会计记账凭证摘要书写问题.docx

会计记账凭证摘要书写问题 于是初涉会计这门职业,而且也无资深老师指导,让人 总感觉在做会计摘要时,常常会表述不是很清楚,总觉得自 己做的摘要缺点什么,而且对会计科目的下设科目知道的不 是很多.,怎样才能把会计摘要描述得清楚而不臃肿? 其实摘要只要你的凭证查阅者，帐本使用者能看懂就 可以了!如果一定要规范的话，我大致说一下吧! 一、日常收支业务摘要的编写要规范统一 例如：李刚用现金购买办公用笔 150 元。摘要为：李 刚购买办公用笔。 二、摘要的编写要“简”而“明” 所谓简明，即简单明了。太过于简的摘要，不能把经 济内容表达清楚。因此要抓住重点，将经济内容尽可能全 面地表述出来。 例如：李刚借去购资料款 5000 元。摘要为李刚借购料 款，而不能为李刚借款，更不能为借款。 三、摘要的编写要准确 对反映不同经济内容的同一张记账凭证，每项经济内 容准确对应一个摘要，不能笼统使用同一个摘要。现行的 借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷、一贷 多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证。 四、更正错账摘要规范 对记账后的记账凭证，发现错误，用红字冲销原错误 凭证时的摘要为“注销某月某日某号凭证” ，同时，用蓝字 编写正确的记账凭证时摘要为“订正某月某日某号凭证” 。 对只有金额错误的会计分录，在编制调整数字差额凭证时 摘要为“调整某月某日某号凭证” 。如果所修改的是往年的 错误凭证，那么，在“某月某日”前务必加上“某年”字 样。在此说明一点，在注销、订正或调整某张错误凭证的 同时，应在被修改的记账凭证摘要的下面手工注明“该凭 证在某月某日某号凭证已更正”的标记，表示该凭证已被 修改完毕。 五、摘要中需要反映必要的数字 1、需要注明时间的摘要。交纳某月水费、电费、电话 费、各项保险金、个人所得税等;提取职工困难补助等;提 取职工福利费、职工教育费、工会经费等。在摘要中务必 注明经济业务所属的时间。不仅有效防止发生漏记、重记 的可能，而且便于单位间的账务查询。 例如：某单位收到江苏某单位货款 XX000 元。摘要为 4 月份收(江苏某单位)货款。 2、需要注明人数的摘要。对发放职工生活补贴、困难 补助、发放临时工工资等，在摘要中要注明人次。以便为 办公室、人事部门统计相关数据，编制报表所用。无须去 检查每张记账凭证后所附原始凭证，费时费力。 例如：发职工 12 人共计 1500 元的困难补助。摘要为 发放职工 12 人困补。 3、需要注明数量的摘要。需要购置的办公设备、生产 设备数量很大，需要报废的陈旧固定资产也很多。虽然固 定资产账中反映资产的数量，但为了便于同固定资产管理 部门随时的“动态”对账，在摘要中要注明资产的数量。 例如：国有资产处李华从山东 XX 仪器设备公司购买机 器两台，通过银行汇款 9800 元。摘要为李华购买机器，山 东 XX 仪器设备公司 同时入固定资产，摘要为 XX 部门购机器两台 总之，会计工作在讲究宏观控制的同时，也要重视微 观管理，会计摘要的编写虽然只是整个会计工作中的一个 小小环节，但是它却在会计工作向着更加科学化、规范化 管理的进程中发挥着极其重要的作用。 就如何规范地填写记账凭证摘要作一探讨，以期使摘 要能够更加满足实际工作的需要。 记账凭证 摘要 填写 目前，随着计算机技术的迅猛发展，相当多的单位实 行了会计电算化，实现了以会计软件替代手工记账，大大 提高了工作效率。会计软件的显著特点就是查询起来方便 快捷，为了能够从各种明细账的摘要中透视出经济业务的 内容，避免或尽量减少翻阅原始凭证，笔者认为，很有必 要对记账凭证摘要的填写进行规范。 根据会计基础工作规范第五十一条，对记账凭证 的基本要求上，必须具备的内容中，其中有一项为“经济 业务摘要” 。根据现代汉语词典的解释，这里的“摘要” 是名词，意为“摘录下来的要点” 。何为“摘录” ，指“从 书刊、文件等里头选择一部分写下来” ，何为“要点” ，指 “讲话或文章等的主要内容” 。可以这样理解， “摘要”就 是选择主要内容并写下来。由于“除结账和更正错误的记 账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始 凭证” ，而记账凭证是根据审核无误的原始凭证填制的，所 以记账凭证中的“摘要”可以理解为，从原始凭证中选择 主要内容记下来。 我公司从 XX 年 1 月开始，一直采用用友财务软件，包 括总账、应收款管理、应付款管理、UFO 等模块，能够满足 单位会计核算的需要。根据实际情况，记账凭证分为三类， 即现金凭证、银行凭证和转账凭证。从 XX 年 1 月 1 日起执 行企业会计准则，下面以常见的经济业务为例，谈谈如何 规范地填写摘要。 