《管理文秘》作业参考答案

管理文秘作业参考答案 一、名词解释 1信息：信息事物散发的具有新内容、新知识的消息，诸如信号、情况、情报、指令、数据等等可感知 的形态。它与物质、能量构成客观世界的三大要素。 2调查研究：是有目的有计划地使用科学方法，考察、获取以及分析、整理客观信息的一种社会活动过 程，或说是一种基于改造客观世界而主动去认识、把握客观事物的活动手段。 3公文撰拟：是将机关管理思想和意图，通过文字表达，形成公文文稿的过程，也称公文起草。 4命令：用以发布重要行政法规、采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员，撤消下级机关不适 当的决定的公文文种。 5指示：是用以对下级布置工作，重在阐明指导原则与基本要求的文种。 6会议：会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种社会活动方式。 7开幕词：开幕词是展开会议主题的序曲，内容一般有：1、郑重宣布会议开始，造成一种特定的会议气 氛；2、阐明会议目的、任务和意义；3、概括说明会议的议程安排和对与会者的要求。 8公文的分送：是把登记后的来文，按照内容、性质分别送给有关领导人阅批和直接送给承办部门办理。 9指令：是用以发布指示性和规定性相结合的措施或要求的专指性命令。 公文管理：是指公文从产生到终止的全过程，包括撰制、传递、办理和保管等四个阶段。 会议简报：是反映大中型会议的动态、进程和主要内容的简要报导。 闭幕词：是会议的结束语，与开幕词对应。内容有 1、总结会议成果，包括经过会议讨论统一认识， 作出决定，归纳正确意见和建议，加深与会者把握会议精神；2、提出希望或口号，从贯彻会议精神和将要实施 的长远眼光去激发与会代表和有关群众的积极性；3、宣布会议闭幕，标志着会议的胜利结束。 报告：是用以向上级汇报工作、反映情况、提出建议的文种。 公文办理：是指公文管理中生效阶段，包括从收文到办复的若干环节。 会谈：会谈是指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。会谈的含义有大有小，大指国家 和地区之间的双边或多边关系；小指两人或更多的人对共同关心的事情的商讨。 秘密：广义上说，秘密是指未被人们所知或虽为人们所知但不能公开的事物；狭义上说秘密是指已 为人们所知，但不准公开或不宜公开而又人为地将其隐藏或保护起来，使人难测知的事物。 二、单项选择题 1D 2 C 3 B 4 C 5 D 6 A 7 B 8 A 9 C D C B C C B C A B D A A C A B C A B A D A A D A B B . C A A C D 三、简答题 1公文撰拟与普通写作的区别？ 第一，作用对象不同。普通写作的对象是诗歌、词曲、戏剧、散文、小说之类书面文体。公文撰写的对象 主要是公务文书。 第二，使用主体不同。普通写作的作者带任意性，任何个人都可以用来表达自己的思想、感情。写作过程 都是由个人自由完成，文责自负。公文撰拟的执笔者虽然也表现为个人，可其实质作者却是机关或机关领导人。 撰拟公文不能抒写个人思想、感受、而是代机关或领导将机关公务管理意图加工形成公文。 2 第三，作用效能不同。普通写作的成果可以发表，也不一定面世；发表后可能拥有读者，也可能无人问津。 公文撰拟是代机关表达管理意图，撰拟就是为了发文，具有特定的读者，即收文机关。 第 四 ， 行 文 规 范 不 同 。 在 文 面 格 式 方 面 ， 普 通 写 作 单 纯 多 ， 一 般 只 有 标 题 、 作 者 等 ， 而 公 文 却 具 有 复 杂 而 规 范 的 文 面 格 式 。 从 行 文 制 约 来 看 ， 普 通 写 作 除 遵 循 其 基 本 规 律 外 ， 不 受 其 他 因 素 的 限 制 ， 可 是 公 文 撰 拟 的 制 约 却 很 多 。 2谈谈会议的作用？ 第一，立法作用。