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第八章 会 展 信息管 理 第一节 会展信息化概述 v一、会展信息化管理的含义 v 会展信息管理 是指会展企业为了实现经营的目标,以先进的 信息技术为手段,对信息进行采集、整理、加工、传播、存 储和利用的过程,并且对会展的信息活动过程进行战略规划 ,以及对信息活动中的要素进行计划、组织、领导、控制的 决策过程。 v 通过信息管理,会展企业力求实现资源得到有效配置、共享 管理、协调运行,实现效益最大化。 v二、会展信息化管理的作用 v1、优化企业各类资源 v2、提高客户关系管理能力 v3、提高会展服务的质量和效率 v4、拓展会展业务领域 v5、便于数据的深度挖掘与开发利用 三、会展信息化的主要组成部分 v 1、会展行业信息:包括国内外展览场馆的信息、专业 展览会信息、参展商和厂商信息、展览观众信息以及展 览服务商的信息。 v 2、会展企业与外部沟通的业务信息:包括主办商对场 馆租赁的需求、参展商的参展需求和服务需求、观众网 上报名等数据。 v 3、综合评估数据:包括会展评估报告、分析报告、组 展商、观众、参展商、服务商满意度等调查报告。 v 4、会展企业内部公文数据和办公数据。 四、会展信息管理的任务 v 1、计算机网络基础设施建设,即会展企业计算机设备的普 及,以及企业内部网 (Intranet)、企业外部网 (Extranet)的建立 与因特网的连接等。 v 2、会展企业内部管理业务的信息化,即管理信息系统 (MIS) ,决策支持系统 (DSS)、会展企业资源计划系统 (ERP)、客户 关系管理 (CRM) 、供应链管理 (SCM) 、知识管理 (KM)等。 v 3、会展企业信息化资源的开发与利用,即会展企业内外信 息资源的利用、会展企业信息化人才队伍的培训、会展企业 信息的标准化、规范及规章制度的建立等。 v 4、会展企业信息资源建设,包括信息技术资源的开发、信 息内容资源的开发等。 有效管理会展信息的途径 v 信息管理的标准化,前提条件,包括原始数据收集制度 化、信息载体规范化、信息加工程序化和信息传递规范 化等方面。 v 信息管理的高效化,各个环节做到及时、准确、适用和 经济四个方面。 v 信息管理的现代化,需要做到人才建设和机构建设的完 善、技术全面、硬件过硬。 v 建立灵敏的信息反馈系统。及时发现计划和决策执行中 的偏差,并进行有效地控制和调节。 深入利用会展信息的途径 v 1、在大型数据库支持下,同一会展主办公司的各届会展之 间的数据完全可以得到及时地归并和统一处理,实现信息共 享,更好地确定观众的行为习惯和价值评判 v 2、会展主办单位采集的观众信息可以为参展商所利用;而 参展商在展台收集到的观众行为信息也为会展主办公司共享 。 v 3、会展服务商通过共享信息可以为会展客户提供服务,如 :商务旅行、专门接待等更加深入的服务。 v 4、通过决策支持系统,数据挖掘的各类方法,实现对数据 的深入利用。 第二节 会展管理信息系统 v一、会展管理信息系统的概念 v 是一个以人为主导,利用计算机硬件、软件、网络 通信设备以及其他办公设备,进行信息的收集、加工、 传输、存储、更新和维护,以会展行业的企业战略竞优 、提高经济效益和效率为目的,支持企业的高层决策、 中层控制、基层运作的集成化的人机系统。 v该定义把组成结构、功能、目的及三个层次的应用都进 行了阐述,是一个相对完整的概念。 二、会展管理信息系统的基本功能 1、数据处理 v 将各种来源的会展信息进行合理的分类、整理和保存,以供 查询使用。 2、计划 v 系统合理的计划和安排会展企业各部门以及整个企业的经营 计划,以供及时决策。 3、控制 v 可以对每个工作岗位和整体计划的执行情况进行监测、检查 ,通过比较和分析,提供合理的修正方案,达到企业预期的 目的。 4、预测 v 通过对数据的分析和判断,运用各种预测方法,对会展企业 的决策和经营进行预测。 