2012年总务部工作总结

2012 年总务部工作总结 2012 年对于总务部来说是艰难的一年、挑战的一年，同时也是可喜的一年、 进步的一年，更是发展壮大的一年。一年来，经过总务部全体员工的共同努力， 进一步提高了公司的后勤管理水平和服务水平，创建了一支优秀的管理队伍和 操作人员，同时形成了服务门类较齐全、合理并且能够相互配合的专业分工体 系。一年来，我们以目标策略、内部建设、外部协调、服务强化、培训学习、 来访接待、开拓创新为中心展开了一系列的工作。 下面从各个方面分析和总结一下我们今年的工作。 总务部 2012 年的管理人员变动情况较大较频繁，给工作的前后衔接造成了 一些困难。但随着总务部兵力的增加和增强，再加上我们对管理人员科学的、 合理的分工，目前看来管理模式运行良好，管理方式相对稳定，有力的促进了 总务部管理效率的提高。 最主要的成果是进行了专业化的分工，这样就避免了人多反而效率不高、 互相推诿扯皮的现象，不至于造成人多反而事情没人去做，一个等一个，阻碍 工作的开展。 部门内部的一些会议记录和文秘性工作主要是总务助理负责，总务主管有 时间能做的一般都做了，相对来说，这一块还要逐步给其压担子、提能力，节 约总务主管的时间，尽量把工作向一线和基层靠近，用尽可能多的时间去检查 每个人、每个岗位的工作落实情况，及时发现问题和隐患，及时解决和排除。 对邮件和快递的管理，基本上能准时收发，不延误其他部门的工作。 在就餐管理方面，也想了很多办法并及时和饭堂老板沟通、谈判，增强员 工的满意度，比如说每餐增加了一瓶辣椒酱的佐料、尽可能早一点送饭来、换 不同的米来试做等，但此项管理工作还有很多不尽如人意之处，需要不断的改 进和完善。明年的计划是继续加强管理，对于饭堂人员不听指挥的问题，不行 的话就采取公开招标的方式将其换掉。 在钥匙管理方面，逐步理清和完善，尤其是涉及到新项目的五楼，对钥匙 的管理已经比较规范，能保证需要钥匙的部门能及时将钥匙配好并交付使用， 不需要钥匙的部门及时收回不失控、不流失。在仓库的钥匙管理方面，采取了 一些创新的方法，考虑到仓库东西丢失，总务部持有钥匙会有嫌疑的问题，我 们将总务部的钥匙在和仓库交接时，用信封封死并盖章确认，只能在发生火灾 等紧急情况下方可启封使用。其他方面钥匙管理还有一些有待继续加强工作的 地方，比如说前期的钥匙管理没有交接，有些钥匙不知道是哪里的，有些门的 钥匙总务部没有，还要不断的努力在明年的工作中将此完善。 在图书室管理方面，已经将新的图书室整理完毕（在 2 楼饭堂原项目部的 房间） ，可以随时启用，并且在会议室紧张时可以做会议室使用，会议桌和会 议椅已到位。但还有一些问题，之前图书一直是人事部在管理，因为今年人事 的人手比较紧张，没有人手和总务进行交接，书籍的真实借阅情况不明，可能 还有很多书籍流失的现象。计划在明年人事人手充足的情况下进行规范化的管 理。 在资料室档案库的管理方面比较欠缺，在四楼的南楼设有两个资料室档案 室，一个是财务专用的相对来说比较好，另外一个是公用的管理很差，连卫生、 布置等基本的东西都没做好，明年将是总务部整治中的重点。 对固定资产管理，进行了历史性的跨越。之前从来没对固定资产进行过系 统的盘点和管理，管理确实比较混乱，连东西丢失可能也不懂，因为根本没有 第 3 页/共 5 页 账目，不清楚到底有多少家产。我们的资产管理工作在杨小玉同志的大力推进 下，终于有了起步。首先对电脑资产进行了统一盘点和统一粘贴固定资产标签 的工作，基本摸清了真实的家底。明年还要跟财务部要原始数据，核对一下是 否有数量差异和丢失现象，还要对其他资产进行盘点，比如手动液压车（容易 被装上车偷走） 、小推车、保险柜等，还要对低值易耗品和高档办公用品进行 盘点造册记账，比如办公家具和计算器、电话机、手机等。 