工作分析培训讲义

11 工作分析与职位工作分析与职位 说明书制作说明书制作 22 培训的主要内容 1.什么是工作分析 2.工作分析的过程和方法 3. 职位说明书 的撰写 （ 示例 ） 33 1、什么是工作分析、什么是工作分析 44 理想状态的岗位设置 从愿景到岗位 愿 景 战 略 组 织 职 能 职 责 岗 位 公司 部门 部门 部门 职责范围 岗 位 岗 位 岗 位 岗 位 岗 位 岗 位 职责范围 岗 位 岗 位 岗 位 岗 位 岗 位 岗 位 55 正确理解岗位的含义 岗位是： p 一个组织结构的基本单位 p 以结果为导向 岗位一定有产出 p 动态的，而又是相对稳定的 p 属于组织，而不是属于岗位任职者 当员工流动时： p 他带走的是他的管理风格，解决问题的能力和绩效表现水平 p 他留下来的是他所处岗位的 “ 功能 ” ，工作的范围和应承担的 职责 p 换句话说，他的岗位仍然存在，岗位独立于岗位任职者而存在 66 对岗位的理解 可能的偏差 任职者角度 From the point View of job holder 管理者角度 From the point View of manager 77 什么是工作分析 /岗位分析 含义：职位分析（ job analysis）就是指了解一个职位 并以一种格式把这种信息描述出来，从而使其他人能了 解这个职位的过程。它所要回答的主要是这样两个大问 题：第一， “ 某个职位上的任职者应该做些什么？怎样 做？为什么要做？ ” 第二， “ 什么样的人来承担这个 职位上的工作才是最合适的？ ” 组织通过职位分析可以得到两类信息：第一类信息被称 为职位描述（ job description），第二类信息被称为 职位规范（ job specification） 。 工作分析的产出 -岗位说明书 88 薪酬 福利 绩效 管理 员工 培训 经理层 长期激励 员工职 业发展 s 能力 模型 员工 招聘 职位继 任计划 岗 位管理 岗位管理是人力资源管理的重要基础工作，其核心是要反映各岗位应为公 司提供的价值，并使上岗人员与之相匹配 岗位体系是人力资源管理的基石 99 清晰的岗位体系可以有效的落实工作目标 企业总部 职能部门 职能部门 职 能 部 门 岗 位 企业总 目标 部门目 标 岗位目 标 1010 工作分析主要内容 基本项 解释 该职位的基本资料 包括职位名称、职等职级、直接上级职位、直接下 级职位 该职位的本职工作 该职位工作的最终目的 该职位的直接工作 责任 按照主次列出该职位各项直接责任，频率，重要程 度所占总业务量的比率。直接责任是指不管级别多 高，都要自己亲自完成的工作最基层的工作人员也 应该列出 10条左右 该职位的任职资格 包括学历、经历、专业程度、能力、体力、证照等 其他内容 和工作分析相关的其他内容，可根据实际情况填写 1111 工作分析的目的与作用？ q在招募遴选上：可依照工作分析所决定出之任用资格来甄选新进人员。 q在工作分配上：由工作分析了解各职位间工作内容有无重复、疏漏及各职位的工作 负荷是否平均，重新进行工作的调整与分配。 q在训练与晋升发展上：新进员工可依据职务说明书的引导，加速其适应该职位。员 工可以依据职务说明书上任用资格所规范之知识、技术与能力了解自己必须提升及培 养的能力有那些，进而提升员工参与训练的意愿，同时，也可依据担任各职位所须具 备的资格条件，根据自己的兴趣与能力来规划自己的未来发展路径。 q在绩效管理上：通过工作分析清楚地订定各职位之工作内容和权责，让主管与员工 充份的了解工作的内容为何，同时可根据各职位的工作内容和权责来决定绩效管理的 项目与方法。 q薪资制度上：为建立合理、公平之薪资给付之重要参考依据。 q通过对工作环境、工作设备分析，使物尽其用 q为优化工作流程提供基础，提高工作效率 q保证集团内部信息沟通顺畅 1212 工作分析中应注意的问题 q 分析职位而不是分析具体个人 q 澄清任职者与其主管的不同角色 q 防止分析对象夸大自己工作的重要性 q 任职者的参与 -双方同意 q 工作分析内容应避免任何歧视性条款 1313 2.工作分析的过程和方法工作分析的过程和方法 1414 何时做工作分析？ 