公司行政事务管理制度

公司行政事务管理制度篇一：公司行政部管理制度汇编*有限公司 行 政 部 管 理 制 度 汇 编 目 录 第一章 职位说明书 第 3 页 第二章 行政部经理 第 4 页 行政部文员 第 7 页 行政部采购 第 8 页 行政部司机 第 9 页 管理规定 第10 页考勤管理制度第11 页会议管理制度第14 页办公室规范管理制度第17 页印章管理制度第19 页合同管理制度第20 页书籍管理办法第23 页电话及传真管理制度第24 页物资采购管理制度第25 页物资入库及库存管理制度第27 页物品领用管理制度第28 页司机行车及工作管理制度第30 页车辆肇事管理办法第32 页清洁卫生管理制度第34 页奖惩制度第35 页档案保密制度第28 页 行政部管理制度汇编 第一章 职位说明书 第一章 职位说明书 行政部经理 一、基本资料 二、工作概要三、岗位职责四、职权规定 五、职责规定 六、注意事项 篇二：中小企业行政事务管理制度行政事务管理制度 中小型企业行政事务管理制度 (一)总 则 第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印章管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理等。 (二)档案管理 第三条 归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。 第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 第五条 档案的借阅与索取： 1.总经理办公室借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档. 2.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。 第六条 档案的销毁： 1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料； 2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。 3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 (三)印章管理 第七条 公司印章由总经理办公室主任负责保管。 第八条 公司印章的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印章人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。 第九条 公司所有需要盖印章的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。 第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。 第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。(四)公文打印管理 第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。 1总经理、各部门主管交由秘书打印之文函、广告，需填写文书委派单 ，并标明文件之性质，如传真、公函、内部文及保密级别，急迫性程度由秘书根据其缓急确定先后秩序。 2打印完毕后秘书先行校核并于文书委派单上签字，转交委办单位之经办人校核、签字 3对外传真、公函秘书须复印存档。 4文书处理过程中，未经同意秘书不得将受托文书传阅他人 （五） 复印 1公司复印作业由行政部秘书统一执行 2一般文件由各部门委托人员口头交托行政秘书 3客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单（文件名、秘级、用途、装订要求等）经高级主管批准后执行复印 4秘书于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等） 第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本(转 载 于: 小 龙文 档 网:公司行政事务管理制度)部门负责人签字，交电脑部打印。 第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。 （六） 收发文 1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。每一位员工都负有文件管理的责任或义务。 2.本公司对外文件之收发的责任者为指定专人-文秘统一办理，她是各级文件管理的直接承担者。3.文秘在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单” ，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字 簿”上签收，文秘对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。 4.