《Word字表处理软》PPT课件.ppt

第5 5章 Word字表处理软件 第5 5章 Word字表处理软件 5.1 Word的基本操作 5.2 创 建 文 档 5.3 编 辑 文 档 5.4 编 排 文 档 5.5 处 理 图 形 5.6 处 理 表 格 5.7 页面设置及打印 第5 5章 Word字表处理软件 5.1 Word的基本操作 5.1.1 Word的启动动 启动Word的方法，主要有三种。 1. 使用“开始”菜单中的“程序”选项启动Word 通过Windows“开始”菜单启动Word，比较直观， 可直接进入Word的文档编辑环境。 具体步骤为：单击Windows任务栏上的“开始”按钮 ，在“开始”菜单上，将鼠标指针移到“程序”项上，其右 侧会出现子菜单，再将鼠标指针指向“Microsoft Word” ，单击即可启动Word，如图5.1所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.1 通过“开始”菜单中的“程序”项启动Word 第5 5章 Word字表处理软件 2. 使用“开始”菜单中的“新建Office文档”启动 Word 具体步骤为：单击“开始”按钮，打开“开始”菜单， 在“开始”菜单上单击“新建Office文档”选项，在“新建 Office文档”对话框中，双击“常用”选项卡下的“空白文 档”图标，如图5.2所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.2 通过“开始”菜单中的“新建Office文档”启动Word 第5 5章 Word字表处理软件 3. 将Word建立为Windows桌面快捷方式 具体步骤为：右键单击桌面上的空白处，弹出快 捷菜单，单击快捷菜单中的“新建”，拉出下一级子菜 单，单击子菜单中的“Microsoft Word文档”，如图5.3所 示，即可在桌面上创建一个“新建Microsoft Word文档” 的快捷图标，双击该图标，即可启动Word。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.3 将Word建立为Windows桌面快捷方式 第5 5章 Word字表处理软件 5.1.2 Word的窗口组组成 启动Word后，屏幕显示简短的版权声明，然后 Word会自动建立一个名为“文档1”的空文档，如图5.4 所示。这时就进入了编辑状态，可以在编辑区输入内 容了。 Word窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、文档窗口 、状态栏等部分组成，如图5.4所示。 第5 5章 Word字表处理软件 首行缩进 悬挂缩进 左缩进 标题栏 菜单栏 工具栏 水平标尺 窗口控制钮 垂直滚动条 插入点 回车符 垂直标尺 Office助手 视图按钮 状态栏 水平滚动条 前一页 选择浏览对象 下一页 光标 页边距 图5.4 Word窗口的组成 第5 5章 Word字表处理软件 1. 标题栏 标题栏主要显示当前编辑文档名和窗口标题。 标题栏最左边的图标为Word窗口的控制菜单钮， 单击该图标可打开窗口控制菜单，如图5.5所示，双击 该图标可关闭Word窗口。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.5 Word窗口的控制菜单钮 第5 5章 Word字表处理软件 2. 菜单栏 Word按功能有9组菜单项，Word的所有功能都可 通过选择菜单栏上的菜单项和选择由此而出现的下拉 菜单或对话框中的命令来实现。 3. 工具栏 工具栏主要是为方便用户操作，把最常用到的命 令从菜单中挑选出来，以图标的形式排列在一起。当 把鼠标指针放在这些按钮上时，其下方将显示出该按 钮的命令名称。 第5 5章 Word字表处理软件 图标称为一个工具按钮，用鼠标单击某工具按钮 即可执行相应的操作命令，效果与选择菜单栏中的命 令相同。 当启动Word时，会自动显示“常用”和“格式”两类 工具栏。 常用工具栏中的全部工具，如图5.6所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.6 Word常用工具栏 第5 5章 Word字表处理软件 格式栏是工具栏中的一种，使用格式栏可以设置 选定文字的格式，如字体、字型大小、粗体、下划线 、斜体、对齐方式、框线等。Word格式栏如图5.7所示 。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.7 Word格式栏 第5 5章 Word字表处理软件 4. 标尺 标尺有水平标尺和垂直标尺两种。标尺上有数字 、刻度和各种标记，单位通常是cm。 使用标尺可以调整段落缩排方式、制表位、左右 边界位置及表格的栏宽等。