130312协同管理平台需求1

厦门阳光协同办公系统平台需求 1、需求背景 公司业务的快速发展意味着企业面临着许多压力既有在节奏很快、瞬息变幻的环境中参与 竞争的压力，也有不断降低成本以保持竞争力的压力。如何随需应变成为企业在这种困难的 环境下取得成功所必须作好的准备。 此次定位的协同管理平台，需要既有开包即用的常用管理工具，又有系统开发平台能随企业 需求不断变化而随需进行调整，以适应快速变化的竞争环境。 1.1 总体目标 协同办公系统作为企业内部运作实物处理系统，承担着企业运营管理过程中产生的大量数据、 信息、流程以及处理结果，为企业内部各单位交叉合作工作提供了基础平台。在协同平台的 支持下，达到持续改善公司管理流程，整合数据资源的目的，最终提高企业的整体竞争优势。 1.2 近期目标 建立公司内部行政办公、电子邮件、信息共享、公文流转、管理支持、费用预算、资产管理、 档案管理等功能，实现协同办公系统、网络化管理，提高办公效率和资源共享程度。 小范围试点集成部分生产系统中的经营数据，为公司整体管理提供便捷快速的有效支持。 对公司业务流程及数据类型进行建模梳理，及时发现问题，优化信息流。 1.3 扩展目标 依据企业内部管理目标及发展需求，开发定制与公司经营管理相匹配的业务流程及信息管理 系统。 深化系统集成应用，整合各业务子系统的数据，为管理层提供可靠的分析数据。 2、功能性需求 功能性需求要求在软件中能开包即用，只需进行必要的基础信息配置及简单的个性化开发即 可立即投入使用。功能性需求是该协同办公系统的基础需求指标。详细流程图见附件。 序 号 应用 需求 达 成 备 注 1 预算申 报 支持按项目归集的预算申报在必要时应能顺利过渡到 ERP 的预算管理系统。 预算申报 项 目 申 请 部 门 项 目 管 理 / 执 行 部 门 财 务 中 心 总 经 理 分 管 领 导 通知各职能部门知会项目需求提交 项目需求部门经理审批 项目管理 / 执行部门审批 财务中心审批 总经理审批分管领导审批 财务中心预算备案 开始 项目需求部 门进行项目 申请 项目申请单 项目需求部 门经理审批 是否同意 不同意 项目可行性 评估 是否可行 同意 不可行 项目策划方 案 财务中心审 批 是否可行 不可行 总经理审批 是否可行 可行 不可行 分管领导审 批 是否同意 同意 不同意 财务中心备 案 预算备 案数据 可行 项目管理部 门备案 分管领导备 案 项目申请部 门备案 结束 2 费用申 请 支持按项目归集的费用申请、预算对比审批。 费 用 申 请 费 用 申 请 部 门 分 管 领 导 财 务 中 心 总 经 理 财务中心付款费用申请 费用申请部门经理审批 分管领导审批 财务中心审核 总经理审批 费用申请提 交 审核费用申 请是否合格 开始 费用申请单 合同 ， 发 票 、 验收报 告 审核费用申 请是否合格 审核费用申 请是否合格 是否同意 是否同意 是否同意 审核费用申 请是否合格 是否同意 出纳进行付 款 结束 不合格 合格 不合格 合格 合格 合格 不合格 不合格 核对是否有 预算 预算备 案数据 预算备 案数据 3 报销管 理 支持按项目归集的预算对比审批报销管理，无来源应做申请。 费用报销 报销申请部门 财务中心 分管领导 总经理 报销处理费用报销申请 部门经理审批 分管领导审批 总经理审批 开始 费用报销申 请单提交 费用报销单 费用报销审 批 是否同意 报销核实 票据是否 齐全 审核报销 是否同意 审核报销 是否同意 不同意 同意 同意 同意 不同意 不同意 票据不全 报销费用发 放 票据齐全 报销数 据 发票 结束 4 编码申 请 编码申请、变更有修改痕迹，可以维护在平台系统基础编码资料。 