文档一体化在工程项目管理中的运用

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 文档一体化在工程项目管理中的运 用 摘要：大型工程建设中，参与工 程的建设方在日常工作中产生大量的各 种类型和格式的文件材料，各参与建设 方在利用这些材料的过程中也出现诸多 不便，为此，笔者认为采用文档一体化 管理方式可以有效解决这些困难。 中国论文网 /4/view-12862415.htm 关键词：文档；一体化工程；项 目管理 中图分类号：G275.2 文献标志 码：A 文章编号：1002-2589（2012） 18-0104-02 重点工程项目在建设期间生成的 档案，是整个社会档案不可缺失的组织 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 部分，也是执行国家工程质量终身负责 制，鉴定工程质量，追究事故责任的依 据。凡重点工程项目建设，都具有参与 方多方投资、多方设计、多方供货、周 期长、环节多等特点，其所形成的文书 资料无论在图文格式、材料的签发、文 件签交都有不同的差异，这就给项目建 设档案日常管理工作带来了新的机遇和 挑战。 企业的发展离不开基本建设和技 术改造，在工程建设过程中，因建设项 目多、周期长，参与建设的施工单位管 理水平参差不齐，因而往往出现一些不 能忽视的现象。 一是施工单位存在“重建设、轻 档案”现象。一些施工单位对工程建设 期间生成的档案、资料归档意识淡薄， 档案的管理工作与工程建设的进度不一 致。二是项目档案不规范。工程项目档 案不规范，主要表现在合同、协议的填 写不标准；施工控制书面记录不全，进 场建设材料合格证、质保书等资料不齐 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 全。三是项目建设相关单位档案管理责 任落实不到位。建设过程中因工期长， 随工记录代鉴现象严重；工程验收时， 相关资料既不齐全又不准确、完整；总 包单位对分包单位没有明确档案管理责 任，没有对分包单位施工中生成的档案 定期汇总、验收，如：工程总平面图、 隐蔽工程管线图等资料的编制、收集和 归档。 为避免和解决以上存在的问题， 作为重点项目建设的管理者必须遵照 国家重大建设项目档案归档要求与档 案整理规范进行管理，依据该规范， 结合工程建设中出现的现象，笔者在总 结一些工程档案管理经验基础上认为可 以在项目建设的重点环节采用文档一体 化管理方式，把现行使用的文档材料， 都纳入规范的管理系统工程之中，实行 集中管理，对那些在建设期间产生的随 时被利用的档案主体材料，采用档案管 理方式的进行全过程监控。 一、统一各行业文件档案管理标 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 准是实行文档一体化管理的关键 在各种文书资料、设计图纸等文 件材料的形成阶段，项目建设的各参与 方在各自项目上的设计要求、质材标准、 工期规定等各不一样，但要想做到提高 使用效率，就要做到科学化、规范化管 理，使之在形成之时就被纳入全过程监 控之中，使项目建设与项目档案的管理 同时进行。 1.对项目参建各方提供的工程建 设图纸、机械设备安装工程技术资料、 设备基础检查验收记录、设备理论检查 验证记录等文书材料，要在项目建设准 备前期的合同订立时在合同的内容和形 式上进行统一规定 工程项目建设前期，项目建设的 各参与方就认识到在工程建设图纸、各 种工程技术资料、设备安装、调试及查 收记录材料的存在形式、处理方式、移 交方法等运作上存在冲突管理，这时， 建设单位要设一位主管项目档案的主管 领导，进行统筹，出现问题能及时协调， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 同时还要指定由档案部门负责工程项目 档案的分类和验收工作。只有通过档案 部门的参与及和各施工单位的沟通，在 档案资料的收集、验收上和工程建设各 方才能达成一致，才能为项目建设档案 的有效利用做好基础，避免档案管理上 的无序化局面。 2.工程总承包模式下参与建设各 方通过经济协作体形式来约束自己，规 范各施工包商的协约文件及文件的交接 国家重大建设项目档案归档要 求与档案整理规范在总则第 1 条中规 定“项目建设单位（业主、项目法人） 负责组织、协调和指导勘察设计单位、 施工单位编制项目竣工文件和整理项目 文件”。明确规定了项目法人不仅对项 目工程建设负责，也规定了对工程项目 建设中生成的各种档案材料的收集、归 档负责。因此，工程总承包模式下工程 项目建设各方在承包合同的基础上，按 各参与方的关系制定一个大家可遵守的 游戏规则，包括文书、资料、图纸的转 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 送程序及签发程序，确保档案管理工作 与项目工程建设进度同步进行，促使他 们在工程管理中引入先进的规范化管理 模式，由此，产生的工程项目档案较过 去科学、规范，虽然在形式和实质上有 很大的不同，但其简洁、方便、严谨的 管理方法却值得借鉴。 3.