15.浅谈货币资金内部控制制度的建立

浅谈货币资金内部控制制度的建立 【关键词】 货币资金 内部控制 制度 管理 摘要：货币资金是企业流动性最强、控制风险最高的资产，是企业生存与 发展的基础，大多数贪污、诈骗、挪用公款等违法乱纪的行为都与货币资金有 关，因此，必须加强对企业货币资金的管理和控制，建立健全货币资金内部控 制，确保经营管理活动合法而有效。而健全的货币资金内部控制制度是确保经 营活动合法有效的基础。由此可见，建立健全的货币资金控制制度的重要性。 货币资金是处于货币形态的资产，是流动性最强的资产。货币资金既可直 接用于支付各项费用和用于清偿各种债务，也用于投入流通随时随地用于购买 所需商品物资及支付差旅费等各种费用。货币资金是企业流动性最强、控制风 险最高的资产，是企业生存与发展的基础。大多数贪污、诈骗、挪用公款等违 法乱纪的行为都与货币资金有关，因此，必须加强对企业货币资金的管理和控 制，建立健全货币资金内部控制，确保经营管理活动合法而有效。 一、货币资金内部控制目标及环境 1. 货币资金内部控制目标。内部控制目标是企业管理当局建立健全内部控 制的根本出发点。货币资金内部控制目标有四个：（1）货币资金的安全性。通 过良好的内部控制，确保企业库存现金安全，预防被盗窃、诈骗和挪用；（2） 货币资金的完整性。即检查企业收到的货币是否已全部人账，预防私设“小金 库”等侵占企业收入的违法行为出现；（3）货币资金的合法性。即检查货币资 金取得、使用是否符合国家财经法规，手续是否齐备；（4）货币资金的效益性。 即合理调度货币资金，使其发挥最大的效益。 2.货币资金内部控制环境。所谓货币资金内部控制环境是对企业货币资金 内部控制的建立和实施有重大影响的因素的统称。控制环境的好坏直接决定着 企业内部控制能否实施或实施的效果，影响着特定控制的有效性。货币资金内 部控制环境主要包括以下因素： （1）管理决策者。管理决策者是货币资金内部控制环境中的决定性因素， 特别在推行企业领导个人负责制的情况下，管理决策者的领导风格、管理方式、 知识水平、法制意识、道德观念都直接影响货币资金内部控制执行的效果。因 此，管理决策者本人应加强自身约束，同时通过民主集中制、党政联席会等制 度加强对其的监督。 （2）员工的职业道德和业务素质。在内部控制每个环节中，各岗位都处于 相互牵制和制约之中，如果任何一个岗位的工作出现疏忽大意，均可以导致某 项控制失效，比如，空白支票、印章应分别由不同的人保管，如果保管印章的 会计警惕性不高，出门不关抽屉，将使保管空白支票的出纳有机可乘。由此造 成出纳携款潜逃的案件也屡见不鲜。 （3）内部审计。内部审计是企业自我评价的一种活动，内部审计可协助管 理当局监督控制措施和程序的有效性，能及时发现内部控制的漏洞和薄弱环节。 内部审计力度的强弱同样影响货币资金内部控制的效果。 影响货币资金内部控制的因素还很多，比如组织结构、管理控制方法，授 权批准方式等等。 二、货币资金内部会计控制制度的建立 为了加强对单位货币资金的内部控制和管理，保证货币资金的安全，按照 我国内部会计控制规范货币资金（试行）的规定，单位货币资金内部 会计控制制度的建立应从不相容职务岗位分离制度、授权审批制度、货币资金 管理制度和票据印章管理制度四个方面进行。 （一）岗位分工制度 单位里某些相互关联的职务，如果集中于一个人身上，就会增加发生差错 和舞弊的可能性，或者怎么增加了发生差错或舞弊以后掩饰的可能性。为此， 单位应当建立货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。不相容职务 岗位分工制度是单位内部会计控制制度的核心内容。这一控制能使经济业务处 理时，有关人员能够明确责任，相互制约，相互牵制。 单位应明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理货币资金业务的不相容 岗位相互分离、制约和监督。货币资金业务不相容职务岗位分工制度应包括以 下主要内容： 1货币资金业务涉及出纳和会计这两个职务，而这两个职务是不相容职务， 不能由一人承担，必须视单位的具体情况分别由两个或两个以上取得会计从业 资格证的人员承担货币资金业务。 货币资金业务涉及收款、付款、稽核等步骤。会计人员主要从事货币资金 总分类账的账务处理，包括资金核算、稽核、总账登记、编制报表等工作，会 计人员不得兼任出纳的工作。出纳人员主要从事货币资金业务的收款和付款， 现金日记账和银行存款日记账的账务处理，并且根据需要与银行进行业务联系。 出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的 登记工作。 