在页面视图方式下还会出 现垂直标尺。用户通过标尺可以看出文稿的宽度，以 便精确定位。拖动标尺上的滑块，可以设置页边距、 制表位和段落的缩进。标尺中部的白色部分表示版心 的宽度，两端灰色部分是页面四边的空白区，该区域 内不能写入文字。 通过复选“视图”菜单中的“标尺”项，可以“隐藏显 示”标尺。 第5 5章 Word字表处理软件 5. 编辑区 窗口中部大面积的区域为编辑区，用户输入和编 辑的文本、表格、图形都是在编辑区中进行的，排版 后的结果可以在编辑区中看出来。 在编辑区中有三个标志符： 不断闪烁的竖线“”为插入点光标，它标记新键 入字符的位置，用鼠标单击某位置，或移动键盘的光 标键，可以改变插入点的位置。也可以将鼠标指针移 动到要键入的任何位置，然后双击。 第5 5章 Word字表处理软件 6. 滚动条 滚动条中的方形滑块指示出插入点在整个文档中 的相对位置。拖动滚动块，可快速移动文档内容，同 时滚动条附近会显示当前移到内容的页码。 单击垂直滚动条两端的上箭头或下箭头，可使文 档窗口中的内容向上或向下滚动一行。 第5 5章 Word字表处理软件 7. 状态栏 状态栏用于显示当前编辑的文档窗口和插入点所在 页的信息和某些操作的简明提示在编辑状态下，状态栏 上各项的含义为： 页、节、分数：显示插入点所在的页、节及“当前所 在页码/当前文档总页数”的分数。 位置、行、列：位置显示插入点距当前页头的厘米 ，行、列为插入点在当前页中的行号和列号。 录制、修订、扩展、改写：以黑字显示时，表示当 前编辑环境处于该模式，淡色显示时该模式无效。双击 该词可改变模式。 第5 5章 Word字表处理软件 5.2 创 建 文 档 5.2.1 文本录录入 启动Word时自动打开一个名为“文档1”的空白文 档，垂直闪烁的光标就是插入点，输入的字符总是放 在插入点位置。此时，就可以像在白纸上写字一样。 第5 5章 Word字表处理软件 1. 中英文输入切换 如果要输入英文文章，则直接输入即可；如果要 输入中文文字，则需要切换到中文录入状态。 中英文录入状态的切换方法为：按下Ctrl+ 空格键，则屏幕上便浮现出中文输入状态栏。也可 单击“En”输入法指示器按钮，依次改变输入方法。 如图5.8所示为打开Windows中文版汉字输入法时 的显示，选择需要的输入法，就可以输入汉字了。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.8 文本录入 第5 5章 Word字表处理软件 2. 自动换行 输入过程中，当文字到达右页边距时，插入点会 自动折回到下一行行首。一个自然段输入完成后按一 次回车键，即一个段落。 3. 显示或隐藏编辑标记 在编辑过程中，如果想检查在每段结束时是否按 了回车键，或在输入编辑过程中是否按规定格式进行 排版，可以单击“常用”工具栏上的“显示隐藏编辑标记 ”按钮，这样可显示或隐藏所有的非打印字符。 第5 5章 Word字表处理软件 4. 插入符号 在文档输入过程中，可以插入特殊字符、国际通 用字符以及符号，也可用数字键盘键入字符代码来插 入一个字符或符号。 单击要插入符号的位置，设置插入点。单击“插入” 菜单中的“符号”命令，将打开“符号”对话框，单击“符 号”选项卡，如图5.9所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.9 “符号”对话框中的“符号”和“特殊字符”选项卡 第5 5章 Word字表处理软件 图5.9 “符号”对话框中的“符号”和“特殊字符”选项卡 第5 5章 Word字表处理软件 5. 撤消与恢复 在输入文档时，经常要改变文档中的内容，若文 本改变后发现“今不如昔”，则可用撤消功能把改变后 的文本恢复为原来的形式。 1) 撤消 2) 恢复 第5 5章 Word字表处理软件 6. 自动更正 在“工具”菜单中选择“自动更正”命令，将打开“自 动更正”对话框中，单击“自动更正”选项卡，选中“键入 时自动替换”项，在“替换”和“替换为”中，输入原内容 和需要替换的内容，如图5.10所示，可以简化输入，例 如在文档中输入“WJ”，将自动替换为“微型计算机”。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.10 “自动更正”对话框 第5 5章 Word字表处理软件 图5.10 “自动更正”对话框 第5 5章 Word字表处理软件 5.2.2 建立数学公式 利用公式编辑器，只要选择了工具栏上的符号并 键入数字和变量就可以建立复杂的数学公式。建立公 式时，公式编辑器会根据数学方面的排字惯例自动调 整各元素的大小、间距和格式，还可以在工作时调整 格式设置并重新定义自动样式。 第5 5章 Word字表处理软件 1. 插入公式 将插入点定位于要加入公式的位置，单击“插入”菜 单中的“对象”命令，然后单击“新建”选项卡。