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文档简介

发文管理办法*管理咨询公司二零零二年十二月第一章 总则第一条 为规范和严肃公司发文工作,提高发文效率、保证发文质量。保证文书的安全、及时传递。特制定本管理办法。第二条 公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。其他任何部门和个人不得以公司名义对外发文。第三条 办公室不得积压文件,随时呈批或下发。第四条 为确保文书在传递过程中的安全,文书在公司内部的传递由部门资料管理员或其他专人负责。第二章 行文规则第五条 公文的种类根据公司现行状况,需要办理的公文类别主要有:通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。1. 通知:传达上级的指示,要求各部门办理或需要通知的事项;批转下级的公文或者转发上级单位的公文,用“通知” 。2. 通报:把工作情况、经验教训以及好坏典型事例,通知所属部门,用:“通报” 。3. 报告:向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议,不需上级部门或主管领导批示意见的,用“报告” 。4. 请示:请求对某项工作或问题做出指示,给予答复,用“请示” 。5. 批复:答复请示事项,用“批复” 。6. 决定、决议:对某些问题或者重大行动做出安排,用“决定” ;经过会议讨论通过,要求执行的事项,用“决议” 。7. 指示:对下属部门阐明工作活动的要求,用“指示” 。8. 函:在没有隶属关系的单位、组织、公司之间或同政府机关、企业、团体和个人商洽和联系工作、事务、询问或答复问题时,用“函” 。9. 计划:对一定时期内的工作做出具体安排的,用“计划” 。10.总结:把已经做过的某一时期的工作进行全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究的,用“总结” 。11.简报:汇报工作、反映问题,帮助领导掌握情况的,用“简报” 。12.条例:用于规定某个机构的组织和权限以及某些专门人员任务的权限的,用“条例” 。13.规定和办法:对某项工作或活动进行具体规范时,用“规定” 、 “办法” 。14.议定书:记录有关各方对某一个专门问题达成的协议,用“议定书” 。15.会谈纪要:记录、传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要“。第六条 公文格式公文格式一般包括:标题、主送部门(领导) 、正文、附件、发文单位(单位公章) 、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。1. 标题:公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。2. 主送部门:指公文主要送达的单位(领导) ,凡是向上级报送均为主送部门;一般只写一个主送部门,不得多头主送。如需要,同时报送另一上级,可以用抄报的形式。3. 正式公文的主体:文字简明扼要、条理清楚、实事求是。请示问题一文一事,不要一文数事。4. 发文单位:写在公文下面偏右,要写全称,如以领导个人名义行文,应冠以职务身份。5. 发文日期:公文必须注明发文日期,以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开,要写全年月日。发文日期一般以领导签发日期为准。6. 抄报、抄送单位:属上级的列入抄报,平行或下级列入抄送。7. 文件版头:正式公文一般都有版头,版头以红色大写印上“XX(公司)文件” ,下面加一道红线,通常称为红头文件(格式见附表一) 。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。8. 公文编号:一般包括代字、年号、顺序号。公司具体公文编号见附表一。9. 机密等级:机密公文应当根据机密程度划分等级,分别注明“绝密” ,“机密” , “秘密”,“普通”字样。10.附件:公文如有附件,应当在正文之后,发文部门之前注明附件名称和件数。11.其它:公文排版要求详见附件。第七条 行文要求1. 下级一般应按照直接隶属关系行文,不要越级行文,如遇特殊必须越级行文时,应抄报越过的主管领导或部门。报的公文应一文一事。2. 平行或不隶属之间,应使用平行文(如函) ;3. 要分清主送与抄送,向上级的请示不要同时抄送下级;向下级的重要行文,可以抄送直接上级。4. 明确发文权限。属于全面的,重要的方针政策性问题,以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题,以有关部门名义行文。5. 公文由主办部门经办人拟稿,经部门经理审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的,经办单位负责组织相关部门会签后,再交办公室。第三章 发文程序第八条 发文程序一般包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。(一)公文的草拟、打印、校对:1. 经办人负责公文的起草(包括录入、排版) 。