企业会议管理办法.doc

8会议管理办法 1.目的 为进一步规范公司会议管理，本着精减、有效、节俭原则，使会议务实，沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，节约会议成本，提升公司运营效率，特拟定本规范。 2.范围 本办法适用于公司规定的定期会议以及组织的各种临时性会议。 3职责31会议发起人和主持人311 确定会议目的；312 确定会议议程及参加人员，审核会议通知；313 控制会议节奏与进度，把握会议重点不偏离主题；314 掌握会议时间；315 确保会议不受干扰，主动处理解决“干扰性”行为，例如：窃窃私语、故意刁难、逃避责任、急于了事等；316 平衡发言，发挥群体力量，确保每位与会人员都发表意见；317 善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持；318 确保会议结束时提出未完成事项，同时责任明晰，完成期限明确具体；319 会议不能准时召开等其他变故要在会前协调；3110会议纪律的监督执行；3111会议记录的签核；3112 会议决议或对策实施效果跟踪验证。32 通知人321制作会议通知(内含会议议程)；322确保通知到位，每位参会人员要在会议通知上签名；323异常情况及时通知会议主持人；324会议因故取消或延迟，至少提前半小时通知相关人员。33记录人331组织会议签到；332现场记录会议内容(文字记录和会议决议事项追踪表)； 333会议记录的发放； 334检查、协调和跟进会议执行状况； 335向主持人汇报执行状况。 34参加人员 341 事前准备相关会议资料； 342 遵守会议纪律； 343 会后传达会议精神并进行工作安排、付诸行动； 344 临时突发事件导致不能准时参加或缺席，至少提前半小时，通知会议主持人，并委任职务代理人参加。4会议分类 序号会议名称频次召开时间会议时间主持人与会人员（部门）1总裁办公会一次/月每月初2小时总裁公司高管层、各相关部门负责人2晨会一次/天每天早晨0.5小时培训师总部全体员工3工作例会一次/周每周一上午1小时总裁公司高管层、各相关部门负责人4职能中心例会一次/周每周六下午1小时职能中心总监分管部门负责人5部门例会一次/天每天早晨10分钟部门负责人部门员工6专题会议不定临时确定1小时相关负责人相关部门人员7年度总结表彰大会一次/年春节后2小时总裁总部全体员工5. 会议内容 51 总裁办公会（月度经营分析会） 511会议时间 每月召开一次（即每月2日）。 512会议人员 主持人：总裁 参加人员：总监、稽核组长、公司所有部门主管 513会议内容 5131汇报分析工作计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩、揭露矛盾，提出改进措施，不断提高公司经济效益。 5132研究决定公司日常工作中的有关事项，通报、交流重要工作情况。 5133研究分析公司整体运营状况，制定工作方针、工作计划、目标、措施、策略。 5134讨论决定公司制定和发布的综合性文件及公司管理规章、规定。 5135需要总裁办公会集体研究解决的其它重大事项。514各部门具体汇报内容：部门汇报内容存在问题改进建议备注市场部1、市场调研报告（次数、分析、建议）； 2、市场开发规划完成情况（市场开拓、推广、促销等活动的量化结果）；3、营销策略方案实施结果；4、策划案例及数量； 5、市场督导结果；销售部销售部做销售分析汇报：按不同商品品类进行销售比较，内容包括与环比、同比数据相比较，以及计划完成情况；1、销售计划（销量）完成率； 2、销售收入（营业额）；3、销售分析；4、店面开发数量；5、新增代理商数量；6、各区域业绩考核结果与评估。7、客户投诉数量；8、销售费用； 客服部1、工作计划完成率； 2、客户（代理商）档案完善程度； 3、客户（代理商）满意度； 4、客户投诉次数； 5、退换货率；6、客户回访率；7、部门费用完成率（实际费用/费用预算）。联动部1、工作计划完成率； 2、新开发联动商家业务数；3、销售计划（销量）完成率；4、销售收入（营业额）；5、业务增长率（同比、环比）；6、部门费用完成率（实际费用/费用预算）。