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第二章 电算会计信息系统开发电算会计信息系统的开发是一项复杂的系统工程,涉及到大量的人、财和物的投入,需要借助管理信息系统的技术和方法进行研制和开发。21 电算会计信息系统开发方法所谓系统开发,就是指研制和建立一个经济有效的电算会计信息系统。本节以软件工程的原理介绍几种系统开发方法。211 软件工程概述为提高所开发软件系统的质量,缩短开发时间,减少开发和维护费用,便于软件开发和维护人员之间的协作、交流,我们通常采用工程化的方法来开发软件。软件工程的范围很宽,可以覆盖软件开发技术、软件工具与环境、软件经济学、软件心理学、软件工程管理等多方面的内容。本书以软件开发技术为重点。软件开发技术又可区分为形式化方法与非形式化方法两个分支,前者以形式化的程序变换技术为主要研究内容,多流行于学术界;而后者旨在用工程化方法生产出高质量、易维护的软件产品,多流行于工业界。本节以工程化的软件开发技术为主介绍软件工程。软件的发展,大体上经历了“程序软件软件产品”三个阶段。与此相应,软件开发技术也从早期的“各行其是” ,经过 70 年代的“结构化程序设计” ,发展到以后的“工程化”的方法来开发软件。多年以来,许多实用的软件开发技术应运而生。如本节要介绍的基于瀑布型生存周期的“结构化分析与设计”技术,基于原型生存周期模型的“快速原型开发法” ,还有近年来流行的面向对象的开发方法等。总之,软件生产的“工程化”思想,具体表现在生产的阶段性和突出文档的重要性这两方面。 把生产过程划分为阶段是一切工程化生产常用的方法。如生命周期法将生产的周期划分为:可行性分析与计划一系统分析概要设计详细设计一程序设计一组装测试一确认测试一使用和维护等诸多阶段,如图 2-1 所示。这不仅有利于控制生产的复杂性,而且当开发过程中发生错误时,能够把返工限制在较小的范围,避免动辄进行大面积的返工,甚至推倒重来的情况发生。“软件产品=程序十文档” 。完整和标准的文档,是现代软件产品的重要标志,软件工程方法的特征之一,就是每个阶段都要产生规定的文档,作为该阶段产品。在开发时期,文档是阶段之间传递信息的媒介;在运行时期,文档更是维护人员必不可少的工作依据。212 生命周期法电算会计系统的生命周期,是指从系统开发任务的提出,通过系统可行性研究、系统分析、系统设计、系统实施和系统运行与维护等几个阶段,到系统更新,重新提出新系统开发任务的全过程。图 21 系统生命周期从旧系统的消亡到新系统的诞生,这种周而复始,新老更替的循环过程有以下特点:1开发过程有明显的阶段性;2开发是一个循环过程,不是简单重复而是螺旋式上升,是一个不断发展和提高的过程;3用户至上,每一个开发阶段及开发步骤不仅要从用户的需求出发,而且要得到用户的认可。按照生命周期进行系统开发的方法称为生命周期法。它包括八个阶段:第一阶段是可行性研究与计划。了解客户的要求及现实环境,从技术、经济和社会因素等三个方面研究并论证本软件项目的可行性,编写可行性研究报告;制订初步项目开发计划。 第二阶段是系统分析。确定被开发软件的运行环境、功能和性能要求,对现系统进行全面的分析研究,建立新系统的逻辑模型,并编写用户确认、测试准则,为概要设计提供用户需求说明书。第三阶段是概要设计。根据软件需求说明,建立目标系统的总体结构和模块间的关系,定义各功能模块的接口、控制接口;设计全局数据库或数据结构,规定设计限制,制定组装测试计划。第四阶段是详细设计。对概要设计中产生的功能模块进行过程描述,设计功能模块的可行性研究与计划确认测试使用和维护详细设计概要设计系统分析程 序 设 计组装测试内部细节,包括算法和数据结构,为编写源程序代码提供必要的说明,建立“模块开发卷宗” 。第五阶段是程序设计。将详细设计说明转化为所要求的程序设计语言或数据库语言书写的源程序,并对编写好的源程序进行单元测试,验证程序模块接口与详细设计说明的一致性。第六阶段是组装测试。