2011年it部工作思路及工作目标

2011 年工作规划 及 2010 年总结分析 * 2010-10-29 目录 一、引言 3 二、工作任务 3 三、工作分析及问题改进 3 1、设备维护管理 .4 2、办公系统管理 .4 3、指纹考勤系统 .4 4、网站维护管理 .4 四、2011 年工作规划 .6 1、成立 IT 信息管理小组 6 2、信息化规划 .8 3、OA 办公系统升级改造 .9 4、IT 软件服务项目的实施、运行 9 5、建立知识管理系统 .11 6、文件结构编号工作 .15 7、网站运营 .15 五、费用预算 18 六、总结 19 一、引言 既懂得技术又懂得管理的信息部才是合格的信息部,信息部的工作应该由单 纯的技术支持服务转向使用最新的技术理念梳理企业运营管理流程、降低运营 成本等企业战略层面，牵头制定公司内部平台级信息化建设规划，及其相关的 管理；企业与信息化之间的关系，企业管理因为信息化而变的更加高效，业务 流程因为信息化而变的更加流畅，运营资本因为信息化而不断降低。所以说， 如何促进、保持或是加速企业的发展,才是信息部的根本任务与职责。 二、工作任务 保障公司范围内的网络、通讯、 数据库、OA、CRM 系统平台建设和运营， 配合电子商务、营销等业务，为企业提供相关的系统平台及信息专业服务；建 立 IT 专业服务业务的规划与实施，提高 IT 服务业务的市场、产品 （方案）及 实施能力； 三、工作分析及问题改进 1、设备维护管理 此项工作主要包括公司计算机硬件的维护，管理、采购申请、并保证计算 机及相关网络产品的正常工作。公司网络系统的维护和管理，包括宽带网络和 通讯网络等。 公司现有设备： 惠普服务器一台 台式电脑 5 台 笔记本电脑 13 台 台式一体机 5 台 惠普打印扫描一体机 针式打印机 4 台 彩色打印机 3 台 传真机 1 台 思科路由器，交换机 电话交换机一台 KTV 点唱机一套 调音台 1 个 无线麦克 2 套 公放机 1 台。 投影仪 2 台 摄像机 1 台 照相机 2 部 广告一体机 8 台 改进：技术水平有待提高，全凭个人摸索，进行专业化学习。采购过程严 加把关，采用信誉质量好的供应商。 2、办公系统管理 此项工作主要包括 OA 系统文件档案、通知信息发布；OA 帐号开通、关闭、 权限管理；OA 系统业务流程设计；OA 系统操作培训；OA 系统前、后台程序的 修改完善。 在进行此项工作中，我了解到现用 OA 办公系统不能对资料的保护，给使 用安全上造成很大麻烦，经过后台程序修改对 OA 办公系统进行改进，效果明 显。 3、指纹考勤系统 此项工作主要包括每月考勤数据汇总、导出，协助行政总监完成考勤统计。 在进行此项工作中出现软件系统统计考勤不准确，有签到和签退不成功的 现像，现在的解决办法只能是我在导出考勤统计时手动挑出来，系统记录失败 和很好和正常的迟到早退区分出，也没造成多大麻烦，完全解决这个问题还要 继续和供应商沟通相关技术问题。 4、网站维护管理 此项工作主要包括对公司网站结构进行设计，最大化满足公司网站的功能 需求；与设计公司沟通，完成对集团网站的美化设计工作；网站前后台 ASP 程 序开发，网页版块内容修改制作；网站专题的制作发布；与相关部门人员对接， 发布、更新相关栏目信息。 在进行此项工作中，因工作失误，网站设计的类型与公司要求的不一致， 以致一些网站宣传不能进行造成工作损失。 数据显示，几个月以来有效的提高集团公司网站的访问量、网页收录数量、 PR 值、关键字排名等。 图表： 5、信息监管工作 1. 规范电脑和网络的使用行为，提高工作效率。 2. 全面管理 IT 信息资源，降低维护成本。 3. 确保公司信息资料的安全，防止流失。 4. 信息资产管理，对有形无形资产记录管理。 6、2010 年工作不足 1、 工作过于忙碌，往往容易陷入琐碎的事务中不能脱身，有时难免顾此失 彼。过于注意细节，缺少了对大局上的把握。