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文档简介

公司档案档案管理制度目录及执行文件管理制度篇一:文件和档案管理制度文件和档案管理制度 为加强公司安全基础档案管理,发挥好档案服务于安全工作的功能,完善安全管理过程监督,特制定本制度。1、实行安全文件收发登记制度,上级来文和下发文件,先行登记、分类存放,按照领导签批意见督办落实。 2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中,卷首制作目录,年终装订存档。 3、 、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案,实行一车一档,从业人员一人一档,安全管理每一个过程一档,每项活动、工作一档,档案资料做到真实、有效、完整。 4、基础档案资料要分类存档保管,档案分为长期档案和短期档案,短期档案满 3 年之后可以进行销毁处理。 5、档案基础资料管理信息,必须实现从购臵到退出市场的全过程监督,及时进行更新,确保档案资料完整性。6、档案资料借出必须办理相关登记手续,经公司主要领导审批同意后方可借阅。 7、档案资料由安全科安排专人负责管理,实习专柜存放,落实防护措施,防止损毁。 安全生产费用提取和使用管理制度 (安全生产费用投入保障制度) 为建立本公司安全生产投入长效机制,加强公司安全生产费用财务管理,保障公司的安全费用合理、有效使用,维护企业员工的合法 权益,确保公司生产、经营活动正常有序的开展。根据中华人民共和国国家安全生产法及企业安全生产费用提取和使用管理办法等法律法规规定,结合本公司的实际情况,特制定本制度。一、安全生产费用是指企业按照规定标准提取,在成本中列支,专门用于完善和改进企业安全生产条件的资金,安全生产费用优先用于安全生产措施的实施和为满足达到安全生产标准而进行的整改。按照企业安全生产费用提取和使用管理办法第九条规定, “交通运输企业以上年度实际营业收入为计提依据,按照以下标准平均逐月提取” ,我公司符合第二款规定,应按照%提取安全费用。 二、安全生产费用应当按照“项目计取、确保需要、企业统筹、规范使用”的原则进行管理,财务应将安全费用纳入公司财务计划,保证专款专用,并督促其合理使用。三、安全费用应当用于以下安全生产事项: 1、完善、改造和维护安全防护技术设施、设备支出,包括运输及装卸工具安全状况检测、维护系统、运输装卸设备、附属安全设备等支出; 2、安全设备、设施的更新,改造和维护支出(不包括车辆更新费用) ; 3、安全生产宣传、教育和培训支出; 4、劳动防护用品的配备和更新支出; 5、安全生产检查与评价支出; 6、配备和更新必要的应急救援器材、设备和现场作业人员安全防护物品支出; 7、完善、改造和维护安全防护设备、设施支出,主要是指:车间、库房等作业场所的监控、监测、通风、防晒、调温、防火、灭火、防爆、泄压、防毒、消毒、中和、防潮、防雷、防静电、防腐、防渗 漏、防护围堤或者隔离操作设备设施;8、重大危险源、重大事故隐患的评估、整改、监控支出 9、进行应急救援演练支出; 10、特种设备和安全设施的检验检测支出; 11、购臵、安装行车安全记录仪、卫星定位装臵、视频监控设施和通信导航设备支出; 12、安全生产新技术、新标准、新工艺、新装备的推广应用支出 13、其它与安全生产直接相关的支出。 四、公司安全科应建立安全费用台账,记录安全生产费用的费率、数额、支付计划、经费使用报告、安全经费提取和使用情况年度报告。 五、总经理对安全生产费用全面指导,审批安全费用提取、安全投入计划、经费使用报告、安全经费提取和使用情况年度报告。 六、财务部门负责对安全生产基金进行统一管理,审核安全费用提取、安全投入计划、安全经费使用等,根据年度安全生产计划,做好资金的投入落实工作,建立安全经费台账,确保安全投入迅速及时。 七、安全科负责审核、汇总并编制公司安全投入计划,审核安全投入报告,监督检查安全投入落实情况、汇总并建立公司安全费用投入台账,编制年度安全经费提取和投入情况报告。 八、安全生产费用实行专户核算,公司应当按规定范围安排使用,不得挪用或挤占,年度结余资金结转下年度使用,安全生产费用不足的,超出部分按正常成本费用渠道列支。 九、各部门主管按照职责分工对有关专业安全生产费用计取、支付、使用实施监督管理。 十、发现安全费用支取人擅自挪用安全费用的,公司将按情节严重程度严肃处理,处理办法由董事会讨论决定。十一、本制度由公司安委办负责解释。 设施设备安全管理制度 1、建立健全设施设备技术档案,按照规定的时间进行维护和保养。 2、设施设备的使用操作应定岗定人,明确专人负责、责任到人。 3、操作人员应对设施设备做到“三会” 、 “四懂” ,即会操作使用、会维护保养、会排除故障;懂原理、懂结构、懂性能、懂用途,且能熟练操作使用。4、设施设备出现异常时,操作人员应按照操作规程采取紧急处臵措施,防止事态扩大。 5、保证设施设备上的各种仪表,如液位计、安全阀等安全附件完好、准确,损坏的器具禁止使用,并且及时更换,保证设施设备的使用安全。 6、定期检查设施设备和各种附件、器材,使之处于完好状态,以备正常使用。 安全生产教育和培训制度 1、安全教育培训由公司安全科负责管理,建立教育培训档案,识别教育培训需求,组织教育培训计划的实施。篇二:企业档案管理制度公司档案管理制度 第一章 总则 第一条 为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,特制订本制度。 第二条 本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 第三条 重要原始档案遵循“双人双控,共同管理”原则,由总经办统一管理。 第二章 档案归档 第四条 归档范围 (一) (二) 通用管理:证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。 工程基建:设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理 (变更、进度控制、质量控制) 、工程验收、工程报批资料等。 (三) 合同:原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计 合同、其他合同。 (四) 设备档案:公用系统、物料、仓库等辅助设备;生产部设备、工程部设 备、QC 部设备等。 (五) (六) 员工培训:培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。 计量:化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、 流量类等,设备内部校验记录归于设备档案中。 (七) 产品档案:产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白 批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告(含送检或抽检) 、产品重大质量事故资料等。(八) (九) 供应商档案。 质量标准:原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。 (十) 检验方法:原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。 (十一) 记录:除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、 盘存表、温湿度记录、物料请验单等;(十二) 批记录:批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。 (十三) 标准操作规程。 (十四) 验证文件:验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、QC 设备验证、 工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。 (十五) 行政类文件: ? 行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的,或由企业发行的各种标 准、规章规程等; ? 各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复; ? 各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、 土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等; ? 人事任命、劳动纠纷等; ? 各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、 保修卡等; ? 所有加盖公章的文件复印件; ? 在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟 等形式的历史记录。 第五条 归档时间 (一) 各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印 件须于文件产生的 24 小时(一个工作日)内到档案室办理归档手续; (二) 设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随 时归档; (三) 员工培训类资料按月归档,于每月 25 日之后次月 5 日之前到档案室办理 归档手续; (四) 计量类资料按半年归档,于每年 5 月 25 日之后6 月 5 日之前、11 月 25 日之后 12 月 5 日之前到档案室办理归档手续; (五) 供应商档案按年度归档,于每年 1 月 25 日之后2 月 5 日之前将上一年的 资料到档案室办理归档手续; (六) (七) 手续; (八) 验证文件随时产生随时归档,验证主计划按年度归档,于每年 1 月 25 记录文件。辅助记录半年归档一次,其他记录每年归档一次; 批记录文件按月归档,于每月 25日之后次月 5 日之前到档案室办理归档 日之后 2 月 5 日之前到档案室办理归档手续; (九) (十) 其他文件每周一集中归档一次。 未按要求及时归档而造成损失的,由当事人承担全部责任,并根据情节 轻重予以相应处理。 第六条 归档份数 (一) (二) 原件全部归档,并注明份数、出处。 使用频繁的档案,各使用部门应复印留存自用。 第七条 归档要求 (一) (二) (三) (四) 由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。 文件必须通过系统整理后再归档。 文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。 第八条 归档手续 各类文件归档时,归档部门应填写文件归档单一式二份,由归档部门负责人和总经办负责人审批,归档部门和档案室各留存一份,以备查考。由档案员填写文件归档登记薄 ,归档人和档案员共同签字确认。 第三章 档案的收集与整理 第九条 档案的收集 (一) 由各部门指派专人,每周一对其本部门需要归档的文件进行收集,并进 行分类、排列、编目后移交档案室。 (二) 由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集,再进行系统的、 全面的整理。 (三) 收集时要保证档案的质量。如不完整,需进行进一步的收集,对收集不 全的档案,要做好记录。 第十条 档案的整理 (一) (二) 档案采用按类别分类的方式,做到层次分明,便于保管和利用。 档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整 理,并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成,具体说明如下: 7、8、9 位代表流水号 001999。 、6 位为档案柜号。 、4 位为二级分类的编号。 