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河南弘扬佳瑞酒店管理有限公司财 务 部管理制度二OO五年 月 日目 录第一章：财务部各岗位标准第一节：财务部长岗位标准04第二节：会计岗位标准05第三节：商品会计岗位标准05第四节：出纳员岗位标准06第五节：采购员岗位标准07第六节：仓库保管员岗位标准07第二章：财务部各岗位描述第一节：财务部长岗位描述08第二节：会计岗位描述10第三节：商品会计岗位描述11第四节：出纳员岗位描述12第五节：采购员岗位描述14第六节：仓库保管组长岗位描述15第七节：仓库保管员岗位描述16第三章：财务部管理制度第一节：财务部资金管理制度一 固定资金管理制度17二 使用流动资金管理制度17三 费用报销审批权限管理制度18四 费用核算管理制度19五 货款及收费出现长余短缺处理制度20第二节：财务部资产管理制度一 固定资产核算管理制度20二 固定资产价值计算管理制度21三 固定资产调拨、折旧处理制度22四 固定资产财务管理制度23五 固定资产、递延资产计划管理制度24六 速动资产管理制度26第三节：财务部务实管理制度一 计划管理制度28二 会计核算管理制度29三 低值易耗品财务管理制度31四 家具、用具购置、领用及报废、审批管理制度32五 办公用品财务处理制度32六 财务报销操作管理制度33七 财务报告与会计档案管理制度35八 财务内部票据管理制度37第四节：采购及仓库管理制度一 商品、原材料采购管理制度37二 食品采购管理制度38三 物资采购及发放管理制度39四 能源采购管理制度39五 仓库管理制度40六 商品物资进出仓管理制度41七 仓库物资管理制度42八 仓库安全管理制度43第五节：财务部奖惩管理制度44财务部长岗位标准隶属部门：财务部 年龄范围：30-50岁主要合格证书： 教育方面：具有普通院校财务会计专科以上学历 技术方面：从事财务工作五年以上工作经验一、 掌握基础财务会计、成本会计、商业会计、商业统计等系列知识，具有会计师以上职称；二、 熟悉商业经济管理，投资决策、财务分析、管理、成本会计、审计等知识，了解市场营销方面的知识；三、 熟悉会计法、国家税法、经济合同法、商标法、企业经营法规及外汇管理法规等各类经济法规；四、 具有较强的组织能力和对外业务能力；五、 能对投资项目进行评估和可行性分析、研究，具有当家理财的经营管理能力，精通本部门各岗位工作，能运用各种财务报表进行企业经济活动分析；六、 对市场经济知识有系统的了解，有丰富的财务管理工作经验和工作阅历。会计岗位标准隶属部门：财务部 年龄范围：24岁以上 主要合格证书：教育方面：具有中等技术学校财会专业以上学历 技术方面：受过电子计算机操作培训一、 持有会计证，具有三年以上工作经验；二、 具有会计学、统计学、财务管理学等学科的专业知识；三、 熟悉各种帐款的工作程序与管理制度，能够独立完成各种会计报表的编制工作，对于收入、支出审核中发现的问题，能够分析发生的原因并提出解决办法；四、 掌握财务收入程序，工作责任心强；五、 懂基础英语，能看懂各种报表及运用英文辨别外币的真伪；六、 廉洁奉公，坚持原则，工作认真负责。商品会计岗位标准隶属部门：财务部 年龄范围：24岁以上 主要合格证书：教育方面：具有中等技术学校财会专业或同等学历 技术方面：受过电子计算机专业操作培训一、持有会计证,具有三年以上会计工作实践经验；二、具有会计学、统计学、财务管理学等学科的专业知识；三、熟悉各种商品应付帐的工作程序和会计报表，能够独立完成各种会计报表的编制工作；四、熟悉公司费用开支的控制系统，工作责任心强，能够严把费用开支关；五、廉洁奉公、坚持原则、工作认真负责。出纳员岗位标准隶属部长：财务部年龄范围：24岁以上主要合格证书：教育方面：具有中等技术学校财会专业或同等学历 技术方面：受过电子计算机操作培训一、 具有会计员职称及出纳工作的实践经验，熟悉企业的收支工作程序、工作内容，能制作各种收支报表；二、 具有现金管理和银行结算业务方面的知识，掌握现金、银行存款管理制度和财务开支标准；三、 能熟悉运用电子计算机技术，掌握要运用的专业知识；四、 掌握财经法规，严格执行各项财务纪律和规定；五、 廉洁奉公，诚实可靠。采购员岗位标准隶属部门：办公室 年龄范围：22岁以上 主要合格证书： 教育方面：具有高中以上文化程度 技术方面：具有公关能力一、 熟悉采购及企业所需各种商品知识（性能、用途及质量要求）；二、 具有一定市场知识，了解各种商品的行情；三、 了解工商行政管理法规；四、 能按时保质保量地完成采购任务；五、 掌握采购技术，具有一定公关能力；六、 工作认真负责，对企业有高度的责任感。