增 加 新 的 工 作 岗 位 时 岗 位 新 增 工 作 内 容 时 企 业 刚 成 立 时 建 立 新 的 组 织 模 型 时 新 技 术 新 工 艺 导 入 时 工 作 流 程 重 组 时 需 要 进 行 职 位 评 价 时 新 的 管 理 模 式 导 入 时 组 织 规 模 发 生 变 化 时 人 员 结 构 发 生 变 化 时 顾 客 的 需 求 提 高 时 建 立 新 的 部 门 时 企 业 涉 足 新 的 行 业 时 1515 工作分析的原则 工作分析及撰写职位说明书的原则： 1. 客观真实，坚决实事求是； 2. 语言精确，杜绝模棱两可； 3. 表达简练，避免官话套话； 4. 内容全面，切勿以偏盖全； 5. 责任细化，不能泛泛笼统。 1616 工作分析信息内容（ 6W1H ） 做什么（ what) 指所从事的工作活动： 是什么产生什么样的结果或产品工作结果要达到什么样标准 为什么（ why） 任职者的工作目的： 做这项工作与组织中的其他工作有什么联系？对其他工作有什么影响？ 用谁（ who） 从事某项工作的人的要求 身体素质、知识和技能、教育和培训、经验、个性特征、其他条件 何时（ When） 什么时间从事各项工作活动： 什么时间做？哪些工作活动是每天每周每月每季必做的 哪里（ Where） 从事工作的环境 自然环境工作的社会环境 为谁（ For whom） 在工作中与哪些人发生关系，发生什么样的关系： 工作要向谁请示和汇报？向谁提供信息或工作结果？可以指挥和监控 何人？ 如何做（ how） 任职者怎样从事工作活动以获得预期的结果： 从事工作活动的一般程序是怎样的工作中所涉及到的文件或记录有哪 些工作中应重点控制的环节是哪些 1717 2、各岗位填写工作分析 问卷 3、完成后交由直接 上级修订 4、项目组成员修订 与确认 形成 岗位说明书 工作分析过程 1、制作工作分析问卷 (附后 )，发放至各部门 5、公司领导终审 反馈 1818 工作分析的直接结果： 职位说明书 1919 3. 职位说明书职位说明书 的撰写（示例）的撰写（示例） 2020 一份完整的职位说明书应该包括 : q该职位的基本情况：名称、职等职级、所属部门等。 q该职位的概述（争取用一句话表述） q对该职位的工作内容有哪些 ?(详细 、 具体 ) q该职位的考核指标是哪些 ? q该职位需要使用什么资格（ 教育背景、培训经历、技 能技巧、经验、态度？ 2121 职位说明书基本格式 职位名称 职位代码 所属部门 职等职级 直属上级 直接下级 薪金标准 填写日期 核准人 职位概述 （一句话表述） p 规划、指导、协调公司的人力资源管理与组织建设，最大限度地开发人力资源， 促进公司经营目标的实现和长远发展。 p 规划制定公司的市场战略与策略，并推进实施，实现市场发展目标 p 全面主持公司研发与技术管理工作，规划公司的技术发展路线与新产品开发，实 现公司的技术创新目标。 2222 职位说明书格式 工作内容： 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 考核指标 1) 2) 3) 2323 职位说明书格式 任职资格： 教育背景 ： 培训经历 ： 技能技巧 ： 经 验 ： 态 度 ： 考核记录 2424 职位名称项的确定 q参照本职位的工作，进行概括，或按照公司惯例。 q例如：某单位管理课的课长称为 “管理课长 ”，财务部的 成本会计成为 “成本会计 ”，人事部的中级事务员成为 “ 人事中级事务员 ”。 2525 岗位说明书的编制 q对职责描述要体现出流程，分清主次，但不必面面俱到 q用语准确，权责明确（动词 +宾语） q对不同层级岗位的职责描述要体现出层次感（ PDCA ） q用 “完成上级指定的其他工作 ”体现灵活原则 q任职资格要与职责相对应（知识、经验、能力、素质） q岗位说明书应体现部门或岗位间的协作 2626 职责描述示例 p 督促下属按照合同催收货款，完成整体的回款计划 销售区域经理 p 制定和发展市场调研体系，跟踪市场发展情况，为有关部门决策及时提供信 息 市场主管 p 定期拜访客，密切与客户的合作关系 销售员 p 修订和完善财务制度，组织维护统一的会计信息 财务主管 p 指导培训财务部员工的会计核算 财务主管 p 保管空白收据，限额现金，保险柜密码等 出纳 p 组织公司职工围绕企业的生产经营、管理等工作及时开展各种形式的劳动竞 赛 工会干事 p 协助各部门建立绩效考评及薪资发放办法，并监督各部门业绩考核及薪资发 法的执行情况 薪酬主管 p 保证仓库人员按照流程和规定进行物料管理 仓库管理 p 及时、准确传递物料的需求信息 仓库保管员 2727 行为动词（参考） 制定政策 /设定目标 实施具体工作 较低的任务 q制定 q指导 q建立 q控制 q计划 q准备 q分析 q达到 q估价 q实施 q评估 q预测 q确认 q落实 q提高 q增加 q安装 q维护 q监控 q谈判 q建议 q回顾 q明确q订立 q查验 q校对 q分配 q收集 q运作 q加工 q生产 q提供 q提交 高 低岗位职级 2828 职位说明书的注意事项 q任职资格与岗位职责对应 q针对具体岗位，对事不对人 q表述准确、简洁，使用简短而明确的词语，剔除废话。