度”等概词，绝对不用“据说”、“有人反映”、“几分之几”等不确定性词语。第三是要言之有物。要多用短句，能短则短，语言要干脆有力，上口顺耳。切忌为了对仗工整，人为造词，生硬地加词少字。,3、写好工作汇报材料的技巧,（1）围绕主旨要求做到有的放矢,一要围绕上级领导听汇报的意图、要求来写。,三要围绕上级领导的语言风格或思维特点来写。,二要围绕上级领导的关注点、兴奋点来写。,（2）突出工作重点，切忌面面俱到。,一是如果汇报时间跨度长、成绩比较突出的工作，那么汇报的重点就是工作成绩、工作成效。,四是如果是刚布置不久的一项工作，那么下步开展工作的思路和具体打算就是汇报的重点。,二是如果各单位都是这样抓的、都取得了明显成绩，那么汇报的重点应是在抓这项工作中不同于别人的做法、工作中的特色亮点。,三是如果是上级特别关心、本单位也的确抓出了成绩的工作，那么从中提炼的经验启示或深层次的思考就是汇报的重点。,五是如果是本单位还没有完全铺开或没有做好的工作，那么汇报应把重点放在讲清工作未开展起来或开展不好的主客观因素上来。,（3）展现特色亮点，避免平淡乏味,一是要把最鲜亮、最感人的内容放到最前边，放到最显眼的位置上，越是有特色、闪亮点的工作越要浓墨重彩，集中反映，使之成为整个材料的重头戏，而对于一般化的、共性的东西则要尽量少汇报，或一笔带过，点到为止。,二是要把闪现亮点、最有特色的做法、制度、措施等说清说透，把最得意、最主要的工作成绩尽量展现出来，把最具个性、最鲜活的经验体会充分挖掘出来，给人以深刻的启迪。,三是要把那些有话可说、有思想可挖、有经验可总结的内容，作为出彩的地方努力把它写实、写好、写到位。,如何突出特色亮点，避免平淡乏味?一是少讲过程性的东西，多讲实质性的东西。召开了多少个会、组织了多少次学习讨论、开展了多大声势的宣传活动等，这些过程性的内容尽量少写，几句话带过即可。重点要多写些地方或单位是如何贯彻，又是怎么落实的实际工作。,例：一是扎实地开展好了形势任务教育。春节收假以后，分公司召开3次大会，动力厂水处理车间召开“求生存 谋发展”主题讨论会，上到党委中心组学习、各厂员工大会、党员大会，下到车间调度会、班前会等各种场合，每次会议均把形势任务教育作为会议第一项内容，传达分公司的形势任务和决策部署，让内部信息毫无滞留地传递到员工中，让员工理解和支持分公司的决策部署，自觉参与到降本增效的各项工作中。铅厂党总支建立所有车间、工序、班组管理人员及部分组员等共计52人的微信群，每天在群内共享由生产管理部提供的铅系统生产日报及形势任务教育资料。,二是少讲空话、套话和恭维话，多讲真话和实话。一些汇报常常围绕上级部署谈认识、谈体会，大段大段地评价上级决策如何英明正确，其实这些都是上级文件和领导讲话中已经讲清楚了的，不必再唠叨一遍。要紧紧围绕上级想听、想看的实实在在的做法与成效进行选材，做到既有“面”的浓缩，又有“点”的铺陈，用具体数字说话，增强材料的说服力。,例：有些领导在做汇报交流材料之前，通常要花2分钟把能感谢的人和机构都感谢一遍，通常很容易引起反感，导致听众失去继续听下去的耐心。,三是少讲一般性的贯彻情况，多讲重点的、有特色的贯彻情况。有些汇报材料写得很具体、很实在，但面面俱到，繁杂琐碎，看完印象不深。我们在选材时要注重发现工作上最鲜亮、最感人的材料和特色做法，尤其要把那些从实际出发创造性地开展工作的好举措、好效果反映上去，而这也是上级领导最想要了解的。例：在一个省评议政风行风工作中，某局领导的工作汇报没有面面俱到，而是重点抓住本部门的特点，只讲了三条：一是严于律己，与自己“过不去”；二是开门纳谏，与群众零距离；三是认真办事，与企业心连心。由于突出了本部门的个性特点，给上级领导留下了深刻印象，并借助新闻媒体得到推广。,4.认真提炼概括，写出思想深度起草汇报材料不但是一个搜集资料、积累资料的过程，而且是一个研究工作、总结经验、升华理论的过程。汇报材料的思想性，体现在材料、事例、情况和阐述的道理之中。毛泽东同志曾在谈怎样汇报工作时说过，汇报工作是要适当发议论的。