仓管员岗位标准隶属部门：财务部 年龄范围：22岁以上主要合格证书 教育方面：具有高中以上学历 技术方面：能操作电子计算机一、 具有仓储基础理论知识和质量标准知识，了解物资的维护保养知识，熟悉各种物品保管要求和储存期限；二、 了解企业内部控制系统，熟悉物品领发工作程序；三、 工作责任心强，严格遵守有关法规和仓储规章制度；四、 工作细心、办事认真。财务部长岗位描述岗位名称：财务部长直接上级：董事长直接下级：会计员、出纳员、统计员、保管员本职工作：企业财和物的管理工作责任：1、 贯彻执行董事长下达的各项任务，处理本部门的日常业务、事物；2、 控制预算案，负责领导会计员、出纳员、保管员按时按要求记帐，收付款，按规定报销费用进行预提和待摊费用的核算，计提各项专用基金，做到合理、合法、合规，如实反映企业财务状况；3、 保管管理现金流量、货款及货币总量；4、 按时编制会计报表；5、 监督、检查易耗品、办公用品、固定资产物品的发收及合理使用，做帐帐、帐表、帐物相符；6、 负责对会计凭证、账簿、经济合同等会计资料的收集、装订和归案保管工作；7、 召开财务会议，进行财务收支分析，拟定经营决策和成本控制方案；8、 随时组织本部门人员学习国家财经政策法律法规，和公司的各项规章制度；9、 对企业有关人员进行财务知识培训；10、 经理召开的部门级例会，财物协调会；11、 主持本部门会议，传达上级精神，制定本部门的工作计划。领导责任：1、 对本部门工作正常运行负责；2、 负责公司各项制度的贯彻和执行；3、 负责处理社会职能部门的关系；4、 对下属员工的行为负责；5、 遵纪守法。主要权力：1、 代表企业与社会有关单位的联系权；2、 提请聘任或解聘本部门人员的权力；3、 对违反财务制度人员的处罚权；4、 对本部门工作人员的调配权；5、 对企业各经营部门经营活动的监督权。执行人签名：董事长：兹收到佳瑞公司财务部长岗位描述， 本人明白制度的详细内容，并谨此声明，保证按制度尽职与执行。 签 名：会计员岗位描述岗位名称：会计员直接上级：财务部长本职工作：负责公司财务核算工作责任：1、 负责公司管理帐务处理及本息催收工作；2、 填制和管理公司银行支出转帐业务的记帐凭证，负责办理银行贷款，还款调汇业务；3、 负责催收清理银行拨付的各项往来帐款，对长期欠帐户查明原因，及时采取措施；4、 根据上月各营业部门收入基数，每月按规定计划提取各种税金，报送有关税务表格按月交纳税金；5、 按月认真核查所管帐户发生金额的正确性，发现问题及时予以纠正；6、 加强对固定资产和流动资金的日常管理，及时掌握流动资金的使用和周转情况，定期向领导汇报；7、 定期与固定资产保管员核对帐目，实物做到帐帐、帐物相符。执行人签名：董事长：兹收到佳瑞公司会计员岗位描述， 本人明白制度的详细内容，并谨此声明，保证按制度尽职与执行。 签 名：商品会计岗位描述岗位名称：商品会计直接上级：财务部长本职工作：经济成本核算工作责任：1、 在财务部长的领导下，负责分管公司的核算业务；2、 负责主管各营业部门按照会计制度，及时做好测算进行审核；3、 负责主管各营业部门按照会计制度，记好收入支出费用的明细帐，及时清理管理部门的债权、债务，正确编制分管部成本费用的盈亏报表；4、 负责制定各部门营业成本费用指标，并严格检查控制；5、 定期考核各营业部门成本计划定额的执行情况，分析成本升降的原因；6、 坚守岗位，坚持原则，反对统计报告各营业部门的经营状况。执行人签名：董事长：兹收到佳瑞公司商品会计岗位描述， 本人明白制度的详细内容，并谨此声明，保证按制度尽职与执行。 签 名：出纳员岗位描述岗位名称：出纳员直接上级：财务部长本职工作：现金收付工作责任：1、 负责现金收付；2、 处理报销事宜；3、 审查原始凭证，保证其合法性和准确性；4、 做记帐凭证；5、 每日进行帐、款盘存，做到日清月结；6、 对凭证进行月结，月结后的凭证交会计收存；7、 每日将现金存入银行，定期对帐；8、 填写收支，存款日报表，报财务部长；9、 掌管保险柜；10、 对原始凭证合法性负责；11、 对现金日记帐和银行存款帐的正确负责；12、 对现金安全负责。主要权力：1、 对报销单据不合法及违反企业有关规定的票据有拒绝支付权； 2、对任何人，不合手续的提取现金，有拒绝支付权力。执行人签名：董事长：兹收到佳瑞公司出纳员岗位描述，本人明白制度的详细内容，并谨此声明，保证按制度尽职与执行。 签 名：采购员岗位描述岗位名称：采购员直接上级：财务部长本职工作：采购工作责任：1、 了解各部门需求物质情况，掌握财务部对各种物资采购成本控制，熟悉各采购物资的采购计划；2、 按计划优质采购物资，认真核实各部门的申购计划，根据仓库需求，定出采购计划；3、 采购物品要求保质、保量、及时；4、 执行合同采购，严格审核合同款项，对各项合同负责；5、 了解公司库存商品的数量，保证备用物品充足；6、 努力学习业务知识，提高业务水平；7、 严格遵守财务制度，遵纪守法，不索贿，受贿，在平等互利的基础上开展业务，单据、发票随货同行；执行人签名：董事长：兹收到佳瑞公司采购员岗位描述， 本人明白制度的详细内容，并谨此声明，保证按制度尽职与执行。 