公司物资采购管理标准

目 录1. 范围2. 引用标准3. 管理职责4. 管理内容与要求4.1 物资采购流程图4.2 采购申请4.3 采购计划安排及采购4.4 采购物资采购期限4.5 采购物资的报检入库4.6 采购资金预报、资金审批等管理5. 检查与考核附表与附录XXXXXXXXX有限公司企业标准物资采购管理标准（XX版） QE/DA017020 为保证公司生产的正常运行，使物资采购及采购计划能及时完成，确保采购质量优良、价格适当、资金运用合理，特制订本标准。1. 范围本标准规定了物资采购过程控制的管理职责、内容与要求、以及检查和考核办法。本标准适用于XXXXXXXXXXXXXX有限公司。2. 引用标准- 采购质量管理标准- 合格供方选定及考核管理标准- 质量检验和试验管理标准- 不合格品控制管理标准- 仓库管理标准- 外协加工管理标准3. 管理职责3.1 资材部是采购过程控制的归口管理部门，负责以下管理工作： 3.1.1负责组织执行采购计划；可能时，有责任收集供方技术文件、产品标准等相关信息。3.1.2 负责制订生产性物资的“物资采购周期表”。 3.1.3负责公司生产和其他经营所需物资的采购工作。 3.1.4 负责签订物资采购合同或基本采购合同。3.1.5 负责采购物资的报检入库手续。3.1.6 负责采购物资不合格品的处置。3.1.7 负责采购资金预报、资金审批工作。 3.2 设备管理课负责生产用机器设备配置初审、选型、报批。3.3 网络管理员负责电脑网络设备配置初审。3.4 计量器具由品保部计量测试中心统一申报。3.5 非生产性物资的统一采购申请由各职能部门负责。4. 管理内容与要求4.1 物资采购流程图物资采购流程图各职能部门采购申请排采购计划建立台帐供方备货按时到货报检退货入库未按时到货按采购合同考核企管办执行使用不合格 使 用 不 合 格跟催（限定时间） 提前2天 不合格合格 4.2采购申请4.2.1 物资采购审批权限参见下表采购种类申请部门相关表单批准权限生产物资订单物资计划课（钣金车间）物资/设备采购申请单事业部长合理库存物资计划课资材部长超合理库存物资预排计划单（缺）生产副总预排供方备货非生产性物资计量器具品保部物资/设备采购申请单技术副总零星办公用品后勤仓库主管企管办主任合理库存办公用品企管办主任超合理库存办用品技术副总电脑耗材各职能部门总经理后勤用品、礼品总经理固定资产添置资本性项目支出审批单总经理、董事长其它总经理4.2.1.1 非生产性物资的合理库存见附录B“后勤仓库合理库存明细表”4.2.2重要物资和长线物资由计划课根据销售情况和任务单情况，每月10日前列出下月（或年度的）物资采购预排计划，经生产部门主管审核，生产副总批准后交资材部备货。4.2.3 计划课根据订单等信息提出采购申请（钣金车间生产物资的采购由钣金车间提出采购申请），填写DA017021表1“物资采购申请单”，经部门主管及生产主管核准后交资材部。4.2.4 仓库依仓库管理标准要求，当实际库存低于最低安全库存量时，仓库应通知资材部采购课，由资材部采购课根据库存情况和采购周期合理安排库存，超合理库存采购须经主管副总批准。 4.2.5 各部门因工作需要申请其它物资采购时： 4.2.5.1 若为采购生产用机器设备，由使用部门提出申请填写DA017021表2“设备采购申请单”。（设备备件采购经主管副总核准即可。若设备属资本性项目，即需填写“资本性项目支出申批单”经董事长批准后采购。）4.2.5.2电脑等网络设备由各使用部门填写DA017021表1“物资采购申请单”并提报网络管理员，由网络管理员确认，经主管经理、总经理核准后交资材部（网络设备配件、复印机配件采购经主管经理核准即可）。