高效时间管理--图易经理人顾问公司.ppt

高效的时间管理 上海图易经理人顾问有限公司 Shanghai 2eManager Consultant Co.,Ltd 郭巍 2 常见的问题 n这个来电话，那个来请示、投诉 n比谁都忙，到处救火，工作越做越多 n计划赶不上变化，或计划从未兑现过 n对什么都不放心，每天忙于事务性工作 n工作抓不住重点，也没空去想何为重点 n总无法说“不”，因此总要打乱时间计划 n 3 您的问题是什么？ 1. 2. 3. 4. 5. 4 您的解决办法？ n无能为力； n尽量加班； n减少自己的休闲时间 ； n求助于老板； n把一些事情向后推迟 ； n 5 格言 n浪费他人的时间， 无异于谋财害命！ 鲁迅 6 学习目的 n学会合理应用时间 n掌握时间管理的几个原则 n提高时间管理的技能，并在最差的方面 做出改变 7 必须建立的观念 n失去的时间是永远无法追回的 n我们都有相同的时间，真正的价值在 于我们利用它做什么事 n损失了时间就等于抵押你的未来 n时间是经不起浪费的 n时间一流逝，我们就一无所获 8 我们为何忙乱？ n电话干扰 n会议没有计划和控制 n上司召见太随意 n下属不断请示汇报 n不放心下属工作，帮 下属做事 n事必亲躬 n工作没有程序 n做事没有主次和轻重 缓急 n太关注细节和小事 n不知道如何说“不” n对喜欢和熟悉的事尽 快做完，对棘手的事一 拖再拖 n不授权，下属闲，自 己忙 9 时间管理的障碍 n障碍一：我的时间安排得挺好，我是一 个有序的人 n障碍二：时间管理有什么用，计划赶不 上变化 n障碍三：时间掌握在别人手中 n障碍四：时间管理太麻烦 n障碍五：习惯不同，我就这样，不好改 10 中层经理时间管理的特点 n特点一：关联多，经常把时间平均分配给上 下左右，没有主次 n特点二：难于抓住重点 n特点三：没有自己可支配的自由时间，完全 被动应付 n特点四：专注于小事，忽略对事件的预测， 耽误时机 n特点五：不能很好利用零散时间 n特点六：会议多。没有会议计划 时间哪里去了？ 对时间的分析 12 十大无效时间应用法： 老是在做别人喜欢你做的事； 老是用同样的方式完成事； 做你不擅长的事； 做无乐趣可言的事； 总是被打断的事； 别人也不感兴趣的事； 超出预计两倍时间的事； 合作者不可信赖或没有品质保偿障的事 ； 不可预期进行过程的事； 煲电话粥。 13 分析一：计算时间价值 年薪每天价值值每小时时价值值每分钟钟价值值 1500062.07.750.13 25000103.312.90.22 35000144.618.10.30 45000186.023.30.39 55000227.328.40.47 65000268.633.60.56 75000309.938.70.65 85000351.243.90.73 100000413.251.70.86 每天工作8小时，每年242个工作日 14 价值启示 n你的每一天、每一小时、每一分钟都有 很大的价值 n钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一 分钟挤出来的 n浪费多少时间，就会浪费多少钱 n规划时间，让有限的时间产生最大的效 益和收益 15 分析二：你能支配你的时间吗？ n见附件 n测试一：您了解您的节奏吗？ n测试二：您能支配您自己的时间吗？ 16 分析三：时间清单分析 n目标：分析每天（或每周/月）的法定 工作时间都是怎样用掉的 n方法：运用时间清单分析表（附件 ） n内容： n计划性如何 n有多少时段记不起来做什么了 n浪费/超时多少 n 17 分析四：工作清单分析 n目标：分析一个工作日内都做了哪些工 作事项，用时如何 n方法：见附件工作清单分析表 n内容： n时间利用率 n延误、浪费多少时间 n寻找原因与对策 18 分析五：工作（活动）分项分析 n目标：分析一个工作日内各项工作分别 花费了多少时间 n方法：运用附件工作分项分析表 n内容： n计划用时与实际用时差异最大的是哪三 项 n浪费/延误最多的是哪三项 n无计划用时最多的是哪三项 19 分析六：每周时间分析 n目标：分析一周时间使用状况 n方法：运用附件每周时间分析表 n内容： n各项工作每周总计用多少时间 n用时排序，找出前三项 n各项工作实际用时顺序，找出前三项 n误差最大的前三项工作？分析原因 n一周里，误差的总小时数 20 分析七：工作分析 n目标 n分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和 分析工作内容、责任、特征、必要条件等 n了解自身职位与时间管理的关系 n方法：运用附件工作分析表 n内容 n工作的时间、目标、概要、内容等 n费用支出、失误造成的损失 n内部接触、外部接触 n监督、管理、能力要求 21 其他分析 n工作紧急性分析 n工作重要性分析 n高效益活动分析 n低效益活动分析 n授权分析 n会见分析 n会议分析 n出差分析 n干扰因素分析 时间管理的原则 23 原则一：80/20原则 n20%的工作占整个工作80%的价值 n集中80%的精力做好20%的工作 n投入20%的精力做另外80%的工作 24 如何坚持这一原则？ n列出全部工作项目 n对工作按价值进行分类 n分配自己的时间和精力 常见误区： 面面俱到都想做好 完全主义都想做完 平均分配时间和精力 25 原则二：目标ABC nA：必须做的 nB：应该做的 nC：暂时可以不做的 26 原则三：排列优先次序 紧急不紧急 重要不重要 A：紧急 重要 B：不紧急 重要 C：紧急 不重要 D：不紧急 不重要 27 四象限原理解析 A：紧急状况 迫切问题 限期完成 突发事件 B：准备工作 预防措施 计划 人际关系的建立 真正的再创造能力 自身能力的提升 C：造成干扰的访问、电话 、信件、报告 某些会议 迫在眉睫的急事 符合别人期望的急事 D：忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话 浪费性时间 逃避性活动 28 时间管理矩阵使用技巧 ： n不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火； nB做得多了，A就自然做得少了； n寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作 效率； n比做“紧急且重要的事情”更重要的是把 重要的事变成紧急的事去做； n勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分 解大的计划； n尽量将每件事情一次性做对。 29 原则四：制订计划 n对工作做出计划，并按计划去执行 n必须留出处理不可预计事务的时间 n列出日、周、月的工作清单 30 原则五：养成习惯 Watch your thoughts 注意你的思想 Watch your words 注意你的话 they become words 它会成为你的话 they become actions 它会成为行动 Watch your actions 注意你的行动 they become habits 它会成为习惯 Watch your habits 注意你的习惯 they become character 它会成为你的个性 Watch your Character 注意你的个性 it become your destiny 它决定你的命运 高效时间管理的方法 32 有效管理时间四大法则 ： 法则一：明确目标 n树立时间观念 n设计职业生涯 n切实的短期目标 n合理进行目标管理 法则二：分清轻重缓急 n运筹时间，充分应用 n只做最重要的事情 n时间管理矩阵 n20/80原理的运用 法则三：制订计划表 n六项工作法 n制订有效计划 n逐步实现远期目标 n自我激励 法则四：立即行动 n克服拖延 n有头有尾 n重视今日 33 方法之一： n只做重要的事情六项工作法 ： 请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情： 1. 2. 3. 4. 5. 6. 34 如何选择？ 对于所有要做和想做的事情，都要有 如下判断： n我内心深处的潜意识是什么？ n我真的必须做这些事吗？ n假如我不做，会发生什么事情？ n如果我拖延，会对我的生存环境有什 么影响？ 35 方法二：日计划AB表 A表 n六项工作 n每项工作开始 及结束时间 n每项工作完成 情况 B表 n未完成事项 n未完成原因 n是否需要移到 明天继续做？ n明天能否完成 ？ 36 方法之三： n标准化操作 电梯测试： 由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会 ，为此你精心准备了约40分钟的方案介绍演 讲。会议开始前，客户决策人对你说：“实 在对不起，我必须马上去参加一个重要会议 ，无法听你的介绍了。你看能否这样，利用 乘电梯的时间，你把要点大概和我说一下， 如何？” 37 用标准化来提高效率 n环境标准化：保证办公环境的整洁有序 n时间标准化：计算时间，保证守时 n讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资 料和若干种标准讲解方式 n流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通 和高速解决问题 n操作标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作 标准，并以此来培训员工 n 38 方法四：利用零星时间 n最好的时间管理方法是： 39 讨论： n在各自的部门中，在自己的工 作中，我们如何利用零星时间 呢？ 40 如何充分利用零星时间？ 有时仅仅需要调整一下工作的顺序 ！ 41 回顾 做好时间管理的方法： 六项工作法 排列优先顺序，运用AB表 标准化操作 养成好习惯，充分利用零星 时间 42 时间管理的革命可行吗 ？ 我别无选择，我无法自己运用自己的时间， 老板不会答应。 我得换工作，但我承受不起换工作的风