万达百货档案管理培训_第1页
万达百货档案管理培训_第2页
万达百货档案管理培训_第3页
万达百货档案管理培训_第4页
万达百货档案管理培训_第5页
已阅读5页,还剩38页未读 继续免费阅读

下载本文档

版权说明:本文档由用户提供并上传,收益归属内容提供方,若内容存在侵权,请进行举报或认领

文档简介

万千百货档案管理培训 档案业务工作2 问题解答4 档案工作记录3 档案基础知识31 第一章 档案基础知识 第一章、档案基础知识 1、档案的概念 国家机构、社会组织或个人在社会活动中 直接形成 的 有价值的 各种形式的历史记录。 2、企业档案的概念 企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保 存价值的 各种形式 的文件。 第一章、档案基础知识 文件 档案 资料 直接形成 历史记录 凭证价值 / 查考价值 / 第一章、档案基础知识 3、全宗 一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联 系的档案整体。 特点:形成全宗的组织或个人必须是独立立档单位 。 第一章、档案基础知识 百货总部 各地百货 百货系统全宗 第一章、档案基础知识 4、案卷 由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 例如:北京石景山万千百货机电改造工程竣工图 ( 1)不是一张图纸,而是包含若干张图纸; ( 2)相互联系的图纸组成一整套图纸。 案卷与盒的区分:如果一卷档案较厚,可以分盒装 ,但是仍为一卷。 第二章 档案业务工作 第二章、档案业务工作 管 用 收 归档范围 归档时限 质量要求 组卷 编目 库房管理 销毁 借阅 编研 第二章、档案业务工作 1、档案的收集 ( 1)参照 万千百货文件材料归档范围及保管期 限表 ,确定哪些文件需要归档。 ( 2)根据 万千百货档案管理制度 中 “ 第四章 归档要求 ” 的相关规定,按时移交归档文件。 ( 3)归档文件应为原件。 ( 4)书写材料应耐久,大小应为 A4幅面。 第二章、档案业务工作 ( 5)档案不是个人的,是公司的财产。任何个人 无权占有、藏匿、转移、散播、变卖、损毁公司 档案。公司档案应移交档案室保存。 档案是一项工作完成与否的凭证,重要业务工作的 完结都应该落实在纸面上,以形成档案作为完成 节点。 第二章、档案业务工作 经办人 1、 办 理完 毕 后, 5个工作日内移交。 1、 3月 1日前,上年度档案目 录 移交 系 统总 部档案室 2、合同 类 文件 办 理完 毕 后, 5个工 作日内移交 总 部。 1、第二年 2月 1日前整理完 毕 后移交。兼职档 案员 专职档 案员 第二章、档案业务工作 ( 6)移交档案应编制 移交清册 ,双方认真核 定后履行签字手续。 ( 7) 移交清册 统一装盒,永久保存。 第二章、档案业务工作 2、档案的管理 ( 1)组卷:将若干文件按形成规律和有机联系组 成案卷的过程。 ( 2)编目:按照一定的规则进行档案著录并将条 目组织成目录的过程。 ( 3)装订:胶粘、三孔一线、封套或不装订 第二章、档案业务工作 第二章、档案业务工作 第二章、档案业务工作 第二章、档案业务工作 ( 5)装盒:无酸纸档案盒 ( 6)排架:由上至下,从左 到右 第二章、档案业务工作 ( 6)库房管理 “ 八防 ” :防火、防水、防盗、防潮、防虫鼠害、 防强光、防有害气体、防化学污染。 档案柜:标签、编号。 ( 7)鉴定:判定档案真伪和价值的过程。 ( 8)销毁:经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性 处置的过程。 第二章、档案业务工作 销毁档案应编制 销毁清册 ,报主管领导审批。 审批通过后,待销档案集中保存一个季度后,由 两人以上执行,采用焚烧、粉碎或化浆的方式销 毁,禁止私自变卖。 专职 档案员 兼职 档案员 分类及组卷 编制文件目录、备考 编写页号 装订、装盒 第二章、档案业务工作 归档文件整理移交流程 第二章、档案业务工作 检查 编号 检索 归档 章 脊背 入库 检查归档 文件是否 符合要求 根据分类 方案编制 档号或文 件号 编制检索 工具 加盖归档 章,填写 相关内容 粘贴档案 脊背,并 填写相关 内容 按顺序上 架,并填 写标签 整理归档 文件目录 ,案卷目 录,卷内 目录 第二章、档案业务工作 归档章 1、盖在成卷不装订的文件右 上角 2、内容从左至右,从上至下 依次为:全宗号、年度、 公司件号、分类号、保管 期限、总部(集团)件号 第二章、档案业务工作 3、档案的利用 ( 1)原件查阅:非密档案的查阅登记。