今后我将要在工作中善用 零星时间，进行高效的时间管理，按照工作重要、紧迫程度合理分配时 间，尽量做到及时完成工作。 2、 在工作中我觉察到自己财务知识、管理知识和谈判技巧的匮乏，今后我 将要在这几个方面加强学习，提升自身综合素质，全面发展。 3、 在工作中遇到困难时，与领导沟通不足。今后我将要在工作中多于领导 进行沟通，多请示、多汇报。 4、 对公司业务的学习不够，虽然面对客户讲业务的机会不多，但我对这方 面知识的学习一直没在意，以后会注重加强。 四、2011 年工作规划 1、成立 IT 信息管理小组 1、 目的：IT 信息管理小组，是一个跨部门的管理小组。为统一加强公司信 息管理，提高信息化水平。负责制定信息管理制度、行使信息管理职责、 实施信息化项目等。 2、 组织结构及职责： 1) 信息部经理一名，职能负责公司网站、ERP 系统及办公信息系统的规 划与管理，办公自动化等系统的规划、选型、实施、管理等全面工 作，制定企业计算机管理及信息化的长远规划和年度各项工作计划。 规划企业网站，开展基于互联网的业务发展。负责与全国电信运营 商的业务协调，争取各类资源。 2) 技术主管一名，职能负责公司网络及通信系统的建设与维护工作， 对电脑系统、网络进行全面管理。负责全公司广域网管理，网络安 全监控。掌握计算机网络、计算机编程、ERP 系统等相关专业知识， 方便维护网站 Oa 等系统。 3) 信息主管一名，职能负责宏观把握并利用相关信息，汇总、分析， 做各地区市场调研报告，定期完成优化商品结构工作，对公司主营 业务相关行业、竞争对手的信息进行收集、汇整、分析，并上报公 司领导; 场调研计划、信息收集计划，并监督实施。对各类数据文 件归档管理，有效利用公司数据库。 3、 建立 IT 服务管理体系 1) 电子设备管理责任制。贵重设备专人负责。 2) 完善网络管理制度，加强管理力度。 3) 制定办公室设备使用手册，常见故障问题检查及处理流程。 4) 量化信息服务指标，故障维修时间，规定不同类型故障问题处理时 间，量化考核工作质量。故障评估，正常寿命和常见故障，以及故 障次数的正常校准线。 5) 提高信息服务水平，不断学习职业技能，注重积累，工作态度方面 做到认真、仔细、热情、周到、增强责任心。树立良好部门形象。 4、 控制保障体系 1) 办公电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修由设 备使用部门(人)负责，并经行政总监批准，由指定管理公司的人事 行政部门负责申购。 2) 公司财产管理及损坏责任追究制度，谁使用谁保管，谁管理谁负责， 谁损坏谁赔偿。相应管理者承担监管责任。 5、 上网行为管理 1) 网页访问过虑，根 据 行 业 特 征 、 业 务 需 要 和 企 业 文 化 来 制 定 个 性 化 的 网 页 访 问 策 略 ， 过 滤 非 工 作 相 关 的 网 页 。 2) 网络应用控制，封 堵 与 业 务 无 关 的 网 络 应 用 ， 引 导 员 工 在 合 适 的 时 间 做 合 适 的 事 。 3) 带 宽 流 量 管 理 ， 对 不 同 岗 位 的 员 工 、 不 同 网 络 应 用 划 分 带 宽 通 道 ， 并 设 定 优 先 级 ， 合 理 利 用 有 限 的 带 宽 资 源 ， 节 省 投 入 成 本 。 4) 日 志 管 理 ， 通 过 网 页 日 志 ， 查 看 到 内 网 用 户 所 访 问 过 的 网 站 域 名 ， 实 时 了 解 内 网 用 户 的 上 网 行 为 。 2、信息化规划 1. 信息化建设概况 从 2010 起，我公司投入使用金算盘财务软件及 OA 网上办系统。全公 司建立内部无线局域网，先后投入 10 多万元，为公司员工分配无线电话， 各个主要部门的计算机覆盖率达到 100%以上。 2. 