营业部1、工作计划完成率； 2、销售计划（销量）完成率；3、销售收入（营业额）；4、销售分析； 5、仓库帐物卡相符率； 6、部门费用完成率（实际费用/费用预算）。培训部1、工作计划完成率；2、各类培训完成人次数；3、培训开发（场）数量；4、培训费用率（培训费用与收入占比） 财务部1、工作计划完成率； 2、公司预算目标完成情况；3、各部门预算目标完成情况；4、成本控制下降率；5、公司及部门费用控制率 ；6、工资增长率及发放及时率；7、资产管理水平状况；8、财务风险管控状况。采购部1、工作计划完成率； 2、产品规划方案执行结果；3、新增供应商数量；4、供应商档案健全完善情况；5、采购计划完成率；6、退、换货率；7、供应商评估报告；8、供应商下架率。质检部1、工作计划完成率； 2、商品检验合格率； 3、分类产品抽检合格率；4、质量状况分析表（图）； 5、质量问题处理及时率；6、供应商资格审查通过率；仓储部1、工作计划完成率； 2、帐物卡相符率；3、盘点及时率；4、缺货率（缺货次数/订单总数）；5、配发货差错次数；6、部门费用完成率（实际费用/费用预算）。7、部门员工流失率。物流部1、工作计划完成率； 2、物流配送完成次数； 3、物流单据、台账记录完整性；4、物流理赔次数及金额；5、物流费用率控制； 6、物流公司评估情况。技术部1、工作计划完成率； 2、新产品研发完成项数；3、技术服务及时率。咨询部1、管理提升计划进度完成率； 2、提交咨询成果项数；3、培训人次数；4、效果评估。稽核部1、稽核任务完成率； 2、稽核部门数量； 3、稽核次数； 4、稽核结果通报； 人资部1、工作计划完成率； 2、员工流失率； 3、招聘人数； 4、员工工资增减率；5、员工培训次数及效果分析；6、绩效考核结果； 7、员工出勤率。行政部1、工作计划完成率； 2、制度文件起草数量；3、会议组织标准化程度；4、行政资产变动情况； 5、本部门日常工作情况汇报； 6、费用预算执行情况；7、后勤管理满意度；8、外事活动情况汇报。515总裁依据会议中提供的各类数据信息及情况做出具体工作安排，布置月度工作任务，并落实到人。516由会议记录人宣读本次会议产生的各项决议和任务，以及执行人员，如无异议可结 束会议。514会议结束后，由会议记录人形成会议纪要，并在当日发至与会人员，以便参照执行。 52 周工作例会 521会议时间 每周召开一次（即每周一上午9：30至10：30）。 522会议人员 主持人：行政部经理参加人员：总裁、总监、稽核组长、稽核专员、公司所有部门主管 523会议内容 523. 1各部门报告本部门一周工作情况（汇报标准按照周工作计划内容），下周计划、存在的问题、解决方法。 523. 2逐条逐项检查落实完成情况，指导重点工作开展，并实行问责制。 523. 3听取各部门提交的议题，解决需要公司协调的问题，执行会议的各项决议及具体实施措施。 523. 4布置公司日常工作，平衡计划进度。 523. 5总结工作经验和教训。523. 6总裁对各部门工作进行总结讲评，布置工作。53 职能中心例会 531会议时间 每周一次（每周六下午17：30-18：00）。 532会议人员 主持人：总监参加人员：分管部门主管533会议内容 533. 1总裁办公会等各种会议精神、公司各类管理制度、流程、标准、公司文件及公司重大经营活动等信息的学习和传达。533. 2本中心各部门上周工作总结、下周工作安排及部门间的工作协调。 54晨会 对前一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。员工要经常加强敬业精神的教育，所以在每天的早上必须以10分钟以上的时间做员工教育及重点工作报告。同时还可以利用早会表扬优良员工以提高士气。541会议时间 每天一次（每天早晨8：30-8：50）。 542会议人员 主持人：管理人员轮流担当参加人员：全体总部员工543会议内容 按照晨会流程标准执行 55部门例会每天一次，进行工作检查与安排，为短会。551会议时间 每天一次（每天早晨8：50-9：00）。 552会议人员 主持人：部门经理（或委托代理人）参加人员：部门员工553会议内容5531本部门当日工作安排及工作完成情况检查。5532 进行公司文件、会议精神的传达。5. 