编码申请 、 变更 品号申请部门 技术中心 计划资材部 质管部 质管部编码执行编码申请 材料工程师审核 申请部门经理审核 计划资材部审核 仓库审核 开始 编码申请 / 变更 编码新增 / 变更 申请单 材料工程师确 认物料信息 是否正确 编码申请审核 错误 正确 是否同意 不同意 计划资材部审 核 是否同意 仓库审核 是否同意 同意 是否新编码 / 更改 同意 旧编码更改 质管部确认并 编制编码 结束 编码数据 同意 不同意 不同意 新编码申请 5 订单评 审 支持多级跨部门进行订单评审作业。 合同评审 国际营销部 技术中心 采购部 L E D 插件车间 / C F L 光源制造中 心 L E D 整灯制造中心 / C F L 整灯制造中心 质管部 计划部 分管领导 合同评审记录表提交 营销部门经理审核 营销分管领导审核 持续订单与首次订单确认 技术 B O M 与包材 B O M 确认 模具 、 物料 、 工艺文件 、 质管确认 计划部交期确认 营销部确认 制造总监审核 开始 填写并提交合同 评审记录表 ， 确 认订单号 合同评审 记录表 签核合同评 审记录表 审核合同评 审记录表 通过 是否通过不通过 是否通过 不通过 确认订单 性质 首次或持 续量产 通过 确认技术 B O M 资 料 确认出技术 B O M 时间 确认包材 B O M 完成时间 交期确认 持续量产 首次订单 物料内容及物 料到货周期确 认 材料开模确认 汇集首次订单 基本条件 汇集持续生 产基本条件 制造部确认工艺 文件 制造部确认工艺 文件 确认检验标准及 配套仪器 与客户确认交 期并反馈 审核合同评 审记录表 是否批准 接受 客户是否 接受 结束 不接受 订单执行 流程 批准 结束 不批准 B O M 数据 订单管 理数据 6 采购申 请 支持按项目归集的预算对比采购申请审批。 采购申请 采购申请部门 管理部门 采购部 分管领导 财务中心 总经理 采购部执行阶段 部门经理审批 分管领导审批 管理部门确认物料及方案 财务中心审批 总经理审批 开始 提交采购申 请 采购申请单 审批采购内 容 是否大于 2 0 0 0 元 审批采购内 容 是否同意 物料采购型 号及方案 零星物料采 购 固定资产采 购 小于 2 0 0 0 大于 2 0 0 0 是否有预 算 预算申 报流程 无预算 有预算 同意 财务审批 ， 预算核对 是否通过 预算报 备数据 审批采购内 容 是否通过 同意 不同意 采购部执行 采购 结束 采购管 理数据 不同意 不同意 同意 是否同意 同意 不同意 不同意 采购控 制程序 7 企业通 讯簿 支持统一编制通讯簿信息，与及时通讯同步，能按组织架构、项目组或其他自定义的分组方式进行归集，可通过 关键字进行查找。 8 工作计 划及提 醒 能够安排自己的时间日程以及周期循环性事务、并可以按照日期、类别查询。并可设定定期提醒待办事项。领导 要能通过部门查询每个人日程安排，并要能给其安排日程工作。每个人员可在日程安排中填写工作日志，由其上 级领导进行跟踪点评。日程安排表需支持日历及列表两种显示方式。需支持日计划、周计划、月计划、年度计划， 能进行简易的进度管理。 9 事务审 批 可根据企业的需求定制各类表单，工作流的设计需支持串行、并行、分支、合并、嵌套、循环等流程流转功能。 工作流的设置配置要尽量简单，包括图像化操作方式，简易式条件设置，同时流程设置需要版本管理，因为公司 流程经常发生变化，系统必须可以快速调整。