岗位说明书的编写方法和技巧2015

2015年年 1月月 22日日 岗位说明书的编写方法和技巧 目录 背景1 岗位说明书是什么2 如何编写岗位说明书3 要点及注意事项4 GRPR：一个基本的管理模型 一个基本一个基本 的管理模型的管理模型 Goal Role Process Relation -ship PDCA循环：工作计划管理的工具 计划 修正 执行 检查 PDCA 包括方针和目标的确定，以 及活动规划的制定 总结执行的结果，分清哪些 对了，哪些错了，明确效果 ，找出问题 根据已知信息，设计具体的 方案；再根据方案进行具体 运作，实现计划中的内容 对检查结果进行处理，肯定成 功经验，并予以标准化；总结 失败教训，引起重视。对没有 解决的问题，应提交给下一个 PDCA循环中去解决 人力资源管理建设框架 图：岗位说明书的重要性 公司实施战略任务、目标 设定组织 结构、确定 部门任务目标 岗位设定与职务分析 员工招聘 根据岗位说 明书的要求 条件招聘 岗位说明书 岗位职责、权限、工作内容、 绩效目标 、岗位技能 要求、 任职资格 、环境等 员工培训 按岗位说明 书对 技能 的 要求培训 岗位评估 评价出每个岗位的价 值、确定岗位等级 绩效目标 设定年度工作 要实现的目标 制定薪资方案 建立工资等级制度， 制定相应的工资福利 绩效考核 进行目标考核，根据 结果决定奖金、晋升 目录 背景1 岗位说明书是什么2 如何编写岗位说明书3 要点及注意事项4 什么是岗位？ v 岗位是人力资源管理的基本单位； v 岗位是由一系列内容或者专业相似或相关，职责、职权范围相同，所需知识 技能任职资格相通，可以交由同一个人来完成的一组工作的组合 ； v 岗位不是一成不变的，随着职能的变化，岗位在流程中所扮演的角色发生变 化，岗位设置、权责也将发生变化； v 岗位的几个特点： 先有职能，后有岗位，再有相应的工作人员； 当没有合适的员工时，会出现 “ 岗位空缺 ” 的现象； 岗位不能随人走，若员工离职，其岗位仍然存在； 岗位体系示意图 总监 助理 电控及软件组 高工 结构设计组 高工 生产装配组 副理 助工 /工程师 助工 /工程师 助工 /工程师 什么是岗位说明书？ v 岗位说明书界定的是 “岗位存在的价值 ”、 “岗位做什么事 /有什么职责 ”和 “岗位要求什么样的人来做 ”。实际上解决了几个问题： 工作如何科学地 组合成为一个整体；每一个环节 /岗位的任职者应该如何规范地行动；如 何选择适合于工作要求的人；如何评价开发工作的人的能力和绩效 。 v 岗位说明书的具体内容可以根据企业的需要来具体规定，一般包括： 岗 位名称、所在部门、工作关系、岗位等级、岗位编号、编制日期、岗位 价值、职责要求、关键绩效指标、任职资格、工作环境等。 v 岗位说明书的作用： 阐明在公司内谁应该负责什么工作；有助于在职者 了解该职位的责任；帮助管理层分析并改进公司的组织结构；作为职位 评价、薪资调查以及建立薪资结构的基础。 岗位说明书的主要内容 岗位描述 岗位名称 岗位编码 所属部门 岗位级别 直接主管 岗位定员 直接下属 所辖人数 编制日期 岗位概述 工作职责 任职资格 承担的主要工作职责 职责的主要工作 内容和 任务 合格承担岗位所需要的知识 合格 承担岗位所需要 的能力 合格 承担岗位所需要 的素质 目录 背景1 岗位说明书是什么2 如何编写岗位说明书3 要点及注意事项4 岗位说明书的编制程序 v 根据各部门职责编制各岗位说明书； 要先编写部门职责； v 岗位说明书制定的原则是直接上级为下属制定岗位说明书。 岗位说明书实际上是传递了上级对下级的期望和要求； 岗位说明要定期根据公司业务和战略的变化而不断更新和修订； 为下级制定岗位说明书也是管理者的一项职责，同时也有利于规范管理 ； v 岗位说明书的编写应该基于工作分析， 现实操作中常依赖于经验， 同时 结合公司战略需求。 