、2 位为一级分类的英文缩写。 第四章 档案建档 第十一条 分类梳理 归档的资料,由档案员分类、编号,于文件归档的当天入库,并建立档案明细台账 。 第十二条 档案专用章 所有归档的复印件及归档原件产生的复印件,每页纸加盖蓝色档案专用章,加盖档案专用章的复印件视同原件使用,档案专用章置于档案室,由档案员保管。 第十三条 档案编号章 档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章,编号手写,档案编号章置于档案 室,由档案员保管,对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。 第十四条 检索目录 所有归档文件,由档案员建立对应关系的电子版检索目录,并定期核对。 第十五条 电子备份重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份,各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。 第五章 档案使用和归还 第十六条 档案使用 (一) 文件复印:由使用人填写档案复印登记薄 ,一般性文件经部门负责人 批准,重要文件同时报分管副总批准,由档案员复印、提供。 (二) 借出已加盖档案专用章的复印件:由使用人填写档案借出登记薄 ,经 部门负责人批准,最长不超过十个工作日,重要文件及特殊情况同时报分管副总批准;十日后仍未归还的,由档案员跟催或办理重新借出手续。 (三) 借阅原始文件:由使用人填写档案借阅登记薄 ,经部门负责人批准, 于档案室指定的地点查阅,不得带离档案室,重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。(四) 借出原始文件:由使用人填写档案借出登记薄 ,经部门负责人批准, 最长不超过五个工作日,重要文件及特殊情况同时报分管副总批准,总经办会签;五个工作日后仍未归还的,由档案员跟催或办理重新借出手续;原件借出后不再归还的,须经分管副总、总经理批准,总经办会签,档案室保留复印件备查; (五) 外单位借出档案时,由使用人填写档案借出登记薄 ,须经总经理批准 后方可使用。 (六) 按规定审批,由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使 用档案;违者一经发现,对档案员处以 200-1000 元/人/件的罚款;造成损失的,由档案员全额承担,并根据情节轻重予以相应处理。 第十七条 档案归还 (一) 档案使用者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪 裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时,经检查无误后,应在档 案借出登记薄登记,并由使用人和档案员分别签字确认。 (二) 发生损坏、丢失的,对使用人处以 200-1000 元/人/件的罚款;造成损失 篇三:公司档案管理制度公司档案管理制度修订记录 目录 第一章 总则 ?3 第二章 档案归档 ?4 第三章 档案整理 ?5 第四章 档案保管 ?5 第五章 档案开发与利用 ? 6 第六章 档案鉴定与销毁 ? 7 第七章 奖惩 ?7 第八章 附则 ?8 档案管理制度第一章 总则 第一条 目的 为加强集团档案管理工作,有效的保护及利用档案,更好地为集团各项工作服务,特制定本制度。 第二条 释义 本制度所称档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中, 所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 第三条 管理原则 (一) 集中统一管理原则。 (二) 维护档案完整与安全原则。 (三) 便于利用原则。 第四条 适用范围:本制度适用于集团所有单位的档案管理。 第五条 管理职责 (一) 总部:总部行政部为集团档案的归口管理部门,负责: 1. 建立与完善管理制度、工作标准与流程; 2. 监督、指导、检查各事业部档案工作; 3. 总部档案的收集、保管和开发利用。 (二) 事业部人事行政部为本事业部档案的管理部门,负责: 1. 制定档案工作计划并组织实施; 2. 监督、指导、检查本事业部各职能部门及片区的档案工作; 3. 本事业部档案的收集、保管和开发利用; 4. 各事业部每月定期向总部档案管理员提交一次档案台账。 (三) 各片区须指定档案管理部门,负责: 1. 制定档案工作计划并组织实施; 2. 指导各部门文件材料的形成、积累、整理及归档工作; 3. 按规定向事业部档案室移交档案。 (四) 各中心、职能部门应按规定向档案室移交档案。 (五) 档案管理人员 1. 各级行政管理部门负责人为本单位档案管理责任人,负责规划管理本单位档案建设工作。 2. 总部行政部设专职档案管理员,负责集团档案管的综合管理工作,包括: 总部档案的管理。 监督、检查并推动各事业部档案建设工作。 档案管理体系的建设与完善。 档案管理人员的培训与指导。 3. 总部各中心、各事业部、片区均应配置兼职档案管理员,负责本单位或部门的档案管理工作。 4. 档案管理人员应熟知公司业务和公司历史沿革,并保持相对稳定。 第二章 档案归档 第六条 档案归档范围 公司各项活动中形成的具有保存、利用价值的各种形式的文件材料均须归档。 外埠单位档案管理部门须将本单位的各类资质证件、政府批复文件等向事业部档案室归档,有多份原件的归档原件,只有一份原件的归档复印件。 第七条 归档时间 (一) 经营管理类、生产技术管理类文件材料每半年归档一次,移交时间为每年三月份、九月份。 (二) 基本建设类文件材料由部门负责人审定后,于工程竣工后 3 个月内归档。 (三) 财务档案:当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年,期满之后,应当由财务部门

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