“发议论”就是要通过对一系列材料的解释、分析、综合、提炼，更清晰、更系统、全面地说明情况，从而让上级领导了解事情的真相和来龙去脉，并从事实背后找出本质问题，上升到理论高度，得出规律性的结论。,1956年2月至4月，毛泽东同志连续40多天听取国务院有关部门的工作汇报。他在听取时任国务院第三办公室主任薄一波以及几个副主任的工作汇报后，称赞他们的汇报有议论、有分析、有深度，比较生动活泼，给人留下深刻的印象。某省委主要领导同志向毛泽东汇报工作，只讲了一些材料和数字，没有讲自己的观点，毛泽东委婉地批评道：“只谈情况，不谈观点，是开材料仓库。人的头脑是加工厂，没有材料不行，有了材料要经过加工，要产生观点，用观点统帅材料。”,5.讲究结构层次，注意语言得体。工作汇报大多是通过汇报者的有声语言向上级领导传递信息的。因此，工作汇报材料的语言要简洁明快，切忌冗长罗唆。一是多用短句，少用长句。短句具有有力、上口、节奏感强的特点，容易记忆，便于理解，能给人留下鲜明的印象；而长句虽严谨、周密、信息容量大，但念起来节奏感稍差，也不易理解。二是小标题要精心锤炼，给人以整齐或错落之美。工作汇报的每部分或每一段都要有段首撮要，这些句子往往能给人留下很深的印象。三是工作汇报的语言要流畅，勿气结语涩。我们不仅要考虑每一个字的意义，还要考虑到每个字的声音，工作汇报的语言也要讲究平仄和节奏，只有这样才能声入心通、声声入耳，给人留下深刻的印象。四是尽可能地运用“数字化”语言，用数字语言来体现事物的量。运用数字的时候一定要做比较。,（四）修改,（五）定稿,Part,3,如何写好典型经验汇报材料,从“典型”的角度去寻找“经验”、发现“经验”,从“启发”的角度去梳理“经验”、总结“经验”,从“体会”的角度去咀嚼“经验”、提炼“经验”,1、从“典型”的角度去寻找“经验”、发现“经验”,既然是经验交流材料，就必然要有其先进性、典型性、代表性，可以供人学习，供人借鉴，催人奋进，以此为榜样努力追赶。因而，写作经验交流材料，首先必须抓住经验的可学之处、先进之处，挖掘它的典型意义。什么样的“经验”才是“典型”的，才具有交流价值呢？,经验交流材料不属于正式文件，也不是规范性公文，没有特别的规定，没有固定的格式，是应用文中限制最少的文种之一。写活经验交流材料，没有现成的模式，没有标准的套路，只有在实践中去体会、去探索。,思路决定出路，思路决定行动，思路决定效果。看一个单位的工作是否有特色、有创新，经验是否值得总结、值得推广，不能仅仅看“好点子”、“好主意”，更应看其是否有好的工作思路。思路有特色主要体现在四个方面：一是创造性。思路要能创造性地贯彻上级的大政方针和主要精神，是上级意图的延伸和深化，它充分体现大政方针的精神实质，但不是依葫芦画瓢，照本宣科，照搬照转，也不是简单图解和机械执行上级要求。好的思路应该是在全面贯彻中有独到见解，在认真执行中有探索创新。如果思路是上级要求的全面翻版，全盘复制，则毫无“典型”可言，更无“经验”可谈。当然，思路也不能背离上级要求，另搞一套，那样就成“反面典型”了。二是针对性。思路要能切实解决本地本单位急需解决的问题，打开工作局面，改变被动或落后状况，开辟完成任务和实现奋斗目标的有效途径。不着边际、中听不中用的思路不可以作为“典型”。三是普遍性。思路不仅要有独到见解，有创新，有实用性，而且要有普遍意义，可以指导面上工作，是做好同类工作、化解同类难题的好对策、好办法。否则，个别化的思路，再好也没有在面上交流推广的必要。四是前瞻性。思路要有超前意识，能够应对工作中可能出现的各种新情况、新问题、新变化，能够克服各种困难，战胜各种挑战，确保实现预期目标。有远见的思路才是真正的出路，才是含“经”量高的经验。,（1）思路要独特。,（2）做法要先进具体做法是经验交流材料的主体，是最吸引入的地方，此处不精彩，文章就难出彩，其“经验”就难以让人喝彩。所以，做法先进是关键，是重头戏。考察做法的先进性应着重看三个方面：一是富有时代性。