单击“对 象类型”框中的“Microsoft 公式 3.0”选项，如图5.11所示 。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.11 “对象”对话框中的“新建”选项卡 第5 5章 Word字表处理软件 由于在缺省安装Office时，并不安装“公式编辑器” 。如果在“对象”对话框中见不到“Microsoft 公式 3.0”选 项，则需要插入Office的第一张安装光盘，安装该组件 。 单击“确定”按钮，则窗口切换到公式编辑器窗口方 式，显示“公式”工具栏和菜单，如图5.12所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.12 公式编辑器窗口方式 第5 5章 Word字表处理软件 2. 编辑公式 如果编辑公式图形，则单击该图形，出现带有8个 控制点的虚框，可以进行图形的移动、缩放等操作； 双击该图形，进入该图形的公式编辑环境，可重新对 公式修改。 第5 5章 Word字表处理软件 5.2.3 保存文档 文档编辑完成后必须存放到磁盘上才能长期保存 ，保存文档常用下面几种方法。 1. 新文档和换名文档的保存 新文档的保存可以直接单击工具栏中的“保存”按钮 ，或者从“文件”菜单中选择“保存”命令；如果把当前编 辑的文档换名保存，需要单击“文件”菜单中的“另存为” 命令。这时将显示“另存为”对话框，如图5.13所示。 第5 5章 Word字表处理软件 当 后向搜 删新视 工 前 退上索 除建图 具 文 一 Web 文 件 级 件 夹 夹 文件名称 文档类型 已有文档或文件夹 保存位置 图5.13 “另存为”对话框 第5 5章 Word字表处理软件 2. 保存已有文档 如果当前编辑的是已经命名的旧文档，可以单击 常用工具栏上的“保存”按钮，或者按Ctrl+S键 ，或者从“文件”菜单中选择“保存”命令。这时不会出现 “另存为”对话框，而直接在原来的文档中用当前内容 代替原来的内容，且当前编辑状态保持不变。 第5 5章 Word字表处理软件 3. 定时自动保存 编辑过程中，为确保文档安全，可以设置定时自 动保存功能，Word将按用户事先设定的时间间隔自动 保存文档。 具体方法是：单击“工具”菜单，选择“选项”命令， 弹出“选项”对话框，如图5.14所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.14 定时自动保存 第5 5章 Word字表处理软件 5.2.4 关闭闭文档与退出Word 1. 关闭文档 若要关闭当前正在编辑的文档，可从“文件”菜单中 选择“关闭”命令，或者单击菜单栏右端的“关闭”按钮。 执行“关闭”命令后，屏幕显示如图5.15所示。若要 存盘则单击“是”，不存盘单击“否”，若不关闭文档，仍 继续编辑，则单击“取消”按钮。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.15 保存选择 第5 5章 Word字表处理软件 2. 退出Word 如果不需要在Word的编辑环境中继续编辑文档， 或者要关闭计算机，则必须退出Word。 退出Word也将同时关闭所有打开的Word文档，如 果编辑窗口中的文档没有存盘，将打开如图5.15所示的 对话框，询问用户是否保存。 第5 5章 Word字表处理软件 5.3 编 辑 文 档 5.3.1 打开已有文档 保存的文档被放在软盘或硬盘上，如果要重新进 行编辑，首先需要打开，把它读到内存并显示在Word 窗口中。打开文档常用以下几种方法。 1. 通过“打开”命令 如果当前就在Word窗口中，可以单击Word常用工 具栏上的“打开”按钮，或者在“文件”菜单中选择“打开” 命令，或者直接按Ctrl+O快捷键，打开“打开” 对话框，如图5.16所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.16 “打开”对话框 第5 5章 Word字表处理软件 2. 通过“文件”菜单 如果该文档最近被编辑过，“文件”菜单下部会列出 最近使用过的几个文档名，单击该文件名，可直接打 开该文档。列出的文档个数可在“工具”菜单“选项”对话 框中的“常规”选项卡中更改。 3. 在未进入Word之前打开文档 通过Windows“开始”菜单中的“文档”项，可以打开 已有文档。“文档”项中可以容纳15个最新使用过的 Windows文档，单击该文档名，将自动关联到创建该 文档的程序，在启动该程序的同时，打开该文档。 第5 5章 Word字表处理软件 5.3.2 文档视图视图 为了更好地编写和查看文档，Word提供了7种显示 文档的方式。一般情况下，默认为页面视图，要更改 文档视图，可通过“视图”菜单来选择。 第5 5章 Word字表处理软件 1. 普通视图 在普通视图下，可输入、编辑文字，并且编排文 字的格式。