硬件建设现状 2009 年，公司投入 10 多万元对公司新址进行计算机网络建造，公司各 个楼层都安装了无线信号源，并且增加计算机设备到 8 台、打印机 4 台、 广告一体机 8 台和书籍装订设备 3 台。 目前共有服务器 1 台，思科路由器和交换机，几近所有的计算机实现了联 网。 3. 软件建设现状 公司领导企业信息化建设一向很重视。经过多年的发展，现泽桥的全 部业务都采用网上办公系统，将进销存业务实现了网上一体化。 4. 总体建设目标 整体信息化系统由 5 个彼此相关联的基于运营决策体系及成本控制系 统驱动下的管理信息系统组成： 网络办公系统 办公优化、流程控制、企业管理、信息查询 财务管理系统 产品成本、质量成本、战略成本、成本分析 进销存系统 准时采购、销售服务、库存管理 人力资源管理系统 培训绩效、岗位评核、工资、人事评核 知识管理系统 信息共享、资源整合、成果积累 5. 计划进度 3、 OA 办公系统升级改造 投资 OA 办公系统在使用过程中，发现功能不完善，我将与 OA 办公系统 提供商沟通，系统提供商提供功能修改、版本升级等后续服务。计划在下面几 个功能模块进行升级和再开发。 1、 进销存模块，因现在的系统中销售模块只有供应商和产品信息，没 有库存管理，不能顺利完成销售流程，升级增加库存功能。 2、 在线报表模块， 3、 语音视频聊天式模块，实现在外出差人员可通过 OA 进行语音会议。 4、 Office 文档在线编辑模块，保证资料信息的安全性，一些保密文件 的观看的修改直接在 OA 上进行。 5、 文章发表业务流程实现。 4、 IT 软件服务项目的实施、运行 1. 市场分析： 国务院通过医改方案 3 年内拟投入 8500 亿，数字化医院（e- Hospital）的建设，是现代医院发展的必然趋势，也是当前社会关注的热点， 是对医院信息化的深化。医院数字化才能真正提高医院的医疗护理质量， 提高医院的工作效率，提高社会医疗资源的利用率。它是建设和谐社会， 解决“ 看病难 ”、 “看病贵”这一重大社会问题的科学举措。 2. 初期工作规划： 1) 首先选择十家医疗软件开发公司，考查其产品，从中选三家谈详细 合作计划，产品类型从公共卫生事件监测系统、公共卫生事件决策 系统、医院救治信息系统和医院信息系统四个系统中进行，重点在 医院信息系统。因为这块只针对医院，如果是大医院模块多开发的 价值也就更大。 对软件的质量要求要高，好的产品才能买出好的价格，医院软件的销 售都是对老软件的更新换代，只有比原来使用的软件更优秀才有卖出 去的可能，所以软件的质量是选择中的重中之重。 2) 除软件外也可以代理先进的医疗器械和软件配套出售，医院数据化 信息化要把医院的设备全部联网，只有和医院信息系统一起使用才 能高效工作，此软件可由供应商单独开发。 3) 利用公司现有资源进行客户开发，推广软件的使用，在挑出有潜力 的可开发用户，先单机版试运行，医院各部门对软件满意度调查达 80%以上，谈合作，对不满意的地方发给软件开发商做升级优化， 如多次调查满意度都不高说明些软件在功能上不行，终止代理。 4) 软件销售不是一锤子买卖，后续的售后服务就是这个项目的长期收 入，软件的升级换代、培训、新程序的开发等。 3. 市场可能遇到的问题 1) 随着管理软件的普及，客户对个性化的需求越来越多； 2) 管理软件广域网运行的要求。 3) 竞争日益激烈，利润日益微薄； 4) 实施和售后困难。 4. 代理方式 1) 需 要 缴 纳 保 证 金 ， 有 一 定 的 销 售 任 务 ， 通 常 都 是 大 企 业 有 品 牌 的 东 西 。 这 种 做 起 来 需 要 靠 关 系 和 一 定 的 资 金 。 否 则 也 是 不 利 于 销 售 的 。 2) 另 一 种 也 就 是 经 常 说 的 0 代 理 费 用 0 保 证 金 。 但 是 做 这 种 往 往 需 要 看 公 司 实 力 ， 否 则 代 理 过 来 公 司 对 软 件 不 升 级 有 问 题 也 不 马 上 解 决 ， 这 对 代 理 商 损 害 很 大 。 