浅谈会计电算化条件下的企业内部控制制度

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈会计电算化条件下的企业内部 控制制度 摘 要：随着电子信息技术的普 及，实行会计电算化管理的企业越来越 多，文章就如何建立一整套适合电算化 会计系统的内部控制制度进行了初步探 讨。 中国论文网 /2/view-12905749.htm 关键词：会计电算化 内部控制 内部控制是企业单位为保护其资 产安全、保证信息的完整和正确、促进 经营管理政策得以有效实施、提高经营 效率、控制经营风险、防止舞弊行为发 生进而制定的各项规章制度、组织措施、 业务处理手续等控制措施的总称。电子 信息技术日益普及，企业建立了电算化 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 会计系统后，会计核算和财务管理环境 发生了很大的变化：一方面，由于使用 了计算机，会计数据处理的速度加快了， 会计核算的准确性和可靠性也有了很大 的提高，减少了因疏忽大意及计算失误 造成的差错；另一方面，会计电算化的 实施，也为企业的内部控制带来了许多 前所未有的新问题，对企业内部控制制 度造成了极大的冲击。 一、内部控制环境发生了变化 企业使用计算机处理会计和财务 数据后，企业会计核算的环境发生了很 大的变化，会计部门的组成人员从原来 由财务、会计专业人员组成，转变为由 财务、会计专业人员和计算机数据处理 系统的管理人员及计算机专家组成。 二、内部控制的内容也更加广泛 在电算化方式下，内部控制的内 容在传统方式的基础上，又出现了许多 新的问题，主要有以下几个方面： （一）确保原始数据操作的准确 性 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 在电算化会计中，电子计算机输 出的数据是在程序控制之下，对输入的 原始数据自动进行加工处理，并储存于 磁性介质上。所有记账、分析及编制会 计报表等工作均在计算机程序的控制下 自动进行。然而，电脑中的原始数据必 须是由人工事先进行审核和输入计算机 的，这就要求一切数据的处理方法和过 程都必须规范化，并保持准确性和相对 的稳定性，这样才能保证会计信息质量 的真实性、完整性和准确性。 （二）严格控制操作人员的权限 授权、批准控制是一种常见的、 基础的内部控制。在手工会计系统中， 对于一项经济业务的每个环节都要经过 某些具有相应权限人员的审核和签章。 但会计电算化后，职能划分发生了巨大 的变化。因为业务处理全部都是以电算 化系统为主，电算化功能的高度集中导 致了职责的集中，某些人员既可从事数 据的输入，又可负责数据的输出和报送。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 （三）要避免会计档案无纸化和 电脑操作无形化带来的风险 在手工会计系统中，企业的经济 业务发生均记录于纸张之上，增、删、 修改了的会计凭证或会计账册都可以从 各自的笔迹和印章上分清责任。会计电 算化后，会计凭证转变为以文件、记录 形式储存在磁性介质上，使会计核算无 纸化，修改数据不留痕迹。电磁介质也 易受损坏，且有丢失或毁损的危险。所 以会计电算化对会计档案管理形式提出 了更高的要求。 三、加强电算化系统的内部控制 制度建设的具体措施 （一）操作程序控制制度化 操作规程主要指计算机业务处理 过程的具体操作步骤和具体要求，包括 各种操作命令、各种设备的使用说明以 及非常情况的处理等。其内容主要包括： （1）各种录入的数据均需经过严格的 审批并具有完整、真实的原始凭证； （2）数据录入员对输入数据有疑问， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 应及时核对，不能擅自修改；（3）发 生输入内容有误的，需按系统提供的功 能加以改正，如编制补充登记或负数冲 正的凭证加以改正；（4）开机后，操 作人员不能擅自离开工作现场；（5） 要做好日备份数据，同时还要有周备份、 月备份。当然，这些制度还必须随着企 业经营的变化而不断修改完善。 （二）必须制定相应的组织和管 理控制制度，明确职责分工，加强组织 控制 职责分工首先是将电算化部门与 用户部门的职责相分离。会计电算化后 的工作岗位可分为基本会计岗位和电算 化会计岗位。基本会计岗位可包括：会 计主管、出纳、会计核算、稽核、会计 档案管理等工作岗位；电算化会计岗位 包括：直接管理、操作、维修计算机及 会计软件系统等工作岗位。 （三）加强系统与网络的安全控 制，严格系统操作环境管理 保护程序和数据的安全，减少因 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 外界因素导致计算机故障等方面入手。 主要的控制措施包括：（1）订立内部 操作制度，禁止非电脑操作人员操作财 务专用电脑；（2）设置操作权限限制； （3）操作人员身份的密码控制，规定 交接班手续和登记运行日志；（4）数 据存储和处理相隔离，严格控制系统软 件的安装与修改，对系统软件进行定期 的预防性检查，系统被破坏时，要求系 统软件具备紧急响应、强制备份、快速 重构和快速恢复的功能。 （四）加强内部审计 内部审计既是公司、企业内部控 制系统的重要组成部分，也是强化内部 会计监督的制度安排。加强内部审计能 检查出发生的错误，打消作弊或犯罪的 意图。内审人员应定期规则地检查与计 算机有关的控制目标、过程以及遵照情 况，核实数据和程序的完整性。 （五）做好电算化会计档案管理 工作 在实行会计电算化之后，随着存 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 储介质的改变，对会计档案管理的要求 也比较严格。同时，对会计档案的概念 也就有所发展。在会计电算化情况下， 除了打印输出的账、证、表以外，整个 系统开发形成的全套文档资料都属于会 计档案的范畴。另外，对存有会计数据 的有关介质也应妥善保管。 企业已有的控制措施一般都是为 重复发生的业务类型而设计的，因此会 对不正常的或未能预料到的业务类型失 去控制的能力。企业处在经常变化的环 境之中，这就会导致原有的控制程序对 新增的内容失去控制作用，在变化过程