系统需要提供后台流程监控，调整功能，以便处理员工离职，职位 调整，流程调整引起的进行中的工作事件变化 10 知识管 理 可集中管理各类型数据文件，如 word、excel 、ppt、acad、pdf 等，能对文件进行权限管理控制，可进行版本管 理控制。支持文档分类与维护，包括知识树的建立与维护，文档的建立与维护，查阅权限管控，知识分享 11 办公用 品管理 要有办公用品查询支持模糊查询。新建办公用品登记，可选择登记标示：采购入库、领用、借用、归还、报废。 采购入库需要输入采购单价，领用、借用、归还需要选择相应得人员。对操作结果可进行查看和修改误操作，放 弃操作（删除操作库存回滚） 。支持办公用品分类。 12 车辆管 理 分为车辆使用申请以及车队管理。车辆使用申请要求方便对现有可调度的车辆进行查询、预约、申请、撤销等动 作。车辆调度员需要能及时得到车辆申请信息、车辆派出信息、车辆返回信息。一旦派车申请通过，需要能及时 通过短信通知到派车人以及相应的驾驶员，内容应包含出发时间、到达目的地、乘车人、用车事由。车队管理要 求能对车辆的维修、保养、购买、保险等情况进行记录跟踪，并在保险到期前对车队管理员进行提醒 13 图书管 理 要包含图书类别定义、图书信息录入管理、图书查询、借还书管理，要可按组织部门设置图书管理员。可对书籍 借阅情况进行查询 14 会议管 理 会议召集需提交申请，可查询提交的会议申请审批情况。会议一旦通过申请需自动发布通知到与会人员，可通过 短信、系统信息、邮件等方式。支持会议室管理，可对会议室进行查询、预约，能管理会议室内的音响、投影器 材、桌椅等设施 15 即时通 讯 建立企业内部即时通讯系统，便于工作中进行即时有效的协作。需要能同步组织架构信息，联系人分组既要能由 系统统一下发组织机构模板通讯录，也要能支持用户自定义用户组。可实现文件传输，聊天内容审核。 16 手机签 核 根据企业需要，将所需的功能集成进手机版，可通过手机短信、手机应用程序进行工作流审批签核 17 流程督 办 对于各流程的执行情况需能进行统一监督管理，以促使流程业务有效的推动。防止人为因素造成流程停滞不前造 成的系统瘫痪 18 投票管 理 实现了针对某些议题进行投票的功能，有“投票管理”和“新建投票”功能。建立投票项目，可按部门、角色、 人员和自定义分组选发布范围。支持单选、多选或文字输入，支持设定投标前后看结果，可设置匿名投标，可对 投票结果进行报表统计 19 公告通 知管理 可以按照部门、角色、人员和自定义分组选择发布范围，结合手机短信、系统短信、邮件提醒等方式。公告通知 一旦发布，除非管理员撤除或有效时间已到，否则应能始终可进行查阅。要求支持模板发布，可带附件。 20 固定资 产管理 “计提折旧方式”要有年、季、月三种方式折旧，支持资产分类，可以新建、修改、减少和查询固定资产，还可 以对固定资产进行折旧处理，支持固定资产导入。要可修改或减少固定资产，查看某资产的折旧记录。支持对固 定资产的使用、维修历史记录的查询管理。 21 作业流 程操作 说明 业务流程可视化，可直接在表单操作页面上看到流程运行情况。 22 和 OFFICE 结合 系统支持消息夹带图档、附件等资料、报表导入导出、复制、粘贴再加工处理。 23 报表管 理 报表汇总与统计便捷、让系统根据条件发送邮件到自己的邮箱，系统报表及时、准确、真实，让自己第一时间发 现管理异常问题。 24 开发平 台 拖曳式表单自定义、业务流程自定义、数据流自定义、 控管规则多条件自定义。 可更改原系统功能，可在开发平台上开发出新的模块用于补充原系统。 3、开发平台需求 4、非功能性需求 非功能性需求包含软件的安全性、扩展性、易用性、健壮性、开发性、可维护性、标准化、 高效性。