尤其是在总结一些“老典型”时，不少材料往往把过去的一些做法冠上新名词，穿上新外衣，重新包装推出，给人一种新瓶装旧酒的感觉。典型的先进性，在于它的做法具有很强的时代特征，是为适应新形势、贯彻新要求、实现新目标而采取的新举措、新动作、新方法。二是富有原创性。不是模仿秀，不是拾人牙慧，不是跟在别人后面亦步亦趋，而是在上级精神的指导下，从实际出发，敢于探索、敢于创新的举措和动作。即使有学习运用别人的地方，也决非生搬硬套，是借他山之石而攻玉，有超越、有创新、有特色。三是富有实践性。经验的可贵之处在于其做法可行，能够学习借鉴，付诸实施，具有很强的可操作性，是那种人人能做、会做而没有想到去做的“经验”。纸上谈兵的东西，以及属于规划、设想、打算类的东西，不能作为经验交流。一句话，凡是没有付诸实施、取得实效的做法，再精彩也不是经验。,3效果要显著。思路是否可行，做法是否先进，关键看效果。没有效果，就没有说服力；没有突出的效果，就不能作为经验介绍。什么是突出的效果呢？首先要看实绩是否领先。在本地区、在同行业或在一个更大的范围内越位前进，跨越发展，执牛耳、居前茅、创一流、摘桂冠，这样的经验才值得认真总结，大力推广。其次要看面貌是否改善。与往年相比，进步较快，与历史最好时期相比，水平较高。变化实实在在，面貌焕然一新，成效有目共睹，这样的典型才经得起时间的考验，这样的经验才是不含水分的经验。再次要看群众是否认可。群众满意不满意、群众认可不认可，是检验典型是否立得住、经验是否有推广价值的唯一标准。搞形式主义，搞“形象工程”、“政绩工程”，劳民伤财的所谓“经验”，注定会没有群众基础，也是根本行不通的。因此，在写经验交流材料之前，应该深入到群众中去开展调查，多听各方面的不同反应，看清“经验”的本质，从而作出正确的判断。,二、从“启发”的角度去梳理“经验”、总结“经验”人们学经验、看现场、听介绍，是为了获取“真经”，从中受到“点化”，受到启迪，学到好策略，学到好方法，以便更好地做好本职工作，争取更大的成绩。因此，介绍经验时应从受众的角度多加考虑，使之有“耳目一新”、“恍然大悟”、“豁然开朗”之感。1在“为什么”上启迪思路。参观、考察、听介绍，人们对先进经验有兴趣，自然就会追问当初是怎么想到这样做的？因而，写经验交流材料应该清楚地回答为什么要这样做的原因。回答这个问题，可从两个方面着手：一是要详细介绍当时面对着什么样的新情况、新问题、新矛盾。同时，这些情况、问题和矛盾必须是现阶段有一定普遍意义的，是共性的，是经常发生的，这样才能引起别人的兴趣，达到“欲知后事如何，且听下文分解”的效果。二是基于什么考虑。就是面对带有共性的新情况、新问题、新矛盾，如何透过现象看本质，拨开迷雾见红日，抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，从而作出正确的判断和决策。正确进行分析、判断、决策，是领导能力和领导水平高低的标志，经验交流材料把这个问题写好了，自然就能引起听众的共鸣。,2在“怎么做”上提供借鉴。经验交流材料介绍做法，不能象记流水账一样，把所有的做法一个不漏地全盘托出，也不能把一些常规做法、例行公事当作“经验”介绍，要突出重点，体现特色，写出新意。相当多的经验材料在介绍做法时不外乎这么几条：一是领导重视，二是统一认识，三是建立班子，四是明确责任，五是狠抓落实，六是协调配合，等等。没有一丝新鲜感，没有一点独特性。好的经验交流材料一般不写这些俗套，应该集中笔墨介绍直接解决矛盾和问题的主要做法、重点措施和保证手段，主要做法就是解决问题的步骤和方法，重点措施就是突出抓住哪些方面，保证手段就是如何确保这些措施落到实处，确保问题得到解决，确保各项工作有序展开并取得预期效果。要多写细节，多写有特色的做法。只有把这些情况总结到位，介绍详细，才能对别人有所触动，有所借鉴。,3在“效果如何”上激发兴趣。经验交流材料介绍效果时不仅要通过纵向比较介绍增长幅度，还要进行横向排序和走向预计。所谓横向排序，就是在世界范围内比较，在全国、全省范围内比较，在行业范围内比较，就是与世界巨头、全国巨头、全省巨头比