普通视图显示文字的格式，简化了页面布 局，这样可快速输入和编辑文字。如果文档在其他视 图中，可切换到普通视图。 第5 5章 Word字表处理软件 2. Web版式视图 该视图方式不以实际打印的效果显示文字，而是将 文字显示得大一些，并且将文字换行以适应窗口的大小 。 3. 页面视图 在页面视图下，文档将按照与实际打印效果一样的 方式显示。例如，页眉、页脚、栏和边框等，它们都在 实际的位置上显示，与实际打印的效果相同。如果对页 面操作，将自动切换到页面视图。页面视图在处理大文 档时速度较慢，因此特别适合于所见即所得的排版。 第5 5章 Word字表处理软件 4. 大纲视图 在大纲视图下，用缩进文档标题的方式显示文档 结构的级别。大纲视图使得查看文档的结构变得很容 易，并且可以通过拖动标题来快速地移动、复制或重 新组织大段的正文。可以折叠文档，只查看主标题， 或者扩展文档，查看整个文档。 5. 文档结构视图 利用文档结构可以很容易地组织和维护一个长文 档，例如具有多个部分的报告或者具有多章的书。 第5 5章 Word字表处理软件 6. 全屏显示视图 全屏显示视图是为尽可能多地显示文档内容而设 置的。单击“视图”菜单中的“全屏显示”命令，可以转换 为全屏显示视图。在该视图下，将只显示文档而隐藏 其他屏幕组件，如标题、菜单、工具栏、标尺、状态 栏等。 7. 打印预览视图 执行“文件”菜单中的“打印预览”命令，或者单击常 用工具栏上的“打印预览”按钮，可以切换到打印预览 视图，显示文档打印出来后的样式效果。 第5 5章 Word字表处理软件 5.3.3 选选定文本块块 文本块是用键盘或鼠标选定的并以反白显示的一 段文本，它的前景（文字）是白色的，背景是黑色， 俗称“拖黑”，一旦选定了文本块就可以对它进行多种 操作。 选定任何数量的文字：用拖动法选取正文。首先 把鼠标指针移到要选择正文的开始位置的文字前，然 后按下鼠标左键不放，拖动鼠标使所需内容都反白显 示，然后松开鼠标按钮，如图5.17所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.17 选取正文后的显示 第5 5章 Word字表处理软件 5.3.4 移动动或复制文本 在选定了操作对象后，可在文档内、文档间或应用 程序间移动或复制文本，也可以删除。 1. 删除文本 选定要删除的文本，按Delete键或 Backspace键。 2. 在窗口内移动或复制文本 选定要移动或复制的文本，要移动选定内容，可 将选定内容拖放至粘贴位置。要复制选定内容，按住 Ctrl键并将选定内容拖放至粘贴位置。 第5 5章 Word字表处理软件 3. 远距离移动或复制文本，或将其移动或复制至 其他文档 如果远距离移动或复制文本，或将其移动或复制 至其他文档，就要借助于剪贴板。剪贴板是Windows 特殊的存储空间，并且Windows系统共用一个剪贴板 。可以把需要复制或移动的内容临时保存在剪贴板中 ，等到需要这些内容时，再粘贴出来。 第5 5章 Word字表处理软件 5.3.5 查查找和替换换 如果文本内容很长，人工要找到其中的某个和某些 相同字句是非常麻烦的，而且容易遗漏。Word同其他 文字处理软件一样，提供了非常方便的查找和替换功能 。 在Word中可以查找和替换文本、指定格式和诸如段 落标记、域或图形之类的特定项，也可搜索和替换单词 的各种形式，例如把“中国”替换为“中华人民共和国”。 第5 5章 Word字表处理软件 1. 查找文本 单击“编辑”菜单上的“查找”命令，则打开“查找和 替换”对话框。在“查找内容”框内键入要查找的文本， 如图5.18所示。单击“查找下一处”按钮。在查找过程中 ，可按下Esc键取消正在进行的搜索。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.18 查找文本内容 第5 5章 Word字表处理软件 2. 查找特定格式 如果要查找特定的格式，在图5.18中单击“高级”按 钮，则显示如图5.19所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.19 查找特定格式 第5 5章 Word字表处理软件 3. 替换文本 单击“编辑”菜单中的“替换”命令，则打开“查找和 替换”对话框。在“查找内容”框内输入要查找的文本， 在“替换为”框内输入替换文本，如图5.20所示。单击“ 查找下一处”、“替换”或者“全部替换”按钮。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.20 替换文本 第5 5章 Word字表处理软件 4. 替换指定的格式 单击“编辑”菜单上的“替换”命令，则打开“查找和 替换”对话框。单击“高级”按钮，要查找指定格式的文 本，请在“查找内容”框内输入文本。 