全国和地方各级人民代表大会以及常务委员会是全国和各地的权力机关，它们召开的会 议可以制定法律和各种法规。 第二，行政手段作用。国务院到地方各级人民政府、各级机关、团体、企业、事业单位各自的最高行政会 议都可以在各自的职责范围内决定某种事项，或责成所属单位组织实施。 第三，上传下达、部署任务的作用。这种会议上至中央各部委下至基层，是各系统、各地区最大量的行政 业务会议。 第四，宣传教育作用。旨在思想教育、鼓舞斗志或借以介绍经验、传授知识和技能等。 第五，理论研究作用。这一类会议，为研究党的方针、政策，或某一学术问题，组织某一方面的专家、学 者进行讨论。 3请简要说明公文办理的要求？ 第一，准确无误。指公文在办理阶段的各个环节上，其行为的内容、方向和方式及其结果，都完全符合行 文制度和实际情况。 第二，讲究时效。公文的办理要及时、迅速，讲究时效。 第三，安全保密。有两层意思：一是要保证所经办的文件完整无缺、无损，作到不丢失、不损坏；二是要 严格遵守公文管理的保密规定，不泄露、不失密。 第四，统一管理。公文的办理包括公文的撰制和保管，都必须由秘书部门集中统一管理。 4谈谈会议的性质？ 第一，会议不是目的，而是工作方法。开会的目的是为了做好工作，解决问题。 第二，开会是领导方法的一种，而不是领导方法的全部。 第三，开会只是我们工作过程中的一个环节，不是我们工作的始终。 5请简要说明机关事务管理的原则？ 第一，服务原则。服务是所有国家机关的基本智能之一，而机关事务管理部门的职能本身就是服务。服务 是机关事务管理部门的宗旨，是一切工作的出发点和归宿点。 第二，按政策办事原则。按政策、法规办事，就不能按长官意志办事，不能按本位主义、部门利益办事， 更不能我行我素。 第三，节俭原则。人尽其才，是节俭原则的首要要求。物尽其用，是节俭原则的第二位要求。制定各种规 定、条例是节俭原则的第三个要求。 第四，效能原则。效能是在单位时间内完成既定目标的力量与才能的总和，它不是抽象的概念，而有实际 功能的意义。事务管理的效能较一般的行政行为更容易测定。 6会议简报的要求是什么？ 第一，准：一是抓准问题；二是内容准确，所反映的情况、事例、人物、意见、数据都准确无误； 第二，快：讲究时效。 “时”是手段， “效”是目的， “时”为“效”服务； 第三，简：文字简练，篇幅短小。 第四，新：反映新情况、新经验、新问题；抓得住动向性、倾向性和苗子性的典型事例。 管理文秘 第 3 页 共 5 页 7可以从哪几个方面入手加强保密措施？ 第一，强化保密教育。开展经常性的保密教育，增强全民的保密意识，是做好保密工作的首要条件； 第二，完善保密制度。加强法制建设，健全保密制度是实现保密工作科学化和现代化的根本保证。 第三，严肃保密纪律。保密纪律松懈是当前保密工作中的突出问题，也是失、泄密事故屡禁不止的一个重 要原因。 第四，采用先进技术。要使保密工作适应新形势的发展，就必须在财力允许的条件下，尽量采用先进设备， 引进先进技术，逐步实现保密手段的现代化。 第五，加强队伍建设。保密队伍的素质如何，直接关系到保密工作的质量与效率。 8信访部门的基本任务是什么？ 信访部门的基本任务包括办信、接待和办案三个方面，三者有机联系，分工合作，协调地完成信访部门的 共同任务。 9保密工作的特点是什么？ 第一，封闭性。保密的封闭性是由秘密的隐蔽性决定的。 第二，排他性。保密的另一个特点，就是排他性，即对于不该知密的外部势力，如敌方的情报、间谍活动， 坚决予以抵御与排斥。 第三，利益性。从根本上说，保密就是保护某种利益，使之不受或少受损害。 第四，相对性。是指保密有一定的范围和一定的时间。 四、论述题 1请您结合个人的学习体验谈谈秘书学研究和方法与方式？ 第一，从实际出发，由实践经验上升为理论的方法。 第二，运用其他学科的先进方法研究秘书学。 第三，有经验的秘书人员和理论研究人员相结合，地方性秘书工作者协会和专业性秘书学会相结合的方式。 2与普通文章相比较，公文撰拟的文风在哪些方面应该有其别具一格的特点？ 第一、篇幅简短。撰拟公文得“惜墨如金” 。