涉密档案 查阅,由利用单位、形成单位领导审批。 ( 2)复印件(复印、扫描):非密档案的复印登 记。涉密档案复印、扫描,由利用单位、形成单 位领导审批。 第二章、档案业务工作 ( 3)原件借用:公司总经理审批,档案员留存审 批文件,并做好登记。 ( 4)续借与追缴:超期提醒,并办理续借手续。 ( 5)检索工具:用 EXCEL表格编制检索目录 第二章、档案业务工作 第三章 档案工作记录 第三章、档案工作记录 1、归档文件目录 2、案卷目录 3、卷内文件目录 件号 文件编号 责任者 文件题名 日期 页数 备注 序号 档号 编制单位 案卷题名 起止日期 总页数 备注 序号 文号 /图号 责任者 文件题名 日期 页号 备注 第三章、档案工作记录 4、卷内备考表(科技) 5、卷内备考表(文书) 第三章、档案工作记录 6、 文书档案脊背 7、 工程档案脊背 8、 档案移交清册 9、 档案借阅登记表 10、 档案借阅审批表 11、 档案销毁清册 12、 工程档案封面 第四章 问题解答 第四章、问题解答 1、宁波公司 ( 1)是否制作档案封面? 答:工程档案应编制档案封面,文书档案可不编 ( 2)行政部合同分类? 答:万千档案制度中要求合同类下按项目分属类, 及设计、工程、销售、租赁、其他,那么行政合 同可以归入其他类。 第四章、问题解答 ( 3)归档文件目录问题 答:归档文件目录一式三份,一份装订成册存档案 室(编制封面);一份由移交单位保存;一份不 装订,装入档案盒作为盒内文件目录。 ( 4)商品部档案脊背增加品牌名称 答:档案脊背在保证基本条目齐全的情况下,可以 添加便于档案管理的新条目。 第四章、问题解答 2、青岛公司 ( 1)页号的编写是否可以手写?数字还是汉字? 编写位置? 答:可以手写或油墨号码机打印。在文件右下角, 如右下角有内容可适当左移。 ( 2)密级的标注是手写还是盖章?位置? 答:相同密级的文件合并组卷,在档案盒上标注 第四章、问题解答 ( 3)哪些档案需移交总部? 答:长期保存的文件在公司撤消后移交总部;以总 部名义形成的对外文件等。 第四章、问题解答 3、长春公司 ( 1)档案标号不足:如固定资产台帐、盘点报告 、报废清册,本编号下存在 3项,不知是把此 3项 按时间顺序混合排序,还是分类之后排序; 答:不是这三种文件对应一个号,是每份归档文件 对应给予一个件号,以流水号形式排列。 第四章、问题解答 4、泰州公司 ( 1)筹建店的档案管理和已开业的门店的相同么 。类别有误差么? 答:档案制度与门店是否开业无关。如筹备期间形 成的文件,档案制度中未明确规定如何管理的, 应由相关业务部门妥善保存或进行鉴定是否需转 化为档案。 第四章、问题解答 5、济南公司 ( 1)目前对于纸质档案和电子档案没有具体标准 ,很多部门只要能以电子文件形式保存的资料, 均未进行打印、按纸质版存档,鉴于此,能否明 确哪些档案必须以纸质版形式保存? 答:具有永久或长期保存价值的电子档案应保存电 子档案的纸质版或缩微品。 电子文件归档与管 理暂行规定 第四章、问题解答 ( 2)什么样的档案移交行政部或总部保存? 答:集团的惯例是人事档案、财务档案由业务部门 保存,其他档案由行政部集中保存。 第四章、问题解答 6、苏州公司 ( 1)文件目录的责任人、页数是否可以不填,用 印申请次数、合同有效

温馨提示

  • 1. 本站所有资源如无特殊说明,都需要本地电脑安装OFFICE2007和PDF阅读器。图纸软件为CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.压缩文件请下载最新的WinRAR软件解压。
  • 2. 本站的文档不包含任何第三方提供的附件图纸等,如果需要附件,请联系上传者。文件的所有权益归上传用户所有。
  • 3. 本站RAR压缩包中若带图纸,网页内容里面会有图纸预览,若没有图纸预览就没有图纸。
  • 4. 未经权益所有人同意不得将文件中的内容挪作商业或盈利用途。
  • 5. 人人文库网仅提供信息存储空间,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对用户上传分享的文档内容本身不做任何修改或编辑,并不能对任何下载内容负责。
  • 6. 下载文件中如有侵权或不适当内容,请与我们联系,我们立即纠正。
  • 7. 本站不保证下载资源的准确性、安全性和完整性, 同时也不承担用户因使用这些下载资源对自己和他人造成任何形式的伤害或损失。

评论

0/150

提交评论