好 处 就 是 不 需 要 什 么 风 险 ， 适 合 刚 刚 从 事 代 理 工 作 慢 慢 摸 索 的 代 理 商 ， 另 外 就 是 利 用 这 个 机 会 和 研 发 商 一 起 成 长 ， 能 获 得 很 大 支 持 。 5. 销售服务要求 代理商最大的优势就在于在供应链中直接面向客户，最能了解客户 的需求，提高销售服务可以从以下三个方面进行： 1).售前咨询 首先，引导客户明确自身需求与目的；其次，使之认识和理解此医 院管理软件的优缺点；最后，根据医院的特色和情况，选择适合的软件。 2).售后服务 首先，做好软件的实施；其次，做好客户的定期回访工作；第三， 当客户在使用过程中出现问题时，应及时给予解决。 3).二次开发 首先，与客户保持良好的沟通，对于客户的个性化需求从实际意义 与价值上评估；其次，项目负责人对项目的进度和质量进行控制。使得 代理商以专业的形象，由取得客户的满意和信任。最后与开发商做好沟 通详细讲解客户需求，并做二次开发。 5、建立知识管理系统 1、 定 义 ： 利 用 软 件 系 统 或 其 他 工 具 ， 对 组 织 中 大 量 的 有 价 值 的 方 案 、 策 划 、 成 果 、 经 验 等 知 识 进 行 分 类 存 储 和 管 理 ， 积 累 知 识 资 产 避 免 流 失 ， 促 进 知 识 的 学 习 、 共 享 、 培 训 、 再 利 用 和 创 新 ， 有 效 降 低 组 织 运 营 成 本 ， 强 化 其 核 心 竞 争 力 的 管 理 方 法 。 2、目的： 知识管理，就是让组织中的信息和知识，透过获得、创造、分享、 整合、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回 馈到知识系统内，个人和组织的知识得以不间断的累积，成为组织的智 慧资本。 简单举例，就好比 OA 设立一个“公共图书馆” ，将分散在各处的 资料、文件集中存储，使用相应规则对资料进行归类，按照使用查询权 限查询、使用。 3、未能建立可能会出现的问题： a) 企业各种信息大都零散地存储在各个部门或个别员工脑海里，查询 和共享起来非常不方便。员工常常需要花费许多时间去找寻或整合 一些重复的、零散的企业信息，占去了员工许多宝贵的工作时间， 造成企业成本的浪费。 b) 企业信息和知识缺乏交流和整合。企业信息资源缺乏整合，经常是 各部门多套人马做重复相同的工作。 c) 企业知识很多，却不能有效应用和保护。企业在发展，员工也在发 展，每个人都具备了丰富的经验知识。好不容易培养了一个人，却 经常是人走“知”空，不能将员工的知识变为企业的财富。 d) 新员工加入组织，常常无从下手。企业积累了很多知识，却大都 “藏”在个人的脑海中，新人无法借鉴传承。 e) 事情已经做过，并取得了成功经验，可相似的任务又来时却还要重 新发明“轮子” 。 4、具体实施措施： 1) 载体：专业的软件系统/挂载在 Oa 中。 2) 信 息 的 手 工 输 入 是 知 识 管 理 系 统 中 对 信 息 进 行 分 类 和 组 织 的 关 键 问 题 。 在 这 个 过 程 中 ， 技 术 可 以 发 挥 部 分 作 用 ， 但 主 要 的 依 靠 力 量 还 是 组 织 内 的 员 工 。 3) 组 织 员 工 进 行 上 传 发 表 ， 对 得 到 全 体 好 评 的 内 容 实 行 奖 评 激 励 ， 定 最 低 任 务 量 。 内 容 ： 1)资 源 a) 公 司 现 有 资 料 的 整 理 ， 对 纷 杂 的 知 识 内 容 （ 方 案 、 策 划 、 制 度 等 ） 和 格 式 （ 图 片 、 word、 excel、 ppt、 pdf 等 ） 分 门 别 类 管 理 。 b) 专 业 数 据 库 里 的 学 术 论 文 ， 期 刊 杂 志 等 。 