如 有可能，请使用只有一种含义的词。 q要注意语言的简练和准确，具有概括性，不要写成每日的 工作流程。切忌写成流水帐。 q在描述时，要将具有相同特征的事项归类，总结为一项工 作。 q请填写具体、详细，可操作，不要出现 “完成本职工作 ”等 含糊不清的词语； 2929 填写职务说明书注意事项 q尽量用通用语言以替代独特名词。 q着重强调能带来某一最终结果的行动。最好能便于衡量。 q建议使用动词词组：主要活动带来的最终结果。 例如： “在计划的费用内，领导、控制销售活动以取得预 期的销售额。 ” q职位相同的多个岗位并用同一份职位说明书。 q职位说明书不应该包括个人的优点或缺点。 q临时项目小组不需撰写职位说明书。 q最后以 “完成上级临时交办的工作 ”结束 3030 填写时请思考 n你可以问自己以下问题 ： v您管理哪些人？ v您归谁管？ v您的主要责任是什么？ v请描述您的一个典型的工作日 v您在每周中都有哪些活动？ v您在每项活动中都投入多少比例的时间？ v您的工作对脑力和体力都有哪些要求？ v胜任您的工作需要些什么知识、技能、经历？ v您的工作的主要成果（产出、产品）是什么？ v您的工作做到怎样就可以说做得不错了？ 3131 职位说明书举例 职位名称 财务部部长 职位代码 所属部门 财务部 职等职级 直属上级 总经理 直接下级 主管会计 薪金标准 填写日期 核准人 本职工作： 负责制定公司财务战略、编制公司财务预算和决算，制定完善财务管理制度，实施财务管理、成本核算、内部控制工作 ，筹集公司运营和发展所需资金，完成企业财务计划。 工作内容： 1) 负责编制公司财务预算和决算方案； 2) 负责制定财务部的年度工作计划并组织实施；负责本部门的年度工作计划、人员管理、成本 控制以及日常管理工作； 3) 负责组织制订（修改完善）公司财务管理制度，会计 (税务 )核算制度，建立和完善公司财务核算体系； 4) 负责建立完善企业成本核算和成本费用的控制管理体系，定期审核分析公司各部门的成本费用和库存状况，进行有效 的内部控制； 5) 负责对公司重大投资、技改项目和经营活动进行财务风险分析，提出财务评估意见； 6) 负责为公司筹措资金，保证公司生产经营和战略发展的资金需求； 任职资格： 教育背景： 财会类大本学历 培训经历： 接受过管理学、战略管理、组织变革管理、财务管理、经济法、证券金融、公司产品的基本知识等方面的培训 经 验： 8年企业财务管理工作经验 技能技巧： 较强的分析问题能力和逻辑思维能力 良好的口头及书面表达能力 态 度： 举例 3232 部门职责编写规范部门职责编写规范 3333 部 门 名称 财务 部 部 门编 制 共 3人 直属上 级 财务总监 岗 位 设 置 财务经 理 1人， 财务 主管 1人，会计员 （兼出 纳 ） 1人 部 门职 能 根据国家有关法 规 制定和 贯彻执 行各 项财务 制度、政策和 财务实 施 细则 ， 办 理 财 会事 务 ， 为 公司 经营 决策和日常 财务 管理提供可靠的依据。保 证 公司 财 务 的正常运 转 。控制降低成本，提高 经济 效益，促 进 公司近期、中 长 期 经营 目 标 的 实现 。 主要 职责 ： 1.负责贯彻执 行国家有关法律法 规 制度及公司的各 项财务 管理 规 章制度； 2.参与公司的各 项 重大事 项 决策，如 对 外投 资 、弥 补 亏 损 、利 润 分配等； 3.负责组织检查 公司各部 门 的 资 金收支情况和 财务 制度 执 行情况； 4.负责编 制年、季、月度 财务报 表及分析 报 告； 5.负责设 置会 计 科目明 细账 ，并完成明 细账 的 记账 工作及 总账汇总 工作； 6.负责审 核 报销单 据、 发 票等原始凭 证 ，并按照 费 用 报销 的有关 规 定，