签 名：保管组长岗位描述岗位名称：保管组长直接上级：财务部长直接下级：保管员本职工作：保管物资、物品工作责任：1、 编制公司资金最低存量的申购计划。做到合理库存，不积压资金；2、 对物资保管和收发负有重要责任，加强控制，审查各部门领用物资审批手续、数量，严格把关，合理使用物料，降低消耗；3、 督促、监督仓管员严格把好物资进仓验收手续；4、 切实贯彻物资管理制度，督促部属加强对库存的管理，检查落实安全措施和卫生措施，保证库存物质的完好无损。5、 了解各种物资使用情况，及时提出意见，供公司领导和各使用部门参考；6、 检查物品登记的物卡、帐卡、帐物、帐帐相符情况；执行人签名：董事长：兹收到佳瑞公司保管组长岗位描述， 本人明白制度的详细内容，并谨此声明，保证按制度尽职与执行。 签 名：保管员岗位描述岗位名称：保管员直接上级：保管组长本职工作：保管物资工作责任：1、 有效地管理库房具体负责公司商品和物品的保管。2、 负责物料及商品的入库验收工作，严格把握商品质量。3、 验收后的物资，分门别类进行保管。4、 物资进出仓库，要做到先进先出，后进后出。5、 负责保持仓库良好的环境。6、 严格执行入库手续，每月汇报总票据，按期登记三级明细账。7、 熟悉货物，明确负责保管货物的范围。8、 严格执行仓库安全制度。9、 严格执行各项规章制度和工作纪律。执行人签名： 董事长：兹收到佳瑞公司保管员岗位描述， 本人明白制度的详细内容，并谨此声明，保证按制度尽职与执行。 签 名：财务部管理制度第一节：财务部资金管理制度一、固定资金管理制度1、 固定资金主要来源于流动资金（含银行借款）。占用固定资金直接影响流动资金的运用，必须严格控制固定资金的使用；2、 酒店及各部门必须节约使用固定资金，充分利用已置的固定资产，每月均需核算固定资金利润率，季度检查、年终清算考核各部门使用固定资金效果情况；3、 全面推行部门独立核算，同时推行固定资产有偿占用制度，即按各部门拥有之固定资金实绩，摊缴占用费，摊缴费率按国家规定执行，促使各部门充分使用固定资产的效能，压缩固定资金的使用；4、 各使用部门的设施设备，未经动力部及总经理室审批，不得私自购置。财务部对没有批准的设备采购，不予报销。二、使用流动资金管理制度1、 流动资金既要保证需要又要节约使用，在保证按批准计划供应营业活动正常需要的前提下，以较少的占用资金，取得较大的经济效果；2、 要求各业务部门在流动资金计划时，严格控制库存商品，物料原材料的占用资金不得超过比例规定，即经营总额与同期库存的比例按1：2的规定；3、 超储物资商品，除经批准为特殊储备者外，原则上不得使用流动资金，只能压缩超储的商品、物料以减少占用流动资金；4、 要严格遵守不得挪用流动资金进行基建工程的规定。5、 使用的基本要求：A、 有符合国家政策和酒店或酒店董事会、总经理的要求前提下，加速资金周转，扩大经营，减少流动资金的占用；B、 对商品资金的占用，应本着勤俭节约的精神，尽量压缩；C、 严格控制家具、用具的购置；D、 要加速委托银行收款和应收款项的结算，减少对流动资金的占用；E、 各业务部门每月上报经济业务报表的同时，上报流动资金使用效率的实绩，即流动资金周转次数和流动资金周转一次所需的天数。三、费用报销审批权限管理制度1、 各项费用的审批报销应严格按照规定的权限执行：A、 各部门发生的费用由部门部长审查、主管领导核准；B、 酒店各项福利费用开支（如节日费、劳保用品、一次性制服费等），由酒店总经理批准；C、 工会经费由酒店工会主席在规定的范围内签批；D、 酒店支付的房租、水电、洗涤费、邮电通讯费等应付出的款项，由财务部部长审批并掌握分期付款数额；E、 其余未明确的费用由总经理审批。2、 不得列入费用支出的项目有：A、 为购置、建造或转让固定资产、无形资产和其他资产发生的支出；B、 对外投资的支出；C、 被没收财物造成的损失，支付滞纳金、违约金、赔偿金、被罚款，以及赞助、捐赠的支出；D、 水灾、火灾、地震等人类无法抗拒的原因造成的固定资产、流动资产的损失；E、 国家规定不得列入成本费用的其他开支。四、费用核算管理制度1、 各种物料、备用品、订制的包装用品、家具用具、固定资产折旧等费用，均采取定期摊销转帐；2、 在本期支付的费用，但应由以后分期负担的，属于预付性质，由于费用支出数额较大，一次核销影响费用和财务结果，必须通过“待摊费用”帐户进行核算，如开办费、大宗包装费、食品物料、较大宗的进口物资所付关税等；3、 本期负担的费用及以后逐步支付的费用（如职工福利基金，职工教育经费等）必须通过“预提待付”帐户进行核算；4、 所付费用额在本期已经发生，但未支付，为正确计算本期费用水平和财务成果，月末应预先估计这些费用数额记入“费用”和“应付款”帐户核算，如水电费、邮电费、银行借款利息等。