财务会计档案管理制度

财务会计档案管理制度篇一：会计档案管理制度财物管理制度-会计档案管理制度 第一章 总则 第一条 为了加强 XX 集团有限公司及下属子公司（以下简称公司）会计档案的管理，提高会计档案管理水平，根据会计档案管理的有关规定，并结合公司实际情况，特制定本制度。 第二条 会计档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、其他会计核算资料，以及公司会计电算化所形成的存储在磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件。 第二章 会计档案的立卷、归档 第三条 会计档案的整理要规范化，做到按范围收集、按标准装订、按规范整理。 第四条 会计凭证的整理 1、收集所有应归档的会计凭证，并根据记帐凭证的不同种类按时间、序号逐张排列好，清除记帐凭证附件上的订书针、曲别针等金属物。 2、每一类记帐凭证按适当厚度分成若干本，分别装订成册。 3、如实、认真填写会计凭证封面，会计主管人员、装订人员在其上盖章，且在装订线上封口处加盖骑缝章。 4、填好卷脊上的项目。卷脊上一般应写上“某年某月凭证”和案卷号。 5、将装订好的凭证入柜，由专人负责保管。 第五条 会计帐簿的整理 1、年度终了后，将各种帐簿打印成纸面形式。 2、按照科目代码顺序整理帐簿，在帐簿上加盖页码章，加卷内目录、封面后装订成本。 3、会计帐簿封面的有关内容要填写齐全，单位名称、帐户名称都要写全称，不能只写代号。 “帐本页数”要写帐簿的有效页数，会计主管人员和记帐员都在 其上盖章。 “保管期限”填写统一规定的时间，卷脊上写上“*年度*帐簿” ，写上卷号。4、将各种帐簿按照会计科目顺序排列，逐本登记会计档案（会计帐簿）目录 。 第六条 会计报表的整理 1、平时，月（季）度报表，由主管报表人员负责保存。 2、年度终了后由主管会计报表人员或会计机构负责人将会计报表统一收集、整理、装订、立卷归档。 3、年终，将全年会计报表按时间顺序整理装订成册，登记会计档案（会计报表）目录 ，逐项写明报表名称、页数、归档日期。 4、会计机构负责人审核、盖章后，由主管报表人员负责入柜归档。 第七条 其他会计资料的归档 1、其他会计资料，包括年（季）度成本、利润预算、月度财务收支预算、经济活动分析报告、工资计算表和一些重要经济合同应随同正式会计档案进行收集整理归档。 2、根据会计资料的性质，对不需要马上移交的，在一定时期内，由财务部门保存；对须移交档案部门保管存放的，另行组卷装订，按要求移交。 第八条 会计电算化资料的管理 1、存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式， 末打印之前不得抹去。 2、必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对 硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的，每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份软盘的副本，不得删除硬盘和软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。 3、必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写保 护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全，洁净，防热，防潮，防磁的场所，并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便乱放和外借。 4、会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在三个地点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除（三个存放地点分别为机房、档案室、财务室） 。 5、磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理 硬盘等，由系统管理员执行并对磁盘会计档案的安全、正确负责。 6、操作记录（上机操作登记簿）日常由系统维护人员妥善保管， 年终提交系统管理员整理归档。 第三章 会计档案的保管 第九条 会计档案根据其特点在保管期限上分为永久、定期两种，定期保管期限又分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年。保管期限的始算日期，从会计年度终了后的第一天(来自: 小龙 文档 网:财务会计档案管理制度)算起。 第十条 会计档案立卷后，可暂由公司财务部门保管一年，于次年 6 月底前移交公司的档案部门集中保管。双方不得拖延不交或推诿拒绝接收。 第十一条 移交会计档案时，要由财务部门编造移交清册，档案部门根据移交清册认真核对清楚后，办理移交手续。交接双方和监交人员在移交清册上签名盖章。 第四章 会计档案的调阅 第十二条 会计档案所载信息均属公司重要的经营管理秘密，有关的经办或保管人员负有保证会计档案安全、维护公司利益的重要责任。 第十三条 本公司人员调阅会计档案，须经会计主管人员同意。 第十四条 外单位调阅会计档案须有正式介绍信，并经会计主管人员及单位领导批准。 第十五条 经批准调阅会计档案的，档案室须详细登记调阅会计档案名称、调阅日期、调阅人员姓名和工作部门、调阅理由、归还日期等。 第十六条 调阅会计档案时一律不得携带外出。若需要复制会计档案，须经公司领导同意。 第五章 会计档案的销毁 第十七条 对保管期满、需要销毁的会计档案，由公司档案部门提出意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经公司董事会批准后才能销毁。 第十八条 对于其中未了结的债权、债务的原始凭证，以及对处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证、帐簿，应单独抽出，另行立卷保管。 第十九条 销毁会计档案应由档案部门和财务部门共同派员监销。 第二十条 监销人员在销毁会计档案前，应当认真进行清点核对，销毁后在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司领导。 第二十一条 会计档案销毁清册由档案部门长期保存。第六章 附则 第二十二条 本制度由公司财务管理中心负责制订、解释和修改。 第二十三条 本制度自发文之日起执行。 篇二：XX 公司会计档案管理办法第一章总则 为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法及财政部会计档案管理办法的规定,结合本公司实际情况，制定本办法。 第二章会计档案管理部门 1.公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。 2.财务部门及公司内部有关的分公司、子公司，必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。 第三章会计档案归档的范围 1.会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。 2.会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。 3.财务报告。包括会计制度规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。 4.其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。 5.增值税专用发票和普通发票。 第四章会计档案的整理 会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。 1.会计凭证。 （1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。 （2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。 （3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。 2.会计账簿。 各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。 （1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。 （2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。 （3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。 （4）会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面账簿启用表账户目录按本账簿页数顺序装订账页会计账簿装订封底。 （5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。 （6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。 （8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。 3.会计报表。 会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。 第五章 会计档案的归档保管 1.当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。 2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。 3.机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。 第六章会计档案的借阅使用 1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。 2.凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。 3.借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。 4.借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准需 需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。 第七章 各种会计档案保管期限 1.会计凭证保管 15 年。 2.会计账簿保存 15 年，其中现金和银行存款日记账保存 25 年。 3.会计报表保存 10 年，其中年度决算表永久保存。 4.发货票保管 5 年。 第八章 会计档案的销毁 1.会会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中 未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。2.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。 第九章 附则 1.本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。 2.附表：会计档案保管期限表见下表。会计档案保管期限表 篇三：企业会计档案管理办法 集团会计档案管理办法 第一条 制定目的 为进一步加强会计档案管理， 保证会计档案妥善保管、预防丢失和泄密，根据公司法 、 企业财务管制度及会计档案管理办法等法律、法规相关规定，结合我司实际情况，特制定本管理办法。 第二条 适用范围 本制度适用于集团所有分支机构。 第三条 管理部门 1、 集团各分支机构档案管理部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。 会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。 2、 集团财务部及内部有关的分公司、子公司，必须建立会计档案的立卷、归档、保管、 查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、丢失和泄密。 第四条 会计档案归档范围 会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、财务分析、财务政策、管理制度等专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要材料和证据，具体包括： 1、 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 2、 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 3、 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明， 其他财务报告。 4、 票据类： 增值税发票、普通发票、支票、银行汇票等。 5、 其他类：财务预算及分析材料、银行存款余额调节表、银行对账单、会计政策、管理 制度、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。 第五条 会计档案的装订和保管 1、 每年形成的会计档案，应当按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，凭证用绵纸封 口并盖章，编制会计档案保管清册。 2、 会计档案的装订：会计档案的装订包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他资料的 装订，装订要符合国家会计档案要求，内容齐全，便于查阅。3、 会计档案的保管：会计档案由财务负责人指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。 会计档案由财务会计部门保管 1 年，期满后应由财务部门编造清册移交本公司档案部门保管。 4、 档案部门接收保管的会计档案，应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理 的应 会同财务部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。 第六条 会计档案的借阅 1、 会计档案为本公司提供利用，原则上不得外借。如有特殊需要，须经公司负责人或集团 相关负责人、会计机构负责人（会计主管）批准方可借阅。 2、 公司以外的部门借阅会计档案时，借阅人应持有所属单位正式介绍信，经被借阅单位会 计主管人员和公司负责人批准后，方可办理借阅手续。集团总部部门因工作需要须借阅各分子公司会计档案时，应经集团财务总监和被借阅单位财务负责人批准后，方可办理借阅手续。 3、 财务部应建立借阅登记清册，所有借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、 单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。（详见附表） 4、 借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，不得拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带 外出或复制原件。如有特殊情况，须经本单位领导和财务主管批准后方能携带外出或复制原件。 5、 借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。 6、 所有内外部会计档案借阅，一律须被借阅单位财务部档案管理员全程陪同，借阅地点仅 限本单位档案室或财务部。 第七条 会计档案的保管期限 1、