如果只查找指定的格式，删除“查找内容”框内的文 本。单击“格式”按钮，然后选择所需格式。在“替换为” 框选择所需格式，单击“查找下一处”、“替换”或者“全 部替换”按钮。 第5 5章 Word字表处理软件 5. 查找并替换段落标记、分页符和其他项 在“查找和替换”对话框中，单击“特殊字符”按钮， 然后单击所需项。也可以直接在“查找内容”框键入该 项的字符代码。如果要替换该项，在“替换为”框键入 替换内容。 第5 5章 Word字表处理软件 6. 使用通配符简化搜索 可使用通配符简化对文本或文档的搜索。例如， 使用通配符“?”来查找任意单个字符，查找“cat”和“cut” 可搜索“c?t”。 在“查找和替换”对话框，选中“使用通配符”复选框 。单击“特殊字符”按钮，再单击一个通配符，然后在“ 查找内容”框键入其他文本。也可以直接在“查找内容” 框键入通配符。如果要替换该项，在“替换为”框键入 替换内容。 第5 5章 Word字表处理软件 5.3.6 打开多个文档 1. 创建文档 如果在编辑一个文档的同时，想再建立另外一个 新文档，可单击常用工具栏上的“新建”按钮。 也可单击“文件”菜单上的“新建”命令，则打开“新 建”对话框，如图5.21所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.21 “新建”对话框 第5 5章 Word字表处理软件 2. 打开文档 如果在已经打开文档窗口的情况下，再打开文档 ，其操作方法与在Word窗口中打开文档相同。 3. 转换文档窗口 如果同时打开了多个文档，而又没有“全部重排”， 这时编辑窗口只显示一个文档，若要编辑其他文档， 就要转换文档窗口，转换文档窗口的方法有两种。 第5 5章 Word字表处理软件 1) 通过“窗口”菜单转换 打开“窗口”菜单，“窗口”菜单下部将显示所有打 开的文档名，文档名前面有对号的是当前屏幕显示的 文档名。单击要编辑的文档名，则当前编辑窗口将显 示选定的文档。 2) 通过任务栏转换 在Office 2000中，一个应用程序窗口仅仅只打开 一个Office文档，每打开一个Office文档，在任务栏上 会自动出现代表该文档的按钮，单击其中的某个按钮 可以快速切换文档。 第5 5章 Word字表处理软件 4. 同时查看文档的两部分 将指针指向垂直滚动条顶部的分栏框处，当指针 变为上下箭头时（如图5.22水平标尺的右端），将拆分 栏拖动到所需位置。或者从“窗口”菜单中选择“拆分”。 若要返回到单个窗口，可双击拆分栏。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.22 拆分窗口 第5 5章 Word字表处理软件 5. 同时打开多个文档窗口 从“窗口”菜单中选择“全部重排”命令，可将打开的 多个文档同时显示在Word窗口中。如果希望恢复只显 示一个文档窗口，可双击要显示文档的标题栏。只有 在活动窗口，才能进行输入等工作，改变活动窗口的 方法很简单，只要在需要工作的窗口中单击任一处。 第5 5章 Word字表处理软件 5.3.7 更改缺省设设置 “工具”菜单中提供了在编辑文档时常用的工具，用 户可以利用这些工具或者更改某些缺省项来提高工作 效率。 通过“工具”菜单中的“选项”命令，可以更改Word 的某些缺省设置，例如可以在“选项”对话框中单击“保 存”选项卡，来设置自动保存时间、给文档设置密码等 。单击“文件位置”选项卡，可以设置文档类型、位置 ，如图5.23所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.23 “选项”对话框 第5 5章 Word字表处理软件 图5.23 “选项”对话框 第5 5章 Word字表处理软件 5.4 编 排 文 档 5.4.1 设设置字符格式 字符的格式决定了字符在屏幕上和打印时出现的 形式。这里的字符包括汉字、字母、数字、符号及各 种可见字符，当它们出现在文本中时，允许设置其字 体、字号、颜色等。设置字符格式可以用两种方法： (1) 未输入字符前设置，其后输入的字符将按设置 的格式一直显示下去。 (2) 选定（拖黑）文本块再进行设置，它只对该文 本块起作用。 第5 5章 Word字表处理软件 1. 设置字体、字号、字型、颜色 单击格式栏中“字体”框右端的下箭头，打开“字体” 框，单击需要的字体名称，如宋体、黑体、楷体等， 如图5.24所示。 2. 水平缩放字符和数字 第5 5章 Word字表处理软件 图5.24 利用格式工具栏设置字符格式 第5 5章 Word字表处理软件 3. 设置文字或数字的特殊效果 除上面几种常用的文字格式外，还可以设置一些 特殊的效果，如阳文、阴文、上标或下标等格式。