五、货款及收费出现长余短缺处理制度 1、 货款及各项收费，在每笔或每天结算中，出现盈余时，均须如实缴公，不得隐瞒，也不得以长补短，违反者，作贪污论处；2、 货款及各项收费出现短缺，由责任人填写“短缺报告书”向领导报告，同时，必须查明原因，原则上凡货款及各项收费的短少，应由责任人负责赔偿，特殊情况或非业务过失，视实际情况，由部门部长以上负责人审批，则可部分或全部报损；3、 出现短款时，未查明原因和未作处理意见时，先挂入“待处理”科目，原因查明，并确定处理时，冲销“待处理”科目，并在“坏帐损失”科目处理第二节：财务部资产管理制度一、固定资产核算管理制度1、 固定资产划分标准：A、 使用年限在一年以上，单价金额较高的属固定资产范围；B、 不同时具备以上两条件的劳动资料均为低值易耗品；C、 专用工具或玻璃器皿，由于容易损坏，更换频繁，也列为低值易耗品。2、 固定资产分类：A、 一般分：房屋建筑、机器设备、电子设备、运输设备、其它设备；B、 出租固定资产；C、 租入固定资产。3、 管理规定：A、 酒店全部固定资产，包括主楼、办公楼、职工宿舍、其他建筑、机械设备、汽车的帐务管理和计提折旧等，由财务部负责实物管理，部门设备使用管理落实到岗：B、 土建房屋、道路等的大修理及日常维修制度由动力部负责制订；C、 机械设备及附属设施以及各部所使用的机械设备、电脑、电话、电传系统、音响设备、空调系统及报警、消防系统等的大修理及日常维修制度由动力部负责制订；D、 汽车的大修理及日常维修制度由小车班负责制订。上述各部制定的在修理及日常维修报告总经理审批后下达各部执行；E、 各部根据维修制度规定，编本部门使用的固定资产的修理计划；F、 报总经理审批，修理计划按年、季编报经批准后，由各部门按期执行维修；G、 各部门应指定一名干部负责固定资产的管理工作。固定资产每年年终必须进行一次盘点，做到实物和帐表记录相符，核算资料正确，对固定资产遗失部分，要查明原因，明确责任，适当处理。二、固定资产价值计算管理制度1、 房屋及园林建筑：基建一切费用、补偿费，设计费均应计算为各项固定资产的价值；2、 机械设备：设备购进的原值、运杂费、安装费、技术资料费均计算为各该固定资产的价值；3、 新购入的固定资产，以进价加运输费、包装费、保险费作为原始价值，需要安装的固定资产，也应将安装费、进口固定资产关税和统一税也计入原价；4、 自制和自建的固定资产以制造过程中所发生的实际支出数为原价；5、 有偿调入的固定资产，按现行调拨价或双方协议加上支付的包装费运杂费和安装成本费后的价值记帐；6、 汽车及运输工具购进的原值、运杂费、关税、牌照费、公用事业管理费、交通管理费、随车购进的一套配料、车用工具均计算为该车价值；7、 其他固定资产，资产原购进价值、运杂费、税费均为该项资产的价值。三、固定资产调拨、折旧处理制度1、 调拨：一切固定资产的调出、调入，必须经酒店管理公司、董事会批准，调出、调入的固定资产均由调拨双方按质论价，结算价款；2、 固定资产折旧处理：A、 酒店的房屋折旧年限为二十年；B、 汽车折旧期限为五年（约全十万公里）；C、 机械设备、电话系统折旧期限为十年；D、 空调系统，音响设备折旧期限为六年；E、 固定资产折旧采用直线平均计算，计算公式如下：（1） 年折旧额： （固定资产原值-殘值+清理费）固定资产使用年限（2） 年折旧率： （年折旧额固定资产原值）100%（3） 月折旧率： 年折旧额12F、 固定资产按月计提折旧，月初按资产的帐面原价按月计算，当月增加的固定资产，当月不提折旧，下月计提；当月减少的资产，当月照提折旧；G、 对已提足折旧，但还可使用的资产，不再提折旧；H、 固定资产大修费用 ，财务部门在年度预算中解决，不提大修费用；I、 固定资产的折旧额要求按月预提，全年清算。四、固定资产财务管理制度1、 固定资产由使用部门管理，要建立片、分类、编号。财务部建立固定资产明细分类帐、折旧帐；2、 每年对固定资产进行一次实地盘点，做到帐、卡、物三者相符，对盘盈盘亏的固定资产查明原因，写出书面报告；3、 固定资产盘亏报废审批权限，由酒店主管领导审批，金额数量较大的设备盘亏报废需报董事会及酒店管理公司财务部审批；4、 报废固定资产应作技术鉴定，符合报废条件者，由使用部门提出报告，会同财务部审核后，由酒店主管领导审批（或酒店管理公司财务部）方可报废；5、 需新增加固定资产事先由各使用部门提出设备购置计划，报财务部提出意见后，由酒店主管领导批准，方可购置。