根据概要设计中各功能模块的说明及制定的组装测试计划,将经过单元测试的模块(程序)逐步进行组装和测试。第七阶段是确认测试。根据软件需求说明书中定义的全部功能和性能要求及确认测试计划测试整个软件系统是否达到了要求,并提供最终的用户手册和操作系统。第八阶段是使用和维护。对投入运行后的软件系统进行修改,以改正在开发阶段产生、在测试阶段又未发现的错误,使软件系统能适应外界环境的改变,并实现软件系统的功能扩充和性能改善。对每个阶段的工作和成果作出客观评价,由用户认可。在各个阶段之间的工作转换是通过各阶段的不同文档资料来完成的,而各个阶段的任务则由一系列工程化的方法和工具来实现。其中系统分析和系统设计是系统生命周期中最重要的两个阶段,它们是整个系统开发的核心内容,开发的难度较大,需要使用有效的方法和工具。在系统分析阶段中常用的技术手段,有结构化系统分析方法和结构化系统设计方法,在系统分析阶段的相应的软件工具,有信息关联图、管理业务流程图、数据流程图、数据字典等等。本书着重介绍结构化系统分析方法和结构化系统设计方法。213 原型法系统生命周期法是基于两个最基本的假定:一是系统的目标反映了用户的要求,二是系统开发的环境,包括系统内部的关系都不发生变化。但是,随着企业环境的变化和周期时间的延续,用户会不断提出新的要求。用户需求的多变和循环条件的不确定性,动摇了系统生命周期法的前提。使用生命周期法开发的系统是一个固定的模式,它与用户多变的需求及环境的不确定性产生了尖锐的矛盾,以致系统开发成功率较低,因开发周期过长而不了了之的现象屡见不鲜。 传统的生命周期法面临着严峻的挑战,于是人们提出了原型法的设计思想和方法。一、原型法的概念原型即初始模型,表示某种产品的最初形态,对于系统开发则指的是该系统的早期版本。原型法的基本思想是:在获得用户基本需求的基础上,投入少量人力和物力,尽快建立一个原始模型,使用户及时运行并看到模型的概貌和初步使用效果,然后,进一步提出改进意见。开发人员据此进一步修改完善,并把它作为原型。如此循环迭代,直到得到一个用户满意的模型为止。从原型的基本思想中可以看到,由于用户能及时看到系统模型,因而在循环迭代修改和完善过程中,用户的需求日益明确,从而消除了用户需求的不确定性;同时从原型到模型的生成,周期短、见效快,对环境变化的适应能力较强。但是作为一个会计信息系统的原型,它最终应含有如下主要特征:1主要功能的程序模块;2会计数据库;3主要会计报表;4用户界面;5与其它系统的接口。二、建立原型的过程原型法的运用,是随着用户和开发人员对系统认识和理解的逐步加深,而不断地对系统进行修改和完善的过程。其整个开发过程可以分成如下几个步骤:1确定初步需求。根据用户基本需求,对系统给出初步定义。用户的基本需求包括各种功能的要求、数据结构、菜单和屏幕、报表内容和格式等要求。这些要求虽是概略的,但是最基本的,易于描述和定义。2设计初始原型。根据用户初步需求,开发出一个可以应用的系统,它应满足上述由用户提出的基本要求。3试用和评价原型。在试用中用户能亲自参加和面对一个实在的模型,能较为直观和明确地进一步提出需求,提出修改意见。4修改和完善原型。根据修改意见进行修改,以得到新的系统原型,然后再进行试用和评价,这样经过有限次的循环反复,逐步提高和完善,直到得出一个用户满意的系统模型为止。原型法的开发流程如图 2-2 所示。原型法具有明显的优点。它的开发周期短,见效快,可以边开发边使用,较适合于开发环境和管理体制多变、系统结构不稳定的情况。但是,开发系统采用原型法,其初始原型设计 较 为 困 难 , 若 缺 乏 有 效 的 管 理 和 控 制 手 段 , 就 容 易 陷 入 “头 痛 医 头 , 脚 疼 医 脚 ”的 被 动局 面 。图 2-2 原型法开发流程三、初始原型的构造原则原型法的实质是构造一个原型,以尽快明确用户需求,适应变化的开发环境。但是如何才能构造一个系统的初始原型呢?构造系统原型可以从如下三方面考虑:1尽可能利用现成软件和模型来构造原型。随着软件产品的商品化,这种积木式产生原型的方法是完全可行的,而且会大大减少开发费用,缩短开发周期。