20090512综合电子档案系统介绍方案

飞狐灵通综合电子档案管理系统 北京市飞狐灵通软件技术有限公司 2009 年 08 月 1 公司简介 1 1.1 公司背景 1 1.2 标准版功能 2 1.2.1 系统业务模块 2 1.2.2 整编立卷与档案管理 2 1.2.3 部门立卷归档/数据在线接收 .3 1.2.4 网上检索利用 3 1.2.5 网上限时审批借阅 4 1.2.6 档案统计 4 1.2.7 数据统计 4 1.2.8 报表制作 4 1.2.9 多媒体资源管理 4 1.2.10 档案导入/导出 .5 1.2.11 系统维护 5 1.2.12 系统安全保密管理 6 1.3 增强模块功能 6 1.3.1 全文检索 6 1.3.2 防拷贝 6 飞狐灵通综合电子档案管理系统 目 录 北京市飞狐灵通软件技术有限责任公司 iii 1.3.3 OA 接口 .7 1.3.4 统一身份认证 7 1.3.5 报表设计器 7 1.3.6 CAD 信息自动 提取 .7 1.3.7 扫描文件批量挂接工具 7 1.3.8 外挂浏览器 8 1.3.9 光盘发布/脱机浏览 .8 1.4 增强子系统功能 8 1.4.1 档案网站 8 2 典型用户 8 北京市飞狐灵通软件技术有限公司 第 1 页 1 公司简介 1.1 公司背景 北京市飞狐灵通软件技术有限公司是专业致力于文档一体化、电子政务、 政务信息化的开发、服务等全面解决方案的提供商。 1996 年，国内第一个 Windows 版本档案管理软件灵通文档，先后在计算机 世界广交会和第十三届国际档案大会展览会上亮相，被国家档案局评为优秀软 件，从此开始了我们致力于档案行业应用软件和自动化办公解决方案的历程。 自 1997 年起，档案软件即获国家档案局测评优秀，推荐推广全国使用。目前， 用户遍布全国各地各行各业。所开发的系统在多个系统内拥有很广泛的用户和 良好的声誉。1996 年，推出国内第一个 Windows 版本档案管理 软件灵通文档； 1996 年， 飞狐灵通推出第一个兵工单机版档案软件；2001 年，推出综合档案管理 系统 C/S 网络版；2002 年，推出 C/S 网络版中国 铁建版，至今已在行业内 180 多个立档单位的机关、分公司、项目指挥部得到全面 应用；2002 年，推出 综合档 案数字化网络管理系统（BS 查询版）；2004 年，推出综合档案数字化网络管理系 统（B/S 标准版）；2005 年底，推出综合档案数字化网 络管理系统（C/S+B/S 标准版 兵器版）。 几年来，公司连续推出拥有自主版权的系统产品，其中的“飞狐灵通网络办公 自动化系统“ （FoxOA）、“飞 狐灵通电子邮件系统“ （Fox Post）分别在 OA2000、OA2001 办公自 动化国际学术研讨暨展览会上，连续两次获得典型办公 自动化应用系统推荐证书。与之同步，获得了国家软 件企业、 软件产品的“ 双软“ 认证。 Internet/Intranet 的快速发展和应用，为办公自动化的 发展提供了良好的契机。 顺应市场环境与需求的变化，飞狐灵通产品迅速完成了从“文档一体化“方式转向 基于.NET 平台，以“工作流程自定义“ 、“知识管理“、 “数据信息中心“为核心的办 公自动化系统，实现部门之 间协同、 业务流程与办公流程协同， 实现了局域至广 域通讯的分布式办公自动化环境，为电子政务与商务的发展与应用奠定了坚实 的基础并发挥了重要的作用。 1.2 标准版功能 1.2.1 系统业务模块 ? 文件材料收集现行文件管理：文书现行文件管理（收文、发文、会议纪 要）、科技文件材料管理（产品、基建、科研、设备）、照片管理、录音磁带 管理等； ? 