五、固定资产、递延资产计划管理制度1、 使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、运输工具和其他设备、器具、工具等，单位价值虽低于上述标准，但属于酒店主要的生产资料，也应列入固定资产；2、 固定资产的计价原则：A、 完成基建，交付使用的固定资产，按建设单位核算的实际建造成本作原价；B、 购入的固定资产，以购入价加上运输、保险、包装、安装等费用及交纳的税金之和计价；C、 接受捐赠的固定资产，按发票或验收清单所列的金额，加上运输费、保险费、安装费用及税金之和计价，也可参照市场同类产品的价格计价；D、 酒店购进大型固定资产而发生的借款利息支出，在该项固定资产交付使用前计入其原价中；E、 购、建固定资产投资方向调节税、耕地占用税、计入固定资产价值中。3、 已入帐的固定资产除对其重新评估、扣除一部分，或对原记价值作调整外，不得任意改变其价值；4、 固定资产的折旧标准及计提原则：A、 按国家规定，扣除3%殘值后，采用直线法，按标准计提折旧，折旧方法及年限，一经确定，不得随意变动，如需调整应由上级公司拟文件并报经税务部门批准；B、 计提折旧时，应以月初可提取折旧的固定资产帐面原值为依据，当月增加的固定资产不提折旧；当月减少的固定资产照提折旧。已提足折旧而继续使用的固定资产及未提足折旧提前报废的固定资产不计提折旧。折旧费用计入预期损益科目；C、 固定资产的日常修理费用直接在成本费用中列支。已发生额较大的修理费，采用预提的方法分期计入成本费用中。5、 固定资产的分级归口管理：A、 为加强固定资产的日常管理，财务部、总经理室应根据现有固定资产的分类设立卡片，卡片栏目应有编号、固定资产名称、数量、规格、型号、原值、评估值、殘值、折旧率、使用年阴、启用日期、使用部门、附属设备、入帐凭证号等项目。卡片一式三份，财务部、总经理室、使用部门各一份；B、 总经理室依卡设立固定资产帐簿两本，即按使用部门分立帐户的总帐和明细帐；财务部相应也要建立总帐和明细帐，对固定资产价值的增减变动进行总额和明细的核算，并定期和不定期同总务部、使用部门进行“帐帐”、“帐卡”、“卡物”的核对，以确保“帐帐”、“帐实”相符；C、 酒店由总经理室督导，每半年对全酒店的固定资产进行一次实地盘点，对盘盈、盘亏、毁损和提前报废的固定资产（由动力部协同检查认定），写出书面报告，经总经理审批认可后，财务部做有关帐务处理。盘盈经重置完全价值减去估计折旧差额计营业外收入；盘亏以固定资产净值计入营业外支出。 6、递延资产包括开办费及对原有的固定资产的装修和装璜改良支出。递延资产的摊销根据受益期限的长短，按不少于5年的时间平均摊销，但最长不得超过十年。六、速动资产管理制度1、 速动资产包括现金、银行存款、其他货币资金、应收票据、应收帐款、预付帐款及其他应收款；2、 财务部应严格按照国家有关规定使用现金和银行存款：A、 为加强现金的使用管理，各营业点收来的现金，一般应于第二天上午全部送交银行。如因补充备用金而留下的现金应如数交回财务部；B、 支付现金应先填写借款单或现金付款单，并按规定的程序和权限经有关领导审批，凡手续不全的，出纳员有权拒付；C、 数目较大的现金支出，使用者一般应提前一天通知财务部准备；D、 坚持转帐结算制度。除支付工资、资金、差旅费及国家规定的以现金支付的费用外，对金额数目较大的款项，一般应通过银行转帐结算，特殊情况应经财务部部长或总经理批准；E、 坚持现金盘点清查制度，出纳员应做到日清月结，保证帐款相符。每季度安排一次抽查，不许以白条、借条抵库，月末应认真填写现金盘点表及平衡表；F、 对于支票的管理要做到批准、签发、印鉴三分开。领取支票应先填写支票审批单，现金支票、汇票金额在壹万元以内的由财务部部长审批，壹万元以上的由总经理审批；G、 严格按照规定的审批权限办理付款业务。出纳员在支付款项时要认真检查审批手续是否按规定的权限办理齐全，有权拒付；H、 会计应及时做好银行存款余额调节表，认真清理每月未达帐项，确保银行帐户与酒店存款帐目一致；3、 对于借出的备用金，必须及时清理。财务部应严格执行前款未清，后款不借的原则，对长期拖欠款项在二个月以上者，财务人员有权在其工资中扣除；4、 及时清理债权债务是财务管理的一项重要内容，对债权、债务的反映做到准确无误。责任会计应在挂帐前认真审核确认原始单据，及时负责清理，不能只记帐不清理，让其长期挂帐。属会计人员延误期限或不负责引起的呆帐、坏帐，造成的损失，要追究其责任；5、 属于个人签字提供担保的消费款项，担保人应在十五天内负责将款项交回财务部。超过十五天的，担保人应有主管领导签字联保，否则财务部将在本人工资中逐月扣回并于次日取消本人担保签单权，直至全部扣回为止；6、 根据酒店具体情况，每月暂不计提坏帐准备，到年末将产生的坏帐全部清理出来并以书面形式报董事会审批，而后计入管理费用中；7、 对于“帐龄”超过一年的大额债权，要向债务人索取“确认证明书”及“还款计划书”；8、 应收票据应按信用卡种类设置明细帐，并建立辅助登记簿以及时记录收回情况。