4.2.5.3 各部门因工作需要增加计量器具时由部门领导审核批准后，以工作联系单的形式报品保部计量测试中心，由品保部计量测试中心填写DA017021表1“物资采购申请单” 统一申请采购。4.2.5.4若为非生产性物资时，由各部门以“工作联系单”形式报企管办统一申请采购，经主管经理或总经理核准后交资材部。a. 办公用品依后勤仓库管理标准要求，当实际库存低于最低安全库存量时，由后勤仓库主管根据库存情况提出采购申请，超合理库存采购须技术副总批准。4.3 采购计划安排及采购4.3.1 资材部签收各需求部门的“物资采购申请单”等采购有关书面单据，由内务人员做好DA017021表3“物资采购台帐”，并在1小时内做出采购计划安排，并及时跟踪。 4.3.1.1 资材部签收“物资采购申请单”时，必须注意： a) 物资采购申请单的完整性和有效性，特别是对采购预排及超合理库存采购申请。b) 要求到货期未按采购期限进行时应予协调，并注明能最快采购到位时间。4.3.2 资材部采购主办人员根据采购计划填写物资采购DA017021表4“供货单”，必要时签订采购合同（应符合国家有关规定），明确各项内容，采购合同经主管（领导有效）核准后，通知供方，同时提供相应各类图纸及有关技术资料，作好收发手续（详见采购质量管理标准），并要求供方即时反馈，及时了解采购进程，同时与各需求部门协调。4.3.2.1 500元以上带款提货和货到付款采购时，要与供方签订采购合同或基本采购合同。4.3.2.2采购人员应尽可能杜绝用现金采购。4.3.2.3 采购合同和基本采购合同签订要求详见合格供方选定及考核管理标准。4.3.2.3 采购合同由资材部主办人员与供方签订，经主管部长核准后，方可签订，对量大、购货款项高的采购合同（需确定具体数字？）需经副总级以上领导核准方可。4.3.3 各部门要求物资采购变更时应及时通知计划课、资材部，资材部按变更后的执行，无法执行时与相应部门协调。4.3.4 采购计划有变更时，资材部内务人员应及时在DA017021表3 “物资采购台帐”上作变更处理，并及时通知采购主办人员。4.3.5 物资采购过程中单价有涨跌的，采购主办人员需填写DA017021表5“采购物资单价涨跌申批单”报主管课长、部长、生产副总、总经理批准后实施。4.4 采购物资采购期限4.4.1 为确保生产的顺利进行，以满足各项计划的需求，合理使用资金，加速资金周转，故制订物资采购周期表。4.4.2 资材部制订、提供物资采购周期表，列出明细表发往各有关部门（物资采购期限详见附录A“采购周期表”）。4.4.3 一般情况物资采购按正常期限进行，但客户急需时可按最快期限进行采购。由于需求部门采购申请失误或临时性急件采购，超出采购期限所规定的时间，资材部应尽力采购，争取按时完成。 4.4.4 当需求部门提出的采购完成时间难以完成时，责任采购员应提前2天采购期限在5天（不包括5天）以下提前1天填写DA017021表6“落后进度报告”， 重新确认到位时间,经部门主管确认后报计划课，由计划课通知相关事业部并调整计划。4.5 采购物资的报检入库4.5.1 采购物资的报检按质量检验和试验管理标准执行。4.5.2 采购物资的不合格品按不合格品控制管理标准执行。4.5.3 采购物资入库按仓库管理标准实施，资材部采购课应及时核对DA017021表3“物资采购台帐”，了解采购进程及计划与到货差异数，做到库存合理。4.6 采购资金预报、资金审批等管理4.6.1 每月27日前，资材部填写DA017021表7“外购（协）货款预算审批表”报财务部、生产副总、总经理，做好下一个月的资金安排。 4.6.2 资材部填写DA017021表8“付款审批单”及相关外购（协）货款付款情况资料（主要材料）报财务部、部门主管、主管副总、总经理审批执行。