草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸(见附表三) ,起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确,时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等,不得用简称。2. 起草公文后,到前台统一打印、输出。前台打字员核对公文符合公文格式后加盖“草稿文本专用章” 。3. 公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。(二)公文审核。文件起草后,由经办部门经理审核、签字。如涉及其他部门,经办单位负责协调相关部门经理审核、签字。把“文件呈批单” (具体格式见附表) ,同文件一并交办公室。(三)公文的核稿。所有公文呈批前由办公室负责核稿。核稿的主要内容包括:1、文件呈批单是否填写准确,完整。所有相关部门是否都已签字,公文的文别是否正确。2、公文打印、排版格式是否符合公司要求;3、公文意思是否得表达清楚、准确。如核稿不合格,办公室签署修改意见后交经办单位重新办理。(四)公文的呈批。办公室核稿通过后,在“文件呈批单”上填写公文编号和密级,签署处理意见。在“发文登记表”上登记后,由办公室主任根据事情的轻重缓急,在文件呈批表上加盖“特急”和“急件”字样。按审批权限、业务性质分类,分别呈相关领导审批。(五)公文批阅。“特急”文件必须马上办理, “急件”应当尽快办理公司领导签署修改意见后,由办公室交拟稿人修改。 (如果修改不涉及公文实质内容或者仅仅是个别字句的修改,可由办公室主任加以修改。 )如果修改内容涉及到相关部门,经办部门还须告知相关部门经理。再次送签时必须附上修改前的所有原稿。办公室负责核对修改稿与原稿,确保公文严格按领导意见进行了修改,并且经办人已经告知相关部门经理(由办公室主任电话查询) 。(六)公文打印、盖印。公文签发后,由主管领导的文秘直接交办公室。由档案管理员负责打印正式文稿。档案管理员持正式文稿和领导签发的终稿、和“文件呈批单”到印章保管员处履行盖章手续。印章保管员核对无误后加盖印章。对两张以上的文件另外加盖骑缝盖。 “文件呈批单”第二联由印章保管员留存备查。(七)登记、存档。公文打印、盖章后,办公室填写“发文登记表”后,将一份正式文件、领导签发的终稿、文件呈批单第一联存档备案。(八)发文。对外发文:1、办公室通知经办人到档案室登记文件领用后,自行办理(机密及绝密文件档案室派人) ;2、需要以特快专递或以电子邮件形式发文的,统一由办公室办理;对内发文:1、办公室在公司局域网上公布或加盖“对内发文章”后复印,通知相关部门资料管理员到办公室领取;2、文件复印件由档案管理员统一复印。各部门资料管理员须办理文件借阅手续。第九条 关于公司各部的公文编字。为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅,将公司公文编字明确为:发文部门 编字 说明董事会 京鲁房董字办公室 京鲁房办字人力资源部 京鲁房人字财务部 京鲁房财字1、发文号由办公室统一编号;2、发文字号 3 号仿宋体;序号为 3 位,加第字;年份用六角括号“ ”如“京鲁房办字2002第 001 号” ;第十条 公文的借阅和清退按档案管理办法有关规定执行。第十一条 公文的立卷、归档和废除按档案管理办法有关规定执行。第四章 罚则第十二条 公文审批未按规定时间完成,施延一次罚 元。第十三条 办公室积压文件未及时上传下达,施延一次罚 元。第十四条 经办人草拟公文形式不正确、词不达意,不能清楚表达行文意图。每次罚 元。第五章 附则第十五条 本管理办法由办公室负责解释。第十六条 本管理办法的拟定或者修改由办公室负责,报总经理批准后执行。第十七条 本管理办法自颁布之日起实施。第十八条 经办人从外部带回文件未按规定及时。附表一、* 房地产开发有限责任公司办文呈批单第一联:档案室留存文件标题(文别) ( )文件编号 京鲁房 字 第 号 密级附件拟稿人 日期公司领导办公室主任经办部门经理相关部门经理拟 稿 说 明附表二、* 房地产开发有限责任公司办文呈批单第二联:印章保管员留存文件标题(文别) ( )文件编号 京鲁房 字 第 号 密级附件拟稿人 日期公司领导办公室主任经办部门经理相关部门经理拟 稿 说 明印章保管员签名:; ;附表三、发文登记簿日期 文件类别 编号 文件名 经办部门 对方单位 呈批时间 审批人 下发时间 备注附表四、北京 *房地产开发有限公司公文格式及要求字体 字号 页边距( cm) 项目性质 标题 正文 标题 正文行距(倍)字距上 下 左 右用纸规格其它注意事项及要求草稿黑体幼圆三号五号 2标准 2.8 2.8 1.5 6.0 B51. 标题与正文之间空一行;2. 落款下正文之间空 3 空3. 每页标注页码注明:4. 落款之后注明:注释:(1)此件为草稿( 第*稿);(2)拟稿人:(签名) 审核:(签名) 打印人:( 签名)3.7 3.5 2.8 2.6校友会便笺6 3.0 3.2 2.8*公司便笺正式文稿华文中宋(加粗)仿宋体二号三号1.25或1.5标准5.2 3.5 2.8 2.6A41. 上报公文需识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧,发文字号居左空 1 字,签发人姓名居右字空 1 字;“签发人”用 3 号仿宋体字,姓名用 3 号楷体字标识;2. 正文中小标题用 3 号黑体字;3. 每一

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