设 置方法为：选中要设置格式的文字，单击“格式”菜单 中的“字体”命令，打开“字体”对话框，再单击“字体”选 项卡，如图5.25所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.25 “字体”对话框 第5 5章 Word字表处理软件 5.4.2 设设置段落格式 在Word中，用回车键代表段落的结束，每一段末 尾用一个弯曲的箭头表示段落的结束。 1. 行距 行距表示文本行之间的垂直间距。所选行距将影 响所选段落或包含插入点的段落中的所有文本行。 更改行距的方法为：单击要设置格式的段落，单击“ 格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，单击“ 缩进和间距”选项卡，如图5.26所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.26 “段落”对话框中的“缩进和间距”选项卡 第5 5章 Word字表处理软件 2. 段落缩进 段落缩进与设置左右页边距是不同的。页边距设置 确定正文的宽度，也就是说，确定文本与页面边界之间 的距离。而缩进段落指定的是文本与页边距之间的距离 。 1) 用标尺设置左、右缩进量 2) 用Tab键设置左缩进 单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“编辑”选 项卡。确认已选中“用空格、Tab和Backspace等 键设置缩进和制表位”复选框，如图5.27所示。 3) 设置悬挂缩进 第5 5章 Word字表处理软件 图5.27 用Tab键设置左缩进 第5 5章 Word字表处理软件 3. 调整段落间距 段落间距是指两个段落之间的距离，改变段落间 距并不影响段落中的行间距。操作步骤为：选定需要 改变段落间距的段落，单击“格式”菜单中的“段落”命令 ，再单击“缩进和间距”选项卡。在“间距”选项的“段前” 和“段后”框中键入所需间距值，可调节段前和段后的 间距。在“行距”框中选择所需间距可修改行距。 第5 5章 Word字表处理软件 4. 更改文本水平对齐方式 文本水平对齐方式是指在选定的段落中，水平排 列的文字或其他内容相对于缩进标记位置的对齐方式 。使用格式工具栏上的对齐按钮比较简单。 第5 5章 Word字表处理软件 5. 在同一行应用不同的对齐方式 用格式工具栏上的按钮、快捷键或“段落”命令设置 的对齐方式将对整段文本起作用。但有时可能需要在 某一行内使用不同的对齐方式。例如，在报告的标题 中，可能需要将标题左对齐，日期居中，页码右对齐 。在Word中，用制表符可实现这一效果。 第5 5章 Word字表处理软件 6. 字体对齐方式 如果一行中含有大小不等的英文、汉字，该行就 有多种字体对齐方式，如按“底端对齐”、“中间对齐”等 ，使得该行整齐一致。 操作步骤为：选定需要对齐的文本，单击“格式”菜 单中的“段落”命令，再单击“中文版式”选项卡，如图 5.28所示。单击“字体对齐方式”，选择所需的对齐方式 。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.28 “段落”对话框中的“中文版式”选项卡 第5 5章 Word字表处理软件 5.4.3 边边框和底纹纹 1. 设置边框 在Word文档中，可为表格、段落或选定文本的四 周或任意一边设置边框，也可为文档页面四周或任意 一边设置各种边框，包括图片边框。 设置边框的操作为：要给段落四周设置边框，可 单击该段中任意一处。要给选定的文本添加边框，选 定所需文本。单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命令， 再单击“边框”选项卡，如图5.29所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.29 “边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡 第5 5章 Word字表处理软件 2. 设置底纹 文字默认无底纹，可以为表格、段落或选定文字 添加各种颜色、纹理的底纹，以作为其背景。要给段 落设置底纹，可单击该段中任意一处。要给指定文字 设置底纹，则选定所需文字。单击“格式”菜单中的“边 框和底纹”命令，再单击“底纹”选项卡。选择所需选项 ，如“填充”、“图案”等。 第5 5章 Word字表处理软件 5.4.4 利用格式刷 用格式刷复制字符和段落格式非常简便。 1. 复制段落格式 2. 复制字符格式 3. 多次复制格式 第5 5章 Word字表处理软件 5.5 处 理 图 形 5.5.1 插入图图片 可从“剪辑库”中插入剪贴画或图片，也可以从其他 程序和位置插入图片或扫描照片。 1. 从剪贴画库中插入剪贴画或图片 将插入点定位于想插入剪贴画或图片的位置。在“ 插入”菜单中指向“图片”子菜单，单击“剪贴画”，将打 开“插入剪贴画”窗口，然后单击“图片”选项卡，如图 5.30所示。 