档案管理：科技档案管理（产品档案、基建档案、科研档案、设备档案）、 文书档案管理（件、卷）、会计档案管理、 实物档案管理、声像档案管理 （照片档案、录音档案、录像档案）； ? 资料管理：文书资料管理、科技资料管理； ? 档案借阅管理：对档案文件的借阅、归还等管理，包括电子借阅利用与 实体借阅利用； ? 档案移交接收管理：在线移交接收（兼职档案人员与资料管理人员在线 移交，档案管理专职人员在线接收）、离 线移交接收（不同单位之间的数 据交换与接收）； ? 档案统计管理：立档单位的年度收进统计、借阅利用统计、销毁统计（文 北京市飞狐灵通软件技术有限公司 第 3 页 书档案、产品档案、科研档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档 案），立档单位内按移交机构的移交统计； ? 档案销毁管理：文书档案、科技档案、会计档案的销毁管理。 1.2.2 整编立卷与档案管理 ? 兼容新老归档文件整理规则：可以按卷来归档、又可按件来进行归档。 ? 立卷调整：可以对已归档立卷的档案文件拆卷打散、重新立卷，或在卷 内、卷间进行调整。 ? 归档统计：归档排序后系统自动统计生成相关项，如：卷内文件份数、案 卷级总页数为文件页数和、案卷级密级为文件密级最高条目的密级等。 ? 档案查询检索：用户可以查询检索权限范围的各门类档案，查询的方式 包含智能查询、单库查询、跨 库查询、高级检索等多种 查询方式；可以一 次性组合定义多项条件，可组合选择与、或、非等逻辑 运算符进行查询 检索。 ? 鉴定销毁：根据档案业务规则对案卷、文件进行鉴定和销毁。包括降密 鉴定、改保管期限鉴定、到期销毁等功能。 ? 检索结果的多种处理方式：一次检索多种打印输出报表，查询检索的结 果能输出到 Excel ? 资源回收站：在删除案卷、文件数据时把数据先放入文件回收站中。用 户在档案回收站中，再根据需要进行彻底删除、还原、清空等操作，避 免出现误删或恶意删除的情况，确保数据的安全。 ? 报表设计及打印：提供符合国家标准、行业标准的近百张报表。提供报 表设计器，用户可根据需要自由定义报表，并根据任意输入的条件打印 输出。 1.选定类、属类，自动生成类号、属 类号、档号 ? 兵器版C/S+B/S预设了WJ2102-2005档案分类方案 2.选定类目，自动生成属类 下拉选项 1.2.3 部门立卷归档/数据在线接收 各部门、各项目根据授权直接登录 BS 系统，通过 WEB 方式，在线录入预归 档材料、在线立卷、在线打印移交清单、在线移交；网 络环境下，完全符合业务规 则的、完善的移交接收功能，提供用户对移交前移交后的文件、案卷具有不同 职 责范围的操作权限。 1.2.4 网上检索利用 以 B/S 方式实现档案资源的网上检索利用。用 户通 过客户端的浏览器即可 在网上查询检索权限访问范围内的档案目录数据、浏览电子全文，并根据需要进 北京市飞狐灵通软件技术有限公司 第 5 页 行查阅、借阅、下载等相关利用。 包含智能检索、卡片检索、高级检索三种方式，初始页面为仿 Google 搜索、 百度搜索模式设计的智能检索。 1.2.5 网上限时审批借阅 提供针对电子原文的网上限时审批借阅利用。 北京市飞狐灵通软件技术有限公司 第 7 页 1.2.6 档案统计 立档单位内各类档案的年度自动统计，包括：移交、接收、销毁统计。以便为 年度工作量、档案行政管理提供直观的、可信度更 强 的决策分析依据。 年度档案借阅利用统计。能够分别按照利用用户、利用单位（部门）、利用 时 间段、利用方式等不同维度来 统计利用的频率、效果、人次。 1.2.7 数据统计 能根据用户任意输入的条件、自定义的维度进行案卷、文件数据的统计，并 能以三维图表的形式展现统计结果。 1.2.8 报表制作 鼠标拖动制表，报表与数据库直接挂接技术。