c) 同 类 医 学 网 站 经 典 文 章 信 息 。 d) 岗 位 技 能 学 习 资 料 和 业 余 充 电 培 训 资 料 。 2)行 业 信 息 ， 国 内 外 医 药 企 业 信 息 简 介 ， 已 经 合 作 客 户 公 司 信 息 ， 主 要 管 理 人 员 信 息 ， 运 营 情 况 ， 产 品 信 息 和 CRM 里 的 联 系 方 式 相 辅 相 成 。 6、 功能模块 7、 考核办法 建立知识共享考评体系 1.知识共享的态度。 是指在知识共享方面态度是否积极主动。知识共享的氛围、文化的形 成都离不开企业所有人积极共享的态度,态度决定一切,只有有了正确的态 度,才会有正确的行为。知识共享的态度可以从以下几方面来衡量:参加知 识交流会次数、主持技能培训的次数、提出建议被采纳的次数,以及上级、 同事和下级的主观评价等。 2.知识绩效。 是衡量员工知识共享成果的指标,可以有两种方法来评定员工的知识绩 效。建立员工知识成果稽核制度,即员工申报了知识成果,上级领导和相应 知识管理人员应对其真实性和有效性进行审查评定,确定其业绩和效果。这 个指标与企业利益直接联系起来。说到底,知识的共享必须要为企业服务。 3.知识创新成果。 是指员工运用共享知识创新的能力。因为知识共享的最终目的是知识 创新,不断地将创新知识运用到企业中去,以增强企业的核心竞争力,所以知 识创新成果指标也成为知识共享的重要考核指标。 4.团队业绩。 前文已述,这种以小组或部门为考核单位,有利于激励组织成员将自己 个人的知识与技能贡献出来与他人共享,有利于不同专业背景的知识员工围 绕共同目标协同作战。 表 1 知识共享考核指标及权重 指标 权重() 知识共享的态度 20 知识绩效 30 知识创新成果 20 团队业绩 30 5、明确考核评价原则 a) 事前评价与事后评价相结合原则。 b) 结果评价与过程评价相结合原则 c) 简化原则。即在知识共享的考核过程中,不要让员工感到知识共享的 考核繁杂,产生负面情绪,要尽量简化步骤, 简化过程, 易于操作。 8、 费用支出 软件价格：1-2 万，可采用置换或免费开放版。 大容量硬盘：2TB 1400 元左右 9、 最终成果 充 分 发 动 每 个 部 门 、 员 工 ， 贡 献 自 己 所 掌 握 的 企 业 知 识 ， 积 少 成 多 ， 聚 沙 成 塔 。 铁 打 营 盘 流 水 的 兵 ， 不 断 有 人 进 入 ， 有 人 离 开 ， 他 们 创 造 的 知 识 ， 应 该 却 应 成 为 企 业 的 资 产 。 让 知 识 查 询 调 用 更 加 简 单 ， 充 分 利 用 知 识 成 果 ， 提 供 工 作 效 率 ， 减 少 重 复 劳 动 。 依 据 知 识 库 构 建 各 部 门 各 岗 位 的 学 习 培 训 计 划 ， 随 时 自 我 充 电 ， 成 为 “学 习 型 团 队 ”。 6、文件结构编号工作 1. 目的： 有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、 识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转. 2. 适用范围： 适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理. 3. 文件编号原则： 3.1文件编号要求： 一般文件编号由企业标准代号 Z、公司名称（用公司简称拼音最 前一个字母大写） 、文件类型(文件级别)、部门代码（用部门英文 字母最前一个字母大写） 、文件日期/文件名称代码（三到四个数字 或字母） 、文件编号/版本号（用三个数字/A0Z0 表示）组成. 3.2 文件编号格式： 4. 标准文件类型代码：待定 5. 部门英文代码如下 HO总公司 HRD人力资源部 GAD财务部 AC行政中心 MC媒介中心 SC营销中心 6. 