三、会展管理信息系统的结构 v 信息管理的角度 ,都应当有信息的输入、处理和输出的功能 ,而针对不同信息管理的功能设计,又必须包括对信息的存 储、传输、增加、删除、修改、统计和检索的功能。 v 企业管理职能的角度 ,管理信息系统主要涉及对企业的人、 财、物、项目的管理和对生产、供应和销售过程的管理。一 个会展管理信息系统针对它所服务的展馆、会展、参展商和 客户,有不同的功能结构。 v 从软件构成的角度 ,会展管理信息系统的组成结构,一个完 整的会展管理信息系统主要由场馆经营管理、客户关系管理 、财务支持、展览服务管理、会展项目管理、物流管理等子 系统构成。 v 会展管理信息系统功能结构的设计一般需要企业各层管 理人员与系统分析师进行深入的交流与沟通,去除原来 手工流程中不合理的功能、流程和环节。 v 系统功能的设计可采用自上而下的方法,沿着 总系统 - 子系统 -子功能 -具体事务功能 -操作功能 的路线逐层细 化,在系统实施之前要进行反复讨论,以保证功能的完 备与信息化目标的实现。 v会展管理信息系统的功能结构 会展管理信息系统功能结构 会展现场信息管理系统的结构 会 展 现 场 信 息 管 理 系 统 数据库管理系统 观众登录系统 组展商接口系统 门禁系统 客户终端系统 ( 1)数据库管理系统 v 包括中心服务器系统、观众信息处理系统两个部分,中心服 务器系统是系统数据、应用程序管理中心,也是大量的会展 相关信息数据的集中存放中心;观众信息处理系统对登录大 厅采集系统提交的名片电子图像做集中处理。 ( 2)观众登录系统 v 包括观众信息采集系统和现场制卡系统。观众信息采集系统 是对观众信息进行采集;现场制卡系统是为需要现场制卡的 观众和参展商提供高速条码卡打印。 ( 3)组展商接口系统 v 现场信息处理完后,需要对信息进一步加工。包括:观众归 一化管理、展会报告生成、展后信息查询等。 ( 4)门禁系统 v 包括入口门禁系统和研讨会门禁系统两个部分。大会入 口门禁系统是实现对观众进出馆权限的控制和对观众行 为信息的采集;研讨会门禁系统是对进出研讨会的观众 进行扫描,以实现会后对参会人员的信息分析。 ( 5)客户终端系统 v 目前已广泛使用触摸屏技术建设 “人性化 ”客户终端。从 技术层面来说,触摸屏系统由两部分组成: 触摸屏信 息生成系统根据参展商的展台、名称、类别等信息生成 展台触摸屏系统; 触摸屏演示系统根据触摸屏生成系 统生成的数据显示相应会展信息。 四、不同阶段的会展信息管理工作 1、会展前的准备阶段 v 网页开发制作和信息发布 展览主办商利用服务商的技术力量,开发会展宣传网站 。 主办商可以通过该网页发布会展相关信息、在线招展和 招商。 参展商可通过该主页了解会展信息等。 v 参展商信息的收集和整理 参展商信息有三个来源:参展商参展调查表、参 展商发放的产品资料、参展商公司网站以及相关 行业媒体的介绍和评价。 v 展前观众邀请 服务商可以根据主办商的要求对有兴趣的客户和 预登记的观众邮寄邀请函和胸卡。 v 信息预登记 主办商可以利用服务商的技术优势和专业队伍,完成参展商和观众 展会前信息的采集录入工作,彻底从这些细节中解脱出来。 v 胸卡设计和制作 服务商可以根据主办商的要求,设计制作兼容智能卡、 PVC条码卡 、纸质条码卡等各种形式的卡证,同时,为展览主办商提供参展商 和观众的胸卡设计和印刷服务。 v 原有观众信息的导入 服务商可以提供对主办商原有观众数据科学化、合理化的整理,使 之更符合展览会的需求 .并将其导人到现有的数据库中。或建立基于 互联网的快捷、稳定的查询。 v 调查问卷的设计和印刷 根据展览会的实际情况,服务商结合自身经验和问题库 ,提供调查问题咨询,会同主办商设计最合理有效的调 查问题,并负责排版制作。 v 触摸屏系统设计和制作 结合展览会风格和不同需求,设计独特美观的触摸屏系 统,提升展览会档次,满足使用者了解、查询等需求。 2、会展现场的信息服务 v 参展商服务。 展商服务管理由展商登记、展商证卡制作、资料管理、 欠费管理、展商申请服务管理、展商调查表、展台管理 、展商调查表统计分析组成。 