收银台应加强信用卡使用、鉴别的培训工作，对于因个人工作疏忽或失误造成的损失，概由当事人负责。第三节：财务部务实管理制度一、计划管理制度1、 结合总经理对酒店经济活动的安排，计划期内客源、货源、内务价格等变化情况，作出详细分析和充分估计来审定，编制财务计划；2、 依据总经理审定的酒店财务计划，按各业务部门的不同经营范围，计划期的诸因素和历史资料，参考部门年初的上报计划，分摊酒店计划指标，下达给各业务部门执行；3、 财务计划分为年度、季度计划。A、 每年第三季度进行财务内审，每年第四季度，酒店各部门向财务部提交用款计划，经综合平衡后，提出第二年的财务收支计划报酒店总经理；B、 酒店财务部按标准的收支计划，合理安排比例，下达定额指标给各部门。C、 各业务部门根据上报酒店总经理审批后的季度计划指标，结合本部门的具体情况，按月分摊季度任务指标作为本部门季度内各月指标检查尺度，酒店对各业务部门的计划检查按季度进行，全年清算。4、 为使酒店的经营管理和收支标准符合要求，做到增收节支，强调以计划办事，确定财务计划内容。财务部应编制：流动资金计划、营业计划、费用计划和利润计划、偿还债务计划及利润分配计划、基建计划；二、会计核算管理制度1、 采取借贷记帐法记帐，采用权责发生制，即凡是收益已经实现，费用已经发生，不论款项是否收付，都应作为本期的收益或费用入帐，凡是不属于本期的收益或费用，即使款项已在本期收付，也不应作为本期的收益或费用处理；一个时期内的各项收入与其相关联的成本、费用都必须在同一时期入帐，凡是用于增加固定资产而发生的各项支出都应记资本支出，不得计入费用作为收益支出，凡是为了取得收益而发生的各项支出 ，都应作收益支出 ，同时计入成本费用；2、 会计年度采用历年制，自公历每年一月一日起至十二月三十一日止为一个会计年度；3、 记帐的货币单位为人民币，凭证、帐簿、报表、均用法定文字书写；4、 会计科目：执行根据国家旅游部门及酒店协会制订的“旅游酒店企业会计制度”，结合酒店具体情况而制订的会计制度中所订的会计科目；5、 财会人员离职时，必须办清交接手续，并注明交接日期，由主管人员监交，并由交接双方签章，未按规定办清交接手续的财会人员，不得离职；6、 会计报表：根据国家旅游部门及酒店协会制定的“旅游酒店企业会计制度”并结合董事会有关规定的会计报表格式和填报、份数执行；7、 会计凭证：A、 使用自制原始凭证和外来原始凭证两种，自制原始凭证指进货验收单、领料单、出库单、旅差费报销单、费用开支证明单、调拨单、收款收据、借款条等。外来原始凭证指我单位与其他单位或个人发生业务、劳务关系时，由对方开给本单位的凭证、发票、收据等；B、 酒店统一使用借贷复式记帐；C、 会计凭证保管期为15年，保管期满需要销毁时，须开列清单，经领导审查，报上级主管部门批准后方可销毁。8、 其他：A、 一切会计凭证、帐簿、报表等各种会计记录，都必须根据实际发生的经济业务进行登记，做到手续齐备，摘要简明，内容完整，准确及时。有关会计处理方法，前后期必须一致，不得任意改变；B、 酒店的各项财产，应按实际成本核算，不论市价是否变动，一般不调整帐面价值；C、 划清资本支出与收益支出的界限，不能相互混淆；D、 建立内部稽核制度，对款项的收付，债权债务的发生与清算各项经济业务，都要有明确的经济责任，有合法的凭证，并经授权人员审核签证；E、 会计核算，根据酒店具体情况，主要项目为：货币资产及往来款项、存货、固定资产、成本和费用、营业收入和利润以及投入资本的核算；9、 会计凭证、帐簿设置与使用的会计科目；A、 原始凭证的制定、填写、取得，都应按有关基本要求执行，记帐凭证包括收款凭证和付款凭证，也要按基本要求填写及签证，据以记帐并归档保管好；B、 对外开出的凭证，要妥善保管好存根，备查；C、 尚未使用的重要空白凭证（支票簿、现金收据等）要妥善保管，严格领用责任；D、 对于电脑记录的错帐，要另行填制记帐凭证更正，对于手工记录的错帐凭证，可采用划线法或另制凭证更正；E、 酒店设置下列账簿： 现金及银行日记帐（订本式及电脑帐）； 各类明细分类帐（包括多栏式明细帐）； 总分类帐。F、 对于会计凭证，会议帐簿和会计报表，会计师查帐报告等必须按有关规定妥善保存或销毁。三、低值易耗品财务管理制度1、 由各部门每月提出计划，经财务部核价后转交采购部门根据该部的费用定额掌握采购，财务部根据该部门费用定额审核报销；2、 低值易耗品由使用部门指定专人负责管理，建立卡片和帐册。卡片一式两份，由采购部门专人管一份，使用部门专人管一份，财务部登记明细分类帐。领料单必须由部门负责人签字；3、 对损坏和丢失的低值易耗品，分清责任，属工作差错的要由责任人填写报废单，部门负责人签字方能核销。