可根据需要任意修改已有的打 印输出报表模板，任意添加制作打印输出报表。可根据需求任意修改统计条件及 打印输出报表格式，提供统计 表的统计、制表、打印 输出功能。 1.2.9 多媒体资源管理 ? 流媒体标注与网上检索：系统自动将流媒体属性信息存储到数据库中， 作为检索的依据。用户在网上输入要检索的关键词，系统能在多媒体索 引数据库迅速定位到多媒体文件。查询结果以视频缩略图的形式展示 给用户。 ? 多媒体在线播放：当在页面上点击查找到的视频缩略图时，系统连接到 北京市飞狐灵通软件技术有限公司 第 9 页 发布点地址，进行在线播放。用户可以通过播放面板进行快进、倒回、 暂停和重新启动等控制，并通过视频标记在同一多媒体文件中进行跳 转。 ? 数字照片管理：能对照片进行处理和编辑；在上传照片时为照片自动增 加水印信息；发布后的照片，用户可以通过网上浏览和下载照片；未经 授权或未登录的用户只能浏览带水印的照片；根据照片属性信息进行查 询，在线浏览照片时支持以单张浏览照片和幻灯片浏览两种方式。 1.2.10 档案导入/导出 可以导入具有规则定义的文档型数据，例如 DBF 文件、XML 文件等；也可 以把本系统中的案卷、文件数据导出、另存 为 DBF 文件、Excel 文件、 XML 文件、 TXT 文件等。 1.2.11 系统维护 提供包含国家标准和兵器标准分类的产品档案、科研档案、文书档案、基建 档案、会计档案、声像档案等档案类型的库结构。 ? 提供灵活的可定制、复用、借用手段：用户可以根据需要，完成档案 库、文件库的模板创建以及结构维护；进行基础著录规则定义、代码维 护、卡片字段、网页显示字段定义、字段显示顺序、默 认排序规则的设 置等操作。 ? 著录规则定义：用户可以根据业务需要在档案模板的基础上，自定义当 前数据节点的结构，设置各个字段的显示顺序、隐藏/显示、字段著录规 则，设置当前数据节点的代码、默 认排序规则； ? 著录界面定义：系统根据用户设定的著录规则提供初始的著录界面，用 户也可以根据业务需要自由设计、修改用于卡片式著录的界面； ? 数据备份/恢复：用于保障系统数据的安全性，并和外部系统之间进行 数据的交换。可以选择某个门类的档案库进行单库的数据备份；也可以 针对整个系统的数据库制定备份计划策略，在指定时间将整个系统数 据库的所有数据进行备份。当发生灾难情况时，可以根据实际情况选择 单库恢复或整库恢复策略。 ? 基础信息维护：可以完成各级下拉框、单位信息、分类表、主 题词、系统 参数等档案系统各类基础信息的日常维护。 1.2.12 系统安全保密管理 用户密码不少于十位，用户密码以密文显示。 北京市飞狐灵通软件技术有限公司 第 11 页 用户帐号登录失败次数连续达到五次时，系统自动锁定该用户的帐号，并自 动生成审计告警。 ? 分级管理：通过标密使系统中的每个用户都有自己的密级属性。默认情 况下，根据用户的密级来控制其对档案资源的访问。 ? 用户身份鉴别：用户的身份鉴别采用用户名加口令的方式，通过系统安 全策略配置可以达到相关保密要求。 ? 功能权限控制：将用户划分成不同的职能角色，采用角色权限机制来 控制用户的系统功能权限，控制用户对系统模块、菜单的使用权限以及 对于数据的增、删、改、查等的操作权限。可以控制用户对每个功能模 块、每个窗口、每个菜单项的使用。 ? 利用日志：利用用户可以随时浏览本人的网上浏览、借阅、已归还、 应归 还和逾期未还等各种利用信息。而利用管理员可以浏览所有利用用户 的利用日志信息。 1.3 增强模块功能 1.3.1 全文检索 初始页面为仿 Google 搜索、百度搜索模式设计的智能 检索。 通过建立全文搜索索引，对档案目录数据、及其 电子全文的内容实现多关键 字、多条件的检索。