13 岗位描述的撰写 岗位描述举例（生产部前工序助工） 岗 位名称 前工序助工 岗 位 编码 所属部 门 生产一部 直接主管 生产部副理 岗位定员 2人 岗 位 级别 05 直接下属 员工 所辖人数 若干人 编制日期 2015年 1月 12 日 岗位概述： 根据现场各工序的作业指导书，做好现场作业品质管控，技术公关 ，技术传承，达到各工序人员按标准操作，提升产品良率，降低成本。 岗位概述 也就是岗位设置的目的，应该用一句话简单地概括工作的主要功能， 简短而准确地表示该岗位为什么存在； 描述工作的总体性质，只列出其主要功能 或活动即可。结构为 “ 工作依据 +工作内容 +工作成果 ” 。 岗位职责的撰写 q 职责分解 例如：对行政部经理来说，首先把此岗位的职责大块找出来，经分析有办公 管理、接待外联、后勤管理、安全管理、部门管理这几大块，对于其他不好 归类的内容列入 “其他 ”这一栏。然后再细化每个模块的职责。 q 输入 处理 输出 比如在 “依据标准操作程序，完成仪表设备定期保养及维修之工作，确保 仪表设备良好运转。 ”这条职责中， “输入 ”是 “标准操作程序 ”， “ 处理 ” 是 “ 完 成仪表设备定期保养及维修之工作 ” ， “输出 ”是 “确保仪表设备良好运转 ”。 q 按工作流程或 PDCA循环撰写。 q 最基本的要求是不能有遗漏，不能避重就轻，不能含糊其辞。 q 最后一条： “ 完成领导交办的其他工作。 ” 15 岗位职责的撰写规则 职责 描述的典型 错误： 1、应采用 “动词 +名词 +目标 ” 或者 “工作依据动词名词目标 ”的书写格 式 ；如 “协调、维护并促成外部内部各方关系，确保良好的企业形象 ” 2、必须尽量 避免采用模糊性的数量词 ，如 “许多 ”、 “一些 ”等，而尽可能表达为准确 的数量； 3、 避免 引起歧义 ，描述应尽可能准确、具体、可操作。 X 管理 MIS系统 X 负责 内部 银行的运作 . X 管理 人事配置工作 X 领导 公司的企业文化建设工作 X 领导 组织的薪酬与福利管理工作 X 领导 公司的对外宣传工作 典型错误一 典型错误二 16 职责撰写格式举例 某集团人力资源总监岗位职责 行动或角色 （动词） 具体对象 职责目标 （成果） 组织拟订、修改 和实施 公司的人力资源管理 政策、制度 以提高公司的人力资源管理 水平 示例 组织拟订、修改 和实施 公司薪酬制度及经营 者年薪制管理办法 达到激励和约束经营者的目 的 核定 控股子公司的工资计划 监督其收入分配的程序 审核 控股子公司的人员编 制、机构设置和人员 招聘情况 以控制公司系统员工总量和 素质结构 组织 公司高级管理人员和 控股子公司总经理层 的考核、培训及办理 任免手续 以提高管理人员的素质和能 力 示例 示例 示例 示例 组织拟订、修改 和实施 公司的人力资源需求计 划 使公司员工队伍结构合理，素 质优良。 示例 17 岗位职责的撰写 按工作流程编制（生产部前工序助工） 职责表述 工作内容 品质管控 数据收集，即收集各种品质追踪真实记录并分档归类；异常分 析，对品质发生异常；品质异常时寻找对策并制定预防措施， 防止下次发生异常。 标准操作规范 现场指导，积极巡查各工序人员的操作并给予指导，纠正；对 新进同仁耐心教导其操作规范及注意事项。 18 岗位职责的撰写 按 PDCA编制（培训专员） 职责表述 工作内容 在职培训 协助部门经理制定培训计划 P 组织相关人员编写培训教材并组织培训 D 评估培训效果和培训师 C 建立公司内部培训讲师档案和培训记录 A 动词使用：使表述更准确 拟订 制订 审批 批准 核准 发布 颁发 下达 转发 200 3 200 4 200 5 权限角度的动词 参与程度角度的动词 承办 审核 修订 核对 协助组织 参与 配合 PDCA角度的动词 PD角度 CA角度 指挥 指导 组织 建立 落实 实施 收集 编制 执行 计算 接待 拟订 监督 督导 评估 监控 检查 检测 解决 纠正 整理 改进 改善 改良 其他角度的动词 思考行为： 研究、分析、评估、发展、 建议、倡议、参与、推荐、计划 直接行动： 组织、实施、执行、指导、 