公司的各类文件均属内部机密文件,文秘不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。 5.文件传真的发文工作亦由文秘人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交文秘处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。6.对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。 7.每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政管理部备查。附档案资本销毁情况记录表 8 公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文秘按分类归档，文秘必须做好登记造册工作。每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。 9.每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁，行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。 （七） 用印 1. 本公司以公司名义对外之行文由管理部负责盖印。 2. 公司各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请(汇签)经上级核准后交管理部秘书，由秘书登记于登记表。 （八） 客户档案 1客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域 2客户档案包括客户提供的各类资料，及公司在顾问服务过程中制作的各类文件、文本 3客户档案只可于公司内借阅，当天归还，不得携出司外 4特殊情况需复印时，须填报复印申请报批 5服务结案前，由指定专案人员负责客户资料管理，并承担保密责任 （九） 访客接待 1. 来本公司之宾客由秘书负责接待。 2. 接待来访宾客须热情、大方、并迅速与有关主管部门联系接洽。 3. 秘书做毕接待须做访客记录，其中注明具体单位、姓名、来意、有否约定等事项并向有关主管汇报。 （十） 办公用品（一）文具 1行政部负责办公文具的采购与领用登记 2行政部须特别注意随时检查复印纸、文本装订耗材（铁圈、封面纸、封面薄膜）及文件夹的存量，以保证公司业务程序的正常进行 （二）茶、水 1行政部负责茶、水等日用品的采购与使用登记 2定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量，及时购买补充，以保证正常的办公秩序 3公司举办培训、讲座等大型活动时，行政部应及时了解情况，备足茶、水、杯用品，以保证活动的正常进行 （十一） 固定资产管理 1. 行政管理部对公司所有固定资产进行登记注册 2. 固定资产因价值减损拟报废或闲置而无再使用价值者,由使用部门或管理部填制“固定资产处分申请单”一式二联,注明申请单位、日期、财产编号、名称、数量、购入日期、处分原因、处分方式及其他有关资料分别转送财物部填入购买金额、累计折旧、残值后,依核决权限送呈签核。 3. “固定资产申请单”一式二联,经核准后,由使用部门分送如下：第一联送财务部；第二联送行政管理部。 4. 财务部收到“固定资产处分单”后如处分方式为报废或遗失时，应备有报废或损失清单及有关机关之核准或证明文件，在据以转帐及更改财产目录。如为出售则暂时存档。 5. 行政管理部收到“固定资产处分单”后，应依核准之方式处理资产，并将处分日期、处分原因、处分金额（出售时填）填入“财产管理卡”后抽出并“固定资产处分申请单”存档。 6. 固定资产如遭窃盗或破坏者，管理部应提出损失清单及向警察单位报案办理。 公司福利 1.公司员工之福利事项由管理部执掌。2.公司员工遇有生日、婚假等喜庆时日,行政管理部得以公司名义安排祝贺。 3.行政管理部主管参与福利基金管理及各项奖金分配之讨论。 4.公司员工本人及家庭如遇重大经济困难，得向行政管理部申请补助或救济。 5.办理补助程序如下：由申请人填具申请书并经部门主管核准后呈报行政管理部，并经总经理签核后转会财务部支付。 礼仪纪律： 1.行政管理部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督； 2.行政部主管发现不当现象，可签发“提示单”以提示警告，并报备有关部门主管； 3.行政部确认奖惩事实，可提请有关主管研究提出奖惩申请； 4.对公司礼仪纪律现象，行政部与各部门主管均可直接向总经理提出提出。 二 工作计划与报告 没有计划的行为是无效率的行为。公司强调对公司、部门、员工行为的计划性要求，用以明确和把握我们的工作方向，同时提高工作效率与工作效益。因此，通过对计划体系的规定，并通过相关计划流程和计划表格的制作，实现工作计划的确立、执行和评估。 三 会议管理 会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。公司会议区分为定期例会与非定期会议，规定的人员必须准时参与，指定人员作好会议记录，与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。 