会计电算化课件第3章总账系统.ppt

第3章 总账系统 主要内容： 1.总账管理系统初始设置 2.总账日常业务处理 3.总账期末处理 学习目标： 通过本章的学习，了解总账系统的基本内容。 v1.熟悉总账系统中明细权限和账簿、凭证选项的设置； v2.掌握期初余额录入的方法； v3.熟练掌握日常填制、修改、作废、整理凭证的方法 v4.掌握凭证审核、记账、现金管理、银行对账的方法 v5.掌握查询账簿、期末转账、对账、结账等账务处理 的方法。 3.1 总账管理系统概述 3.1 总账管理系统概述 总账管理系统是用友通管理软件的核心子系 统，适合于各行各业进行账务核算及管理工 作 总账管理系统既可独立运行，也可同其他系 统协同运转 3.1 总账管理系统概述 3.1 总账管理系统概述 3.1.1 总账总账 系统统功能概述 总账系统的任务就是在建立的会计科目体系 的基础上，通过填制凭证反映企业发生的各 项经济业务，对凭证进行审核、记账，输出 各种账簿 按照处理流程划分，主要分为初始设置、凭 证管理、账簿管理、辅助核算管理和期末处 理等 3.1 总账管理系统概述 3.1 总账管理系统概述 3.1.1 总账系统功能概述 1. 初始设置 由用户根据本企业的具体需要建立账务应用 环境，将用友通总账管理系统变成适合本单 位实际需要的专用系统 主要工作包括设置各项业务参数、明细账权 限的设定和期初余额的录入等 3.1 总账管理系统概述 3.1 总账管理系统概述 3.1.1 总账系统功能概述 2. 凭证管理 通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供 资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误 差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务 的及时管理和控制 包括完成凭证的录入、审核、记账、查询、打印， 以及出纳签字、常用凭证定义等 3.1 总账管理系统概述 3.1 总账管理系统概述 3.1.1 总账系统功能概述 3. 账簿管理 强大的查询功能使整个系统实现总账、明细 账、凭证联查，并可查询包含未记账凭证的 最新数据 可随时提供总账、余额表、明细账、日记账 等标准账表的查询 3.1 总账管理系统概述 3.1 总账管理系统概述 3.1.1 总账系统功能概述 4. 辅助核算管理 总账管理系统除了提供总账、明细账、日记 账等主要账簿数据的查询外，还提供以下辅 助核算管理：个人往来核算、部门核算、往 来管理、现金管理和项目管理 3.1 总账管理系统概述 3.1 总账管理系统概述 3.1.1 总账系统功能概述 5. 月末处理 灵活的自定义转账 功能、各种取数公式可满足各 类业务 的转账工作 自动完成月末分摊、计提、对应转账 、销售成 本、汇兑损 益、期间损益结转等业务 进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报 告 3.1 总账管理系统概述 3.1 总账管理系统概述 3.1.2 总账总账 管理系统统的业务业务 流程 启动总账系统 初始设置 日常处理 期末处理 3.2 总账管理系统初始设置 从原有系统统（手工系统统或计计算机系统统）过过渡 到新系统统并不是完全照抄照搬，而是需要有 一个重新设计设计 的过过程。总账总账 初始化就是结结合 企业业的具体管理需求和用友通管理软软件的特 点确定针对针对 企业业的业务业务 流程及解决方案，具 体体现为设现为设 置总账总账 管理系统统运行的各项项参数 及录录入初始数据 3.2 总账管理系统初始设置 3.2.1 选项设选项设 置 首次使用总账总账 管理系统时统时 ，需要确定反映企 业业具体核算要求的各种参数。通过选项设过选项设 置 定义总账义总账 管理系统统的输输入控制、处处理方式、 数据流程、输输出格式等 总账总账 管理系统统中按控制内容将总账选项归总账选项归 并为为凭证证、账账簿、会计计日历历和其他四类类内容 3.2 总账管理系统初始设置 3.2.2 明细账权细账权 限 系统统管理中对对操作员员已做了功能权权限的 授权权，但仅仅限于系统统功能菜单单一级级，不 能提供更明确的权权限区分。当需要对对操 作员员的权权限做进进一步的细细化，如希望制 单权单权 限控制到科目、凭证审证审 核权权限控制 到操作员员、明细账查询细账查询 控制到科目等， 就要在设设置选项时对选项时对 以上选项选项 作选选中 标记标记 ，再到“明细权细权 限”功能中进进行设设置 明细权限设置 v1.