带领、控制、监管、采用、生产、参加 、阐明、解释、提供、协助 上级行为： 许可、批准、定义、确定、 指导、确立、规划、监督、决定 管理行为： 达到、评估、控制、协调、 确保、鉴定、保持、监督 专家行为： 分析、协助、促使、联络、 建议、推荐、支持、评估、评价 下级行为： 检查、核对、收集、汇报、 提交、制作 针对制度、文案、计划等文件： 编制、编订、拟订、起草、审定 、审核、审查、转交、提交、呈 报、下达、备案、存档、提出意 见 针对信息和资料： 调查、研究、 整理、分析、归纳、总结、提供 、汇报、反馈、转达、通知、发 布、维护 关于某项工作（上级）： 主持、 组织、指导、安排、协调、指示 、监督、管理、分配、控制、牵 头负责、审批、审定、签发、批 准、核准、评估 22 岗位职责描述的动词用法 表 1-6 职责描述的常用动词1、尽量避免使用 “负责 +动词 ”的用法 例如， “负责组织 ”、 “负责编制 ”、 “负责提出 ”之类的表述不规 范，应该直接表述为 “组织 ”、 “编制 ”、 “提出 ”。 “负责 ”一词要慎 用。 例如，组织公司年度评优工作； 组织公司 ISO9001的内部审核工作； 2、动词可以和其他动词搭配使用 例如， “组织制定 ”、 “参与编制 ”、 “协助制定 ” ， 例如，组织制定公司岗位说明书； 参与评审供应商； 协助经理制订培训管理制度； 任职资格的撰写 v 任职资格，指的是与工作绩效高度相关的一系列人员特征。具体包括：为了 完成工作，并取得良好的工作绩效，任职者所需的具备的 知识、技能、能 力、以及个性特征要求。 v 任职资格是决定岗位价值、招募、培训等的重要依据； v 任职资格是 对应聘者的要求， 不是针对现有人员的要求； v 注意避免的问题是不能大而化之、笼而统之、随意应付之； v 任职资格包括以下这些项目： 年龄、经验、专业、学历、所需资格证书 知识要求 技能要求 能力要求 素质要求 24 显性任职资格与隐性任职 资格 “隐性 ” 任职资格 能力（或称为素质 ）、价 值观、态度、动机等个人 特征 “显性 ” 任职资格 教育程度、工作经验、 培训与工作技能 通过背景审查、资格 证书或者工作样本等 方法 来证明 或衡量； 具有很高的准确性 难以测量或者测量的准 确性较低； 与工作绩效相关性更高 25 任职资格的撰写 任职资格举例（生产部前工序助工） 年龄规定 年满 21周岁 工作经验 1年以上生产管理工作经验 教育背景 最低学历 中专 适合专业 电子、微电子、机械、机电一体化等 资格证书 中专毕业证书 能力要求 专业技能 1）了解设备操作和状态； 2）良好的学习沟通能力； 3 ）良好的人际关系。 基本技能 1）常用仪器仪表使用； 2）熟练掌握工序作业标准。 工作态度 /个性特征 1）工作细致认真，谨慎细心，条理性强； 2）责任心强，勇于承担挑战性的工作； 3）较强的独立工作能力。 年龄可以填写区间，经验描述可以更具体，知识和能力可以填写在专业技能和基 本技能里面。 如何填写 “ 专业技能和基本技能 ” v 基本技能是指完成各种工作时都需要具备的通用的基础操作技术，如 “写 作能力、外语能力和计算机能力 ”； v 专业技能是指完成本职工作所需要掌握的与专业相关的能力； v 技能都应区分其等级或熟练程度。 岗位 基本技能 专业技能 行政部 经理 外 语 四 级 ，能 够阅读 一般英文 资 料；能 够 熟 练 使用 OFFICE办 公 软 件；能 够 撰写 领导发 言稿、宣 传 材料以及以公司名 义 下 发 的文件、 报 告； 能 够 运用行政管理知 识 建 设 并 维护 内外部 工作关系 ； 能 够 运用文秘管理知 识处 理好 文 书 、档案等管理工作 ； 能 够 运用公关技 巧建立良好企 业 形象， 协调 公共关系 ； 能 够 运用人 员 管理的方法和技巧有效地 对 下 属 进 行管理与开 发 ； 能有效 进 行信息收集 和提供 ； 预算工 程师 良好的公文写作能力；能 够阅读专 业 英文 资 料；熟 练 掌握数据 