定量分析-减员增效的依据

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 定量分析:减员增效的依据 精简人员是人力资源管理中一项 较为难做的工作。HR 经常处于“夹缝” 中：一边是老板要求减员增效，另一边 是业务部门喊着“ 工作量太大，要增员 ”。 实践中，流行的减员增效的通行办法是 “按比例减员 ”：HR 设一个固定比例 （一般为 10%-20%） ，每个部门按现有 人数“一刀切 ”地精简人员。这种 “一刀 切”的减员方法存在很多弊端：一是 “忙闲不均”问题依然存在：原先工作量 饱满部门和人员臃肿部门采用的是同一 减员比例，有“ 鞭打快牛”之嫌；二是 “一刀切”减员在短期内能够收效，但很 容易反弹。当减员风头过了之后，各部 门纷纷以各种理由增加定员，导致人员 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 定编反弹，很可能突破“ 比例减员 ”之前 的人数。 中国论文网 /3/view-12969470.htm 本文介绍的这个案例是笔者在人 力资源管理实操中的一个真实案例。在 本案例中，笔者用定量的方法，解决了 减员增效的问题，收到了意想不到的效 果。出于对案例涉及公司的商业秘密保 护的原因，本文对相关数据进行了修改。 背景 某上市公司的主营业务是海上免 税加油，负责给在海上航行的远洋货轮 补充燃料。该上市公司海上供油事业部 共有员工 83 人，过去每年年供油量大 约为 100 万吨。当年由于业务发展快速， 供油量增加为 300 万吨。事业部认为： 工作量增加了两倍，人员自然也要增加 两倍，所以提出要增加 160 个人员编制。 人力资源部拒绝了事业部增加编制的要 求。理由有二：一是业务量和人员之间 并非线性关系， “业务量增加两倍人员顺 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 势增加两倍” 缺乏依据；二是集团人力 资源部了解到，在现实工作中，该事业 部的工作效率很低，很多人闲得没事干。 结果，事业部将人力资源部告到了老板 那边，投诉“ 人力资源不给增加编制， 业务无法开展” 。老板也认同事业部的 说法。 人力资源部要解决这个问题就应 当拿出有力的数据来说话，否则会陷入 “公说公有理，婆说婆有理” 的境地。而 且在大多数情况下，人力资源部通常处 于被动，老板会偏向支持业务部门。因 此，决定采用定量分析的方法 （Quantitative Analysis Method）来解决 “海上供油事业部减员增效” 的问题。 调研 首先，人力资源部开始对“海上 免税供油”全流程进行调研。调出最近 两三年海上供油事业部发生的所有供油 记录，每个月每一次哪些人、用了多长 时间、供了多少油，从哪里到哪里，是 给谁供的等等。收集到以下数据： -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 单次供油量； 全年供油高峰和低谷发生周期； 全年供油量趋势变化曲线； 月度供油峰值和谷值； 最长单次供油时间和最少单次供 油时间、平均单次供油所花费的时间； 平均单次供油参与员工人数； 单次供油实际有效人工工时； 单次供油实际工时浪费。 其次，对行业的相关数据进行收 集和分析。例如：行业中竞争对手供油 频次、每次供油量、单次供油参与员工 人数、单次供油实际有效人工工时、供 油流程等等。并将公司现有实际数据与 行业数据进行对标。 其三，审视现有供油业务操作流 程： 客户发出海上供油需求信息 后，油品销售部确定订单并向供油事业 部发出供油指令； 将供油销售订单和国际航 行船舶进口岸申请书提交给仓储部、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 监控中心、海运调度中心等相关部门； 海上加油船根据流程在码头装油， 并开到预定海域待命，准备给受油船进 行海上加油； 客服部门负责办理好一切出关手 续，包括参加供油人员的出境许可等手 续； 行政部门安排司机将供油人员接 到码头，送上供油船； 供油小组进行供油操作； 加油结束后，计量员要对船上油 品进行计量，受油方轮机长、我方客服 专员共同在供油确认书 （BDN）上 签名确认； 供油船返回，司机送供油小组成 员回家。 分析 公司现有供油小组 4 个。 每组人数：3 人（供油操作工， 计量审核员，客服） 。 其职责分别为：供油操作工主要 负责供油枪及阀门的操作；计量审核员 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 主要负责审核实际供油量；客服主要负 责与客户（船长）的沟通和协调。 可以看出：供油事业部 83 个员 工中，直接参与供油操作的仅有 12 人， 其他 71 人为辅助人员和后备人员； 从每个供油小组的组成看：客服 人员的存在，主要是因为供油操作工和 计量审核员不会英文而无法与外籍船长 沟通而设立。供油操作工和计量审核员 互为制约和监督关系； 供油小组的人员并不坐班，在家 待命。海上有订单电报过来，公司派车 去供油小组成员各自的家中接，并往返 140 公里送他们去码头，然后再送他们 回家。每次供油时间大约 3 小时。路途 花费大约 5-6 个小时，是有效工作时间 的 1.5-2 倍； 而行业平均每月供油频次为 25- 32 次/组。