2办理货币资金业务应当配备合格的人员，并根据单位具体情况进行岗位 轮换。 由于货币资金是重要的交换手段，又可当作财富来储藏，其流动性又最强， 最容易被挪用。在固定岗位时间久了，最容易钻制度的漏洞。进行岗位轮换， 既能起制约作用，又能及时发现制度漏洞，不断完善管理和控制制度。 3办理货币资金业务的出纳和会计，必须持有会计从业资格证书，应当具 备必要的专业知识和专业技能，熟悉国家有关货币资金的法律、法规和制度。 4办理货币资金业务的出纳和会计应当具备良好的职业道德，忠于职守， 廉洁奉公，遵纪守法，客观公正，不断提高会计业务素质和职业道德水平。 5单位不得又一人办理货币资金业务的全过程。 （二）授权批准制度 单位应当对货币资金业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对货币资 金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理 货币资金业务的职责范围和工作要求。 由于货币资金具有收支的重要功能，单位应当对货币资金业务建立严格的 授权批准制度，明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责 任和相关控制措施，规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。 授权批准制度应包括以下主要内容： 1审批人应当根据货币资金授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批， 不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理货 币资金业务。如具体办理销售商品的收入、采购材料、购买设备、进行投资等 的支出。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务、经办人员有权拒绝办 理，并及时向审批人的上级授权部门报告。 单位在涉及货币资金业务授权批准制度时,可以建立一下措施： （1）根据不同的银行账号开设银行存款日记账。 （2）所有银行存款的开设与终止都必须又正式的批准手续。 （3）每一笔重大支出必须事先提出用款申请并经主管人员的审批，支出只 能用于实现核准的用途和目的。 2单位应当按照规定的程序办理货币资金支付业务。 在对货币资金业务的控制中，支付控制时一个重要的关键控制点，应当设 置具体的授权审批环节。 （1）支付申请。单位有关部门或个人用款时，应当提前向审批人提交货币 资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有经济 合同或有关证明。 （2）支付审批。审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。 对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准。 （3）支付复核。复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核，复核 货币资金支付申请的批准范围、权限。程序是否正确，手续及相关单证是否齐 备，金额是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后，交出纳人 员办理支付手续。 （4）办理支付。出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按规定办理货币 资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。 （5）集体审批。对于重要的货币资金支付业务，应当实行集体决策和审批， 并建立责任追究制度，防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。 3严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。 （三）货币资金管理制度 货币资金的管理是单位的一项重要管理工作，尽管国家已经颁布与货币资 金有关的办法和条例，但在单位内部仍需加建立具体的管理制度，才能做好货 币资金的控制。 货币资金管理制度应包括以下几个方面内容： 1单位应当加强现金库存限额的管理，超过库存限额的现金应及时存入银 行。单位应按规定及业务需要核定库存现金额。限额一经核定，必须严格遵守， 超过库存限额的部分现金必须在当天或次日上午又出纳解交银行，以保证现金 的安全。 