属于个人过失的要按原价20%-50%赔偿，属有意破坏或丢失的要罚款处理；4、 年终对库存的低值易耗品进行一次盘点，并写出盈亏报告及原因，由有关部门负责人审核，凭此报销或入帐。四、家具、用具购置、领用及报废、审批管理制度1、 购置的审批：A、 家具、用具的购置权属酒店总经理室；B、 各部门申购家具、用具，必须编制计划，提出申请理由和用途，报财务部审查，呈总经理审批；C、 属低值易耗品的用具、工具，由部门提出意见，财务部审查，呈报总经理审批。2、 家具、用具的领用：A、 按照购置审批权限范围审批领用；B、 一切领用，均必须填报领用单，仓库销帐；C、 领用部门领用后登记，并由领用人签名负责保管；D、 每季度盘点一次。3、 家具用具的报废：A、 报废的审批，凡出现殘损并失去使用价值者，必须说明原因，属人为殘损，按情节分别由部门部长决定当事人该赔偿部分，其余部分填写报损单，由部门部长加具体意见，报财务部审查，报总经理审批，作报废处理；B、 自然殘损的报废，由使用部门报财务部审查，呈总经理审批。五、办公用品财务处理制度1、 酒店各部门用于办公所需的文具、纸张、笔墨、计算器、帐册、凭证以及其它办公用品，每季度编报领用计划，统一由财务部购进，交仓库保管，各部门按月领用；2、 办公用品除个别零星急需者外，各部门不得自行采购和复印；3、 各部门领用，办公用品，必须填写领用单一式二联，并经主管以上批准；4、 领用人领取物品后，由仓管员签名，领用部门取回一联作为部门财会或文员记录之用，另一联作为仓库登记，用于作便查簿，并按月装订，以备检查；5、 仓库保管员在收到办公用品入仓，经验收无误后，在进仓办公用品的发票上签收，并即登记商品货卡和便查簿，不必填制进仓验收单；6、 财务部对办公用品的帐务结算，可凭采购员进货交仓库验收后的原始发货票，经审查票面品名、数量、金额无误，仓管员已验收，经手人签名，即准予办理报帐；7、 办公用品财务核算处理，直接摊入费用列支，即应以“管理费办公用品”科目列支，不必通过库存物料科目的重复核算；8、 在各部门逐步确立为独立核算时，财务部对办公用品仍直接在管理费科目列支，但应分部门设立明细帐户，以便按部门实际领用分摊费用。六、财务报销操作管理制度1、 固定资产报销：A、 购置固定资产，必须先有批准的购置计划，控购商品必须经董事会向有关部门办理专项控制证明单才能购买；B、 在当日购置，经领导批准可借用空白支票在计划范围购置，如能事先知道价格，单位名称及帐号者，可办理借款手续，经领导批准，由财务部开支票；C、 固定资产报销时须建立固定资产卡片，并有资产编号，财务才准予报销；D、 固定资产经财务报销后，财务部列入“内部往来成本费用”科目。2、 流动资产报销：A、 采购部门提出次月材料及备用品、备件购置的购料计划，经领导批准后报财务部作出次月定额用款计划；B、 凡购入材料物品，必须填写入库验收单“一式三联，采购、仓库、财务部各一联）后，才予以报销；C、 材料物品领用时，必须填领料单（一划三联，领用人、仓库、财务部）；D、 仓库保管兼材料会计，每月与财务核对帐目，发现问题及时找原因更正；E、 年终物资应盘点一次，列出材料清单与财务部核对，并作出盈亏表；F、 采购部门可借支备用金，作为零星购料周转，动力部也可以借支备用金，作为急需采购维修物品用，年终备用金全部交财务部，第二年再借；G、 采购人员经领导批准可借支空白支票（限制一定数额内开支），必须在三天内到财务报销。如果取得正式发票，可办理报销手续，不再借支空白支票；H、 各项预付款先填借款单，经酒店主管领导批准，按合同要求付款；I、 低值易耗品报销手续同上，但必须建立低值易耗品卡片，具体低参照值易耗品管理制度。3、 费用报销：A、 一切费用报销要在核定批准的费用定额范围内开支，超支部分须经酒店主管领导批准方可报销；B、 已经取得原始发票的，只要填制报销凭证，由经办人验收或证明人签字，领导签字即可报销（已批准的费用定额内的由部门领导人签字，定额外的由酒店主管领导签字）；C、 未取得原始发票而要先付款时，可以到财务部办理借款，由领导批准（已经批准的费用定额内的由部门领导签字，定额外的由总经理签字）一周之内办理报销手续，同时撤回借款单第三联。七、财务报告与会计档案管理制度1、 财务报告是财务状况和经营成果的总结性文件，包括财务报表和财务情况说明书；每年年终酒店按期将年度财务报表及年审查帐报告一起送公司董事会查看；2、 按公司的规定，酒店应上报的年度报表有下列几种：资产负债表、管理费用表、财务状况变动表 、损益表、营业费用表、投资收益表、固定资产及累计折旧表、营业外收支情况表、利润及利润分配表、应交税金明细表、存货结存表、财务状况比率分析表等，各报表上报前财务部应认真逐级复核，减少差错，确保各类报表的正确性；3、 综合反映评价本企业财务状况的指标体系包括：“流动比率”、“速动比率”、“应收帐款周转率”、“存货周转率”、“资产负债率”、“费用率”、“销售利润率”、“资本金利润表”、“营业收入利税表”、“利息偿还倍数”等。