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文档简介

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 高校档案管理工作中的电子档案管 理 【摘要】随着高校文档中的电子 文档越来越多,给保存档案的管理者们 带来了不小的挑战,在了解电子档案管 理意义的同时,也要先从其原则入手, 从而分析高校档案管理工作中的电子档 案管理给我们带来的问题,然后对问题 进行策略分析,确使高校的电子档案管 理更加完善且具有有效性。 中国论文网 /3/view-13004805.htm 【关键词】电子档案;方案管理; 管理 在高校的档案管理工作中,其中 的电子文档是通过电脑里的磁盘等设备 来进行储存的,在高校的档案管理工作 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 中,电子档案的管理是有很大意义的, 不仅可以很好地保护纸质质量,也可以 有效真实地体现出学生档案和证书情况, 但是电子档案管理也存在一些自身的管 理问题,所以我们要在这篇文章中对这 些问题进行研究与分析,这样可以使电 子文档管理体系越来越完善。 一、高校对电子档案管理的意义 及原则 (一)意义。电子档案管理不仅 可以提升工作质量,也可以促进工作效 率,它有着容易掌握且看书方便的益处。 对于高校的师生来说,电子文档的存储 和阅读与纸质相比确实方便了许多。创 立电子档案管理的意义还有一个是,杜 绝假文凭的出现因为近几年有越来 越多的假学历出现,为了抵制不法分子 的伪造,教育部门经过严格的审核,再 进行实名电子注册,从而维护了真学历 的权益。 (二)原则。电子文档的原则理 念,是建设管理原则的依据。第一,根 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 据文档电子时代的周期理念。其根据纸 质文件的特征进行总体概述,同时也根 据文件所发展的规律中进行研究,如果 要实现有效夯实理念基础,就要在其基 础上客观清晰展示文件的运动规律。第 二,对于文档的电子时代的来源理念。 诘缱邮贝的新发现来说,它是指 西方档案界对其态度发生新的改变。因 为新发现就代表的新的创新,它的创新 就表示了对来源理念的新延伸。 二、从电子档案中发现有效的治 理问题 (一)缺少完善的管理体系。如 今,很多高校的管理体系还不完善,从 档案管理体系这一层面来看,高校现在 还未跟上网络信息化时代的脚步,还未 创建一个有效完整的电子信息管理的体 系。虽然高校现在慢慢建立了较完善的 管理体系,同时也对档案进行了分层管 理,但依然还存在着不足,特别是对电 子档案这个新事物来说,某些高校还没 有做好充分的准备。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 (二)归档存有分散性。高校的 电子档案有的存在档案管理部门,有的 存在某一个系或者某一个院里,散落在 各个部门中,这体现出归档的分散性。 也大大体现了学校对电子文档的归档太 过随意了。同时,由于设备不齐全导致 各个部门不能更好保存好电子文档的完 整性。 (三)电子文档丢失现象。如今 这个信息化的时代,高校很容易出现文 档丢失的现象,因为在一个身为整体学 校中,所有的电子文档都是由各个部门 汇总而成的,但是,恰恰因为各个部门 都各行其是才致使电子文件的丢失或重 复存储,虽然现在社会是信息化时代, 很多高校都不断提高了办公信息化,从 而加强办公软件在教学和工作中的应用, 但是也有很多高校的管理体系还不完善, 电子设备也不健全,所以导致了很多文 档的丢失以及不能及时归档。 三、根据电子文档里出现的问题 进行策略分析 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 (一)创立完善的高校电子文档 体系。在一所高校里,创建完善的电子 文档体系是一个重要举措。它有着很重 要的意义,也有着很严格的原则,学校 所有的档案都是宝贵的,这些不仅影响 着学生们的未来,也象征学校的信息化 建设。根据相关文件当作依据,以高校 自身特点来看,首先要制定一个完善的 管理体系,解决不完善问题。 (二)加强对电子文档进行监督。 对于高校的电子文档存在丢失、晚归现 象进行监督,把学校当作一个整体,每 个月固定一个时段进行汇总,这个可以 避免文档晚归的现象。告诫高校管理层 对文档的收集、整理、归档中的过程进 行监督,这可避免文档丢失现象。在此 同时,高校对保管文档的态度要端正, 进行统一管理和协调档案的使用,才可 确保电子文档的安全性共享性,从而发 挥它们的价值。 (三)提升对部门硬件设施的管 理。对电子档案所存在的问题进行策略 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 分析除了创立完善的高校电子文档体系 和加强对电子文档进行监督以外,还可 以加强对部门硬件设备的治理。电子文 档的储存和归档离不开计算机的网络应 用和设备,所以,想要更完善地进行文 件归档,就要加大对计算机硬件设备的 要求,不仅要保证计算机的安全储存, 也要对电子文档有效进行利用。如想保 证电子文档在较安全可靠的环境中使用, 首先得勤换或者更新杀毒软件和防火装 置。如想加强对使用期限的管理和审核, 首先要在计算机上随时备份,从而防止 不良分子对文档进行访问及修改。其次 要加强对有访问权限的人进行审核管理, 并且创建安全措施。 四、结论 电子档案管理的建设与发展,是 高等学校档案管理工作中的重中之重。 本文针对电子档案管理提出的问题进行 策略分析,首先是完善一个高校的管理 体系,可以保障电子档案的安全与有效。 其次是加强对文档进行监督,可以保障 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料

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