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用友软件在山东泰安轮胎厂的信息系统案例 作者:佚名 来源:互联网 时间:2001-10-16 0:00:00 责任编辑:3山东泰安轮胎厂(简称泰安轮胎)是原国家化工部定点专业轮胎生产企业,始建于 1970 年。厂区占地面积25 万平方米,现有职工 2100 人,其中工程技术人员 370 人,拥有固定资产 1.2 亿元,注册商标“泰安”牌,主要产品有载重汽车轮胎、轻卡、轿车轮胎、农业轮胎、工程机械轮胎,年生产力 100 万套。建立管理信息系统的动因 1手工运作模式的弊端 泰安轮胎采用计算机管理之前,购销存一切业务均采用手工记账。很多不规范、不健全的做法长期得不到改进,影响了工作效率和核算数据的准确性。例如:物资管理中由于采购的物资发票未到,所以进厂的物资不能办理入库;而由于生产急需,货到票未到的这部分物资可能已经领料出库,造成仓库账面出现负库存,给仓库管理造成混乱。又如,在生产部门核算成本时,由于数据量大,手工计算速度慢,核算数据不准确,且存在人为改动盈亏数据等问题,所以厂部无法在繁多的数据中进行查实核对,从而导致成本信息滞后,且不准确。手工运作存在的问题及弊端显而易见。企业要提高管理水平,降低成本,增加效益,唯一的出路就是应用计算机进行企业管理。2市场竞争的压力 近几年来,随着市场竞争的不断加剧,企业逐渐体会到客户需要的标准越来越高,信息和时间已经成为越来越重要的竞争因素。由于管理手段落后,信息不流畅,与其他企业一样,该企业也存在资金匮乏、库存积压、成本偏高、销路不畅等问题。管理业务流程不顺畅,众多的信息不能及时理顺,造成了时间延误、应收款不能及时收回、坏账损失加大、经济效益滑坡。企业要想生存、发展,增强在市场上的竞争力,就必须在外抓市场内抓管理上下功夫。因此,公司作出两项决定:向国际市场接轨,推行 ISO9000 认证;采用先进科学的现代化管理手段,应用计算机实现全方位的企业管理。最终,泰安轮胎选择了使用用友软件的解决方案来对企业进行信息化管理。该企业 1999 年 4 月开始使用用友软件,至今已取得显著成效。系统解决方案 泰安轮胎的网络布局采用星型连接,主线由二根 6 芯光缆通讯,干线采用粗缆、细缆、双绞线,中间环节用光电交换器和 D-Link 连接。图泰安轮胎厂内的网络结构 具体分布是:从控制中心到办公楼距离约 300 米,采用 6 芯光纤,从控制中心到三车间由于距离约 200 米,采用 4 芯光纤,从各机柜到 PC 机采用双绞线,从三车间机柜到一车间和物管处办公室距离约 150 米、到五车间距离约 200 米,分别采用细缆和粗缆,从控制中心到南成品库距离约 300 米,采用粗缆。管理信息系统评析 通过两年的使用,企业从业务流程优化、管理信息的获取以及利用等方面,都感觉到信息化对企业的管理有很大的帮助作用。1实现财务业务一体化管理 实现数据共享与信息集成 在各子系统直接录入原始单据,由计算机自动生成记账凭证传入总账系统,并且自动登记各相关账户。出、入库单、发票信息一次录入,仓库、财务以及各业务部门共同使用,“数出一门,全厂使用”,实现了数据共享和信息的有机集成。确保账务信息的准确性 在财务业务一体化管理模式下,所有原始数据只需在系统中录入一遍,而且录入过程中均可启用系统参照,录入完毕,系统自动登记相关账表。解决了长期以来一直困扰财务部门的账务串户、错账问题;解决了财务与业务部门财务账账不符,账证不符的问题,真正实现了财务和业务的协同。加大财务监控力度 财务部门可以监控业务发生限额,同步查询供应链业务发生的明细及余额情况,可以监控到多种原始业务单据,保证账实相符。财务部门通过对应收款项的分析,可以及时通知相关部门和人员催收款项,减少坏账损失,加速资金周转;财务部门通过对应付明细的了解,在维护企业形象的同时,可以尽量利用商业信用为企业运作提供资金。2加强库存管理,降低存货成本 从生产计划着手,科学进行材料采购 计划员在采购计划中录入生产计划(由生产处制定),生产处长审核后生效。各车间均可以通过计算机系统查看生产计划;供应处可根据生产计划生成相关需求和物料需求,然后生成采购计划。财务处根据采购计划预算采购资金,供应处业务员根据采购计划进行采购。这样避免了资金周转困难和货物积压,也可根据库存管理、实时掌握库存数量,尽量避免资金滞留。科学选择供应商,降低采购成本 在采购管理系统中,对各供应商的供货价格进行对比分析,找出每种货物最低采购价,同时也确定了该货物的供应商。从而保证企业以最低的价格购进所需材料。采用暂估入库核算方式,保证账、实一致 手工条件下,进行采购入库管理时,暂估入库工作量非常大,因此一般都采用简易处理办法:材料采购到货,先使用,发票来了才办入库,这使得库存账不能反映实际库存,有时甚至出现库存台账是负数的情况。泰安轮胎管理信息系统对票滞后于货的情况均作暂估处理,即货物入库时在系统中录入不带金额的入库单,从物流上保证了库存账和实物的一致性。这样库存账能准确地为采购和生产领用提供动态信息。3.利用销售数据,加强销售分析 为有关方面提供销售统计信息 原来的临时出库业务量很大,真正的出库量只有极少数人知道,管理层想掌握当期当月的产品出库准确数据很难。现在发生销售业务后,销售处在系统中录入销售发货单。对销售发货票进行审核后,系统自动形成销售出库单,然后传到库存管理模块,这样成品库保管员就能很方便地查阅产品的出库情况;领导层可以通过系统直接查阅有关销售统计情况,了解企业目前的经营业绩。利用销售分析,把握商机 在销售管理系统中,可以对销售货物进行货物流向分析,了解哪个时期、哪种货物、在哪个市场畅销,这样可以及时掌握市场行情,从而更好地把握销售时机。4加强定额管理,控制成本费用,实现业绩考核 利用历史资料,制定部门消耗定额 泰安轮胎对上年的材料耗用情况进行分析,从而制定出各部门的合理耗费定额。具体做法如下:在系统中将与材料耗用有关的科目设成部门核算,期末分月、季、年统计各部门实际耗用材料情况,并找出实际领用与原消耗定额的差异,分析差异形成的原因,从而合理制定出后期各部门的消耗定额。通过定额管理,考核部门业绩 各部门领用材料,相关人员将材料领用单录入系统。如果该部门已超过定额,则系统会自动提示用户该部门已超过定额,业务员按照相关制度进行处理,达到事中控制的

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