单击所需类型，如动物，进入如图5.31所示画面 。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.30 “插入剪贴画”对话框中的“图片”选项卡 第5 5章 Word字表处理软件 图5.31 根据类别选择图片 第5 5章 Word字表处理软件 2. 从另一个文件插入图片 将插入点定位于想插入剪贴画或图片的位置。在“ 插入”菜单中，指向“图片”子菜单，然后单击“来自文件 ”命令，则打开“插入图片”对话框。在对话框中找到包 含所需图片的文件，如图5.32所示，单击需要插入的图 片。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.32 “插入图片”对话框 第5 5章 Word字表处理软件 3. 复制和粘贴图形 把其他应用程序中的图形粘贴到Word文档中的操 作为：在用来创建图形的应用程序中，打开包含所需 图形的文件。选定所需图形的全部或部分，从图形应 用程序的“编辑”菜单中，选择“复制”命令。 第5 5章 Word字表处理软件 5.5.2 编辑图编辑图 片 对于插入到Word文档中的图片、图形，可以在 Word文档中直接编辑它。 单击文档中的图形，这时该图形边框会出现8个控 点，表示已选中该图形，同时将出现“图片”工具栏， 在“图片”工具栏上选择合适的选项，就可以对该图片 进行简单的编辑。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.33 选中图形 第5 5章 Word字表处理软件 图5.34 “设置图片格式”对话框 第5 5章 Word字表处理软件 5.5.3 编编排文字和图图形 1. 移动图形 2. 微移图形 3. 设置图形环绕方式 在页面视图中，选定文本框或图形对象。单击“ 格式”菜单中的“自选图形”、“文本框”、“图片”或“对象 ”命令，然后单击“版式”选项卡，如图5.35所示。 单击“高级”按钮，将弹出“高级版式”对话框，选 择“文字环绕”选项卡，如图5.36所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.35 “设置图片格式”对话框中的“版式”选项卡 第5 5章 Word字表处理软件 图5.36 文字环绕图形对象的方式和位置 第5 5章 Word字表处理软件 5.5.4 利用图图形编辑编辑 器绘绘制图图形 利用Word提供的图形编辑器，即“绘图”工具栏， 可以方便地绘制出各种图形。 1. 绘制图形 1) 绘制自选图形、圆或正方形 使用“绘图”工具栏上的按钮。如图5.37所示为相应 例子。 2) 改变自选图形 3) 向自选图形中添加文字 2. 绘制线条 3. 绘制、删除箭头 4. 设置间距 第5 5章 Word字表处理软件 图5.37 利用“绘图”工具栏绘图 第5 5章 Word字表处理软件 5.6 处 理 表 格 5.6.1 创创建和删删除表格 创建表格可以采用自动制表也可以采用人工制表 。 1. 自动制表 图5.39所示，选择需要的“列数”和“行数”，最后单 击“确定”按钮，就可得到一张空白的表格。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.38 拉出表格 第5 5章 Word字表处理软件 图5.39 “插入表格”对话框 第5 5章 Word字表处理软件 2. 人工制表 Word除了能够快速地自动创建表格外，还能用“绘 制表格”工具方便地画出非标准的各种表格。如图5.40 所示，此时鼠标指针将变为笔形。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.40 利用“表格和边框”工具栏绘制表格 第5 5章 Word字表处理软件 3. 输入表文 在表格中输入表文同输入其他文本一样，先用光 标键或鼠标把插入点移到需要输入表文的位置再进行 输入。 第5 5章 Word字表处理软件 5.6.2 编辑编辑 表格 表格建立之后，可以对表格进行编辑。如调整行 高与列宽，合并、拆分、增加、删除单元格等。 1. 调整列宽 调整列宽实际上是改变本列中所有单元格的宽度 。可以用鼠标直接拖动，也可以使用菜单进行选择。 把鼠标指针指向表格的列边框或水平标尺上的表 格列标记，当按住鼠标左键时，列边框线会变成一条 垂直虚线，水平拖动虚线可以调整本列的列宽，如图 5.41所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.41 调整列宽 第5 5章 Word字表处理软件 如果选中某单元格，单击“表格”菜单中的“表格属性” 命令，打开“表格属性”对话框，然后单击“列”选项卡， 在“指定宽度”框中键入或选定数值，可以精确指定列 宽，如图5.42所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.42 “表格属性”对话框中的“列”选项卡 第5 5章 Word字表处理软件 2. 