2按最小系统原则构造一个规模较小、基本能反映用户系统需求的原型,经用户评价和迭代修改,再补充完善系统的其余部分。按最小系统原则构造原型并不要求面面俱到,而是要求能反映用户要求的主要特征,满足用户的基本要求。3利用高效率软件工具生成原型。如第四代语言较第三代语言编程能力和编程效率高出很多,因而利用第四代语言可大大节省编程时间,缩短开发周期。四、原型法对开发环境的要求原型法不仅要求快速构造出一个用户满意的系统模型,而且还要快速地响应用户提出的修改要求。这就对原型法的工作环境有所要求。这要求具体而言就是:1高级的第四代语言。利用该语言能支持结构化程序设计,实现自动编程,以简化编程过程。2交互式工作环境。交互式工作环境能快速地完成用户提出的修改要求。3数据字典管理系统。利用它可以保存开发系统中各种文件、表格和数据的各种信息,它还能辅助生成与数据字典有关的内容。4屏幕编辑器和文档编辑器。它们能快速生成用户要求的屏幕格式,能够自动化保存和维护各种文档资料。5报表生成器。它能快速生成各种报表。6数据库管理系统。该系统能对数据进行存取和查询。由上述几点可知,原型法对开发环境的软件支撑工具要求颇高,随着软件工具的日臻完善,原型法的运用可得到进一步的发展。22 初 步 调 查可行性分析研究是生命周期法的第一阶段。这阶段的主要内容是调查会计系统的现状,明确用户的基本要求,了解现行系统的运转情况、开发条件和环境,明确新系统的目标、功能、结构等。在此基础上进行可行性分析和论证,编制可行性报告,提出多种设计方案,以供用户审查和决策。如果开发是可行的,即可转入系统分析阶段。可行性分析首先从调查研究开始。首先,必须由用户单位决策层提出开发电算会计系统的项目任务书。任务书的内容应简洁明了、完整而具体,为今后的开发工作指明方向,作为系统开发工作的依据。其次,开发人员以开发任务书为依据,对现行系统及周围环境进行初步综合调查,为可行性研究和制订新系统总体规划提供依据。221 初步调查的内容初步调查的内容可归结如下:一、企业及财务部门的状况要了解企业生产经营活动的目标和近期应完成的生产经营任务。同时应弄清企业的管理现状和组织机构状况,包括人、财、物的使用情况,各管理部门的职能划分,内部分工及业务往来,以及生产流程和经济效益等等。会计信息系统作为企业的一个主要组成部分,是调查研究的重点。调查内容,包括会计信息系统在企业所处的地位和作用、财务部门人员组成和人员分工、当前存在的问题及薄弱环节、帐务处理流程和会计核算流程是否合理、财务人员对开发新系统的设想和要求、现行会计信息系统的信息分类的合理性、财务管理水平等。二、开展电算化的基础工作一方面,要弄清现行财务部门的工作是否规范,管理是否科学,会计信息是否可靠;另一方面,要了解计算机的配置和使用情况,如计算机的型号、从事计算机工作的人员、用于企业管理的内容、计算机的培训情况等。三、与外界环境的联系会计信息系统不是一个孤立的系统。随着社会主义市场经济的发展,企业走向市场,会计部门与外界的联系也日益密切。这种联系也是调查的内容,我们可以用业务流程图来对之进行描述。四、对电算会计的要求对电算会计的要求可从决策层、管理层和使用层三方面进行分析。首先是公司或厂级领导对现行会计信息系统的意见、改进的建议和对建立新系统的要求等;其次是财务管理部门对现行会计信息系统的改进意见,以及对相关的业务上有往来的子系统的改进要求;最后是财务人员对现行的业务流程的改进意见,对记帐凭证、帐册和报表的改进意见等等。222 调查方法对象不同,调查的内容不同,则所采用的调查方法也应有所不同。一、有的放失地进行调查对决策者和管理者的调查应以填写调查表和召开座谈会为主,对业务人员则宜以现场调查为主。总之,应上下一起研究,了解不同层次对系统存在的问题的看法,倾听各方面的意见,共同商讨解决问题的办法。二、查询文档资料通过查询记帐凭证、各种帐册和财务报表,了解业务处理的流程、基本数据的格式和内容,考核会计数据的准确性和完备性,进而了解财会基础工作是否规范和扎实,为可行性分析提供依据。