四 会议安排 1公司内会议由行政部秘书安排，部门内会议由各部自行安排 2主会人会前一天需向秘书告知会议安排、会议内容 3秘书须提前四小时以上书面通知与会人地址、时间、内容篇三：行政部管理制度行政部管理制度 一、总则 为加强公司日常行政事务管理，理顺公司内外部关系，做好协调与服务，使各项管理规范化、制度化，提高工作效率，特制定本规定。 二、档案管理 1、建立专门档案室、档案柜，负责公司各类档案的搜集归档和保管工作； 2、归档范围：公司的证照、规划、年度计划、统计资料、技术资料、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、委托书、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件资料。 3、档案管理要明确专人负责，明确责任，保证原始资料的齐全完整，重要档案必须保证安全。 4、档案的借阅与索取： （1）总经理、副总经理、行政部经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。 （2）公司其他人员需借阅档案时，要经行政部批准，并办理借阅手续。 （3）借阅档案必须爱护，保持清洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要必须摘录和复制，凡属密级档案要报总经理批准方可，一般内部档案经行政部经理批准方可。 5、档案的销毁： （1）任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。 （2）如按规定需销毁时，凡属密级档案报经总经理办公会批准后方可，一般内部档案，须经分管副总经理或总经理批准方可。 （3）经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由行政部经理（或指定专人）监督销毁。 6、档案资料等重要文件要与办公物品区别分类，规范管理，做到防火、防盗、防潮。 三、印鉴管理 1、公司印鉴由行政部经理（或指定专人）负责保管。2、公司印鉴的使用一律由总经理签字许可后方可用章，特殊情况由行政部经理（或专人）电话请示总经理方可用章，否则造成的后果，由直接责任人员负责。3、所有需要盖印鉴的介绍信、表格、说明及对外开出的任何公文，应统一编号、登记， 以备查询、存档。 4、不允许在任何空白合同或不规范的文书资料上盖章。 5、盖章后出现的意外情况由批准人负责。 四、公文打印管理 1、公司公文的打印工作由行政部负责。 2、各部室打印的公文或其他资料经本部门负责人签字，经行政部经理审核同意后方可打印。 3、公司及各部门打印的文件、资料必须履行登记手续。 五、车辆管理 1、公司车辆、驾驶员隶属行政部管理，保证车辆管理规定的有效执行。 2、总经理用车由本人或行政部指派，并告知车辆管理人员。 3、中层以上管理人员用车由行政部安排派车。 4、部门用车由部门提出申请，部门负责人签字，到综合部按规定办理请车手续。 5、个人因私事不得申请使用公司车辆。 6、行政部要加强车辆管理，对车辆的使用、保养、维护制订详细的计划。 7、行政部要做好公司车辆的用油管理。 六、办公用品购、发管理 1、行政部根据各部门工作需要和计划编制办公物品采购计划，指定专人负责采购。 2、行政部应根据各部门计划批准采购情况和实际工作需要，履行必要的领用批准登记手续后，严格发放和使用管理。 3、物品采购一律入库、入账、严格履行收发登记手续，出库一定要由领取人员签字。 4、行政部物品管理要做到文明、清洁、安全，严格按章办事，不允 许非工作人员进行库房。5、单位数额较大（500 元以上）的物品需部门申报，经总经理签批后方可购买、领用。 七、行政事务管理 1、加强对职工食堂的管理和检查，明确专人监管，严格制度措施，保障职工利益和身体健康。 2、严格执行食堂用餐管理制度，未经行政部安排的，行政部有权拒绝签单或办理相关报批手续。 3、制订措施保证办公区域、宿舍生活区的安全、卫生、节约和规范化管理，贯彻执行好宿舍生活区管理规定。4、加强公司院内未开发利用土地的田间生产管理，制订措施严加落实。 5、明确专人，制订制度加强对职工文体活动的管理，千方百计丰富员工的业余文化生活，保证管理制度的有效落实。 6、明确责任，加强对公司有关合同、协议的审核和监督，因工作疏忽造成责任事故者，追究直接责任人的责任。 7、严格公司外出招待用餐制度，做好公司的重大接待工作。 8、催办、查办、落实、监督公司决策层决定事项、制度，上传下达、协调部门关系。 9、公司基础设施、办公设施的添置、管理、维护和有效使用。 八、人力资源管理 1、根据公司发展需要，制订人才招聘计划，积极吸纳、培养、选择优秀人才。 2、严格执行考勤制度，按章办事，不徇私情，一视同仁，奖罚兑现。 3、按规定做好出差人员的登记、考核、补助工作，使该项工作做到程序化、规范化、科学化。 4、按时、按规定递交公司的考勤情况至财务部，做到不错、不漏、及时全面，出现问题追究有关人员的责任。5、制订长、中、短期培训计划，落实培训内容，确保培训成效。 6、做好公司员工社会保险、福利等方面的工作。 7、落实员工、部门绩效考核工作。 九、文秘与报刊管理1、搜集整理有关公司会议、文档资料，起草、校对