v 观众服务。 观众服务包括:观众登记、观众信息收集、制作证卡、 门禁管理、电子会刊、事件管理、调查表分析和观众抽 样调查分析组成。 【 例 】 参 展 商 现 场 租 赁 流 程 3、展后的信息管理 v 数据处理 对展览会现场收集的观众信息和观众行为数据进行深 入的规范化处理。归类合并、检测误差、查漏补缺、 删除冗余。 v 会展统计分析报告 为主办商和参展商提供多种分析报告。提供展览会各 会场和研讨会的观众到达人数、在馆人数、到达人数 等,这些可以帮助主办商分析现场展览效果,辅助未 来展览策略。 v 展后回访 提供专业的观众回访服务,方式包括邮寄、 E-mail、 传真等,内容包括会后满意度调查、下届参观意向等 ,通过展后回访,可以分别管理观众各种联系方式的 有效性,进一步提高信息质量。 【 例 】 观众观展接待服务流程 v 五、只能手机 APP的应用 v 1、对会议的是参加者 v 2、对展会的参观者 六、会展云计算与大数据技术的应用 1、云计算 2、大数据 第三节 会展信息管理软件 v一、会展企业日常工作的信息管理软件 v 1、人力资源管理软件 v 2、固定资产管理软件 v 3、财务管理软件 v 4、行政办公管理软件 二、会展企业拓展的信息管理软件 1、会展企业基础性数据库的管理软件 2、呼叫中心的信息管理软件 3、网站与电子商务的信息管理软件 v三、智能手机 APP v 1、会议 APP v 2、展览 APP v 3、会展场馆 APP v四、会展项目流程中的信息管理软件 v 1、会议项目管理软件 v 2、展览项目管理软件 v 3、会展场馆管理软件 五、网上会展 v 又称虚拟会展,指将互联网作为会展平台,通过互 联网进行展示营销的会展活动。 v 分为网上展览和网上会议两类。 网上展览是对实物展览会的虚拟,并将展览活动的各个 环节电子化,使组展者、参展商和观众之间通过计算机 和互联网进行交流。 网上会议是基于网络实时交互式多媒体通信平台技术的 虚拟会议,使参会方通过网络实现语音、视频、数据共 享的实时的在线会议。 v 网上会展是对传统会展的一种有效的补充,它是一种新 型的营销方式,是运用现代网络技术来进行的一种社会 生产经营形态,并对产品的售前、售中、售后各环节进 行跟踪。 v 对企业来说,建设网站的目的不是观赏,而是营销,其 根本目的是增强企业的竞争力,增加销售,增进与消费 者或客户的交流与沟通,提高企业生产效率,降低成本 ,优化资源配置。 【 案例资料 】 德国网上会展的蓬勃发展 v 近年来德国上网的展览公司大量增加,而且其网页 所提供的内容也越来越广泛。他们这样做的目的是 向厂商尽早提供有关信息,便于他们充分地做好参 展准备;向读者介绍不同厂商,便于他们根据需要 检索信息;向所有可能的对象介绍展览公司和展览 会,树立和加强企业形象,从而增加展览会的吸引 力。 网上展会的优点 v 营销行为的跨时空性; v 信息传递的双向性; v 消费者主导性; v 树立和加强企业的形象; v 增加会展的吸引力; v 可以全面降低成本 网上会展的缺点 v 商品的限制性; 如:科技含量高的商品,顾客只有通过现场专家 的讲解和实际演示才能掌握它的用途和功能 v 企业和顾客不能很好地交流; 这也是网上会展永远代替不了现实会展的原因之 一 网上会展和传统会展特性对比 v 总的来看,会展电子商务的优点不少,如:成本低 、效率高、时间持续长、反馈及时、互动交流等, 但是由于目前其运行历史还不长,还存在一些问题 与隐忧,如:安全性问题。这需要在今后的实践中 进一步解决。 六、会展网站建设 v 网站是联系会展主办者和广大参展者的桥梁和纽带 ,办展机构要通过各种方式加强网站的建设和宣传 工作,使网络很好地为其服务。 v 一个高效的网站往往可以起到事半功倍的效果,广 大的参展商和观众可以通过公司网址找到他们想要 的信息,同时反馈给办展机构一些有利于办展机构 的信息。 