下笔前吃透交拟意图，注意摆布素材，构思出简明的布局。 着笔时尽量用简洁的语句表述。草成后，着意修删，可要可不要的字句、段落，果断剪除。 第二、文笔朴实。一要忠于事物本来面目，按其发展顺序自然拟写。二要庄重平实，保持行文严谨、朴素、 实在。三要朴实地用词走句，务求精当、明晰、通俗。 第三、内涵明晓。其一，坚持“一文一事” 。其二，说清基本观点。其三，注意起承转合。 第四、行文通畅。 3谈谈您对秘书的基本职能的理解？ （一）参谋咨询。现代管理日趋复杂，各级领导无论才干和精力都无法独胜其劳，必须依靠副职和秘书人 员为他分担部分工作，处理日常事物。 （二）沟通协调。从某种意义上说秘书工作就是信息工作，即负责信息的搜集、加工、传递和存贮等工作， 以便为领导者进行决策与管理提供科学依据。 （三）督促检查。是领导工作特别是决策实施中的重要环节，也是领导工作对秘书工作的新要求。 （四）辅助决策。决策是组织管理的中心，也是领导人的主要职责。秘书是领导身边协助领导处理办公事 务提供工作服务的助手。秘书为领导服务的中心，当然也就是为领导决策服务。 （五）管理事务。管理事务是秘书日常工作的主要内容，是秘书部门为领导机关服务，为领导工作服务的 重要手段。 4 4请谈谈秘书与信息的关系？ （一）秘书的信息观：其一,信息工作是贯穿秘书智能活动的普遍形式；其二，秘书信息工作状况同秘书 智能效应密切相关。 （二）驾御信息的原则： 1、敏于感受信息。 2、精于鉴别信息。 3、善于取用信息。 5试论信访工作的重要意义？ 第一，处理信访是国家机关重要的政治任务。人民来信来访是人民行使自己民主权利、参与管理国家的生 动形式，得到国家法律的保证。因此做好人民来信来访工作是关系到是否执行宪法、保障人民权利的根本问题。 第二，处理信访是国家机关联系群众的重要渠道。信访这条渠道反映的问题往往是文件上看不到、会议桌 上听不到的，它的数量众多，内容丰富，是文件和会议形式的重要补充。 第三，做好信访有助于克服官僚主义，纠正不正之风。做好信访工作就有助于克服官僚主义，打击违法乱 纪、纠正不正之风，进而调动起广大群众建设社会主义的积极性。 6秘书沟通协调职能的特点。 第一、非权力支配性。在管理体系内，秘书没有执掌法定的支配性权力。但是秘书是领导机关的工作人员， 处理沟通协调事务时，代表着领导机关的意向。秘书沟通协调的非权力支配性决定了秘书在沟通协调过程中， 特别要注意和讲究方式。领导机关的权力惯性和领导人的权力辐射，可以作为秘书沟通协调的能量，但不能当 成秘书抬高自己身价的筹码。 第二，非职责限定性。一般来说，管理职能只有在确定的职责范围内才能有效地发挥作用。秘书的沟通协 调职能却没有确定的职责范围的限定。仅就信息沟通而言，秘书有着大体稳定的信息沟通的渠道和网络，但随 着组织运转的需要和环境条件的变化，秘书信息沟通网络也处在动态变化中。沟通协调更是难以限定其范围。 第三，非确定地位性。秘书沟通协调具有非职责限定性，因而也就没有确定的地位。由于这种特性，秘书 沟通协调时更需要具体情况具体分析，采取恰当的沟通方式。 第四，认同疏导性。由于以上三个特性，所以在沟通协调过程中，秘书一般不能用直接强制手段，而是采 用信息沟通、感情沟通，加以疏导，使有关方面达到认同，消除分歧，实现协调。 7秘书应该具有怎样的知识结构，谈谈您的看法？ 第一，基础知识。分为两个方面：一是社会科学基础知识；另一方面是自然科学知识； 第二，专业知识：一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务知识；另一方面是秘书人员所在工作部 门的专业知识。 第三，相关知识。秘书人员为适应时代发展的需要，作好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识 结构中的较高层次。有经济学、法学、社会学、心理学、公共关系学、传播学、领导科学、统计学、计算机科 学等。 8会议如何提高效率？谈谈您的看法。 提高会议效率的