文件管理制度在设计、施 工、监理单位的日常管理中的运用，能 为项目工程建设中产生的文书材料在收 集、分类标准、处理方式上提供可靠保 证 各项目参与单位参照文件管理 制度 ，统一制定出项目变更设计、项 目节点变更意见、工程技术资料、设备 安装、调试及查收记录材料、工程查验 文件等规章和程序，同时也约定各方档 案管理机构的职能分工，真正实现文档 一体化为工程目标服务奠定基础。 二、文档一体化管理使档案材料 得以完整、规范，并能及时为工程建设 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 服务 实现文档一体化管理，应做到以 下几点。 1.建立一个高效的运作机制 工程项目参建单位在施工工程项 目初期编制提交的施工技术文件、施工 控过记录（测量资料、原始书面记录） 、 复核报告、材料（购件、配件）质保书 资料和竣工图是建设工程项目档案的重 要的组成部分，也是目前常见的工程项 目档案管理的薄弱环节。因此，必须要 建立一个运作机制，如在建筑安装工程 合同中对工程档案的版本、提交日期和 违约责任等加以具体规定；在工程预验、 初验和终验过程中请上级档案部门检查、 验收等运作机制；加大对重点建设项目 档案人员培训的力度，帮助他们了解工 程项目在预验收中的前期文件、竣工文 件材料。 2.职能部门的科学化、规范化 新世纪、新形势的文档管理高度 依赖计算机等高科技工具，而原有手工 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 方式管理档案的综合档案室就显得心有 余而力不足，为此，工程建设文档一体 化管理日显突出。 文档管理职能有三方面。一是对 工程建设前期所产生的文件材料的管理。 二是对工程建设期间所产生的工程技术、 项目调整、变更的档案管理。三是对工 程建设产生的电子档案的管理，三个职 能都相辅相成，前两个职能既是工程建 设档案管理的重要组成部分，也是档案 管理的重要基础。同时在工程项目各重 要实施阶段，聘请一些懂技术的管理人 员、监理工程师和施工人员为兼职档案 管理人员，要求他们在各阶段进行“蹲 点”，将竣工文件编制的监理工作纳入 档案日常管理中。未来，他们也是利用 档案的主体。另一方面档案人员与他们 密切联系，才能在工程建设期间为项目 建设提供优质服务，切实做好文档一体 化工作。 3.积极主动做好档案的 收集工作 对项目工程在建期间产生的档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 的规范管理，即是未来主体项目工程档 案的过程管理，这是科技档案的管理特 性决定的。随着项目工程建设的推进， 这期间也会产生新的档案原始材料，同 时，也会出现对原先的材料进行补充和 完善，如合同的修订、施工图纸的更改 等，这些形成的新材料又处于新的利用 之中，所以及时对工程原始档案材料进 行收集、更新就显得非常重要。尤其是 参建项目工程各部门，对于多方项目建 设协议或合同、日常工程记录，要求完 成一个项目就要进行验收和归档，这些 及时收集、及时归档的资料都有可能成 为解决双方利益纠纷时的依据。建设项 目各方除制定档案各项规章制度外，还 要主动参与工程建设的各节点，例如设 备开箱检验、工程会议记录，保证档案 材料的及时收集。 三、现代高科技的运用，为文档 一体化管理提供了可靠保证 现代高科技的发展使计算机管理 信息系统在项目建设前期就得到充分运 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 用。 1.计算机在文件档案的一体化管 理中的运用，使得文档一体化的高效利 用性得以发挥 从项目建设开始，文件资料就被 计算机进行操作、管理，例如，完成材 料的接收、登记、处理过程的记录、材 料发放、归档录入、检索利用、借阅归 还等管理全过程，从而实现文件档案管 理的一体化。项目建设的文件档案一体 化管理不是在原文件、档案分别处理的 前提下进行计算机联网从而实现信息共 享而达到一体化管理的，而是从工程的 实际出发，成立了文件档案的一体化管 理机构（文件管理中心） ，编制了基于 重点项目工程文件特点的计算机管理程 序，在该管理程序的前提下实现文件档 案一体化管理。 2.内部局域网络的建立，使项目 工程文件的传阅、处理更加快捷、简便， 档案的综合利用价值更能得以体现 项目工程筹建部门内部网络的建 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 立，使许多文件的传送过程在计算机中 完成，缩短了文件处理的时间，比如： 文管中心利用计算机接收到传真文件， 将电子文件保存到特定的传真文件数据 库中，并打印原文进行传阅处理，在计 算机上做好传阅情况登记，同时传真文 件可以在网络中与有关人员实现信息共 享，使相关人员及时了解到最新接收的 文件。这些文件处理过程基本上都在计 算机网络中实现，大大缩短了文件传送 处理的时间。由于采用一体化的管理模 式，档案的处理过程也相对简单，在文 秘人员完成传阅文件后，档案管理员将 传真打印件归档。由于合理地设置了档 案管理数据库，使得档案利用人员在自 己办公室的上网微机上就可以查阅授权 范围内的档案全文或摘要，充分发挥了 档案的综合利用价值。 纸制档案和电子档案并存的价值， 体现在随时调阅和保护纸制档案的使用 寿命。 纸制档案