实施办法 知识管理系统的前期准备工作，制作标准手册，整理现有资料，进入公 司管理制度所有文件都要编号存档。 7、 网站运营 1. 市场分析 目前我国医药类网站住要有下面几种类型： 1. 医药信息服务类，目前该类型网站的主要收入靠广告。 2. 健康治理类，提供健康治理服务，防病于未然，主要收入手断专家在线 诊疗，和医院合作在线专家预约。 3. 医药交易类，目前定位在药品采购类的网站则非常多，类似一些B2B网 站的医疗频道。 4. 专科类， 比较胜利的是“中国近视网” ，在治疗近视领域做深做透，既 有这方面的具体病理学问，也有医药信昔，同时还果断进行预约。 2. 网站建设目标及功能定位 为中国医务人员提供全方位服务平台，面向医学专业人士的信息交流平台， 主要服务领域包括：教育培训、医学信息和信息技术以及其它医学和信息技术 相结合的衍生服务。 （好医生、丁香园） 3. 网站整体结构 4. 技术解决方案 1、 租用虚拟主机 2、 操作系统Window2000/NT，从投入成本和技术操作难度相对适合初期使用。 3、 系统性解决方案考虑使用IBM或HP等公司提供的上网方案，电子商务解决方案。 4、 网站安全性措施，购买专业防黑防病毒软件。 5、 程序开发，/jsp/PHP开发。 5. 人员岗位职责 采用一专多能策略，招聘适应工作能力强的员工 1) 后台维护（兼信息专员、网络推广） 2) 推广专员（兼普通文员、文案策划） 3) 在线客服（兼商务助理、电子商务） 4) 技术支持（兼网络工程师、企业网管） 6. 内容规划 待市场人员调研报告、需求分析、业务推广等资料。 7. 预算支出和收入方式 1. 支出： 1) 软、硬件设备费用。 2) 网络推广费用。 3) 职工工资。 2. 主要收入方式： 流量就是金钱，首要目标就是增加用户量和留住注册用户。 1) 广告：文字广告，图片广告。 2) 企业宣传：产品推广，厂家介绍，药品使用问卷。 3) 继续教育：学习卡，在线继续教育。 4) 会员系统：分两级会员，普通会员积分制，网站上发表文章得积分， 查看下载要消耗积分，不够的充值。VIP一次性充值*元，文章免 费下载。会员可以靠上传文章来赚积分，下载的人越多，得到的积 分越多，让会员感觉可以互相补充。 8. 进度表 从项目开始时间算起 序号 任务名称 计划日期 实际日期 负责人 进度偏差原因 1 需求调查 2天 媒介中心 2 需求文档 3 媒介中心 3 系统概要设计 3 4 详细功能设计 5 5 编码实现 10 开发公司 6 功能测试 5 开发公司 7 制作帮助文档 1 开发公司 8 编写用户手册 1 开发公司 9 安装和初始化 1 开发公司 10 培训 3 开发公司 11 验收和接收 1 预计开发周期一个月到一个半月。 9. 保障措施 1) 网站运营安全保障措施。 A. 网站服务器要有经公安部认证的防火墙, 并与专业网络安全公司合 作，做好安全策略,拒绝外来的恶意攻击，保障网站正常运行。 B. 在网站的服务器及工作站上均安装了正版的防病毒软件，对计算机 病毒、有害电子邮件有整套的防范措施，防止有害信息对网站系统 的干扰和破坏。 C. 做好生产日志的留存。网站具有保存 60 天以上的系统运行日志和 用户使用日志记录功能，内容包括 IP 地址及使用情况，主页维护 者、邮箱使用者和对应的 IP 地址情况等。 D. 交互式栏目具备有 IP 地址、身份登记和识别确认功能，对没有合 法手续和不具备条件的服务立即关闭。 E. 网站信息系统建立双机热备份机制，一旦主系统遇到故障或受到攻 击导致不能正常运行，保证备用系统能及时替换主系统提供服务。 F. 关闭网站系统中暂不使用的服务功能,及相关端口,并及时用补丁修 复系统漏洞,定期查杀病毒。 G. 服务器平时处于锁定状态,并保管好登录密码;后台管理界面设置超 级用户名及密码,并绑定 IP,以防他人登入。 H. 网站提供