库 管 理、工程造价相关 软 件及网 络应 用 ； 能 够 独立从事大型 项 目（ 30万平米以上） 的 标书编 制、 标 的 计 算、工程 预结 算 ； 如何填写 “ 能力要求 ” v 能力要求一般不宜多，三到五个即可； v 常见的能力有： 学习能力： 通过自学更新知识结构，吸收新事物、新工具、新方法的能力 ；在工作中总结经 验教训的能力 ；开辟新的学习渠道，收集新的信息的能力 ； 创新能力 ： 思维灵活，能够从不同的角度思考问题并提出新设想、新方案的能力 ；改进工作 方式和方法的能力 ；开拓新局面的能力 ； 协调能力 ： 处理组织内、外的人际关系、冲突和矛盾的能力 ；协调平衡大家的利益，促成 “ 共赢 ”合作的能力 ； 沟通能力 ： 语言准确并简捷地表达自己的思想和感情的能力； 善解人意，与人取得共识的能 力 ； 通过说服改变对方行为的能力； 执行能力： 领会目标要求，完成任务的能力；执行过程中应变的能力； 信息检索能力： 对信息的敏感性，积累与本岗位工作相关的信息，掌握本领域最新动态的能力 ；在大量信息中，筛选有效信息的能力 ； 领悟能力： 领会计划、方案、他人意图的正确性；在领会的基础上，举一反三，做出系列反应 的能力； 如何填写 “ 能力要求 ” （续） 分析判断能力： 对现有信息进行分析，找出相关因素的能力 ； 在分析的基础上，对问题的性 质、根源及其发展趋势进行判别的能力 ； 问题解决能力： 在不同环境、不同层面中发现问题的能力；面对问题提出解决思路的能力 ；解决问题的周到程度 ；解决问题的效率 ； 适应能力 ： 熟悉新环境、新关系、新位置的能力 ； 根据不同的环境和条件调整自己的心态和 工作方法的能力 ； 在新的组织关系下定位自身角色，了解其他成员对于自己的期望并与人合 作的能力 ； 培养指导下属能力 ： 发现下属的特点，合理用人的能力 ； 因人施教，开发下属的能力 ； 计划能力 ： 对未来进行预测的能力 ； 在预测基础上制定有效目标的能力 ； 分步骤有效实施目 标的能力 ； 组织能力 ： 挖掘资源的能力 ； 统筹安排，提高资源综合利用效率的能力 ； 控制能力 ： 面对各种局面，考虑并把握各方面的因素，使事情在自己的掌握之中，朝着自己 期望的方向发展的能力 ； 紧急情况下，能利用各种有效的方法，稳定局面，使事情正常、有 序地发展的能力 ； 如何填写 “ 个性特征 ” v 个性特征是指一个人的潜在特质，与生俱来，一般不易改变； v 个性特征要求一般不宜多，三到五个即可； v 常见的个性特征有： 情绪稳定性 ： 当有意外发生时，能保持心情平静，头脑清醒；能很快地调节自己，恢复常 态；处变不惊，临危不乱； 心理承受力 ： 坦然面对困难、压力、挫折和复杂局面，积极采取措施去适应、解决它；百 折不挠，永不言败；心胸开阔， “宰相肚里能撑船 ”； 忠诚 ： 对组织、事业、职责感情真挚，忠心耿耿，忠实可靠，为组织发展不遗余力地贡献 自己的力量；无论遇到多大困难，绝不放弃，全力以赴地帮助组织渡过难关；不遗余力维护 组织声誉； 自我认识 ： 有自知之明，对自己的能力和性格有客观而全面的认识，清醒地认识自己的缺 点；明确自己在组织中适合的位置，量力而行； 成就动机： 不满足于已取得的成就，不断为自己提出更高的目标，或是对工作的完成 情况提出进一步的要求；对自己的要求很严格，在工作中总是以很高的标准来要求自 己；相信事情总是可以而且应该做得更好，经常在已有水平基础上寻求更好的解决方 法；很强的时间紧迫感，不允许自己浪费一分钟 ； 如何填写 “ 个性特征 ” （续） 团队合作精神 ： 对团队共同的目标、价值观有深刻的理解和认同；愿意为实现共同目标而 尽自己最大的努力；明确自己在团队中的角色，承认并尊重其他工作伙伴的工作对自己的工 作以及团队的重要性；开诚布公，愿意、善于与团队成员交流问题，分享经验；为了维护团 队利益愿意调整自己的利益；能主动维护团队形象； 全局意识 ： 能全盘考虑问题，清楚哪些东西对于整个大局是重要的，哪些东西则是不重要 的，不会为