由于此次协同办公系统涉及厦门阳光未来的基础平台及技术架构的建立，因此非功 能性需求为核心需求指标。要求软件至少能在 3-5 年内使厦门阳光的企业竞争力能保持领先 水平，软件产品生命周期至少达到 5 年。 4.1 安全性： 系统平台必须基于成熟稳定版本的开发平台进行开发，具有广泛的应用。平台自身应有极强 的系统安全性，可防范非法入侵和泄密。 应有身份验证、权限管理、细分子系统权限管理、基于字段及功能的权限管理。至少支持一 种电子秘钥的加密方式。 能细分管控文档、表单、报表的访问、修改、打印、下载、拷贝等权限，并进行必要的日志 记录。系统需要有操作日志，能够进行分级追踪和回溯的能力 支持单点登录的整合。 4.2 扩展性： 需考虑将来系统扩充的可行性。并能够将各种格式的信息集成在系统平台上，解决新旧系统 间的信息更新及数据导入问题。该系统需具备底层架构系统的功能。 4.3 易用性： 用户界面友好、方便，易于用户掌握、操作和使用。可根据用户的使用习惯自定义操作方式。 可支持简体中文、英语等两个版本的语言，便于不同语境的人员使用。 4.4 健壮性： 系统需具备容错能力及恢复能力，发生异常及故障时应能持续运行，确保系统损坏或数据丢 失时应能从冗余的备份中快速恢复。 应具备分布式部署的能力，支持负载均衡。系统应能支持 500-1000 的并发访问量。 4.5 开发性： 系统平台应具备开发性，提供丰富的开发接口及开发平台，至少应具备定义 WebServices 的 能力。需提供完整的数据字典、API、开发指南等资料。 系统自身需有配套的开发平台，可基于该开发平台进行一些列的与系统无缝整合的快速开发。 如系统自身开发平台无法支持厦门阳光团队的开发需求，应提供其他应对解决方案。 4.6 可维护性： 方便系统管理员进行系统的维护。当异常发生时应能根据系统提供的信息快速排查故障及问 题点。提供良好的售后支持服务，在项目实施过程中对厦门阳光的团队进行知识转移，使厦 门阳光的内部团队具备基于系统平台的维护及开发能力。 4.7 高效性： 要求系统具备高效性，在尽可能低的硬件资源消耗情况下提高资源利用率。在硬件资源足够 的前提下，以最快的速度响应用户的操作请求。 在系统业务处理量达到日常处理 5 倍的情况下，系统响应时间下降幅度应在 10%以内。 4.8 兼容性 可运行于 VMWare Esxi 5.0 搭建的虚拟服务器上。应用服务器支持 Windows Server 2008 R2 或 Linux 操作系统。数据库支持 SQL Server 2008 R2 或 Oracle 11 数据库服务器。Web 服务器支持 IIS7.0 或 Apache HTTP Server 2.4 。系统开发平台可安装于 Windows 2008 R2 或 Windows XP/7 等操作系统上。系统客户端需能在 WindowsXP/7， Windows 2008 R2 或 IE8 浏览器，Chrome 浏览器上安装运行。 5、项目实施要求 5.1、在实施前必须提供系统详细实施规划图。 5.2、非功能性需求的检验要求能配合厦门阳光进行验证测试，得出验证报告。 5.3、针对厦门阳光的流程做合理的优化，优化后的流程需能从数据上得出改善的结果。 5.4、在上线前需使用测试样例数据进行几轮测试，测试样例需要有针对性，除常规数据外应 准备各类异常数据，需组织专门小组编制测试样例。测试样例范围需要涵盖所有实施的功能 需求。 5.5、在实施过程中需对甲方维护人员进行系统开发培训，提供详细培训文档，作为知识转移 的材料。 5.6、功能性的需求部分要求