在香港同行业，供油高峰时， 每个供油小组每天可以供油 2 次，而且 每个供油小组员工人数仅 1 个人，身兼 数职。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 从供油数据看： 由此分析看出： 我们的工作定额与同行业存在较 大差距； 供油小组职责和人员结构存在不 合理现象； 供油操作工和计量审核员互为制 约监督关系存在替代方案； 排除香港码头到公海所需时间与 深圳码头到公海所需时间的差异，我们 的无效工作时间比重较大； 初步分析，业务量增加三倍后， 不增加事业部人员是可能的。 通过数据收集及分析，为海上供 油事业部的减员增效项目的定量分析提 供了必要的准备和基础。人力资源部开 始试图找出全年按月供油频次、供油量 和供油小组数量之间的关系，建立“供 油量、供油频次、供油时间、供油峰谷 值、人员”的关系数学模型。 建模 1.根据全年按月供油频次、供油 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 量和工作时间之间的关系，建立供油模 型如下： 其中，C：全年供油总量（单位： 吨） V：平均单次供油量（单位： 吨） T：月度供油频次（单位：次/月） n：全年供油月份（n = 12 ） m：供油小组数（现值为 4） t：每个小组月供油频次（单位： 次/月组） 在上述模型中：C 为可预测常量， V 可视为常量，t 和 m 为可变量，T 值 由 t 和 m 决定。 2.海上供油事业部人员定编模型 则为： P = T /（t*60%）* PG /+ P （假设：以行业 t 值 60%作为定额值） 其中：P ：事业部定编总数 T：在新任务量下的计划月度供 油频次 t：行业每组月度供油频次（单 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 位：次/月组） PG：每个供油组人数（2-3 人） P：海上供油事业部辅助员工人 数 ：经验系数，约为 65% 试套模型，获得相关数据的理想 值： 当年度供油量为 300 万吨时，月 度供油频次约为 62.5 -83.3 次/月，供 油小组数量为 4 -6 个，事业部定编约 为 16-33 人。 相关数据如下： 这意味着：原先 83 人承担 100 万吨供油量任务，而使用定量分析建立 的数学模型计算，300 万吨供油量最多 仅需要 33 人，人均劳动生产率提升了 6.5 倍。 当人力资源部把这个数学模型和 定量分析结果拿到老板和海上供油事业 部总经理面前时，无不为之惊叹。老板 对该总经理说：“ 你的人员配备足够嘛。 ”最后事业部总经理也无话可说了。 方案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 定编模型出来后，人力资源部同 时提出了对流程的修改建议。 第一，供油量的计量和审核工作 由原先的计量员负责计量、计量审核员 审核改为交由油库、加油船船员和供油 小组计量员共同负责。其中：油库控制 发送到加油船上的油品总量，而实际供 油量审核由该供油船船员负责。实际供 油量的计量由供油小组成员负责，并经 过客户船长确认。 新操作流程设计为：油库根据供 油计划单标明的供油总量向加油船发出 一定量的油品；供油船船员负责确认油 库加到供油船上的油品总量和出库单上 标明的总量一致；供油小组计量员负责 供油操作，并确保按照客户的需求足量 地供给客户油品；加油船船员负责检查 和审核油品供量准确，并确认加油船上 的油品余量确定为该船收到油品总量与 供给客户油品量之差；加油船返航后， 油库确认加油船回输到油库的油品余量 与应存余量一致。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 流程修改后的优势：一是供油的 计量分别有多重监督审核，确保了供油 量计量和计量审核的准确性；二是计量 和审核分别由附属于不同子公司的人员 负责（加油船隶属于海运子集团、供油 小组隶属于石化集团） ，各方相互独立、 相互制约；三是供油操作和计量职责合 一，可以省去供油操作员的编制，节约 人工成本。 第二，规定所有供油小组成员 （包括客服和计量审核员）必须按照作 息时间坐班，做好全天候供油准备。一 旦客户供油需求提出，随时具备出发供 油条件。此举一方面省去了 5-6 小时接 送时间，提高了效率；另一方面，对克 服懒散作风、加强团队文化建设、提升 团队战斗力有较大作用。 结论和体会 最终，人力资源部T 和业务部 门达成了一致： 供油小组确定为 5 个，每组 2 人 （计量员，客服） -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 过渡期每组人数暂时保持 3 人 每组每月供油频次目标为：每月 15 次/组 事业部定编 43 人（HR 做了适当 妥协） 供油操作由计量员完成 供油总量控制由油库出库控制 实际供油量审核由供油船船员负 责，并与供油船绩效挂钩 计量员要求外语沟通能力，为今 后独立承担供油任务做准备 同时对现有富余人员分别进行分 类：符合其他岗位资质要求的，进行转 岗；对于无法满足其他岗位需求的，进 行脱产培训，直到能够找到新的岗位； 对于实在无法满足转岗要求，或者脱产 培训依然不合格的，或者愿意另谋出路 的，采用协商的方式解除劳动合同。 通过这个案例，我总结出： 用数据说话，比定性地讲道理更 容易说服业务部门。所以， HR 应当学 会在工作中使用定量分析的手段。 -精选财经经济类