223 调查工具除了收集帐册、报表等文档资料,还可以通过一些调查工具来收集有关信息。一、组织机构图可以用组织机构图反映财会部门的内部分工及与其它部门的联系情况。二、会计信息需求表需求表反映了财会部门各项业务的输入、处理及输出信息。三、调查问卷用一问一答的方式填写问卷表,可直观地反映现行系统中存在的问题和薄弱环节。表的主要内容有:管理方面存在的问题,凭证报表的数据准确程度,计算机重点应解决什么问题等等。对于这些问题表中列有相应的几种可能答案,以方便被调查人选择回答。224 调查报告调查结束后,需撰写调查报告。其主要内容有:企业及财务部门状况,开展电算化基础工作情况,外界环境及内部资源,财务部的中、长期发展规划,现有会计信息系统的主要业务内容、主要凭证、台帐和报表种类,以及对会计信息系统的改进意见等等。23 需求分析在初步调查报告的基础上,通过对现行系统的分析,明确用户需求,掌握用户意图,为新系统的规划作好准备。231 现行系统的分析分析现行系统的状况,主要是了解在实现电算会计中的薄弱环节及瓶颈问题,并分析产生此问题的原因及解决方法。232 功能需求分析功能需求随财会部门的规模和管理水平不同而不同。确定功能需求,首先要划分系统范围,确立系统的组成及其与外界环境的界面,然后要确定系统各个子系统的业务工作,即要明确其业务功能(如会计信息系统的基本功能有帐务处理、固定资产核算、工资核算、材料核算、成本核算、销售核算等等)。此外还要确定系统的技术性能,即在完成各种业务功能时应明确的各项技术性能指标(如系统的处理能力、输入和输出要求、系统响应时间,以及系统的通用性、可靠性、可扩充性、保密性、可维护性以及环境的适应性)。财务计划与财务决策功能对提高企业经济效益有巨大的作用。特别是在企业走向开放的市场、面对激烈的市场竞争的情况下,财务计划和决策是否正确都将直接影响到企业未来的发展,甚至影响到企业的成败兴衰。在功能需求分析时,应着重了解决策需求的内容、决策问题的类型、开展计算机辅助决策的条件等等。24 新系统规划制订系统规划,有利于充分利用企业的有限资源,开发出一个高水准的电算会计系统,有利于从整体上、全局上把握用户的需求,保证所开发的电算会计系统在总体上达到最优。241 新系统的目标一、系统目标的内容电算会计的系统目标,是能够实现企业的管理职能,能进行帐务核算及计划和决策处理,及时准确地提供各种财会信息。1提高会计信息来源的准确性、数据传输的及时性和数据使用的共享性,以提高信息处理的效益。2实现电算会计,可以把会计人员从繁琐的事务性工作中解放出来,使其主要精力转移到财务管理和财务分析上来。3提高财务部门的现代化管理水平,做到管理科学化、会计信息代码化、财会工作规范化。4为企业及上级有关部门提供各种准确、及时而全面的财务报表。5加强财会计划和计算机辅助决策工作,促使财务决策科学化,以提高企业的经济效益。系统的总目标是通过其各个下属子系统来完成的。明确总目标有利于子系统的功能设计。二、系统目标的特点电算会计系统目标具有以下四个特点:1目标的多重性。系统目标是多方面的,是由一个目标体系来实现的,具有多重性。2目标的层次性。对系统的不同层次有其不同的需求,如高级管理层需要决策信息,基层操作人员需要事务性的信息。3目标的适应性。目标必须适应企业内部和外部环境的变化,具有良好的适应性。4目标的阶段性。系统的目标既考虑近期需要,又要顾及长远发展,要分阶段逐步实施和完成。 242 新系统的范围新系统的范围是指电算会计系统的组成及各组成子系统的主要功能。确定了各个子系统及其功能后,就可确定系统的环境和人机界面。子系统的组成是依据系统的目标和用户需求确定的。子系统的划分可根据财务部门的机构设置、规模大小、业务特点和发展情况等等具体而定。243 新系统功能图在规划阶段只是较为粗略地提出系统及子系统的各基本功能。 一般地,可用树状层次结构图来表示新系统的功能,如图 23 所示。采用树状功能图图 23可以逐层细化整个系统,把一个大系统划分成若干个小系统,再把一个个小系统进一步分解成一批子系统。