明细账查询科目权限设置 v2.凭证审核权限设置 v3.制单科目权限设置 3.2 总账管理系统初始设置 3.2.3 期初余额额 为为了保证业务处证业务处 理的连续连续 性，初次使用总总 账账管理系统时统时 ，应应将经过经过 整理的总账总账 启用 日期前一个月的手工账账余额额数据录录入计计算机 ，以此为为起点继续继续 未来的业务处业务处 理。在总总 账账管理系统统中主要输输入各科目余额额，包括明 细细科目余额额和辅辅助账账余额额，总账总账 科目余额额 自动计动计 算 期初余额录入 v1.只能录入最末级科目的余额 v2.辅助科目期初余额的录入 v3.记住“试算平衡” 3.2 总账管理系统初始设置 3.2.3 期初余额额 在输输入期初数据的过过程中，需要注意以下问问 题题： 1不同性质质科目的余额输额输 入 2关于科目的余额额方向 3期初试试算平衡 若为年初所建账套： 若为年中所建账套： 3.3 总账总账 日常业务处业务处 理 在总账总账 系统统中，当初始设设置完成后，就可以 开始进进行日常业务处业务处 理了。日常业务处业务处 理主 要包括填制凭证证、审审核凭证证、记账记账 ，查询查询 和 打印输输出各种凭证证、日记账记账 、明细账细账 、总总 账账和各种辅辅助账账 一、凭证管理 二、账簿管理 三、现金管理 四、往来管理 一、凭证 1.填制凭证 5.科目汇总 2.出纳签字 6.记账 3.审核凭证 7.常用摘要 4.查询凭证 8.常用凭证 1.填制凭证 v 增加凭证 v 修改凭证 v 作废、恢复及整理凭证 v 冲销凭证 v 二、出纳签字 v 三、审核凭证 v 四、查询凭证 v 五、科目汇总 v 六、记账（反记账） v 七、常用摘要 v 八、常用凭证 第三节 账簿管理 v企业发业发 生的经济业务经济业务 ，经过经过 制单单、审审核、记账记账 等程序后，就形成了正式的会计账计账 簿。账账簿管 理包括账账簿的查询查询 和打印。在用友通管理系统统 中，账账簿： v一、基本会计核算账簿 v二、辅助核算账簿 一、基本会计核算账簿 v（一）总账查询 v（二）余额表查询 v（三）明细账查询 v（四）多栏账查询 v（五）日记账及日报表查询 （一）查询总账 v（1）科目范围：可输入起止科目范围，为 空时，系统认为是所有科目。 v（2）科目级次：在确定科目范围后，可以 按该范围内的某级科目，如将科目级次输入 为1-1，则只查一级科目，如将科目级次输 为1-3，则只查一至三级科目。如果需要查 所有末级科目，则用鼠标选择“末级科目”即 可。 v（3）若想查询包含未记账凭证的总账，用 鼠标选择“包含未记账凭证”即可。 （二）余额表查询 v余额表用于查询统计各级科目的本期发生额 、累计发生额和余额等。 v传统的总账，是以总账科目分页设账，而余 额表则可输出某月或某几个月的所有总账科 目或明细科目的期初余额、本期发生额、累 计发生额、期末余额，在实行计算机记账后 ，我们建议用户用余额表代替总账。 v（1）月份范围：选择起止月份，当只查某个 月时，应将起止月都选择为同一月份，如查 1998.08 月，则月份范围应选择为1998.08- 1998.08。 v（2）科目范围：可输入起止科目范围，为空 时，系统认为是所有科目。 v（3）科目级次：在确定科目范围后，可以按 该范围内的某级科目，如将科目级次输入为1- 1，则只查一级科目，如将科目级次输为1-3， 则只查一至三级科目。如果需要查所有末级科 目，则用鼠标选择“末级科目”即可。 v（4）余额范围：用于指定要查找的余额范围， 例如输入余额下限输入0.01，上限不输，则表示 查余额大于0.01的所有科目；若输入200400： 表示余额200且余额400的所有科目。 v（5）科目类型：为空时，系统默认全部类型。 也可用鼠标点取科目类型选择下拉框，选择要查 询的科目类型。 v（6）外币名称：为空时系统默认所有外币。指 定外币名称时，将只查为核算该外币的科目。 v（7）包含未记账凭证：若想查询包含未记账凭 证的余额表，用鼠标选择“包含未记账凭证”即可 。 注意以下各按钮的使用： （三）明细账查询 v系统共提供了四种明细账的查询格式: 1.普通明细账 2.按科目排序明细账 3.按对方科目展开明细账 4.月份综合明细账 （四）多栏账查询 v1.建立多栏账 v2.自动编制 v3.多栏账查询 二、辅助核算账簿 v1.个人辅助账查询 v2.部门辅助账查询 第三节 出纳管理 主要内容： v一、查询日记账及资金日报表 v二、支票管理 v三、银行对账 v四、长期未达审