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文档简介
关于档案管理工作的建议 为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存,加 强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司 的合法权益,同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开 展,特提出如下建议: 一、档案管理机构及职责 1、档案工作由公司总裁统一领导,办公室负责接收、 下发、整理、归档、汇总,由指定的办公室人员负责档案 的保管和提供其利用的工作,并监督公司各部门及其员工 对档案的使用过程。 2、办公室应逐步完善档案管理制度,确保档案安全和 方便利用,并且及时纠正档案管理中的疏漏。 二、档案的保存 1、保存地点:办公室档案柜 2、保存内容:包括过去和现在的公司各部门及员工从 事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成 的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技 术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证 件等不同形式的历史记录。 3、保存方法: 3.1 分类 3.2 汇总 办公室资料:根据文件的编号或日期汇编成册,分为 两大部分:接收文件和下发文件,形式如下: 接收文件 下发文件 日期:*年*月*日 日期:*年*月*日 接收自:* 下发至:* 主题:* 主题:* 公司人事资料汇总形式如下: 姓名:* 学历:* 所属部门及职位:* 客户资料汇总形式如下: 国家:* 客户名称:* 主要业务:* 联系人及方式: * 工厂资料汇总形式如下: 类别:* 工厂名称:* 联系人及方式:* 技术性资料汇总形式如下: 日期:*年*月*日 产品名称:* 最终报价:* 财务资料:根据时间汇总,在月末、季度末、年末收 集、整理各种财务资料,按照编号登记入册。 国际业务资料 以合同为线索整理,按照合同号登记成册,形式如下: 合同号 日期 客户名称 业务内容 其他单据是否齐全 * * * * * 样品资料汇总形式如下: 外来客户样品 公司生产样品 样品编码:* 样品编码:* 样品描述:* 样品描述:* 成员公司资料汇总形式如下: 公司名称:* 主要业务:* 联系人及方式:* 相关资料包括:* 三、档案的借阅 因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不 得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带, 需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕 即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复 制、调换、涂改、污损等,更不能随意乱放,以免遗失。 四、处理规定 公司各部门及员工有保护档案的义务,有下列行为之 一,据情节轻重,给予 50-300 元扣薪处理,若构成犯罪依 法追究刑事责任: 1.毁损、丢失、擅自销毁公司档案 2.擅自向外界提供、摘抄公司档案 3.涂改、伪造公司档案 4.未及时上报、归档或管理不善 5.未按手续就借阅、外带者 注
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