全文检索支持的文件格式有 TXT 、HTML、WORD、EXCEL、PPT、PDF、及其他新兴数据格式(XML、DHTML) 等 电子文档。 1.3.2 防拷贝 提供专用的全文浏览器以控制电子文件的浏览、篡改、下载、打印、另存 为、 拷贝。为 了进一步保障电子文件的安全保密，全文浏览 器应采用网络版形式，由 全文服务器完成电子文件的解析，以流的形式传输到客户端；用户浏览电子文件 时本机不存在临时文件，防止被非法拷贝。 1.3.3 OA 接口 提供接口规范与标准，能够将 OA 系统中的数据自动接收到档案系统中进 行归档。通 过调用 WebService 服务，接收 OA 相关字段及文档化、视图化原文 （最终稿本）。 1.3.4 统一身份认证 本系统应可以与已有的 OA 系统进行用户信息的集成，实现统一身份认证、 用户信息同步，避免用户信息的重复采集。 1.3.5 报表设计器 提供用户任意制作卡片式列表、自由报表（如合并单元格、拆分单元格）。 报 表模板与数据库直接挂接技术。选定数据库中的任意字段（包括基本字段、公式 字段）全部进入报表系统便于制作各种报表时利用。制作目录式报表，可设置：增 加列、删 除列、设置列宽、整表高度、表头高度、字体字号、居中、居左、居右。制 作卡片式报表。多个数据字段 绑定到一列。跨行打印功能。 设置打印总页数、第* 页。设置待打印记录的流水序号。分散对齐功能。文字竖排功能。设置上下标打 北京市飞狐灵通软件技术有限公司 第 13 页 印输出。设置分式打印输出。卡片式报表打印输出。 “列+卡片” 打印输出。标签式 报表打印输出。设置横向小计功能。 设置纵向合计功能。设置累计功能。支持整 表移动，即将报表整体左移、右移、上移、下移。 1.3.6 CAD 信息自动提取 对扫描后的图片文件自动进行数字化转换，实现网上的共享和搜索利用。 1.3.7 扫描文件批量挂接工具 能够将将扫描后的文件批量挂接到档案系统中。 1.3.8 外挂浏览器 可浏览多种文件格式包括常见的文本、表格、各类图形图像、二 维 CAD、设 计文件、三维 CAD 设计文件和数据库文件，并可适应不断出现的新文件格式。 1.3.9 光盘发布/脱机浏览 遵循国家有关档案电子归档的标准和要求，提供制作、浏览电子归档光盘的 功能。由于是国家通用的标 准，因此 电子归档光盘也可用于档案数据的交换、上 报和脱机浏览。 1.4 增强子系统功能 1.4.1 档案网站 包括前台显示系统、后台发布系统。档案 馆工作信息，机构信息及档案 查询 利用的内部门户网站，内部网上查询和利用系统。 2 典型用户 近两年部分用户列表如下： 用户名称 产品名称 内蒙古第一机械制造( 集团 )有限公司 (兵器 617 厂 ) 档案管理软 件及 OA 接口，网络版 （C/S +B/S）、科技图纸 分发系统 河南平原光 电有限公司(兵器258厂) 档案管理软 件及 OA 接口，网络版 （C/S +B/S） 西安近代化学研究所（兵器204所） 飞狐灵通档案软件 北方自动控制技术研究所（兵器207所） 档案管理软 件及 OA 接口，网络版 （C/S +B/S）、PDM 接口 北方设计研究院（兵器六院） 档案管理软件，网络版（C/S） 河南中南工业有限责任公司（兵器5123厂） 飞狐灵通档案软件 中国北方工业公司 档案管理软件，网络版（C/S +B/S） 齐齐哈尔北方机器有限责任公司（兵器127厂） 飞狐灵通档案软件 廊坊市供电公司 飞档案管理软件及 OA 接口，网络版 （C/S +B/S），后台数据 库 Oracle10g 北京市公用工程质量监督站 档案管理软件，网络版（C/S +B/S） 北京市人民政府国有资产监督管理委员会 档案管理软 件及 OA 接口，网络版 （C/S +B/S） 河北省张家口交通局及下属30多个单位 档