4.6.2.1 外购（协）货款付款情况资料应包含供方供货不合格品扣罚或违反质量保证协议扣罚事项。4.6.3 相关物资的图样、工艺文件、技术要求发放、回收按外协加工管理标准相关标准执行。5. 检查与考核5.1 本标准由资材部负责组织有关部门贯彻执行。5.2 本标准的实施由主管经理会同资材部检查与考核。附表与附录附录A 采购周期表附录B 后勤仓库合理库存明细表 DA017021表1 物资采购申请单 DA017021表2 设备采购申请单 DA017021表3 物资采购台帐 DA017021表4 供货单 DA017021表5 采购物资单价涨跌申批单DA017021表6 物资采购未能按计划完成反馈表 DA017021表7 外购（协）货款预算审批表DA017021表8 付款审批单 本标准由资材部提出并解释。 本标准起草人： 本标准审定人：本标准批准人：物资采购申请单 DA017021表1机器名称： 规 格： 数量： 用 途： 填报日期： 编号： 序号物类名称规格型号单位数量要货日期备注申请人： 申请主管： 仓库： 采购员： 批准：本表一式四联：申请部门、仓库、财务部及资材部各一联。设备采购申请单 DA017021表2申请部门使用部门要货日期设备名称型 号规 格估计单价申请台数估计总价申请理由生产部意见主管经理意见总经理批示备注供 货 单供货单位： 传真： NO：*请按时将下列货物送到我公司仓库： DA017021表4序号产 品 名 称型 号 规 格单位交 货 日 期 及 数 量备注签发部门审核批准公司地址：浙江诸暨市店口工业区 传真：7655110 电话8089 邮编：311835本表一式两份：资材部及供方各一份采购物资单价涨跌申批单 年 月 日 DA017021表5供货单位货物名称规格型号原 价现价批价涨跌原因资材部意见生产部批示主管副总批示 本单一式三份：资材部、相关部门各一份。 填表人：付 款 审 批 单应付单位全称： 年 月 日 DA017021表8付款性质本月应付本月已付本日止余额购货名称需采购金额申批金额经办人意见开户银行部门主管意见帐 号主管部门意见付款日期主办会计意见备注支付银行批 准本表一式两份：资材部、财务部各一份。外购（协）货款预算审批表 年 月 日 DA017021表7外购（协）单位材料名称期 初应付款货 到票未到本 期需购款申批金额及时间 月份 月份合计批准金额资材部主管： 制表人：本表一式三份：资材部、财务部、总经理各一份。物 资 采 购 台 帐 DA017021表3序号申报日期部门用途申请单号物料名称规格型号计划实到供货厂家备 注日期数量日期数量物料采购未能按计划完成反馈表 年 月 日 DA017021表6序号物类名称规格型号单位数量要货日期申购部门原因解决方法及再确定日期相关部门的意见部门主管经办人主管经理审批本表一式两份：资材部、相关部门各一份。附录B 后勤仓库合理库存明细表物品名称合理库存量物品名称合理库存量物品名称合理库存量墙纸刀1530把创可贴510盒双色笔芯红兰各50支文件夹1020只塑料袋（A3、A4）各300只毛笔510支文件架510只茶叶13斤签字笔芯3050支不锈钢剪刀25把高级印泥25个白板笔1020支修正液520瓶透明胶（大）2050个五、七号电池各1020节复写纸（10K 、32K、48K）各510盒钉书机12个洗手液510瓶西子胶水2050瓶卫生纸100200个鼠标垫510块双面胶（宽、窄）各 510卷铅笔3050支键盘2个刀片（单面）210盒圆珠笔3050支网线2箱掸帚510把电脑复印纸（16K、A4）各25箱硒鼓（FX3、6L）各2个竹扫把1550把复印纸（A3）2箱硒鼓 51001个浸塑手套310双牛皮筋1包墨盒（66145、661