6 专题会议 公司或各职能部门解决工作中临时出现的问题及公司运营方面等紧急情况而召集的临时会议。专题会议不受时间、次数的约束，只要对公司有利的重大议题均可由发起人经上级同意而召集有关人员开会商讨。专题会议为不定期性的临时性会议，一个专题如果需要多次的研讨才能定案时，可以互相约定次数与日期，要以一案一会为原则。561会议时间 不定期 562会议人员 主持人：专题会议发起人参加人员：相关人员563会议内容一案一议 57年度总结表彰会 571会议时间 每年召开一次（即每年12月31日）。 571会议人员 主持人：总裁参加人员：总监、公司所有部门主管、全体员工571会议内容 5711对一年来的工作进行回顾和分析。 5712总结一年来的公司所取得工作成绩和缺点。 5713总结一年来的成功的经验与教训，对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中,并上升到管理的高度来认识。 5714 根据今后的工作任务和要求,吸取前一年工作的经验和教训,明确努力方向,提出改进措施等。5715 总结全年工作情况，部署新年度工作任务，表彰奖励先进集体、个人。6、会议准备和要求 61 议题准备。各类型会议，召开前会议主持人均要拟定会议议题,通知与会人员，对于公司会议重要的议案报总裁办公室备案。各部门要围绕议题做好充分准备，需要通过会议向领导汇报和请示的问题，要有明确具体方案或意见，避免会议时间过长。 62 会前协商。会议议题，凡涉及其它多个部门的，事先要进行会商，取得一致意见，避免会议限于争执不休局面。 63 资料准备。各部门需提交会议讨论通过的问题，都要有简要的书面汇报提纲，并在会前提前半天以上送至与会者，便于与会人员阅读并准备意见。 64 拟好会议议程。会议举办方就会议的内容，拟定出会议议程，并按照会议议程展开会议。 65 发言要点。参加会议人员汇报工作、讨论问题，其发言要围绕会议议程和主要议题，简明扼要，条理清楚，发言时间一般控制在35分钟。 66 通知与会人。根据会议通知，参加会议人员一般为相关部门的主要负责人。与会人员要准时到会，不得无故缺席或中途退场，如确因特殊情况不能参加的，要提前向会议主持人请假并派其代理人参加，同时通知行政部。 67 会议纪要与催办。会议议定事项，由总裁办公室或会议主办单位及时整理出会议纪要，会议纪要必须经主管领导签发。对会议议定事项和决议，办公室要及时进行催办，保证决议落到实处。7. 0会议效果评估与督查7. 1当天由记录人负责编写会议纪要经主持人当天或次日中午12点前签发，负责送交与会人员。7. 2 会议决议执行人在收到会议纪要后，必须严格执行决议7. 3稽核小组负责对会议纪要执行督查，根据会议纪要，检查相关人员和部门落实会议决议的情况。7. 4会议主持人必须主动了解会议决议的落实情况，有责任督促执行人落实会议决议。8. 0 会议纪律规定81 纪律规定811应准时到会，并在会议签到表上签到，否则按缺席处理。812会议发言应言简意赅，紧扣议题。813遵循会议主持人对议程控制的要求，会议准时开始，会议时间按议程控制； 814属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。815保证会议不受干扰；参会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动、交头接耳。816会议期间禁止吸烟；817与会人员遇突发事件急须处理时，应知会主持人；818需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言； 819已知会应参会人员，因突发事件不能准时参加或缺席时，需委托职务代理人参加，并至少提前半小时通知会议主持人；8110与会人员会议期间手机关机或将手机调为振动；会议期间禁止接听电话，如有紧急事情处理，需征得主持人同意后到会场以外的地方接听。8111会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄；其调阅应严格按公司保密制度的有关规定执行。90 处罚规定91会议迟到15分钟以内的，处1元分钟罚款；超过15分钟的，按缺席处理，处罚10元次(有事耽搁或不能参加时，须提前跟会议主持人