对文书档案管理的办公自动化应用探析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 对文书档案管理的办公自动化应用 探析 【摘要】办公自动化应用与文书 档案管理，有助于提高管理效率，解决 了传统档案存在的问题，为档案管理与 共享提供了技术支持，文件传递的速度 和安全有了很大保障。所以，要充分了 解文书档案在办公自动化应用中的特征， 深入思考文本档案管理自动化的策略。 中国论文网 /3/view-12956717.htm 【关键词】文本档案；管理；办 公自动化；应用 当前，信息技术的大面积应用使 人们的生活习惯和工作方式有了很大的 改变，使得文书档案管理的自动化具有 了现实基础。传统纸质文书档案管理的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 弊端日益显著，为了能有高效的工作质 量，文书档案管理的主要发展趋势是办 公自动化管理。本文着重分析了办公自 动化环境下的文本档案管理，分析了发 展文书档案办公自动化的方法，以求文 书档案管理具有效率性和便捷性。 一、办公自动化环境下的文本档 案管理 （一）办公自动化实现了文本与 档案的相统一。文书是人们用来记录信 息、交流信息和发布信息的一种工具， 具有分散性比较强的特点，而档案则是 依据文书的性质按照一定的规律进行保 存的，是有系统性的。传统的文书和档 案是有区别的，文书是档案的前身，处 理完毕的文书经过归档整理后，成为档 案；但并不是所有的文书都会成为档案， 只是文书中有查考利用价值的会被整理 成为档案，而档案不仅仅只有文书，档 案的其他种类还有人事档案、会计档案、 科技档案、基建档案等专门档案。但在 办公自动化下，文书和档案之间的界限 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 越来越不明显，在计算机上，所有的文 书都可以按照分类进行快速检索和浏览， 将全部的文书归入系统之后，文书和档 案就成为了一个整体，实现了文本和档 案统一管理。 （二）推动文书档案的标准化与 规范化进程。办公自动化实现了文本归 档，主要有两方面的内容：第一方面归 档工作以纸质文档为对象；第二方面归 档工作是以电子文书为对象。利用网络 对文书进行归档，在一定的标准与要求 下进行文书管理与档案管理，对每一个 环节都进行规范，并对管理权限与具体 内容加以解释说明，这些内容规范和权 限，不但是文书档案办公自动化操作的 现实基础，还给文书档案管理工作提供 了管理依据。 （三）提高文本的高效率和便捷 度。办公室自动化最大的成效是改善了 文书档案工作的效率，计算机的运用提 升了文本档案的效率，改善了以往传统 纸质档案立卷难、管理工作难度大、工 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 作效率差等弊端，便于使大部分的工作 人员解放出来从事其他的工作，也大大 的提高了工作的准确性。文书档案管理 自动化是信息全方位的展示，减少快速 检索和浏览的时间，从而提高便捷度。 二、文本档案自动化的应用方法 （一）硬件O 施为基础，改善 硬件环境。文书档案管理实现办公现代 化，是在拥有互联网、计算机和相关的 电子设备基础上完成的。提高文书档案 管理自动化的首要是做好硬件设施建设， 营造良好的硬件环境，加强硬件设施装 备，是保障办公人员顺利完成工作的条 件，也是提高办公效率的基础。 （二）合理布局办公自动化系统 的内外网。在办公自动化系统的内外网 之间设置物理隔离，这也是保护文书管 理的关键性措施。就目前而言，主要有 两层保护，第一层是以路由器的为中心 防护隔离，路由器发挥过滤被屏蔽的 IP 地址和服务的作用。先隔离 IP 地址， 在选择的放行需要的地址进入，从而保 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 护自动化系统网络的安全。第二层是防 火墙，防火墙能够检测出网络攻击并报 警，还会得以经过防火墙的信息内容进 行记录，对一些禁止进入的内容进行屏 蔽，针对网络内容进出的监督，实现办 公系统化的优化作用，不但能够提高文 本档案管理的保密效果，还可以增强文 书档案的时效性。 （三）对文书档案工作人员的整 体素质有要求。文书档案管理自动化的 能够的顺利进行，离不开现代化档案管 理人员的力量。而在传统的纸质文书档 案管理中，对工作人员的素质要求没有 限制，没有什么大的技术要求，有的甚 至有的管理人员并没有什么文化水平。 但是，面对自动化办公系统，对管理人 员的要求很严格，管理人员一定要熟练 的掌握计算机等现代设备，通过自动化 实现归档管理，对工作人员有了更高素 质的要求。因此，要求管理人员要不断 的加强学习，熟练应用自动化设备，在 了解自动化操作理论基础上，不断的加 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 强对计算机的了解。为文书档案自动化 管理，长远发展储备人才，满足对技术 人才的需求。此外，还要在自动化操作 中不断的积累经验，及时发现办公自动 化系统中存在的问题，及时的对办公系 统化进行完善和改进。 （四）加强文书档案管理的保密 性，确保文本档案的安全性。从当前来 看，网络中仍存在许多不安全因素。为 保证文书档案的安全，仍需要采取一些 措施，如将文本档案转换成图像性的网 络电子文等等。为了防止文书的丢失和 真实性，应使用备份。一些重要文本则 需要纸质文本或微缩品进行保存，利用 路由器和防火墙构建安全防护网，保证 文本档案管理的安全性。 三、 结语 办公自动化的应用，是文本档案 管理上的一次重大的改革。传统的纸质 文本档案管理已不适应当今时代的发展， 文本档案自动化管理模