调整行高 把鼠标指针指向表格的水平线或垂直标尺上的行 标志，按住鼠标左键可以改变行高。 3. 插入、删除行或列 如果要插入行或列，先选定其行或列。在“表格”菜 单中选择“插入”命令，再选择单击“行”或“列”项。用“ 绘制表格”工具在相应的位置也可绘制行或列。 4. 合并、拆分单元格 如图5.43所示，输入列数和行数。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.43 拆分单元格 第5 5章 Word字表处理软件 5.6.3 设设置表格格式 1. 套用表格格式 Word中预置了很多美观漂亮的表格样式，套用这 些现成的表格格式可以简化工作。如图5.44所示。 2. 添加边框 3. 改变底纹 4. 在后续各页中重复表格标题 5. 防止跨页断行 第5 5章 Word字表处理软件 图5.44 “表格自动套用格式”对话框 第5 5章 Word字表处理软件 5.6.4 数据排序与计计算 1. 数据排序 如果只对表格中的某一列排序，使用“表格和边框” 工具栏最简捷。单击“选项”按钮，在“排序选项”对话框 中选择“排序语言”等选项，如图5.45所示。 2. 数据计算 如图5.46所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.45 表格数据的排序 第5 5章 Word字表处理软件 图5.46 表格数据的计算 第5 5章 Word字表处理软件 5.7 页面设置及打印 5.7.1 页页面设设置 1. 选择纸型 在实际工作时，与我们用笔在纸上写字一样，先 要选择纸型。单击“文件”菜单中的“页面设置”命令， 然后单击“纸型”选项卡，如图5.47所示。在“纸型”框中 选择某一纸张大小，在“方向”框中单击“纵向”或“横向 ”选项。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.47 “页面设置”对话框的“纸型”选项卡 第5 5章 Word字表处理软件 2. 调整行数和字符数 根据纸型的不同，每页中的行数和每行中的字符 数都有一个默认值。调整该值，可以满足用户的特殊 需要。在“页面设置”对话框中单击“文档网格”选项卡， 选中“指定行网格和字符网格”单选框，然后改变相应 数值，如图5.48所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.48 “页面设置”对话框的“文档网格”选项卡 第5 5章 Word字表处理软件 3. 调整页边距 在“页面设置”对话框中，单击“页边距”选项卡。在 上、下、左、右输入框中分别填写需要的数值，即文本 区域与页边周围的4个距离，也可以选择页眉、页脚与边 界的距离，装订线位置或对称页边距等，各种选择都可 以通过“预览”框查看设置后的结果，如图5.49所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.49 “页面设置”对话框中的“页边距”选项卡 第5 5章 Word字表处理软件 5.7.2 分栏栏 前面介绍的文档是单栏版式编排，但是有些报纸 、杂志等需要使用分栏格式建立文档。利用Word的分 栏功能，可以将整个文档分栏，也可以将部分段落进 行分栏。 建立多栏版式的操作步骤为：首先用单栏版式编 辑好文档，单击“视图”菜单中的“页面”命令，以便在“ 页面视图”下进行。在文档中，选定要进行分栏编排的 段落或整个文档，然后单击“格式”菜单中的“分栏”命令 ，弹出“分栏”对话框，如图5.50所示。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.50 “分栏”对话框 第5 5章 Word字表处理软件 在该对话框中的“预设”中选择分栏数，也可在“栏 数”中输入分栏数，指定栏宽和间距，以及作用范围。 如果需要具有相等的栏宽，可以直接选中“栏宽相等” 项。如图5.51所示为分栏后的效果。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.51 分栏示例 第5 5章 Word字表处理软件 5.7.3 页页眉和页页脚 1. 创建页眉或页脚 设置页眉或页脚时，单击“视图”菜单中的“页眉和 页脚”命令，屏幕出现如图5.52所示的输入框和一个工 具栏，同时当前窗口自动切换到页面视图模式。 第5 5章 Word字表处理软件 图5.52 创建页眉和页脚 第5 5章 Word字表处理软件 2. 在页眉或页脚中插入章节号或标题 要在页眉或页脚中插入章节号或标题，必须事先 在文档的章节号和标题中使用内置的标题样式（从标 题1至标题9）