这样一层层细化,逐步接近最终系统。244 新系统计算机配置初步设想在规划阶段仅需粗略地进行计算机配置方案,框算出投资概算。计算机配置具体选型可在系统分析或系统设计阶段确定。在总体规划阶段的计算机系统配置主要内容有:(1)新系统计算机系统结构方案;(2)子系统的划分及相应的工作站或终端数量;(3)打印机、稳压或不间断电源(UPS)等外设;(4)计算机机房的装修及电源线通讯线等配置方案。计算机系统的体系结构有下列三种结构形式可供选择:(1)单用户系统;(2)多用户系统;(3)微机局域网络系统;选择何种结构形式应根据用户单位的组织机构、规模大小、地理区域、处理特点、人员素质及投资能力等决定。245 系统实施计划 制订实施计划的目的,是使用户和开发人员对整个开发过程有概括性的了解,以做到心中有数;同时可以划分实施的阶段,以作为实施的依据。实施计划应包括以下主要内容:一、进度计划在规划阶段确定了总体方案后,明确了要求开发的系统目标和规模,就能制定出一个开发进度计划。具体作法是:根据开发各阶段所参加人数、开发时间和工作量大小,排出各阶段完成的期限,并在此基础上可以推算出最后完成期限。二、投资计划投资计划,即对各个阶段的投资金额作出筹措计划,以保证会计信息系统开发工作的顺利进行。三、人员安排欲成功地开发会计信息系统,首先应抓住人员培训和专业队伍建设。通过培训,形成一支能参与电算会计系统开发;使用和维修的人员,形成牢靠的群众基础;同时要培训自己的专业人才。只有这样,才能管理好、使用好电算会计系统。专业人才最重要的是系统分析和设计人员、程序设计人员、系统软件和硬件人员、数据录入人员等等。按照财务部门需求、开发的规模和深度的不同,应酌情配备上述部分或全部人员。25 可行性分析可行性分析,就是分析软件开发项目在技术、经济和社会条件方面的可行性,评述为了合理地达到开发目的而可能选择的各种方案,同时说明并论证选定的方案。251 可行性分析的内容会计信息系统开发的可行性分析,通常可从开发技术上、经济效益上和组织管理等三个方面进行。一、技术上的可行性通常我们从设备等硬件条件和人员技术力量等方面来论证系统在技术上实现的可行性。具体而言,包括:1现有的计算机系统软、硬件资源或准备购置的计算机系统软硬件资源是否能满足系统开发的需要。这种需要主要是指会计信息系统在数据处理方面的需要,包括计算机系统的结构形式、数据处理方式、装机容量、运算速度、通讯能力和数据输入输出形式等。2开发人员技术水平能否胜任开发任务,是否有一定数量的操作人员保证系统的正常运转,是否有合格的维护人员为系统提供良好的运行环境。如果答案是肯定的,那么就可以说在技术力量方面是可行的;否则就是不可行的。二、经济上的可行性经济上的可行性论证,主要是对系统效益是否合算,产生的效益是否大于投入的费用等问题进行分析。具体可以用投资回收期来说明所产生的效益。 开发一个系统的回收期少则一二年,多则五六年,回收期愈短,效益愈明显。此间的关系可用公式 TFN 来说明。其中,T 为投资回收期,F 为费用,N 为年利润增长率。这个公式说明,系统经济效益的估算,主要是估算投资费用和回收效益两个方面。1系统投资费用的估算(1)设备费用。包括计算机系统硬件和软件的购建费用、计算机机房建设费用等。(2)系统开发费用。包括开发人员的工资、调研费、资料费等等。如是外购软件,则还有软件购置费等。 (3)人工费用。包括用户单位参加开发人员的人工费及培训费、安装调试费等。(4)管理和维护费用。包括水、电费开支,打印纸及磁盘等低值易耗品的费用支出。2系统效益估算一般地,系统效益可分为直接效益和间接效益两个方面。(1)直接效益。直接效益可从以下几个方面进行估算:提供新的会计信息,提供的会计信息的质量(精度、速度、及时性),加速资金周转,节约人力和降低成本等等。(2)间接效益。间接效益主要包括以下几种情况:能

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