综合行政管理体系文件编写

综合行政管理体系文件编写2009.2.17刘新目录l 质量管理体系文件的 作用l 质量管理体系文件的 层次l 质量管理体系文件编写的基本 要求l 编写质量体系文件的文字 要求l 文件的通用 内容l 质量手册的 编制l 程序文件的 编制l 我局识别的程序 文件l 我局文件系统编码规则l 程序和作业指导书模式l 各单位、部门代码l IS09000标准的有关 条款 :4.2.3、 4.2.4、 7.1、 7.2.2、 7.4、7.5.4、 8.2.1、 8.3讲解一 . 质量体系文件的作用1. 质量体系文件确定了职责的分配和活动的程序，是组织内部的 “ 法规 ” 。 给出了最好的、最实际的达到质量目标的方法，编制和使用文件是具有动态的高增值的活动； 界定了职责和权限，处理好了接口，使质量体系成为职责分明，协调一致的有机整体； “ 该说的一定要说到，说到的一定要做到 ”，文件成为组织的法规，通过认真的执行达到预期的目的。 2. 质量体系文件是质量体系审核的依据。 证明过程已经确定并优化； 证明文件规定已被有效实施； 证明文件处于使用控制中。 3. 质量体系文件是组织开展内部培训的依据。 文件作为培训全体员工的教材； 寻求文件内容、技能及培训内容之间的适宜平衡； 4. 质量体系文件使质量体系改进有一个基础。 依据文件确定工作过程要求可改进之处； 当把质量改进成果纳入文件，变成标准化程序时，成果可得到有效巩固 。 二 . 质量体系文件的层次ll 第一层：质量手册 l 第二层：程序文件 l 第三层：作业指导文件，通常又可分为： 技术性第三层文件（如：产品标准、原材料检验规程、抽样标准、技术图纸、工序作业指导书、工艺卡、设备操作规程等）和 外来 文件 。 三 . 编写质量体系文件的基本要求a） 系统性 应对质量体系文件结构进行策划，要求覆盖 ISO9001全部相关要素的要求和规定； 工具 : 工作质量职责 、 部门职责分配表 组织机构图 质量体系文件一览表 质量管理体系图 部门代码简称 等三 . 编写质量体系文件的基本要求b） 符合性 应符合 ISO9000标准条款的要求； 应符合本组织工作流程的实际情况。具体的控制要求应以满足组织需要为度，而不是越多越严就越好，一句话 :适度。 通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解，所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到； 三 . 编写质量体系文件的基本要求c） 协调性 文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方，从整体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。 体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定、技术标准、规范相协调； 应认真处理好各种过程的接口，避免不协调或职责 不清 。 四 . 编写质量体系文件的文字要求a） 职责分明，语气肯定（避免用 “ 大致上 ” 、 “ 基本上 ” 、 “ 可能 ” 、 “ 也许 ”之类词语）；b） 结构清晰、文字简明、文风一致。；c） 遵循 “ 最简单、最易懂 ” 原则 编写 各类文件； 五 . 文件的通用内容a） 文件名称、编号； b） 受控状态、版本号、分发号 c） 编制、审核、批准； d） 生效 日期 ； 六 . 质量手册的编制质量手册的常见结构： 封面 组织的名称； 手册标题； 文件编号、手册版本、受控章及分发号； 起草人、批准人签名、生效 日期 ； 七 . 程序文件的编制1. 程序文件描述的内容 往往包括 5W1H：开展活动的目的（ Why）、范围；做什么（ What）、何时（ When）何地（ Where）谁（ Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（ How）等。七 . 程序文件的编制l 2. 程序文件结构（参考）： -封面 -正文部分： -1.目的 -2.范围 -3.职责 -4.程序内容 -5.质量记录 -6.支持性文件 -7.附录 七 . 程序文件的编制3. 程序文件内容概述 l 封面：程序文件封面格式类同质量手册。l 正文： -目的：说明为什么开展该项活动。 -范围：说明活动涉及的（产品、项目、过 程、活动）范围。 -职责：说明活动的管理和执行、验证人员的职责。 七 . 程序文件的编制-程序内容：详细阐述活动开展的内容及要求。 -支持性文件：列出支持本程序的第三层文件。 -质量记录：列出活动用到或产生的记录。 -附录：本程序文件涉及之附录均放于此，其编号方式为附录 A、附录 B，以此顺延。 七 . 程序文件的编制4. ISO9001:2000明确要求的程序文件 : -文件控制程序 -质量记录控制程序 -内审控制程序 -不合品控制程序 -纠正措施控制程序 -预防措施控制程序 七 . 程序文件的编制5.其它程序l 采购控制程序l 顾客满意度控制程序l 顾客财产控制程序l 沟通控制程序l 标识和可追溯性控制程序l 数据分析控制程序l 质量策划控制程序八 .我局程序文件的识别1办公室工作管理控制程序2法制与综合业务工作管理控制程序3卫生检疫处工作管理控制程序4植物检验检疫处工作管理控制程序5动物检验检疫处工作管理控制程序6食品检验监督处工作管理控制程序八 .我局程序文件的识别7 机电检验处工作管理控制程序8 轻纺检验处工作管理控制程序9 认证监管处工作管理控制程序10 检务处检务工作管理控制程序11 科技处工作管理控制程序12 信息中心工作管理控制程序八 .我局程序文件的识别13人事处工作管理控制程序14财务处工作管理控制程序15政工处工作管理控制程序16监察审计室工作管理控制程序17离退休干部管理处工作管理控制程序18机场办事处工作管理控制程序八 .我局程序文件的识别19 内陆港办事处工作管理控制程序20 开发区办事处工作管理控制程序21 机关服务中心工作管理控制程序22 检验检疫协会秘书处工作管理控制程序23 质量策划控制程序24 风险评估与应急控制程序内审控制程序八 .我局程序文件的识别25采购控制程序26顾客满意度控制程序27顾客财产控制程序28沟通控制程序29标识和可追溯性控制程序30数据分析控制程序31不合格品控制 程序32纠正控制程序33预防控制程序34数据分析控制程序九 .我局文件系统编码规则质量手册编码规则 :HLJCIQSC XXXX/ Yy 版本号及修订次数 年代（如 2008） 质量手册代号 黑龙江出入境检验检疫局代码九 .我局文件系统编码规则程序文件编码规则：HLJCIQCXXX Xx 版本号及修订次数 程序序号 程序文件代号 黑龙江出入境检验检疫局代码九 .我局文件系统编码规则作业指导书文件编码规则：HLJCIQZYXX XX Xx 版本号及修定次数 序号 业务类别代码（为业务汉语拼音缩写前两位字头） 作业指导书代号 黑龙江出入境检验检疫局代码九 .我局文件系统编码规则注解：1.以公文形式发布的局、处发文件，按照 黑龙江出入境检验检疫局公文处理办法 黑检办2002175号执行；2.业