网站设计与管理的要求 v 人性化:明确的导航标志,对于计算机水平不是太 高的人也可以轻易地操作,提供相应的下载和打印 的工具等; v 高速化:尽量降低客户的等待时间; v 及时更新、快速回应:网站的信息包括一些办展信 息、行业动态,一定要常变常新,客户的电子邮件 和网上留言也一定要快速回应。 v 内容丰富; v 美观具有吸引力 展会网站的内容 v 公司 LOGO及名称; v 最近展览; v 中英文标识; v 关于我们:公司简介、公司机构、历史回顾等 v 展会信息; v 提供服务:贸易联络、会务接待、展品运输等 v 场馆介绍; v 行业动态 七、会展商务网站的推广策略 v 推广的目的:利用各种手段提高网站的知名度和点 击率,起到宣传和推广会展企业以及企业产品的效 果。 v 网站能否吸引大量流量是企业开展网络营销成败的 关键,也是网络营销的基础。 v 通过对企业网站的宣传,吸引用户访问,同时树立 企业网上品牌形象,为企业的营销目标实现打下坚 实的基础。 1、搜索引擎优化策略 v 企业一般需在多个搜索引擎上注册,注册后要关注访问 者在使用搜索引擎时,如何能在显著位置找到你的站点 。 v 搜索引擎的两种检索方式,一是分类目录式查找,另一 种是按关键字检索。 分类目录,要求企业了解搜索引擎是按照什么标准排序 的,如:搜狐网站的排名是按照网站名称的字典顺序进 行排列。 关键字检索,要求找出适合自己的核心关键字,同时还 要了解网站的排序模式、甚至检索排序算法,争取排在 结果的前列。 2、有效信息策略 v 将网站的内容策略与推广策略结合起来,让网站内 容在为用户提供有价值信息的同时,也为网站自身 的推广发挥作用。 v 简单来说,以内容为手段的网站推广策略,就是尽 可能增加网站上的有效内容,以此来吸引用户浏览 网站,进而使他们从潜在的消费者变为产品的购买 者。 3、发布网络广告策略 v 利用网络广告推销站点是一种比较有效的方式。 v 企业可加入某些广告交换组织,广告交换组织通过 不同站点的加盟后,在不同站点交换显示广告,起 到相互促进的作用。 v 另一种方式是在适当的站点上购买广告栏发布网络 广告。 4、建立链接策略 v 交换链接是具有一定互补优势的网站之间的简单合 作形式,即分别在自己的网站上放置对方网站的 LOGO或网站名称并设置对方网站的超链,使得用 户可以从合作网站中发现自己的网站,达到互相推 广的目的。 5、免费服务策略 v 提供免费资源,在时间和精力上的代价都是昂贵的 ,但其在增加站点流量上的功效可以得到回报。 v 应注意,所提供的免费服务应是与所销售的产品密 切相关的,这样,所吸引来的访问者同时也就可以 成为良好的业务对象。 6、电子邮件推广策略 v 常用的方法包括电子刊物、会员通讯、专业服务商 的电子邮件广告等。 v 基于用户许可的 Email营销与滥发邮件 (Spam)不同, 许可营销比传统的推广方式或未经许可的 Email营销 具有明显的优势,如可减少广告对用户的滋扰、增 加潜在客户定位的准确度、增强与客户的关系、提 高品牌忠诚度等。 发展会展电子商务需注意的问题 v 努力提高全民的网络营销意识; v 加强法律法规的研究和制定,为会展电子商务的发 展提供法律保障; v 吸收培养具备网络营销技术人才; v 建立相关协会等机构; v 完善会展电子商务的物流配送体系; v 加快基础设施建设以促进会展电子商务的发展 【 知识链接 】 会展网站的类型 v会展网站按照创办机构的类别可分为四种 类型: 会展综合信息网 会展中心网站 大型会展网站 会展企业网站 会展综合信息网 v 一般由会展学术机构建设,面向会展组办机构、承 办场馆、参展企业以及观展者提供全面综合的会展 信息。 v 具体包括对外发布会展场馆及企业的综合信息,并 提供专业咨询服务 ;对内开展信息和学术交流,并 密切关注业内动态。 会展综合信息网 v 中国会展网 : www. v 中国国际会展网: www. cc356. v

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