2单位必须根据现金管理暂行条例的规定，结合本单位的实际情况， 确定本单位现金的开支范围。不属于现金开支范围的业务应当通过银行办理转 账结算。 3现金收入应当及时存入银行，不得用于直接支付单位自身的支出。因特 殊情况需坐支现金的，应事先报经 单位审查批准。单位借出款必须执行严格的 授权批准程序，严禁擅自挪用、借出货币资金。 4单位取得的货币资金收入必须及时入账，不得私设“小金库” ，不得账 外设账，严禁收款不入账的行为。 5单位应当严格按照支付结算办法等国家有关规定，加强银行账户的 管理，严格按照规定开立账户，办理存款、取款和结算。首先，单位开立基本 存款账户，要实行开户许可证制度，必须凭中国人民银行当地分支机构的发的 开户许可证办理；其次，单位还可以按规定开立一般存款账户，并严格按照规 定使用这些账户；第三，单位不得出租、出借账户，不得违反规定在异地存款 和贷款而开立账户，任何单位和个人不得将单位的资金以个人名义开立账户存 储；四，单位应当定期检查、清理银行账户开立及使用情况，发现问题，及时 处理。 6单位应当样遵守银行结算纪律，不准签发没有资金保证的票据和远期支 票，套取银行信用；不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据， 套取银行和他人资金；不准无理拒绝付款，任意占用他人资金；不准违反规定 开立和使用银行账户。 7单位应当指定专人定期核对银行账户，每月至少核对一次，编制银行存 款余额调节表，使银行存款账面余额月银行对账单调节相符。如果调节不符， 应查明原因，及时处理。 8单位应当定期和不定期地进行现金盘点，却保现金账面余额月实际库存 相符。发现不符，及时查明原因，做出处理。 （四）票据以印章管理制度 票据及印章地管理是货币资金业务得以正常进行的保证，也是监督和控制 货币资金业务合理、合法的保障。因此，在货币资金内部会计控制制度中，是 不可缺少的主要内容。 票据与印章的管理制度主要包括以下内容： 1单位应当加强与货币资金相关的票据管理，明确各种购买、保管、领用、 背书转让、注销等环节的职责权限和程序，并专设登记簿进行记录，防止空白 支票的遗失和被盗用。 支票保管职务与印章保管职务要相分离；财务部门应核对各项法定票据要 素是否齐全进行审核，编制凭证并妥善保管；签署票据后的相关凭证加盖“收 讫”或“付讫”章，并签字盖章以示结算，同时在存根联记录收款人、金额、 日期等，并与相应的应付凭证核对，所开票据金额如与审批金额不符，应查明 原因。盘点每月库存票据结存数量、金额，并编制库存票据明细表；应设置票 据登记簿，对已使用和作废的支票要在登记簿上作详细记录，并有签收人及主 管会计签字盖章。 2单位应当加强银行预留印鉴的管理。 财务专用章应由专人保管，个人名章必须又本人或其授权人员保管，严禁 一人保管支付款项所需的全部印章。各类印章必须分处存放、分人保管，严禁 将自己保管的印章交他人使用或交他人保管。各类印章应严格按照规定的业务 范围和批准程序使用，印章保管人应负监印责任。 在某行营业部的储蓄员杨某，春节期间，通过虚拨存款手段，共卷走 337。3 万元，并偷走美元 3 万元，港币 1 万元。案发后，该行营业部一名负责 人痛心疾首地说：“过年休假留下地监管漏洞，给了歹徒可乘之机。 ”事后该行 分析，在休假期间，该行的货币资金业务管理松懈。表现在：平时分人掌管的 “责任卡”这时可能集中到一个人手中，杨某当天在电脑中虚增存款时，同时使 用了本应由所主任掌握的“五级卡”和本应由储蓄主管圆掌管的“四级卡” ；按 规定储蓄所每天的借贷应是一本平账，每笔业务隔日审核，但是由于当天储蓄 所值班人员不到位，隔日审核的部门又放了假，这个“黑洞”直到五天后才被 发现。同时，平时看管很严的钱箱也无人看管，杨某利用手中的钥匙，竟然直 接从钱箱中盗走了外币。 单凭这一个案例，我们就可以看出货币资金的管理控制对于任何一个单位 有多重要，如果出现什么问题，造成国家、单位的损失是很严重的。单位首先 要将货币资金内部控制制度建设好，健全的内部控制制度是基础。只有有了健 全的货币资金内部控制制度，才能实施有效的管理，单位的货币资金业务内部 会计控制制度才能得到有效贯彻。因此说，建立好的货币资金内部会计控制制 度对于任何单位都是很重要的。 参考文献 1会计控制论，熊筱燕、罗建龙编著，新 华出版社，2002 年 2 月。 2会计监督与内部控制，蒋燕辉著，中国 财政经济 出版社，2002 年 6 月。 3企业内部会计控制，柳絮、刘小清 编著，广 东经济出版社，2002 年 4 月。 4内部会计控制规范货币资金（试行）， 财政部【2001】41 号文件，