4、 按照酒店行业的特点，将所有的会计档案按其重要性分类，分别存档、保管。5、 酒店财务部设两个兼职档案员分管本部门各类档案。各业务部门应归档的资料平时自行管理，到年终列出清单，统一交兼职档案员保管，其余属自行保管的资料应按月份整理，于次月初登记、造册。各档案应分类装订成册、存放有序、方便查找，并应严格执行安全保密制度；6、 建立档案查阅、借出登记制度，本部门人员查阅、借出要作好登记，及时归还；酒店内其他单位人员借阅应经财务部部长同意；店外人员查阅、借出财务档案应经总经理批准；7、 档案的保管期限按国家规定：一类档案保管期为15-20年；二类档案保管期为5年；三类档案一般保管一年。会计档案的保管期限以次年的元月一日算；8、 会计档案保存到一定期限需要销毁时，应先列出销毁清单经总经理审批后才能执行，且销毁清单应和会计人员交接清单一起长期保存。对于未了结的债权、债务等原始凭证应单独抽出另行保管；9、 酒店合并、清算、撤消后，会计档案应移交酒店管理公司档案管理部门保管。 八、财务内部票管理制度1、 原始单据经会计审核、制表、交出纳付款；2、 出纳根据当日收付转帐凭证，先付款编凭证号，再作当日现金、银行日报表，并记现金及银行日记帐，完毕后交负责核审的会计审核；3、 负责审核的会计接到交来的凭证进行复审，发现问题及时更正，盖章后交记帐会计，记帐会计接到当日凭证后，必须在次日将前一日凭证登记完毕；4、 记帐会计每10页根据总帐科目汇总一次记总分类帐，月底编制会计报表，送财务部负责人签章发出，季度报表应加写财务情况书附报表一并发出；5、 报表发出后，记帐会计和审核会计两人一起装订传票，编写传票日期及册数放入固定的柜子内，加锁，锁匙由记帐会计、财务负责人各一把。第四节：采购及仓库管理制度一、商品、原材料采购管理制度1、 商品库存量应根据酒店货源渠道的特点，以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。原材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过三个月的用量；2、 计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部门知会财务部后报总经理审批同意后，方可采购；3、 坚持“凡本地区参予解决者，不到外地区采购”的规定4、 凡购进物料、工具、用具，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行采购或定制；5、 各项物品、商品、原材料的采购，必须遵守市场管理及外贸管理的规定；6、 长期定货和高额的进货，原则上均应通过签订全合同的办法进行，结算方式均通过银行；7、 凡不按上述规定采购者，财务部以及业务部门的财会人员，应一律拒绝支付，并上报经总经理。二、食品采购管理制度1、 由仓管根据客房部门需要，订出各类正常库存货物的月底使用量，制定出月度采购计划一式四份，交总经理审批，然后交采购部计划采购；2、 当采购部接到总经理审批同意的计划后，一份交仓管，一份交食品采购组，一份存查，由仓管根据客房的需求情况，定出各类物资的最高库存量和最低库存量；3、 为加强采购工作的计划性和提高工作效率，各类货物基本采取定期补给的办法。三、物资采购及发放管理制度1、 由各部门根据本部门使用各类物资的情况，编制出物资年度使用量、月度使用量计划（一式四份）交仓管；2、 由仓管根据物资的库存情况，制定出实际采购的数量的年度计划和月度计划交总经理审批，同意后交采购部进行采购；3、 采购部接到总经理审批后，交回一份给使用部门存查，一份交仓管部存查，一份交采购员进行采购，一份本部门存查；4、 仓管根据物资库存的最高储备量和最低储备量情况，用书面（请购单）及时向采购部提出请购：5、 使用部门根据营业上的需要，提出购买物品的名称、规格、型号、数量，并说明此物品是一次性使用或今后长期使用计划情况。填写请购单，由部门部长签名认可；6、 当采购部接到总经理审批后，发回一份使用部门存查，一份交财务仓管作为货到后进行验收依据；7、 仓管储运负责日常的物资提运和补给工作；8、 按仓库管理细则验收货物。验收情况在一周内报告采购员。四、能源采购管理制度1、 编制酒店每年需用量、品种、规格、使用对象的采购计划均应向有关上级申报和审批，属于实行计划供应和市场供应的一级易燃物资；2、 动力部存油量根据多年来各类能源的使用情况，编制出各类能源的年使用量、季使用量、制定出年度使用计划和季度使用计划；3、 制定出实际采购使用量的年度计划和月度计划交总经理