在办公设施设备的管理方面，结合资产盘点工作，进一步合理调配和使用 资源，尽量不闲置、少购买。 在订房、订票的工作中由于总经办的大力协助，我们的工作开展比较顺利， 以后会做的更加及时和完美，明年继续再接再厉、再创辉煌。 在车辆管理方面，我们首先加强司机的管理，要求司机提高责任意识，主 动积极的去工作，要求勤洗车，严格管理油费等开支项目，加强监管和抽查。 行政助理这边的用车安排尽量合理高效、照顾更多部门和人员的切实需要，能 拼车的尽量一起走，同时节省了公司的资源。 在 VIP 接待工作中，加强了人员的培训工作，让每个人、每个岗位知道自 己该做什么、怎样做好，并在实际工作中相互协调、互相配和，共同把接待工 作做好。当然因为新来人员较多，还有很多疏漏之处，需要在明年的工作中改 进。 在会议室管理方面，基本上还可以，只是有时候开会太突然，造成冲突和 不便安排的情况，争取明年和各个部门加强沟通，最好能提早做好各项准备工 作。 在员工宿舍的管理中，今年没能完成新找一栋宿舍楼的任务，附近租房已 经比较饱和，计划明年在远一点的范围继续寻找，并在近的范围刚打地基的或 建到一半的楼房中提前下租约。另外对宿舍的日常检查也要加强并做好检查记 录。 在维修外包和工程基建管理方面，需加强人员的知识培训，尤其是关于图 纸方面，需要专业的知识，必须学会看图和画简易的图纸，这样才方便工作。 当然，最好是学会画 CAD 图。 在维修工的管理方面，加强人员的培训和监督。要求按照公司和部门的要 求，做好日常的巡检工作，把各种设备设施管理好、养护好，及时发现问题、 及时维修，尽量把问题消灭在萌芽状态，不至于问题扩大，造成浪费更大的维 修成本。明年继续做好日常管理工作，越是日常的小事，越是不能放松，把工 作做得更细更好。 在安全的管理方面，克服了人员不足带来的严重问题。虽然下半年来，基 本上每个保安每天都在上班，平均每月休息日不足一天，但经过合理的调班和 排班，保证了公司各项活动和各位贵宾来访的顺利进行，同时尽量避免日常生 产经营活动中出现大的问题。但随着公司规模的逐步扩大，渐渐暴露出了我公 司保安工作的不足与缺陷：配套设备过差（对讲机和警棍等） ，人员素质过低 （基本素质方面） ，专业知识不足（保安的专业训练）等。计划明年实行淘汰 制，不断的淘汰工作责任心不强，不认真负责的保安。其次，大大加强保安的 培训力度，对保安队伍进行系统的整顿，提升他们的专业能力。 在消防管理工作中，问题和隐患较多。尤其是对消防演习这一块，每次都 会出现这样那样的问题，经过部门讨论和自我检讨，我们认为还是准备工作不 足导致的，明年还是要把较多的工作精力放到这一块，因为这种工作成绩是 “一票否决制”的。消防工作平时看不出好坏，但只要一出事故就是影响极广 的大事情，此项工作万万不可怠慢。提高认识，明年一定要把消防工作抓上去。 第 5 页/共 5 页 在保洁管理工作方面，明确规定保洁工作规程，实行制度管理，以制度管 理人，不是以人来管理人。制度要求全天候清扫办公区、卫生间、走廊等，及 时清理垃圾，创造了一个干净的环境。明年计划对保洁员实行严格的考核办法， 采用每周打分制，每月实行四次，月底汇总分数作为发放绩效奖金的参数，并 确保工作的力度。同时实行互监制，即保安人员监督保洁人员的工作力度，保 洁人员也监督保安的工作状态。使双方得以互相制约，互相鼓励，希望能取得 显著的效果。 另外总务部计划在一楼设立通知公告栏和意见箱，让广大员工及时了解我 们的工作或有意见可提，在收到意见书后会在三日内给予公开答复，在公告栏 上专设意见