一、现金凭证摘要的填写 (一)报销差旅费业务。如：张三从北京出差后到财务 部门报销差旅费，在会计分录中，借方是“管理费用” 、 “制造费用”等，贷方是“库存现金” 。摘要可记录成： “张三报往返北京差旅费” ，指明了何人报销(张三)，去何 地方(北京)，业务性质是什么(差旅费)，比较清楚。如果 是与李四两人一同出差，摘要可写为“张三李四报往返北 京差旅费” 。但如果是三人及以上人员一同出差，为简明扼 要，可写成“张三等三人报往返北京差旅费” 。同一类业务， 由于出差人数不同，在摘要的填写上也应有所区别。 (二)购买办公用品业务。如：张三采购了一批办公用 品，数量比较多，单位价值比较低，摘要可写成“张三购 办公用品一批” 。如果张三只采购了一种办公用品，比如 200 本笔记本，为了更清晰地反映业务内容，摘要可写成 “张三购 200 本笔记本” ，比“张三购办公用品”更贴切。 如果采购的办公用品种类虽然比较多，但其中一种所占的 金额比较大，例如，共采购三种办公用品，其中计算器 600 元，笔记本 100 元，稿纸 100 元，为了反映主要的内容， 可将摘要写成“张三购计算器等办公用品” 。因为采购计算 器支出的 600 元占采购总额的比例已经超过 70%，能够反映 出主要内容。 二、银行凭证摘要的填写 (一)收付款项业务。在银行凭证涉及到的业务中，比 较常见的是收付款业务，以付款业务为例。比如，采购部 的李四将审批手续齐全的付款通知单转到财务部，对保定 市新市区顺利物资有限公司付款 20 万元，摘要为“李四付 保定顺利公司钢材款” ，从银行存款日记账中可以清楚地看 出，何人经办(李四)，付给何单位(保定顺利公司)，购买 何物(钢材)。除钢材款外，还可能有设备款、加工费等等， 都应从摘要中区分开来。 同样，收到的款项，可写成“某某人收某某单位产品 款(材料款、设备款等)” 。如果单位每月要进行货款回收的 统计，则只需要查看银行日记账，就可以迅速地统计出来。 (二)销售材料业务。为了便于统计单位边角余料的销 售情况，在处理钢板余料时，可将销售的重量填写在摘要 上。比如，物资部的李四销售余料 10 吨，根据开具的销售 发票，摘要可写为“李四售保定顺利公司余料 10 吨” 。这 样，在月底或年底统计全年的边角余料销售时，根据其他 业务收入的明细账，对摘要中的重量进行汇总，就很快地 计算出全年的销量，以利于进一步开展材料的统计分析工 作。 在以上业务的会计分录中，借记“银行存款” ，贷记 “其他业务收入” ，其摘要可均为“李四售保定顺利公司余 料 10 吨” ，但同时贷记“应交税费” ，明细科目为应交增值 税，其摘要用“收保定顺利公司销项税” ，就更加准确。 三、转账凭证摘要的填写 在我公司的业务中，转账凭证涉及到的业务较多，选 择比较有代表性的几个进行探讨如下： (一)购进材料的业务。在不直接支付款项的情况下， 一般业务分录为借记“材料采购” 、 “应交税费(应交增值税)” ， 贷记“应付账款” 。比如，采购部从保定市希望物资公司采 购钢板，则“材料采购”和“应付账款”对应的摘要均可 写为“购保定希望公司钢板” ，而“应交税费”对应的摘要 应写为“付保定希望公司进项税” 。由于目前的增值税基本 税率为 17%，低税率 13%，还有征收率 6%和 4%，所以，在 摘要的措词上有也应有所区别，比如对方为小规模纳税人， 由税务局代开发票，税率为 6%，则摘要为“付保定希望公 司 6%进项税” ，这样便于办理税务的会计人员在进行纳税申 报时统计。 此外，根据增值税暂行条例的规定， “一般纳税人外购 货物所支付的运输费用，以及销售货物所支付的运输费用， 根据运费结算单据所列运费金额依 7%的扣除率计算进项税 额准予扣除” ，所以，如果取得了运输费发票，在计算进项 税额后，填写摘要时，可写成“付某某运输公司 7%进项税” ， 与正常业务的 17%税率相区别。 (二)购进固定资产业务。我公司设备部负责设备的采 购，某日，王五从发达公司购进电焊机两台，该业务的摘 要应为“王五购发达公司电焊机 2 台” ，说明了何人购买 (王五)，从何单位购买(发达公司)，购置何物(电焊机)， 数量多少(2 台)，从摘要中全部反映了出来。如果只写“王 五购设备” ，则太简单，不便于查询，必要时还要查阅原始 凭证。 (三)分配工资及各项费用业务。根据职工薪酬准则， 职工薪酬的范围包括职工工资、职工福利费、各项社会保 险费、工会经费、职工教育经费以及其他相关支出。我公 司在每月中旬发放工资，比如，在 8 月中旬根据工资表， 对工资进行分配，其摘要为“分配 8 月份应发工资” ，借方 记入“生产成本” “管理费用” ，贷方记入“应付职工薪酬” 。 在根据工资总额的一定比例计算各项费用后，摘要为“计 提 8 月份养老保险费” “计提 8 月份失业保险费”等，会计 科目同上，只是明细科目